NIVEAU A Functiebeschrijving functiefamilie 3 Sectiehfd / stafmedewerker (m/v) sectie Persneel, administratie, financiën en lgistiek IVA - Zwin Natuur Park I. Functiebenaming Sectiehfd Functiefamilie 3: peratinele leidinggevenden II. Plaats in de rganisatie Je wrdt tewerkgesteld in het Intern Verzelfstandigd Agentschap (IVA) Zwin Natuur Park en ndersteunt de directeur en haar team m het park verder uit te buwen. Het Zwin Natuur Park heeft als missie een nieuwe tref te wrden vr het teristisch prduct van de Ostkust en wil tegelijk de referentie zijn p vlak van Natuur- en Milieueducatie en een vrbeeld stellen p het vlak van Duurzaam beheer van Natuurlijk Kapitaal (zwel inzake gebuwenbeheer als natuurbeheer). Je bent verantwrdelijk vr de sectie persneel, administratie, financiën en lgistiek en ntwikkelt en implementeert de visie mtrent het facilitaire luik en het nthaal van het Zwin Natuur Park. Je verlegt regelmatig met de andere secties, namelijk cmmunicatie, ICT en marketing enerzijds en educatie en prductntwikkeling anderzijds. Je bent lid van het stafverleg en rapprteert aan de directeur van het Zwin Natuur Park. Je werkt nauw samen met alle leden van het Zwinteam en met de strategische partners van het Zwin Natuur Park. Als lid van het Zwinteam spring je af en te bij in taken van cllega s die niet rechtstreeks gelinkt zijn aan juw pdracht. Juw verantwrdelijkheden kunnen tijdelijk uitgebreid wrden. III. Basisdelstelling Bijdrage tt de realisatie van de beleidsdelstellingen van het Zwin Natuur Park Management van de sectie persneel, administratie, financiën en lgistiek. Cncreet betekent dit dat je het vlgend persneel aanstuurt en pvlgt: het nthaalpersneel, de administratieve ndersteuning, de assistenten en technisch persneel. Beheersing en ntwikkeling van de eigen materie, met name: * de aansturing van de financiële prcessen * de pvlging van de nderhudscntracten en vereenkmsten met prvinciale diensten en externe cntractanten: hreca- en cateringactiviteiten, schnmaak, grennderhud, reservatiesftware,. * de pvlging van het gebuwenbeheer * het shpbeleid: de uitwerking van het sales- en prductbeleid en het stckbeheer * de peratinele planning en pvlging van het nthaal- en technische luik, nder meer het werkrster van het nthaalpersneel pmaken, de planning van het technisch persneel begeleiden,. * de verslaggeving, nder meer van het Bestuurlijk Overleg Zwin FB sectiehfd functiefamilie 3 peratinele leidinggevenden Pagina 1
IV. Generieke resultaatgebieden Vertegenwrdigen van het Zwin Natuur Park f de sectie persneel, administratie, financiën en lgistiek Dit mvat nder meer vlgende taken : Initiëren en deelnemen aan samenwerkingsverbanden, nder meer met de strategische partners ANB en Natuurinvest Deelnemen aan diverse werkgrepen binnen en buiten het bestuur Fungeren, p vlak van de werkdmeinen als cntactpersn naar tezichthudende verheid en andere penbare besturen, particuliere instellingen f rganisaties Bekendmaking en cmmunicatie van de activiteiten van de dienst f sectie Instaan vr een ptimale infrmatiedrstrming en cmmunicatie Dit mvat nder meer vlgende taken : Organiseren van intern werkverleg met als del.m. z veel mgelijk inf dr te geven en uit te wisselen Verzamelen van de inf die ndig is vr de uitvering van de taak en de verzamelde inf intern ter beschikking stellen Als intermediaire schakel niet enkel infrmatie drgeven aan de medewerkers en cllega s maar k rapprteren aan de leidinggevende in verband met uitvering beleidsdelstellingen, vrtgang activiteiten,. Werkafspraken maken met ndersteunende prvinciale diensten Instaan vr de prcedure en pmaak van de beslissingsdssiers van het intern verzelfstandigd agentschap Aanspreekpunt zijn vr het gebuwenbeheer van het Zwin Natuur Park Cachen en begeleiden van de medewerkers Dit mvat nder meer vlgende taken : Medewerkers stimuleren m hun cmpetenties verder te ntwikkelen Richtlijnen geven bij de uitvering van taken Feedback geven Uitwerken van beleidsvrstellen en adviezen Dit mvat nder meer vlgende taken : Analyseren van relevante signalen uit het werkveld, zrgen vr de bijsturing van prcessen en draaibeken pmaken Beleidsvrbereidende dssiers en nta s pmaken Spntaan beleidsadviezen frmuleren en inhud geven aan de beleidsnta s Evalueren van de effecten van het geverde beleid, aan de hand van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria vr de dienstverlening Op regelmatige tijdstippen een evaluatie pstellen met het g p vernieuwing/ptimalisering van de dagdagelijkse werking FB sectiehfd functiefamilie 3 peratinele leidinggevenden Pagina 2
Cördinatie en pvlging van de beheersmatige aspecten van de werking van het Zwin Natuur Park Dit mvat nder meer vlgende taken : Vrbereiden en pvlgen van beheersafspraken en vereenkmsten met de dienstverlenende prvinciale diensten (grenplanning, grenbeheer, ICT- en cmmunicatiendersteuning) en ANB/Natuurinvest. Instaan vr de vrbereidingen en pvlging van cncessies en cntracten met externe dienstverleners Vertalen van beleidsdelstellingen naar actieplannen en acties Zrgen vr de aan- en bijsturing van prcessen en prjecten aanzetten tt de pmaak van draaibeken Bewaken en pvlgen van de vrtgang van prjecten, activiteiten en indien ndig acties nemen m bij te sturen Waken ver een effectieve en efficiënte dienstverlening van de sectie persneel, administratie, financiën en lgistiek Afstemmen van systemen, prcedures, middelen, tijd en mensen p het vlak van lgisitiek, IT, veiligheid en preventie, schnmaak en shpbeheer Instaan vr budgetbeheer en cntrle van de afdeling in functie van een financieel geznd beleid Instaan vr de dagdagelijkse cördinatie van de activiteiten Desgevallend waken ver een efficiënte en effectieve dienstverlening van het Zwin Natuur Park in tijdelijke vervanging van de directeur V. Specifieke resultaatgebieden Instaan vr de aansturing van de financiële prcessen de pvlging van het budget en van wijzigingen in het budget van het IVA Zwin Natuur Park aanspreekpunt in het IVA Zwin Natuur Park vr de rapprtering inzake de delstellingenrealisatie als cmpnent van de jaarrekening de ndersteuning van de budgetbeheerder het beheer van kasmiddelen als kasrekenplichtige VI. Prfiel I. KERNCOMPETENTIES Permanente ntwikkeling Verantwrdelijkheid nemen vr de eigen prfessinele ntwikkeling met een duidelijk plan vr de verbetering van de eigen prestaties Verantwrdelijkheid nemen vr de prfessinele ntwikkeling van de medewerkers Creëren van een leerklimaat Integriteit Integer en crrect blijven handelen k in cmplexe situaties en nder druk Signaleren van niet integer gedrag en ndernemen van actie Respect en penheid vr anderen stimuleren Vrbeeldgedrag tnen in respect, eerlijkheid en betruwbaarheid FB sectiehfd functiefamilie 3 peratinele leidinggevenden Pagina 3
II. GEDRAGSCOMPETENTIES Leidinggeven Mensen en middelen efficiënt inzetten Zrgen vr een gede samenwerking en sfeer in het team Cachen en begeleiden van medewerkers m hun cmpetenties te ntwikkelen Inbuwen van verleg met het team en stimuleren van nderlinge cmmunicatie Ruimte en verantwrdelijkheid geven m initiatief te nemen Plannen en rganiseren Structuur aanbrengen in eigen werk en dat van anderen, ntwikkelen van werkmethdes Bepalen van bjectieven en pririteiten Ontwikkelen van systemen en methdes m te anticiperen p nvrziene mstandigheden Inplannen van meetmmenten en evaluatie Tezien p een efficiënte en effectieve besteding van de middelen Adviseren Verwerken van infrmatie bij de pmaak van nta s, dssiers, meerjarenplannen, Vertalen van het beleid naar cncrete delstellingen Betrekken van de juiste persnen f instanties bij een dssier f pdracht Resultaatgericht werken Frmuleren van eigen delstellingen en delstellingen vr anderen Afspraken maken m de gestelde delstellingen te bereiken Stimuleren van de kwaliteitsvlle uitvering van taken en prjecten Realiseren van verbeteringen in werkzaamheden en randvrwaarden Klantgerichtheid Kansen zien en zeken m klantentevredenheid te verhgen Inspelen p signalen vanuit klanten en vrstellen den naar structurele acties Op zaken anticiperen in functie van een ptimale dienstverlening f werking van de afdeling f de rganisatie Anderen stimuleren m klantgericht te werken III. VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Kennis van mdellen van verheidsmanagement en rganisatie Gede kennis van de maatschappelijke cntext en evlutie p het werkterrein Kennis van de structuur van het prvinciebestuur, prvinciedecreet, rechtspsitieregeling en de lgistieke werkmstandigheden Kennis van prvinciefinanciën en bedrijfsmanagement in brede zin Kennis van de wetgeving verheidspdrachten Kennis van de pmaak van werkplanning en inrsteren van persneel FB sectiehfd functiefamilie 3 peratinele leidinggevenden Pagina 4
Vlt kunnen werken met de gangbare ffice-pakketten en specifieke sftwarepakketten (.a. Olympus, Cbra, ) VII. Extra infrmatie Occasineel kan het ndig zijn m k p een weekenddag f feestdag te werken, f avndwerk te verrichten. Die dag kun je achteraf recupereren. FB sectiehfd functiefamilie 3 peratinele leidinggevenden Pagina 5