binnen de Rabo Het is tijd voor P3O Soest, 12 januari 2011
Agenda Wie ben ik? De Rabobank Groep Huidige inrichting veranderbedrijf / Next step: 2.0 Afsluiting Vragen? 2
Wie ben ik? o 44 jaar jong o Getrouwd met Anita, twee kinderen Willemijn en Hidde o 24 jaar in dienst bij de bank o HEAO-Bedrijfsinformatica, momenteel MBA-studie Nyenrode o Vele functies binnen de bank gehad, zowel binnen ICT als Business o Huidige functie: Manager 3
Rabobank Groep 4
Rabobank Groep 9,5 miljoen klanten 1,7 miljoen leden Ondersteuning lokale Rabobanken 152 lokale banken Rabobank Nederland Staffuncties Rabobank Groep Situatie per 1 juli 2009 5 60.568 fte Rabobank International
Rabobank Groep 9,5 miljoen klanten 1,7 miljoen leden 152 lokale Rabobanken met 1.061 vestigingen Rabobank Nederland Ondersteuning lokale Rabobanken Bedrijven Particulieren Private Banking Groep ICT Bedrijfsmanagement Cooperatie en bestuur Rabobank International Food & agribusiness Internationaal retailbankbedrijf Wholesalebankbedrijf Staffuncties Rabobank Groep Investor Relations Long Term Funding MVO Overige stafafdelingen 6
Groep ICT Directeur Groep ICT ICT Beleid en Architectuur - en Informatiemanagement Systeemrealisatie Beheer en Exploitatie Klantcontact management 7
Huidige inrichting veranderbedrijf / 8
Huidige situatie (2009-2010) x PPC x Ontstaan van portfolio s in de organisatie (7 in aantal, opgedeeld naar logische aandachtsgebieden: Vermogen, SAP, Financieren, Betalen & Sparen, CRM, Bedrijfsvoering en Infrastructuur). Opkomst van BIP (Business Informatie Plannen) per programma/portfolio x x x Centralisatie van ondersteuning. Een voor gehele veranderbedrijf (business als ICT) Project x Project x Project x Project x Project x Project x Project x Project x Project x Ontstaan van portfolio s niet vanuit de bestuurder geïnitieerd Er is nog niet sprake van een echte invoering van portfoliomanagement. Functie portfoliomanager is er officieel niet. Een senior programmamanager voert de regie van een portfolio naast zijn eigen werk. 9
Businessomgeving (intern/extern) (politiek, economisch, sociologisch, technologisch, demografisch, juridisch) Missie / visie Strategie, businessplannen, initiatieven s s Operationele omgeving Inspanningen Projecten Continuiteitsbedrijf (volumebedrijf) Veranderbedrijf (ontwikkelbedrijf) 10 Businessomgeving (intern/extern) (politiek, economisch, sociologisch, technologisch, demografisch, juridisch)
Het en haar klant -omgeving Lijnmanagement managers managers Clarity Ondersteunin; Trainingen Superuserschap PPC Lijnmanagement GICT: SR PB / OBT (SPOC-rol) Ondersteuning: Project Rapportages Lijnmanagement GICT: PIM, SR PB BM:, Control SLIM 11 Projectmanagers Lijnmanagement
Het en haar klant -omgeving Lijnmanagement Lijnmanagement Sr. managers BCM er Frontoffice Backoffice BIM er Vermogen Financieren Infra SAP B&S Distr./CRM Rapportages, managers Bedrijfsvoering Kennis- Kwaliteits management Doorrekenen/ Challengen projectplanningen Administratieve processen Standaards, Tooling Processen PPC Projectmanagers 12 Lijnmanagement GICT: SR PB / OBT /PIM Nu geen klant, wellicht in de toekomst
Inrichting volgens Organization Office (permanent support PPC) (ligt binnen directoraat Bedrijfsmanagement) Office A (permanent - Set up to support a division, geographical area or business function) Office B (permanent Set up to support a division, geographical area or business function) Backoffice (general support) Frontoffice Programme/ Project Office A (temporary set up to support a specific initiative) Programme/ Project Office B (temporary set up to support a specific initiative) 13
Frontoffice Backoffice 9 +/- 50 +/- 800 Deelportfolio (deel) s 's 's Projecten ondersteuner Signaleren van afwijkingen zowel kwantitatief (geld/uren) als kwalitatief (managementproducten) op programmaniveau Coördinatie -team Faciliteren bij (her) prioriteren / (her)plannen van projecten Faciliteren en beheren van afhankelijkheden / samenhang, risico s, issue s (kwaliteits-management) Faciliteren en beheren resourcemanagement op portfolioniveau ondersteuner assistent Faciliteren interne communicatie Beheer portfolio/ programma documentatie Notuleren van stuurgroepen Agendabeheer portfolio- plus programmamanager(s) Faciliteiten beheer portfolio / programma Signaleren van afwijkingen zowel kwantitatief (geld/uren) als kwalitatief (managementproducten) op projectniveau Faciliteren en beheren van de verplichtingen/contracten Beheren van planningen en capaciteitaanvragen Beheren van de projectendocumentatie (Sharepoint) 1 e aanspreekpunt voor programma/projectmanagers voor processen en tooling Project ondersteuner Afhankelijk van nog uit te werken business case Wordt geleverd indien stuurgroep akkoord is Specialist Backoffice Ontwikkelen en maken van financiële en kwalitatieve rapportages inzake voortgang Superuser en 2 e lijnssupport m.b.t. tooling (o.a. Clarity, SAP, Sharepoint) Kennis- en kwaliteitsmanagement Doorrekenen/challengen van projectplanningen (SLiM) Ondersteuning MT PIM (deze kosten zitten niet in opslag uurtarief Frontoffice) Medewerker Backoffice Openen en sluiten van projectcodes Aanmaken programma / projectensites Onderhoud projectadministraties (SR/B&E) Factuurcontrole Onderhoud PSA/PIDadministratie Maken van de PSK (project- /systeemkaarten) rapportage +/- 1.300 tijdschrijfcodes Eén team per portfolio ( 30-35 mio) Funding door programma s Extra ondersteuning als stuurgroep akkoord is Eén overall team Funding door opslag op uurtarief frontoffice
- Frontoffice Frontoffice Roles & Functions Roles Functions Build, Prioritisation, Analyses and Reporting Ondersteuner Programme and Project Set up and Closure Stakeholder Engagement Commercial (including Supplier Management o.a. OBT) Capacity Planning and Resource Management Performance Monitoring (o.a. SLiM, metrics) Monitor, Review and Reporting Ondersteuner Risk, Issue en Change Management Finance administration Planning and Forecasting Configuration and Assets Management assistent Communications Secretariat 15
- backoffice Backoffice Roles & Functions Roles Functions Standards and Methods (Prince2, MSP, P3O, MoR, Voortbrengingsproces (VBP), processes, ect) Kennis specialist Tools (Superuserschap Clarity/OWB, SAP, Sharepoint, ManRap) Management Dashboards Learning and Knowledge Management Assurance and Quality Administratief medewerker Routine-matig administratief werk (Het gaat hier om zaken als factuurcontrole / Openen/sluiten projectcodes / aanmaken kale Sharepointsites / onderhoud projectadministratie s (SR) / SliM ondersteuning secretarieel / ondersteuning opleiding (PM SR )/ onderhoud PSA administratie ) 16
Next step: 2.0 17
De omgeving vraagt nu om versnelde realisatie van de 2.0 ambitie PPM*) *) PPM = Project Management Het onafhankelijk geweten van het ontwikkelbedrijf OAB Het ondersteuningsloket van het ontwikkelbedrijf PPM 2.0: Professioneler portfoliomanagement OAB Professionele ondersteuner en luis in de pels (geweten) voor PPC Professionele ondersteuner ontwikkelbedrijf OAB Gewaardeerd adviseur op businessportfolio/programma/project niveau Volwaardig Centre of Excellence 2.0: Volgende ontwikkelstap afdeling Scope klantgebied is ICT en Business dient een lerende organisatie te zijn
Waarom is 2.0 opgestart? Klantomgeving stelt steeds hogere eisen aan ondersteuning (zie o.a. rapport i scan B&S) Meer werkdruk in diverse portfolio s (Vermogen, B&S, Financieren). Mede veroorzaakt door laatste budgetuitbreidingen. Ondersteuning binnen portfolio is fragmentair (in zuilen) ingeregeld Bij alle geleverde diensten van is een kwaliteitsimpuls noodzakelijk De scope van de werkzaamheden van programma ondersteuners overstijgt de capaciteit van de individuen (geen duidelijk focus) De huidige inrichting van bemoeilijkt de invoering van herziene diensten en nieuwe diensten 19
Huidige inrichting Ondersteuner gekoppeld aan programma voor uitvoering van gehele dienstenpalet. Etc. Risico- en issuemanagement changemanagement Administratie Consultancy / advies Configuratiemanagement Roadmapping & Planning Stakeholdermanagement Risico- en issuemanagement changemanagement Administratie Consultancy / advies Configuratiemanagement Roadmapping & Planning Stakeholdermanagement Risico- en issuemanagement changemanagement Administratie Consultancy / advies Configuratiemanagement Roadmapping & Planning Stakeholdermanagement Risico- en issuemanagement changemanagement Administratie Consultancy / advies Configuratiemanagement Roadmapping & Planning Stakeholdermanagement Vendormanagement Vendormanagement Vendormanagement Vendormanagement Rapportages Kwaliteitsmanagement Communicatie Rapportages Kwaliteitsmanagement Communicatie Rapportages Kwaliteitsmanagement Communicatie Rapportages Kwaliteitsmanagement Communicatie Administratie Administratie Administratie Administratie Facilitaire ondersteuning Facilitaire ondersteuning Facilitaire ondersteuning Facilitaire ondersteuning 20
Voorgestelde inrichting Kanteling voor Ondersteuner naar specialisatie in enkele diensten voor alle s binnen ondersteuning Focus op Consultancy / advies en Rapportage. Daarnaast voor alle overige diensten ondersteuning voor portfolio /project ondersteuning Risico- en issuemanagement Roadmapping & Planning Capaciteitmanagement Administratie Tijdelijk Indien nodig tijdelijke s, op basis van 2.0. ondersteuner (SPOC voor portfolio en programma) Configuratiemanagement Changemanagement Stakeholdermanagement Rapportages Consultancy / advies Project Project Project Project Project Kwaliteitsmanagement Communicatie Vendor management 21 ondersteuner (bedient programma en project) Facilitaire ondersteuning
Voorgestelde inrichting 1. ondersteuners treden op als gewaardeerd adviseur van portfolio en programma management en rapporteren over het portfolio. Advies en ondersteuning kan betrekking hebben op alle diensten van het dienstenpalet. 2. ondersteuners specialiseren op een aantal diensten en ondersteunen daarbij programma s en projecten binnen 1 portfolio. 3. Tijdelijke s kunnen worden ingericht op programma of project niveau als dit nodig is. Het wordt dan ingericht gebaseerd op de 2.0 basis dienstverlening. 22
De omgeving en hoe het is georganiseerd Overall regie: MT Trajecten 1 Trajecten 2 Trajecten 3 Trajecten 4 Trajecten Etc. Diensten s Roadmap&Plan Diensteigneraar: Capaciteits mgt Diensteigneraar: Administratie Diensteigneraar: Rapportage Diensteigneraar: Configuratie mgt Diensteigneraar: Change mgt Diensteigneraar: Etc Diensteigneraar: Facilitaire ond. Diensteigneraar: Distributie -ondersteuner Lid regieteam Betalen & Sparen -ondersteuner Lid regieteam Vermogen -ondersteuner Lid regieteam :Financieren -ondersteuner Lid regieteam Bedrijfsvoering -ondersteuner Lid regieteam SAP -ondersteuner Lid regieteam Infra -ondersteuner Lid regieteam Prestatie verbeterplan accountplan ondersteuner ondersteuner ondersteuner assistent(en) assistent(en) assistent(en) assistent(en) assistent(en) assistent(en) assistent(en) Klant Klant Klant Klant Klant Klant Klant 23
Inrichting volgens Organization Office (permanent support PPC) Office A (permanent - Set up to support a division, geographical area or business function) Office B (permanent Set up to support a division, geographical area or business function) Centre of Excellence ( Backoffice) (general support) Frontoffice Programme/ Project Office A (temporary set up to support a specific initiative) Programme/ Project Office B (temporary set up to support a specific initiative) 24
Afsluiting 25
Toegevoegde waarde Kwalitatieve verbetering. Verbeterde bestuurbaarheid door sterke bijdrage aan op orde brengen en houden van planning forecast administratie, waardoor de noodzakelijke transparantie ontstaat in de portfolio s, programma s en projecten. Efficiëntere en effectievere werkwijze. Door invoering van een standaard werkwijze zijn we in staat het huidige werk met minder mensen te doen. Richten op kerntaken. Ander gevolg van efficiënter en effectiever werken is dat programma en projectmanagers zich meer op hun kerntaken kunnen richten en wellicht daardoor ook in staat zijn beter en meer projecten c.q. programma s te managen. Transparantie en betere bestuurbaarheid. Doen we nog steeds de goede dingen en doen we die goed. Continue inzicht in en bewaking van standaard werkwijzen (programma en projectmethodieken) en kwaliteit. Continue beschikbaarheid van kennis op het gebied van PPM. Hierdoor wordt o.a. een snelle en kwalitatief goede opstart van projecten, programma s en portfolio s haalbaar. Tevens toepassing van best practices
Tips Zoek een sponsor op strategische niveau in de organisatie Maak een duidelijk (visie)plan waar je naar toe wil en COMMUNICEER hierover Houd rekening met de volwassenheid/professionalisering van project-/programma-/portfoliomanagement (gebruik hier een maturity model voor) Kijk wat je sterke punten zijn van je -organisatie en bouw hierop uit naar de gewenste organisatie -> creëer eerst toegevoegde waarde! Definieer eerst een basis dienstenpallet (waar meeste behoefte aan is) en breidt dit vervolgens uit
Vragen? 28