In control met Compliance Management

Transcriptie

1 In control met Compliance Management Botlek Studiegroep, 15 september Hay Eggen Patrick de Klerk

2 Inzicht in de betekenis en positie van compliance management Inzicht hoe compliance management intern te organiseren en te beheren conform ISO 19600

3 is een initiatief van: In samenwerking met:

4 Compliance Management Wat verstaat u onder compliance management?

5 Compliance management = Voldoen aan al je verplichtingen

6 Welke verplichtingen?

7 VOLDOEN aan al je verplichtingen Niet vrijblijvende eisen (Juridisch) Vrijblijvende eisen (niet juridisch) Wet- en regelgeving ARBO-,Milieu en Warenwet & regelgeving. Totaal NL wetten is > Welke zijn van toepassing? Contracten / overeenkomsten C.A.O., Inkoop specificaties, Samenwerkingsprotocollen,. Verkoop specificaties Contracten / overeenkomsten / Keurmerk License to operate Bedrijfsspecificaties Productspecificaties, Standaard procedures, Bedrijfsstandaarden, Branche specificaties Arbocatalogus, VCA, Branche standaarden, certificeringen/ keurmerken, convenanten, Normen en richtlijnen ISO 9001, ISO 14001,OHSAS 18001, ISO 55001,ISO 27001,NEN 3140, NEN 3840, ATEX, MVO, BRL,

8 Is compliance management alleen een verplichting of heeft het ook een waarde? Waarde Financieel Imago Niet in overtreding (voorkomen van boetes) In staat om tijdig keuzes / afwegingen te maken bij nieuwe investeringen Consequenties overzien Onderscheidend vermogen... Meerwaarde Prioritering gebaseerd op bedrijfsrisico s en kansen Verhoogde kwaliteit door verbeterde communicatie Medewerkers en klanttevredenheid

9 Mogelijke sancties Wanneer u niet in compliance bent Waarschuwing Bestuurlijke boete Handhaving en Procesverbaal Preventieve stillegging In principe zit hier een volgorde in, echter de aard van overtreding is uiteraard ook van invloed.

10 Welke betekenis heeft Compliance management nu voor u en uw organisatie? Een kans Een risico Een verplichting Een zorg, een last, een opgave Onvoldoende bekend terrein Vanzelfsprekend Uitdaging

11 Compliance Management Organisatie Bij wie ligt Compliance Management nu in uw organisatie? Senior management KAM Afdeling Techniek Afdeling personeelszaken Versnipperd Medewerkers aan de lijn?

12 Verantwoordelijk voor Compliance Management 1 Strategisch niveau Risico s Imago Boetes en handhaving Bedrijfsongevallen Schade voor bedrijf of omgeving Kansen Duurzaamheid, goede imago Onderscheidend vermogen Meer transparantie Efficiëntere bedrijfsvoering Kostenbesparingen Manage ment review Beleid Context analyse Structuur Leiderschap Systeem

13 Verantwoordelijk voor Compliance Management 2 Tactisch en operationeel niveau Borgen om continue te voldoen aan de verplichtingen waaronder actuele wet en regelgeving Teamleiders sturen en bewaken of gewerkt wordt conform de verplichtingen Operationeel handelt conform de verplichtingen vanuit de juiste kennis en helpen dit mee te bewaken vanuit ieder zijn eigen rol Corriger ende acties en verbetering Uitvoering Evaluatie + int. audit Ondersteuning Strategisch Aanpak risico en verbetering Doelstelling + planning

14 Niveau compliance management?

15 Wat is nu aanvaardbaar? Goed Risicomanagement! Risicomatrix RIE, TRA, LMRA ingericht Deskundigheid over de verplichtingen Wet- en regelgeving Kennis van normen en richtlijnen

16 Niveau wordt nu voornamelijk bepaald door? Bedrijfsgeschiedenis m.b.t. toezicht door Bevoegd Gezag Aanwezige kennis en kunde (bijblijven) wet en regelgeving Vermogen om te beoordelen en te valideren Attitude, eigenaarschap, bedrijfscultuur Eenduidigheid en duidelijkheid in sturing en verantwoordelijkheid Populariteit compliance management Tijdgebrek, saai, weerstand Kost tijd, zit in de weg, turn key projecten Huidige inrichting qua tooling, systemen en processen Omvangrijkheid, scope Huidige stand der techniek en hoe men bij blijft Niveau toeleveranciers en klanten

17 Uitdagingen voor nu en in de toekomst? Snellere opeenvolging van veranderingen, vernieuwingen, innovaties, reorganisaties, Eu Geharmoniseerde normen Keten borging en dan met name buiten het bedrijf wordt belangrijker gezien de afhankelijkheid. Toeleveranciers, contractors, klanten en overige stakeholders. Toenemende hogere eisen klanten en publiek Meer met minder Veranderende rol wetgever: bedrijf moet meer zelfsturend en zelf bepalend zijn dan vroeger Veel nieuwe onderwerpen als bedrijfsinformatie(it), security, antidiscriminatie, energieprestaties, cargo crime(tapa), AEO(internationaal handelsverkeer), etc

18 Compliance Management Het vraagt dus nog al wat van uw organisatie om dit goed georganiseerd te krijgen!

19 Compliance Management Inrichting Het management van een organisatie kan alleen met overtuiging verklaren dat de naleving van al haar verplichtingen onder controle is wanneer daar ook aantoonbaar en systematisch aan wordt gewerkt!

20 Systematisch inrichten Scope Risicomanagement Compliancy Beleid (Gewijzigde ) Verplichtingen vertalen naar vereisten maatregelen Vereisten maatregelen vertalen naar processen, taken en verantwoordelijkheden Monitoren, auditen, evalueren en rapporteren Taken, acties en inspecties plannen, uitvoeren en controleren

21 Systematisch inrichten Scope Risicomanagement Context of Compliancy de organisatie Beleid Risicomatrix Interne en externe (omgevings-) factoren (Gewijzigde ) Verplichtingen vertalen naar vereisten maatregelen Stakeholders en hun vereisten Good Governance principes Organisatie beleid Vereisten maatregelen vertalen naar processen, taken en verantwoordelijkheden Assets / Assetportfolio Monitoren, auditen, evalueren en rapporteren Taken, acties en inspecties plannen, uitvoeren en controleren

22 Systematisch inrichten Scope Risicomanagement Compliancy Beleid (Gewijzigde ) Verplichtingen vertalen naar vereisten maatregelen Vereisten maatregelen vertalen naar processen, taken en verantwoordelijkheden Verandering van wet en regelgeving en andere eisen Management of change Verandering van omgeving, stakeholders, assets, Monitoren, etc.. auditen, evalueren Ontwikkelingen, innovaties en rapporteren (bouwkundig-, techniek- of arbeidgerelateerd) Taken, acties en inspecties plannen, uitvoeren en controleren

23 Systematisch inrichten Scope Risicomanagement Compliancy Beleid Bepalen en herijken van verplichtingen (Gewijzigde Bijsturen, herijken, ) Verplichtingen veranderen, vertalen naar verbeteren vereisten maatregelen Vereisten maatregelen vertalen naar processen, taken en verantwoordelijkheden Niet vrijblijvende eisen (Juridisch) Wet- en regelgeving Contracten / overeenkomsten Monitoren, auditen, evalueren en rapporteren Vrijblijvende eisen (niet juridisch) Bedrijfsspecificaties Branche specificaties Verkoop specificaties Normen en richtlijnen Taken, acties en inspecties plannen, uitvoeren en controleren

24 Systematisch inrichten Scope Compliancy Beleid (Gewijzigde ) Verplichtingen vertalen naar vereisten maatregelen Vereisten maatregelen vertalen naar processen, taken en verantwoordelijkheden Taken, acties en inspecties plannen, uitvoeren en controleren Bepalen en herijken van maatregelen Bijsturen, herijken, veranderen, verbeteren Risicomanagement Vertaalslag van inventory wet en regelgeving naar maatregelen en acties Bepalen tijdelijke, korte en lange termijn maatregelen en prioritering Checken Monitoren, of maatregel dekkend is en geen auditen, nieuw evalueren risico vormt voor nu en later. en rapporteren Checken/ auditen of maatregel werkt Gereed stellen en valideren plus bepalen restrisico., incl. beoordelen op aanvaardbaarheid

25 Systematisch inrichten Cross reference maken hoe de maatregelen al Scope geborgd zijn in bestaande processen, taken en verantwoordelijkheden. Compliancy Beleid Bijsturen, herijken, veranderen, verbeteren Inventariseren van handboeken, (Gewijzigde ) Verplichtingen vertalen naar procedures, vereisten (management)systemen, maatregelen functieprofielen, opleidingsplannen, etc. Vereisten maatregelen vertalen naar processen, taken en verantwoordelijkheden Risicomanagement Monitoren, auditen, evalueren en rapporteren Taken, acties en inspecties plannen, uitvoeren en controleren

26 Systematisch inrichten Scope Organiseren van taken en acties om in compliance te komen dan wel te blijven Compliancy Beleid Bepalen activiteiten en toewijzen aan verantwoordelijke (Gewijzigde ) Verplichtingen vertalen naar vereisten maatregelen Controleren, inspecteren en bewaken of activiteit uitgevoerd is en volstaan heeft Opleiden en instrueren van medewerkers Vereisten maatregelen vertalen naar processen, taken en verantwoordelijkheden De nodige middelen beschikbaar stellen Risicomanagement Monitoren, auditen, evalueren en rapporteren Taken, acties en inspecties plannen, uitvoeren en controleren

27 Systematisch inrichten Scope Risicomanagement Compliancy Beleid Checken of afspraken zijn nagekomen (Gewijzigde ) Verplichtingen vertalen naar vereisten maatregelen Zijn de beoogde resultaten gehaald Inrichten interne auditing en externe auditing Vereisten maatregelen vertalen naar processen, taken en verantwoordelijkheden Advies geven voor continu verbeteren van het systeem Monitoren, auditen, evalueren en rapporteren Taken, acties en inspecties plannen, uitvoeren en controleren

28 ISO Compliance Management systeem HLS structuur PDCA Risicomanagement

29 Wat moet je dus ingericht hebben? Context analyse van de organisatie Inzicht in stakeholders binnen de keten Overzicht van je verplichtingen Actueel houden van (de eisen aan) je verplichtingen Vastleggen hoe aan de eisen voldaan wordt Monitoren en Auditen van je verplichtingen en je eigen maatregelen om aan de eisen te voldoen Acties uitzetten en controleren bij hiaten Bewust wording intern van het belang van in compliance zijn Competent maken van organisatie om in compliance te zijn (juiste kennis en ervaring)

30 In control komen

31 In control komen Stap 1 Inventory Inventory maken van bestaande (Excel) overzichten verplichtingen Checken efficiëntie, voorkomen van overlap en conflicterende maatregelen. Weegfactor bepalen vanuit aanvaardbaarheid Auditen van de inventory. Identificeren van de gaps.

32 In control komen Stap 2 Actieplan: Bepalen maatregelen en prioritering Tijdelijk, korte termijn Lange termijn Dekkend voor hiaten wet- en regelgeving en overige eisen! Voorkomen dat maatregelen nieuwe risico s vormen, ook voor later. Checken/ auditen of maatregel werkt Gereed stellen en valideren plus bepalen restrisico. (beoordelen of dat aanvaardbaar is in de praktijk en qua wetgeving)

33 In control komen Stap 3 Streven naar continue verbetering: Inrichten van actualiseren van verplichtingen Inrichten van je PDCA Management of Change Functieprofielen, bevoegdheden, bekwamen

34 Wat heb je nu als organisatie nodig om in control te komen: Kennis, kunde en ervaring over het vertalen van wet en regelgeving naar vereisten, maatregelen en aanvaardbaarheid Auditvaardigheden vanuit risico s en kansen(mogelijkheden) Praktische, gebruiksvriendelijke en eenvoudig tooling voor alle compliance onderwerpen i.p.v. excel sheets om te kunnen managen

35 Samen in control met compliance management! Dank voor uw aandacht, en graag tot ziens!