Gvernancedcument MVO Platfrm, 22 nvember 2012 GOVERNANCE MVO PLATFORM Inleiding Het MVO Platfrm is een in 2002 pgericht infrmeel samenwerkingsverband van maatschappelijke rganisaties 1 en vakbndsrganisaties die zich bezighuden met maatschappelijk verantwrd ndernemen p internatinaal niveau. Het MVO Referentiekader (versie 2012) is het uitgangspunt vr de activiteiten van het platfrm. Dit referentiekader is dr de deelnemers gezamenlijk pgesteld en wrdt dr alle deelnemers nderschreven. Dit gvernance -dcument van het MVO Platfrm legt de gegreide praktijk van nderlinge verhudingen, prcedures en besluitvrming vast en dient als basis vr het demcratisch en transparant functineren van het platfrm. Delstelling MVO Platfrm De delstelling van het MVO Platfrm is: Bedrijven nemen ver de hele keten verantwrdelijkheid vr de effecten van hun activiteiten p sciaal, mensenrechten-, eclgisch en ecnmisch gebied, leggen daarver verantwrding af en gaan de dialg aan met belanghebbenden. Nadere subdelstellingen, strategieën en lbbypririteiten wrden één maal per drie jaar in het strategieplan vastgelegd. Activiteiten en de specifiekere lbbydssiers wrden jaarlijks p een cncreter niveau uitgewerkt in een jaarplan. Deelnemers Deelname aan het MVO Platfrm is vrbehuden aan maatschappelijke rganisaties 2 en vakbnden die zich actief bezighuden met maatschappelijk verantwrd ndernemen p internatinaal niveau. Overheidsrganisaties, adviesrganisaties en rganisaties van het bedrijfsleven zijn uitgeslten van deelname. Om deelnemer te wrden van het MVO Platfrm dient een rganisatie aan de vlgende criteria te vlden: de rganisatie is een rechtspersn; de rganisatie nderschrijft het MVO Referentiekader (2012), het gvernancedcument en het strategieplan; de rganisatie levert een jaarlijkse financiële bijdrage (naar draagkracht) aan de ksten van het platfrm. De bereidheid aan deze criteria te vlden wrdt schriftelijk vastgelegd. Een rganisatie die deel wenst te nemen aan het MVO Platfrm dient daarte een schriftelijk verzek in bij de stuurgrep van het platfrm. De stuurgrep tetst de rganisatie aan bvengenemde 1 Organisaties die werken p het gebied van: ntwikkelingssamenwerking, milieu, arbeid, mensenrechten, vrede, dierenwelzijn, duurzame beleggingen, cnsumentenrechten, gender. 2 Ten aanzien van het begrip maatschappelijke rganisatie staat vrp dat het met gaan m particuliere, nietguvernementele rganisaties, die zich niet primair laten leiden dr ecnmische mtieven f deel willen nemen aan verkiezingen vr vlksvertegenwrdigende lichamen. Tevens is het van belang dat zij ver vldende draagvlak beschikken als gevlg van een achterban, die hier vrijwillig vr hebben gekzen. Deze rganisaties meten een bijdrage willen leveren aan het algemeen welzijn van de samenleving, wat in feite betekent dat de zrg vr de mgeving en de naaste centraal met staan. (Jan Jacb van Dijk, Wapenveld, jaargang 56 Nummer 4 pagina 39-46). 1
Gvernancedcument MVO Platfrm, 22 nvember 2012 criteria. Bij een psitieve uitslag wrdt de rganisatie vrgedragen aan het MVO Platfrm. De MVO Platfrmvergadering beslist ver telating als deelnemer aan het platfrm. Structuur en functies Het MVO Platfrm kent de vlgende vaste rganisatrische substructuren: (a) de MVO Platfrmvergadering, (b) de stuurgrep en (c) werkgrepen. Daarnaast is er een (d) cördinatiepunt waarin bezldigde stafkrachten werken. De verige functies die vervuld wrden in het kader van het MVO Platfrm zijn nbezldigd. (a) de MVO Platfrmvergadering De MVO Platfrmvergadering is het hgste besluitvrmend rgaan van het platfrm. Deze vergadering kmt tenminste vier maal per jaar bijeen en wrdt vrgezeten dr de vrzitter f vice vrzitter die tweejaarlijks dr de vergadering wrdt benemd. De vergaderdata wrden aan het begin van het kalenderjaar vastgesteld. In geval extra vergaderingen wrden gepland wrden leden tenminste een maand van te vren p de hgte gesteld van de vergaderdatum. De vergaderstukken wrden tenminste een week van te vren p de nline cmmunity geplaatst. Deelnemers wrden hiervan per e-mail p de hgte gesteld. De MVO Platfrmvergadering staat pen vr alle deelnemers. Tijdens de MVO Platfrmvergaderingen vindt infrmatie-uitwisseling plaats en wrden beleid, strategie en jaarplan (inclusief de lbbyagenda) vastgesteld. Besluitvrming vindt plaats p basis van cnsensus. Als nderwerpen cntrversieel blijken te zijn, wrdt per geval naar een passende plssing gezcht. Van deelnemers die niet aanwezig kunnen zijn bij de vergadering wrdt verwacht dat zij schriftelijk reageren als zij p- en aanmerkingen hebben bij vrstellen waarver tijdens de vergadering een besluit wrdt genmen. Geen reactie wrdt berdeeld als instemming met het vrstel. (b) de stuurgrep Het platfrm kent een stuurgrep bestaande uit maximaal zes leden. Bij de samenstelling van de stuurgrep wrdt gestreefd naar een cmbinatie van een redelijke representativiteit vanuit het platfrm, bestuurlijke capaciteiten en vldende diversiteit aan relevante expertise vr het MVO Platfrm. Het streven is m expertise p de vlgende terreinen in de stuurgrep vertegenwrdigd te laten zijn: milieu, mensenrechten, vakbndsrechten en ntwikkelingssamenwerking in relatie tt MVO. Het lidmaatschap van de stuurgrep staat pen vr alle rganisaties die lid zijn van het platfrm. Eenmaal per twee jaar kunnen zittende en andere deelnemers zich kandideren vr de stuurgrep. De MVO Platfrmvergadering maakt een keuze uit de kandidaten en hudt daarbij rekening met zwel cntinuïteit als de hierbven genemde aspecten. De hstrganisatie neemt altijd deel aan de stuurgrep. De stuurgrep kiest uit haar midden een vrzitter en een vervangend vrzitter die tt taak heeft de stuurgrep- en MVO Platfrmvergaderingen vr te zitten. Taken stuurgrep: vrbereiding van de strategientwikkeling; vrbereiden besluitvrming die in de MVO Platfrmvergadering zal plaatsvinden. Vldragen vrstellen wrden ter besluitvrming aan de MVO platfrmvergadering vrgelegd. Inhudelijk en strategisch aansturen van de staf van het cördinatiepunt. Indien sped vereist is, het nemen van beslissingen ver standpunten en lbbybrieven. 2
Gvernancedcument MVO Platfrm, 22 nvember 2012 In incidentele gevallen het MVO Platfrm representeren al dan niet samen met de staf van het cördinatiepunt. Overleg met SOMO als hst-rganisatie ver benemingen en functineren staf cördinatiepunt. De stuurgrep pereert p basis van cnsensus. (c) de thematische werkgrepen Het MVO Platfrm kent thematische werkgrepen bestaande uit Platfrmdeelnemers die de inhudelijke en strategientwikkeling van MVO-nderwerpen vrmgeven. Dit kan gaan m vaste grepen, maar k m ad hc grepen die veelal rnd een specifiek (lbby)dssier f een activiteit (bijvrbeeld een debat) functineren. Zwel platfrmdeelnemers als de stuurgrep kunnen het initiatief nemen tt het prichten van een werkgrep. Bij vldende anim nder de MVO Platfrmdeelnemers wrdt de grep pgericht. Organisaties die actief werken met het thema kunnen lid wrden van de werkgrep. Maatschappelijke rganisaties die geen lid zijn van het MVO Platfrm kunnen lid wrden van een werkgrep, als zij vlden aan de vrwaarden vr lidmaatschap en het werkplan f de Terms f Reference van de werkgrep nderschrijven. Na één jaar lidmaatschap wrdt van de niet-leden wel verwacht dat zij k lid wrden van het MVO Platfrm. Cnsultants en andere experts kunnen geen lid wrden van een werkgrep, wel kunnen ze als experts dr de werkgrep uitgendigd wrden m bij de bijeenkmst als extern expert aanwezig te zijn. Een werkgrep kent een trekker -rganisatie die de rl van vrzitter vervult en verantwrdelijk is vr de vrtgang van de werkzaamheden. Deze rganisatie wrdt ndersteund dr de staf van het cördinatiepunt. Bij ad hc grepen kan de staf als trekker ptreden. Van de leden wrdt verwacht dat zij een actieve bijdrage leveren. De werkgrepen hebben één f meerdere functies: Ontwikkelen van gezamenlijke standpunten en strategische vrstellen die via de stuurgrep, ter besluitvrming aan de MVO Platfrmvergadering wrden vrgelegd. Het uitveren van gezamenlijke activiteiten (m.n. lbby) p basis van dit gezamenlijke standpunt, in afstemming met de cördinatr. Infrmatie-uitwisseling ver en afstemming van ieders activiteit rnd het thema van de werkgrep. De precieze functies en een werkplan wrden per grep nader schriftelijk vastgelegd. Financiën (d) het cördinatiepunt Het cördinatiepunt van het MVO Platfrm is ndergebracht bij SOMO. Het cördinatiepunt is zwel intern als extern het centrale aanspreekpunt van het MVO Platfrm en verantwrdelijk vr het dagelijks functineren van het platfrm. Het cördinatiepunt vert de vlgende taken uit: externe representatie van het Platfrm; uitveren van lbby rnd de vastgestelde algemene lbbypririteiten en binnen de kaders van het vastgestelde jaarplan; faciliteren van nderlinge cmmunicatie en kennisdeling dr de leden; rganisatie van MVO Platfrmvergadering en interne bijeenkmsten; ndersteuning van het functineren van werkgrepen en het huden van verzicht ver de activiteiten van de diverse werkgrepen; verslaglegging en verantwrding (jaarplan, begrting, jaarverslag), etc. 3
Gvernancedcument MVO Platfrm, 22 nvember 2012 De bendigde financiën vr het functineren van het MVO Platfrm wrden bijeengebracht dr een jaarlijkse bijdrage van de deelnemers naar draagkracht. Op basis van het jaarplan wrdt een jaarlijkse begrting pgesteld, beiden wrden gedgekeurd dr de MVO Platfrmvergadering en het management van SOMO. Vr het dekken van de ksten van extra activiteiten kan wrden gezcht naar aanvullende middelen (vnl. subsidies verheid en extra bijdragen leden). Vertegenwrdiging MVO Platfrm (i) gezamenlijke (lbby)brieven Werkgrepen, stuurgrep f cördinatiepunt kunnen het initiatief nemen tt het pstellen van een gezamenlijk lbbybrief. Daarnaast kan iedere individuele deelnemer aan het platfrm het initiatief nemen binnen staand (inhudelijk) beleid. De initiatiefnemer neemt daarte cntact p met de cördinatr. De cördinatr infrmeert het platfrm ver de in ntwikkeling zijnde brief en biedt platfrmrganisaties de gelegenheid mee te werken. Ieder standpunt wrdt bij vrkeur dr meerdere deelnemers (werkgrep f ad hc grep) vrbereid vrdat deze ter gedkeuring wrdt vrgelegd aan het gehele platfrm. Gedkeuring van gevrderde cnceptbrieven dr het platfrm, p deze manier vrbereid, beslaat minimaal drie werkdagen. Indien de reacties leiden tt principiële wijzigingen wrdt de brief pnieuw vrgelegd. In deze prcedure geldt dat geen reactie pgevat wrdt als instemming. Dit wrdt k steeds expliciet vermeld. In spedgevallen kan bvenstaande prcedure wrden krtgeslten binnen de stuurgrep, waarbij een brief verznden kan wrden indien tenminste drie leden van de stuurgrep de brief expliciet hebben gedgekeurd. De stuurgrep berdeeld de brief p: passend in de strategie en binnen de lijn van eerder ingenmen standpunten. Lbbybrieven wrden ndertekend namens het MVO Platfrm, dr de staf van het cördinatiepunt. Als ndertekening namens het Platfrm niet mgelijk blijkt, kan de brief namens afznderlijke rganisaties verznden wrden. De rl van het Platfrm is daarbij het bekend maken van de mgelijkheid m mede te ndertekenen. (ii) activiteiten namens het MVO Platfrm Activiteiten namens het MVO Platfrm kunnen dr elke deelnemer f grep van deelnemers wrden gerganiseerd, mits daarvr testemming is gegeven dr de MVO Platfrmvergadering. In geval een MVO Platfrmvergadering te lang p zich laat wachten kan de stuurgrep testemming verlenen en achteraf verantwrding afleggen aan de MVO Platfrmvergadering. De activiteit dient in nauw verleg met de cördinatr te wrden uitgeverd. De cördinatr tetst uitvering p staande afspraken binnen het platfrm (MVO Referentiekader, gvernancedcument, prjectplan, jaarplan). (iii) externe (re)presentatie namens het MVO Platfrm Stafleden van het cördinatiepunt kunnen ptreden als wrdverder en het platfrm extern vertegenwrdigen (presentaties tijdens cnferenties, deelname aan klankbrdgrep, etc.) binnen staand beleid. Ok leden van de stuurgrep- f werkgrepleden kunnen het Platfrm extern representeren. Zndig beslist de stuurgrep hierver. Het cördinatiepunt is p de hgte van de externe representatie. Deelnemers van het MVO Platfrm kunnen als liaisn deelnemen aan raden, klankbrdgrepen etc. Mits gedgekeurd dr de platfrmvergadering. MVO 4
Gvernancedcument MVO Platfrm, 22 nvember 2012 Platfrmdeelnemers die p deze wijze deelnemen aan raden rapprteren hierver aan de MVO Platfrmvergadering. Indien pprtuun kunnen alle deelnemers aan het platfrm extern verwijzen naar (standpunten van) het platfrm binnen staand beleid. (iv) pers Een besluit tt het uitbrengen van een standpunt via de pers wrdt altijd genmen in de MVO Platfrmvergadering f in de stuurgrep. Vr het uitbrengen van een persbericht f ingeznden artikel namens het platfrm wrdt eenzelfde prcedure gevlgd als vr een gezamenlijke brief nder punt i. Van de cntactpersnen van het Platfrm wrdt verwacht dat zij zrgdragen vr de interne cmmunicatie die ndig is vr de besluitvrming in hun rganisatie. Interviews namens het Platfrm wrden gegeven dr de staf van het cördinatiepunt. Zij kunnen leden van het Platfrm (experts) vragen een interview namens het Platfrm te geven. Hst-rganisatie Het MVO Platfrm functineert nder de rechtspersn van SOMO. SOMO kan namens het MVO Platfrm cntractuele verplichtingen aangaan en vervult de rl van werkgever en financieel administratr. De taken en verantwrdelijkheden van de hst-rganisatie zijn als vlgt: Huisvesten van het cördinatiepunt; Werven en aanstellen, en werkgeverschap van de staf van het cördinatiepunt. In geval het gaat m persnen die externe representatie van het MVO Platfrm tt taak hebben, betrekt SOMO de stuurgrep bij het pstellen van het functieprfiel en wrdt de kandidaat eerst aan de stuurgrep vrgedragen. Beneming kan alleen plaatsvinden met instemming van de stuurgrep. Bij het veren van functineringsgesprekken wint SOMO infrmatie in bij de stuurgrep van het MVO Platfrm en neemt die infrmatie mee. Het veren van de financiële administratie (gedkeuren jaarlijkse begrting, leveren van een jaarlijks financieel verslag); Deelname aan de stuurgrep; In geval van beslissingen dr de hst-rganisatie die het functineren van het MVO Platfrm direct raken vert SOMO verleg met de stuurgrep. Geaccrdeerd dr de MVO Platfrmvergadering p 22 nvember 2012. 5