Asset Intelligence als basis vr uw IT strategie en investeringen Beynd Asset Cntrl 2010 Asset-I
Verklein het verschil De investering die uw rganisatie heeft gemaakt en zal blijven maken, - in uw sftware, hardware en printer prtfli is belangrijk en vitaal vr uw bedrijfsvering. Elk bedrijf is vandaag de dag afhankelijk is van ptimaal gebruik van innvatieve IT m cncurrerend te blijven. Tegelijkertijd wil geen enkel bedrijf een blanc cheque uitschrijven vr de aanschaf, de ndersteuning en het nderhud van dit alles. Sms kan het velen dat dit precies is wat men det. Dat kmt mdat u vaak niet ver de infrmatie beschikt die ndig is m juist die zakelijke beslissingen te nemen ver he de IT te beheren en de IT uitgaven te verminderen. Als u verantwrdelijk bent vr de aanschaf, het verlengen van licenties, "true-up 'nderhandelingen, budgettering f beheersing van de ksten kmt een van nderstaande scenari's u dan misschien bekend vr? Survey biedt u Exacte inventarisatie van de activa Gebruiksmeting dr het registreren van tetsenbrd en muis bewegingen Ondersteuning bij uw ITbeslissingen dr feiten en inzichten Betere nderhandelingen met leveranciers Verhgde efficiëntie Kstenbesparing Verbeterde beveiliging en cmpliancy Uw rganisatie wrdt gedwngen m te betalen vr ngebruikte licenties dr leveranciers die simpelweg het aantal installaties tellen en niet samen met u te kijken naar een reële prijsstelling p basis van wat er daadwerkelijk wrdt gebruikt. Uw nderneming heeft een licentievereenkmst met een sftwareleverancier m een specifiek aantal licenties van de sftware in uw rganisatie te installeren. U hebt geen feitelijk verzicht van heveel exemplaren er zijn geïnstalleerd, f het gebruik ervan. U weet niet precies f u handelt in vereenstemming met de vereenkmst, maar k niet heveel waarde u krijgt uit de vereenkmst. Een afdeling vraagt dat iedere werknemer een bepaald sftwarepakket ter beschikking dient te hebben. U bent echter van mening dat niet iedereen de sftware ndig heeft, maar u kpt tch, want er is geen manier m te bewijzen wie het gebruikt en wie niet. Een sftwareleverancier heeft u meegedeeld dat uw bedrijf een audit met ndergaan p het gebruik van de geleverde sftware. U kunt aan de sftware inventarisatie van uw pc's zien waar de sftware is geïnstalleerd, maar u weet niet welke n- f ndergebruikte kpieën kunnen wrden verwijderd m uw sftware licentie lasten te verminderen. U kpt sftware p basis van aanvragen van uw rganisatie en medewerkers. Niemand kmt bij u terug m te melden dat de bepaalde sftware niet meer ndig is en dat deze eventueel elders ingezet kan wrden. U vermedt dat sftware simpelweg niet meer gebruikt zal wrden als mensen van baan veranderen, het bedrijf verlaten f prmtie krijgen, terwijl u wel meer exemplaren met aanschaffen. U hebt de asset managers gevraagd m een aantal van deze kwesties aan te pakken, maar u krijgt als antwrd dat dit met de huidige instrumenten bijna nmgelijk is. Beynd Asset Cntrl page 1
Organisaties geven teveel uit aan IT Dr rechtstreeks te werken met enterprise rganisaties m de IT-mgeving te evalueren heeft Asset-I vastgesteld dat rganisaties gemiddeld 60% teveel sftwarelicenties aanschaffen en niet cmpliant zijn bij 30% van hun ttale sftware assets. Onze studies hebben aangetnd dat gemiddeld: Wat krijgt u 82% van de pc's die Micrsft Office Prfessinal geïnstalleerd hebben, niet alle tepassingen gebruiken van deze high-end suite. 84% van de pc's die het vlledige Micrsft Visi-pakket hebben geïnstalleerd, alleen gebruik maken van de read nly mdus, f zelfs in zijn geheel niet gebruiken en daarm kunnen vlstaan met een gratis viewer. U zult begrijpen waar uw rganisatie ndels geld verspilt p sftware, hardware en printers - en he u dit terug kunt brengen. Veelal kunt u 20% van uw jaarlijkse sftwarebegrting besparen. Hgtepunten Organisaties kpen gemiddeld 60% teveel licenties en zijn nn-cmpliant p 30%. De gemiddelde verbesteding per PC is 369. 90% van de pc's die Micrsft Prject geïnstalleerd hebben, hier helemaal geen gebruik van maken. 92% van de pc's die het vlledige pakket van Adbe Acrbat hebben geïnstalleerd alleen de read nly-mdus gebruiken f het in zijn geheel helemaal niet gebruiken en daarm prima kunnen vlstaan met een gratis viewer. De gemiddelde verbesteding vr bvengenemde sftwareapplicaties per machine 369 is. Wilt u dit srt infrmatie krijgen vr uw eigen IT-mgeving? Wilt u precies weten waar u mgelijk geld kunt besparen? Asset-I kan u helpen te ntdekken waar deze waardevlle infrmatie verbrgen ligt die u kan ndersteunen uw IT-(sftware)budget mlaag te brengen met 20 tt 40 prcent in het eerste jaar. Asset management tls lssen dit prbleem niet p Uw IT-afdeling kan u vertellen dat de infrmatie die u ndig heeft m echte besparingen te vinden kan wrden verkregen dr het analyseren van de gegevens van uw IT Asset Management (ITAM) pakket. IT-prfessinals gebruiken ITAM sftware m efficiënt te distribueren, te cnfigureren en sftwareapplicaties en hardware te bedienen. Deze tls mvatten meestal een rbuuste set van diensten die helpen bij de dagelijkse verrichtingen van een cmputermgeving, inclusief (remte) desktp supprt; sftwareimplementatie; patch management; inventaris infrmatie (tracking); en fysieke lcatie (mnitring). Beynd Asset Cntrl page 2
Deze activiteiten zijn essentieel m uw IT-mgeving efficiënt te kunnen besturen. Waarm is Asset Intelligence belangrijk? De IT Asset Management (SMS / SCCM, Altiris Service & Asset Management Suite, IBM Maxim Asset Management en vele andere) prducten zijn geweldige hulpmiddelen vr het beheren van uw IT-mgeving, bijvrbeeld vr de installatie van besturingssystemen, applicaties en patches. Dergelijke hulpmiddelen kunnen k basisgegevens laten zien ver welke hardware en sftware er binnen uw rganisatie in gebruik zijn. Echter, sftware "gebruik" wrdt meestal verkregen p basis van de meest algemene infrmatie: de "Open / Clse" status van een sftwarepakket, die vaak afkmstig is uit het Windws "Add / Remve Prgrams" register. Dit register is slechts een indicatie van heveel keer een pakket wrdt gepend f geslten. Het is niet een maatstaf van het werkelijke gebruik van het pakket, waarbij k gemeten wrdt he het prduct wrdt gebruikt, he vaak en he lang. De screensht hiernder laat zien he Windws en vele Asset Management tls "gebruik" berekenen; Zals met alle cmplexe zaken kunt u alleen ratinele beslissingen nemen als u een ged beeld heeft. In het geval van sftware heeft u zwaar geïnvesteerd in sftware m uw rganisatie te ndersteunen - U krijgt een feitelijk beeld m te kunnen berdelen wanneer meer te kpen, te herschikken en te nderhandelen. Asset Intelligence geeft u het inzicht dat u ndig heeft. Bijvrbeeld, een pc-gebruiker start een tepassing autmatisch elke dag, mdat die aanvraag in zijn cmputer start-up rutine staat f mdat een ntvangen e-mailbijlage een tepassing start. De gebruiker kan de tepassing minimaliseren f zelfs sluiten znder het te gebruiken m werkzaamheden mee te verrichten. Een ITAM tl zu zeggen dat dit prduct dagelijks wrdt gebruikt, gebaseerd p het feit dat het dagelijks wrdt gepend. De plssing van Asset-I zu juist zeggen dat het prduct is geïnstalleerd maar niet wrdt gebruikt en dat de licentie kan wrden verwijderd f wrden vervangen dr een (gratis) viewer. Omgekeerd kan ITAM u ten nrechte vertellen dat een tepassing zelden wrdt gebruikt, terwijl het in werkelijkheid dagelijks wrdt gebruikt vr bedrijfskritische plssingen. Neem bijvrbeeld een eindgebruiker die elke week een bijgewerkt prjectplan ntvangt. Hij gebruikt Micrsft Prject m enkele details aan te passen een stuurt het terug, maar mdat het zelden wrdt gepend f geslten, denkt het Asset Management tl dat de sftware niet veel is gebruikt. De Asset-I plssing laat zien dat deze gebruiker het Prject licentie gebruikt vr input van kritische infrmatie. In het bvenstaande vrbeeld zuden een gebruiker Micrsft Prject nit heeft gebruikt en een gebruiker die het prgramma een keer per week gebruikt vr kritische taken p precies dezelfde manier gerapprteerd wrden. Er is een nauwkeurige manier m de infrmatie te verkrijgen die u in staat stelt m gebaseerd p feiten zakelijke beslissingen te nemen ver uw IT-activa en uitgaven. Survey is een ksten beheersende applicatie die gedetailleerde, uitgebreide infrmatie ver het gebruik van sftware, hardware en printers in uw rganisatie biedt. Beynd Asset Cntrl page 3
Survey maakt gebruik van vlstrekt unieke tnaangevende technlgie die de werkelijke interactie van de gebruiker met een tepassing detecteert en analyseert dr middel van tetsaanslagen en muisgebruik ten pzichte van de eenvudige "pen / clse" detectiecapaciteit die gebruikt wrdt dr ITAM prducten. Survey heeft de mgelijkheid m het verschil aan te tnen tussen een "lezer" en een "schrijver" van een applicatie p basis van het werkelijke gebruik, die de vraag "kan de dure vlledige tepassing licentie wrden vervangen dr een vrije 'read nly' versie" kan bepalen. Een belangrijke vraag is dus: pent een gebruiker Micrsft Prject elke dag en leest hij gewn een geactualiseerd prjectplan, f maakt hij daadwerkelijk gebruik van Micrsft Prject m nieuwe cntent te creëren f te bewerken? Het verschil heeft zeer grte implicaties vr de licenties en begrtingen. Weten wat het verschil is, dat is Asset Intelligence. In tegenstelling tt ITAM tls die pc's en sftware cnfigureren en beheren, geeft Asset Intelligence u een business view van de cmputer systemen en sftware die u hebt geïnstalleerd. De Asset Intelligence rapprten geven u het inzicht dat u ndig hebt m: te stppen teveel te sftwarelicenties aan te schaffen. de ksten p nderhud en ndersteuning van ndergebruikte sften hardware te minimaliseren reële waarde te krijgen van de jaarlijkse sftwarelicentie reviews en "true-up 'nderhandelingen. de ngebruikte sftware te recyclen in plaats van het kpen van extra licenties. de vlledige versies van sftware titels te vervangen met alleenlezen versies. het bereiken van nauwkeurige cmpliance als het gaat m vendr licenties. uw IT-budget vr het vlgende jaar nauwkeurig te plannen. He werkt Survey Survey is een thin client applicatie die een agent met een kleine ftprint gebruikt p uw client-pc's m het werkelijke gebruik van tepassingen te bepalen, gebaseerd p een zekere mate van tetsaanslagen en muisbewegingen. Deze gegevens wrden teruggestuurd naar een centrale server p dagelijkse basis, waar deze wrden samengevegd en geanalyseerd m eenvudig te begrijpen management rapprtages te prduceren. De unieke kenmerken van Survey zijn: Het vermgen m precies te herkennen welke applicaties wrden gebruikt, he ze wrden gebruikt, he lang en dr wie. De fcus is p zakelijke gebruikers en daarmee p het prduceren van bruikbare rapprten eenvudig te interpreteren zijn vr zwel een technisch als een niet-technisch publiek. Beynd Asset Cntrl page 4
De installatie van Survey en het maken van een snelle analyse van de rapprtages geven u inzicht waar "snelle" kansen zijn m ksten te besparen. Wanneer u Survey echter ver een langere peride gebruikt ziet u steeds meer ver het gebruik van sftware en ntstaat er steeds meer duidelijkheid ver de patrnen van gebruik van de verschillende hardware en sftware tepassingen. Deze analyse helpt u uw inkp en uw IT beleid te ptimaliseren m het maximale rendement p uw IT investeringen te verkrijgen. Survey is geen vervanging vr uw huidige Asset Management tls maar een aanvulling. Uw ITAM applicaties zijn ndig m de technische aspecten van uw IT-mgeving te cntrleren. Survey is ndzakelijk m de financiële aspecten te cntrleren. Additineel wrdt Survey gebruikt dr diverse afdelingen m verschillende resultaten te bereiken. IT-prfessinals hebben hun Asset Management tls ndig m de prestaties van de IT-activa te ptimaliseren terwijl de financiële deskundigen Survey ndig hebben m de investeringen in IT te ptimaliseren. He gebruikt u Survey m ksten te besparen De gedetailleerde 'gebruiksintelligentie' die Survey genereert kan wrden gebruikt tijdens de gehele cntractduur van een bepaald prduct m uw financiële strategieën te sturen. Hiernder vindt u enkele vrbeelden van de belangrijkste gebieden waarin nze klanten vertruwen p Survey gegevens. Vervanging cmplete versies sftware-prducten met een read-nly versie: Veel bedrijven betalen vr "full versin" licenties van sftware pakketten vr alle gebruikers, zelfs wanneer er een gratis f veel gedkpere "viewer versie" van het prduct bestaat die vr de meeste gebruikers vlstaat. Deze nndige aankp leidt tt vermatige uitgaven aan sftware licenties, nderhudscntracten en jaarlijkse prduct training. Survey nthult precies wie in uw rganisatie het vlledige pakket heeft geïnstalleerd en welke werknemers gede kandidaten zijn vr een viewer versie. Beynd Asset Cntrl page 5
Bekijk de huidige inventaris vrdat u tt nieuwe aankp vergaat: Werknemers vragen van tijd tt tijd m nieuwe hardware en sftware. Znder gedetailleerde infrmatie ver welke activa in uw rganisatie aanwezig zijn en he die wrden gebruikt is het meilijk te berdelen f de nieuwe aankp ndzakelijk is. U kunt mgelijk hnderdduizenden eur s f meer verspillen aan de aankp van nieuwe hardware en sftware wanneer dezelfde prducten reeds bestaan in uw mgeving. Met Survey rapprten kunt u vaststellen waar ngebruikte activa kan kunnen wrden verplaatst, waardr u nndige nieuwe uitgaven kunt vermijden. Cntrleer de nderhandelingen ver sftwarelicenties: Grte sftware bedrijven zals Micrsft en Oracle zijn in het vrdeel als ze nderhandelen ver de jaarlijkse licentieksten. Nrmaliter vertellen ze u heveel u met betalen dat wil zeggen, tenzij u definitief kunnen bewijzen heveel exemplaren van hun sftware uw bedrijf daadwerkelijk gebruikt. Alleen Survey geeft u deze specifieke infrmatie m u vr te bereiden p sftware audits en de vrderingen van de sftwareleveranciers te kunnen weerleggen. Survey verschuift het vrdeel naar uw kant en kan u helpen aanzienlijke besparingen te bereiken wanneer het tijd is vr "true-up" f "true-dwn" discussies vr licenties p desktp applicaties alsmede ERP, CRM en andere enterprise sftware licenties. Het "License Usage Analysis" rapprt hiernder geeft een verzicht van licenties die meten wrden betaald (gren); vergunningen die niet zuden mgen wrden ingezet (rd) en de licenties die kunnen wrden vervangen dr een read-nly versie f kunnen wrden verwijderd (geel). De infrmatie achter dit rapprt vertelt u p welke cmputers de zelden gebruikte f ngebruikte applicaties staan, zdat u kunt ptreden.
Zrg vr naleving van de licentie cntracten: de meeste bedrijven installeren (niet pzettelijk) meer exemplaren van een sftware applicatie dan hun licentie testaat. Deze situatie kan nverwachte ksten en wellicht betes met zich meebrengen. Survey draagt bij aan uw cmpliance dr het tnen van nauwkeurige gegevens ver sftware die in gebruik is. U ziet wanneer u extra licenties met aanschaffen f waar u ngebruikte licenties kunt verwijderen. Kp sftwarelicentie vr een krte peride ttdat u zeker weet wat u ndig hebt: Vrdat u vergaat in tt een vereenkmst vr lange termijn vr een grt aantal sftware licenties, kpt u eerst een krte termijn licentie. Met behulp van Survey kunt u bepalen welke medewerkers de sftware echt gebruiken en welke het niet ndig hebben. Wanneer u vergaat naar de lange-termijn vereenkmst kpt u alleen wat u daadwerkelijk ndig hebt, k m cmpliant te blijven. Herverdeel f verwijder printers vr een effectievere bedrijfsvering: Survey verzamelt en analyseert infrmatie ver het gebruik van zwel de netwerk als de lkaal aangeslten printers. U kunt snel identificeren welke printers nauwelijks wrden benut, dat ze elders kunnen wrden ingezet f vlledig kunnen wrden verwijderd. Stp met betalen vr aanschaf, service, nderhud en bendigdheden vr printers die nauwelijks wrden gebruikt. Plan uw IT-budget beter: nieuwe zakelijke tepassingen dicteren vaak de behefte aan nieuwe sftware p de desktp. Bijvrbeeld, een nieuwe financiële applicatie vereist de installatie van Oracle Financials sftware p de PC van elke gebruiker. Uw Survey rapprten kunnen u helpen bij het bepalen van het exacte aantal licenties dat u ndig heeft zdat u de uitrl van de tepassing nauwkeuriger kunt budgetteren. Cntrleer de ksten van vervangingen: IT-afdelingen plannen nrmaliter rutine hardware- en sftware upgrades en vlledige vervangingen van systemen - f ze nu ndig zijn f niet. Het upgraden f vervangen van systemen die ng prima vlden is een verspilling van tijd en geld. Met Survey rapprten kunt u vaststellen welke sftware f systemen de vrnaamste kandidaten zijn vr een vervanging en welke eventueel kunnen wrden verplaatst naar andere gebruikers. U kunt eenvudig zien welke medewerkers een high-end PC ndig hebben en wie er eventueel met een lw-end PC zu kunnen werken. Dit helpt u met het plannen van uw budget en m cntrle te krijgen ver het maximaliseren van de levensduur van uw IT-assets. Begrijp de IT verlappingen die vrtvleien uit een fusie f vername: het huidige zakelijke klimaat dicteert dat rganisaties bij elkaar kmen via fusies f vernames. Dit betekent dat niet gelijksrtige IT-afdelingen één meten wrden. De IT grep kan Survey gebruiken m de IT inventaris van de nderneming in kaart te brengen en deze activa nder beheer te nemen. De Survey rapprten kunnen bijvrbeeld laten zien welke cmputers in vereenstemming meten kmen met de sftware-image standaarden. Beynd Asset Cntrl page 7
Aan de slag met uw spaargeld prgramma Klanten van Asset-I hebben vele unieke manieren gevnden m het verkregen inzicht te gebruiken m IT-ksten te verminderen en te beheersen. Veel klanten zijn in staat gebleken m hun IT-budgetten 20 tt 40 prcent te verminderen in het eerste jaar. De besparingen blijven gewaarbrgd in de daarpvlgende jaren wanneer de verkregen intelligentie en geïmplementeerde prcessen ingezet wrden m besluiten ver hardware en sftware aankpen te den. Survey nthult verbrgen infrmatie die u kunt gebruiken m uw IT-uitgaven te ptimaliseren, znder afbreuk te den aan kwaliteit f prductiviteit. Als u vermedt dat uw bedrijf (te) veel geld uitgeeft aan IT-hardware en-sftware, kunt u cntact pnemen met Asset-I. Samen gebruiken we Survey m het gebruik van uw IT-mgeving te berdelen en m te bepalen waar u geld kunt besparen f terug kunt verdienen. He u uw IT-activa beter kunt beheren p de lange termijn en m inzichtelijk te maken waar u een aanzienlijk deel van uw ITbudget kunt terughalen. U kunt vandaag ng cntact met ns pnemen m te beginnen met besparen. Beynd Asset Cntrl Asset-I Siriusdreef 17-27 2132 WT Hfddrp T. +31 23 557 4559 E. inf@asset-i.nl www.asset-i.nl