Kennisdag Materieelbeheer

Transcriptie

1 Kennisdag Materieelbeheer Jan A. Kamphuis IFV, Kemperbergerweg 783 in Arnhem 27 oktober 2015

2 Asset Management Inleiding en oriëntatie

3 Inleiding Asset Management wat is een fysieke asset? een fysieke asset is een duurzaam bedrijfsmiddel

4 Asset Management stelling en definitie Het is belangrijk dat uw fysieke assets een optimale bijdrage leveren aan het primair proces en de bedrijfsdoelstellingen. Hierbij moeten niet alleen de kosten over de levensduur worden bewaakt maar er moet óók worden gestuurd op opbrengsten als beschikbaarheid, betrouwbaarheid, productiviteit, benuttingsgraad en duurzaamheid. Asset Management omvat de organisatie en alle taken nodig om al uw fysieke assets gedurende de levensduur op een kosteneffectieve wijze in te zetten voor het primair proces, ter realisatie van de bedrijfsdoelstellingen

5 Asset Management bewustwordingproces Ik draag de volledige maatschappelijke verantwoordelijkheid voor het beheersen van de risico s die het bedrijf loopt als dit proces uitvalt of niet goed functioneert. Ik realiseer me steeds meer dat als er iets in mijn primaire proces fout gaat dat dit grote gevolgen heeft voor de financiële positie en reputatie van mijn bedrijf. Ik merk dat eisen strenger worden m.b.t. duurzaamheid, veiligheid, gezondheid en risicobeheersing en dat sturing op kosteneffectiviteit nodig is. Ik ben eigenaar/beheerder van fysieke gebouwen/assets die een belangrijke rol spelen bij het functioneren van mijn primaire proces.

6 Risicogestuurd managen Vraagstukken om de huidige en gewenste positie in kaart te krijgen: In welke mate hanteert het brandweerkorps risicomanagement om haar (kritische) processen te sturen? Waar vinden we dit terug in beleid en strategie? Welke wijzigingen wil het brandweerkorps doorvoeren op het gebied van risicomanagement? Wat is de invloed van de wet- en regelgeving?

7 Asset Management van huidig gewenst Vraagstukken om de huidige en gewenste positie in kaart te krijgen: Welke bijdrage leveren gebouwen, installaties en materieel aan het primaire of hoofdproces? Welke risico s bedreigen de bijdrage van deze gebouwen, installaties en materieel? Hoe heeft het brandweerkorps deze risico s in kaart? Welke maatregelen (beheer en onderhoud) treft zij om deze risico s te beperken? Met welke systemen ondersteunen zij dit proces?

8 Doel van de organisatie Beleid & Strategie Primair proces Assets nodig om dit te realiseren Asset Management

9 Asset Management middel Middel om: over de technische levensduur optimaal rendement te behalen op de kapitaalsinvesteringen; risicogestuurd en kosteneffectief beheer en onderhoud toe te passen en te borgen; de maatschappelijke verantwoordelijkheid kracht bij te zetten door aan te tonen dat wij de risico s kennen en met de juiste maatregelen beheersen. primair proces Asset Management

10 Asset Management de vier aandachtsgebieden Asset Baseline Management fundament voor Asset Management risicoanalyse vormt een belangrijk onderdeel o.a. opstellen onderhoudsconcepten en werkpakketten Asset Data Management informatievoorziening inrichten tot leven wekken/ houden van systemen historische data opbouwen interfaces inrichten met gerelateerde IT systemen configuratiemanagement act Asset Organisation Management strategie, invoering & borging van bedrijfsprocessen Asset Management Control op kosteneffectiviteit sturen prestatie meting en rapportage KPI s continu verbeterproces benchmarking Asset Organisation Management strategie en implementatie organisatie en structuur stroomlijnen van processen communicatie en training contract management plan Asset Baseline Management RAMS, FMECA, RCM, Hazard analyses Asset Data check Management informatie systemen Asset Management Control sturing op kosteneffectiviteit do

11 Asset Management wat levert het op, wat is de meerwaarde optimale risicobeheersing risico s in kaart en de gevolgen voor het primaire proces gekwantificeerd ( ) maatregelen benoemd om de verstorende risico s te reduceren tot aanvaardbaar niveau. inzicht en controle over budgetten, benodigd voor functiebehoud gedurende de levenscyclus. inzicht in toename van risico s ( ) als maatregelen niet of uitgesteld worden uitgevoerd definiëren, invoeren en borgen van sturende informatie optimale kosteneffectiviteit gedurende de gehele levensduur hoger technische resultaat hoger operationele resultaat hogere duurzaamheid lagere totaalkosten over de levensduur gestroomlijnde en op elkaar afgestemde bedrijfsprocessen optimaal bestuurlijk kader en beheersystematiek heldere rollen en verantwoordelijkheden op elk beheerniveau juiste man op de juiste plaats verbetering kostenstructuur nu en over de levensduur

12 Asset Management De systematiek

13 Asset Management ketenaanpak strategie, beleid en doelstellingen stuurmechanisme S T O U

14 3-V model ketenoriëntatie de 7 stappen per fase Strategie, beleid en doelstellingen initiëren functie(wijzigin g) 1.1 financiële oplevering 1.7 bepalen strategisch 2.1 bewaken strategisch 2.7 bepalen strategisch 3.1 bewaken strategisch 3.7 functioneel ontwerpen functionele oplevering bepalen tactisch bewaken tactisch bepalen tactisch bewaken tactisch technisch ontwerpen technische oplevering bepalen operationeel bewaken operationeel bepalen operationeel bewaken operationeel realiseren asset onderhouden asset gebruiken asset ontwerp/engineering fase realisatie fase exploitatie fase nieuwbouw / functie wijziging onderhouden gebruiken De drie hoofdprocessen voor fysieke bedrijfsmiddelen in het Traduco VVV-model

15 aannames en ervaringen Asset Management vertaling naar de praktijk Hazard analyse procedures MIS operationeel resultaat en milieubelasting duurzaamheid analyse acties modificaties Asset Data Management system kosteneffectiviteit, evaluatie en analyse exploitatie onderhoud onderhoudsconcept OIS technisch resultaat FMECA/RCM analyse ontwerpen / engineeren bouwen / installeren gebruiken / exploiteren afvoeren

16 Asset Management levensduurkosten 100% Vastgelegde Levensduur Kosten (LCC) 80% 66% Exploitatie kosten Asset Management Engineering Contractor Productie Distributie Beheer - Onderhoud Contractor Ontwerpen/Engineeren Realiseren Exploiteren Afstoten

17 Asset Management wat is het kosteneffectiviteit is de balans tussen resultaten en kosten van de asset kosteneffectiviteit asset effectiviteit asset efficiëntie technisch resultaat - betrouwbaarheid - beschikbaarheid operationeel resultaat - benuttingsgraad - prestatie duurzaamheid resultaat - milieubelasting - kwaliteit kosten - assetkosten - efficiëntie focus op het rendement over de levensduur we moeten regelmatig (continu) evalueren of en waar de balans mogelijkerwijs verkeerd ligt, hier moeten we ingrijpen

18 rol binnen Asset Management Asset Management organisatie - betekenis tactisch beheer financiën strategisch beheer life Cycle Cost/ life Cycle Management functies tactisch beheer risicoanalyses techniek operationeel beheer/ werkvoorbereiding onderhoudsconcept werkpakket(ten) uitvoerende werkzaamheden

19 Asset Management doel risicoanalyse wat is het doel van een risicoanalyse? inventariseren en vastleggen wat risico s zijn, van een bepaalde gebeurtenis voor de organisatie, de mensen en de omgeving vastleggen geaccepteerde kosten bij bepaalde risico s inbedden regelgeving binnen bedrijfsbeleid VERMINDEREN RISICO S NAAR EEN ACCEPTABEL NIVEAU TEGEN DE MEEST GUNSTIGE KOSTEN

20 Risico definitie het effect van onzekerheid op doelstellingen Opmerkingen: effect is een afwijking op hetgeen wordt verwacht doelstellingen hebben betrekking op verschillende aspecten, zoals: o financieel o prestatie o veiligheid, arbo en milieu, kwaliteit risico = kans x effect gebeurtenis gevolg(en) doelstellingen onzekerheden kansen bedreigingen

21 Definitie Risico Management de gecoördineerde activiteiten om een organisatie te sturen en te beheersen met betrekking tot risico s Opmerkingen: dient integraal onderdeel te zijn van de bedrijfsvoering en van de bedrijfsprocessen communicatie & consultatie door het gehele bedrijf is essentieel (zowel intern als extern) duidelijkheid in verantwoordelijkheid en afleggen verantwoording

22 kosten SESSIES WORKSHOP Stappenplan tot een onderhoudsconcept en verder. Stap 0: Beleidsbepaling Stap 1: Opstellen van functionele decompositie Stap 2: Risico analyse review board Specificerende stap: RAMS analyse Stap 3: Opstellen van werkpakketten Stap 5: LCC bepalen Doelscenario als ambitie van assetmanagement groeimodel Stap 4: Dynamische stap: Scenario's totale kosten kosten preventieve maatregelen Optimalisatie Priority Box kosten correctief onderhoud en onderhoudsafhankelijke kosten optimum mate van preventief onderhoud

23 kosten Asset Management optimalisering van de onderhoudskosten over de levensduur Doelscenario als ambitie van Asset Management groeimodel totale kosten Scenario's kosten preventieve maatregelen kosten correctief onderhoud en onderhoudsafhankelijke kosten optimum mate van preventief onderhoud

24 kosten Asset Management verdienmodel Optimalisering van de onderhoudskosten gedurende de levensduur totale kosten kosten preventieve maatregelen (mods, gepland onderhoud) kosten correctief onderhoud en onderhoudsafhankelijke kosten (imago, milieu, etc.) optimum mate van preventief onderhoud

25 Asset Management Organisatie Jan A. Kamphuis

26 Oriëntatie Asset Management rollen en verantwoordelijkheden visie, missie, strategie Strategisch asset eigenaar Capex/Opex planning ontwikkeling risicogestuurd OHC beheerder methodiek / PDCA proces Tactisch asset manager planning en control taakpakketten monitoring en rapportage Operationeel werkvoorbereider en planner uitvoering gepland werk monitoring en rapportage Uitvoering dienstverlener

27 Ketengeorienteerde kennisopbouw Asset Management kritische succesfactoren voor invoering en borging sponsorschap directie en management programmamanagement prioriteit en focus ketengeorienteerde aanpak nieuwbouw- en beheer-/onderhoud herdefiniëring rollen en verantwoordelijkheden binnen kader van Asset Management kennisopbouw op alle 4 beheerniveaus: visie, missie, strategie Strategisch asset eigenaar Capex/Opex planning ontwikkeling risicogestuurd OHC beheerder methodiek / PDCA proces Tactisch asset manager planning en control taakpakketten monitoring en rapportage Operationeel werkvoorbereider en planner uitvoering gepland werk monitoring en rapportage Uitvoering dienstverlener

28 Visie Asset Management Asset Management de 4 fasen maturiteit 4 - AM Excellence ISO gecerticifeerd Beoogd basis doel! 3 - Continu verbeteren Mensen, middelen, processen & systemen Huidige positie? 2 - Effectief Doen we de juiste dingen? 1 - Efficiënt Doen we de dingen goed?

29 Informatie ISO /1/2 De nieuwe internationale standaard voor Asset Management Jan A. Kamphuis

30 Model ISO de norm voor Asset Management Context, Stakeholders en Organisatie plannen en doelstellingen van de organisatie 4.1 Inzicht krijgen in de organisatie en haar context 4.2 Inzicht krijgen in de behoeften en verwachtingen van de stakeholders 5.1 Leiderschap en betrokkenheid 5.3 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie 4.3 Het toepassingsgebied van een Asset Management systeem vaststellen Asset Management doelstellingen Planning om Asset management doelstelling te bereiken 8.3 Uitbesteden (toepassingsgebied) 8.1 Operationele planning en beheersing 8.3 Uitbesteden (beheersing) 8.2 Management van wijzigingen Line of sight: - vertaling van organisatie doelstellingen naar assets strategisch asset management plan (SAMP) Asset Management doelstellingen Asset Management plannen implementatie van Asset Management plannen Asset portfolio Prestatie evaluatie en verbeteringen Asset Management beleid plannen voor het ontwikkelen van een asset management systeem + relevante ondersteuning asset management systeem + relevante ondersteunende elementen 5.2 Beleid AM systeem en methodiek: - systeem, competenties, data management, risico management, methodieken 4.4 Asset Management Systeem 6.1 Maatregelen om de risico s voor het Asset Management Systeem aan te pakken en kansen te benutten 7.1 Mensen en middelen 7.2 Competenties 7.3 Bewustzijn 7.4 Communicatie 7.5 Informatie eisen 7.6 Gedocumenteerde informatie 8.2 Management van wijzigingen 9.1 Monitoren, meten, analyseren en evalueren 9.2 Interne audit 9.3 Directie beoordeling 10 Verbetering

31 ISO normstandaard voor Asset Management 1. Doe een stakeholderanalyse Weet wat van de organisatie wordt verwacht. Bepaal welke waarde de assets moeten creëren. Houd dit systematisch bij. 2. Vertaal de eisen van stakeholders naar concrete activiteiten Zorg ervoor dat deze vertaling transparant is. Leg een verband tussen de kosten en de opbrengsten. 3. Zorg voor goede assetmanagementinformatie Beslissingen moeten worden genomen op basis van feiten 4. Ken en beheers de risico s Richt hier een proces voor in, vertaal risico s naar concrete maatregelen 5. Geef leiding Van het management wordt verwacht dat het leiding geeft bij het richten en inrichten van de organisatie. 7. Wees deskundig Het blijft mensenwerk, mensen moeten competent, opgeleid en geïnformeerd zijn. 8. Besteed verstandig uit Beslis wat wordt uitbesteed en hoe, evalueer dit regelmatig 9. Beheers de uitvoerende processen Wat gepland is moet ook worden uitgevoerd De financiële administratie moet op orde zijn Meet de effectiviteit 10. Wees een lerende organisatie Werk consistent aan het verbeteren van de prestatie van de assets en de effectiviteit en efficiëntie van de assetmanagementorganisatie 6. Richt de organisatie helder in Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden moeten helder zijn

32 ISO normstandaard Asset Management De norm is uitgegeven in januari 2014 De norm bestaat uit drie delen: 1. ISO Asset Management: Overview, Principles en Terminologie 2. ISO Asset Management: Management systems, Requirements 3. ISO Asset management: Management systems, Guidelines for the application of ISO Inmiddels is er ook een Nederlandse versie! NEN-ISO De opzet is conform de nieuwe indeling die ISO vanaf nu gaat hanteren en die integratie van normen als een soort plug-in voor je management systeem gemakkelijker maakt. De volgende versies van de ISO 9001/14000 normen (2015) zullen ook deze indeling hebben.

33 Overeenkomsten en verschillen PAS55 en ISO De belangrijkste principes (key elements) zijn gehandhaafd: vertaling van de organisatie doelstellingen naar AM-policy, strategie en doelstellingen (Line of sight/richtlijn) focus op de lifecycle en kosteneffectiviteit Risico management (inclusief verwijzing naar ISO 31000) de benodigde randvoorwaarden (enablers) om de integraliteit mogelijk te maken, zoals leiderschap, communicatie en informatie management Belangrijkste verschil: de scope van de PAS 55 was gericht op de fysieke assets. De ISO is toepasbaar op alle soorten assets, zoals patenten (maar geen human assets!) Belangrijke definities zijn generalistischer geworden, in lijn met de bredere scope: definitie Asset Management - gecoördineerde activiteiten van een organisatie om waarde te realiseren uit assets

34 ISO Aandacht Human factor hiaat in ISO act HUMAN FACTOR accent op de MENS [SOCIALE] INTERACTIE Asset Management accent op SYSTEMEN Asset Organisation Management strategie, invoering & borging van bedrijfsprocessen Asset plan Data Management Asset informatie systemen Baseline Management RAMS, FMECA, RCM, Hazard analyses check Asset Management Control sturing op kosteneffectiviteit do

35 Basisbeginselen van Asset Management Asset Management is gebaseerd op een aantal basis beginselen: Waarde Afstemming Leiderschap Waarborging

36 Basisbeginselen van Asset Management Waarde Asset Management richt zich op de waarde die de asset voor de organisatie kan opleveren; Dit omvat: 1. een duidelijke verklaring over hoe de Asset Management doelstellingen aansluiten op de organisatiedoelstellingen; 2. het gebruik van een levenscyclus benadering om waarde uit assets te realiseren; 3. het inrichten van besluitvormingsprocessen die de behoeften van stakeholders weerspiegelen en waarde definiëren.

37 Basisbeginselen van Asset Management Afstemming Asset Management vertaalt de organisatiedoelstellingen in technische en financiële beslissingen, plannen en activiteiten; Dit omvat: 1. implementatie van op risico s gebaseerde, door informatie gestuurde planningsen besluitvormingsprocessen en -activiteiten; 2. het integreren van de Asset Management processen in de functionele managementprocessen van de organisatie, zoals financiën, personeelszaken, informatiesystemen, logistiek en operationele activiteiten; 3. het specificeren, ontwerpen en implementeren van een ondersteunend Asset Management systeem.

38 Basisbeginselen van Asset Management Leiderschap Leiderschap en de cultuur op de werkplek zijn bepalende factoren voor het realiseren van waarde; Dit omvat: 1. duidelijk gedefinieerde rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden; 2. erop toezien dat de werknemers beschikken over de juiste mate van bewustzijn, competenties en bevoegdheden; 3. raadpleging van werknemers en stakeholders met betrekking tot Asset Management.

39 Basisbeginselen van Asset Management Waarborging Asset Management waarborgt dat assets aan hun vereiste doel zullen voldoen Dit omvat: 1. het ontwikkelen en implementeren van processen die de vereiste doelen en prestaties van de assets met de organisatiedoelstellingen verbinden; 2. het implementeren van processen voor het waarborgen van capabiliteit tijdens alle fases van de levenscyclus; 3. het implementeren van processen voor monitoring en voor continue verbetering; 4. het voorzien in de benodigde middelen en competente medewerkers.

40 Certificatie

41 Vragen?