Handleiding Boekhouding (sociale) onderneming

Transcriptie

1 Handleiding Bekhuding (sciale) nderneming slutins.nl Herestraat LG Grningen slutins.nl Finance- Slutins N.V. maart 15 Dit is een geannimiseerde versie van een handleiding die vr een specifieke (sciale) nderneming is pgesteld. Hewel deze handleiding in alle zrgvuldigheid is pgesteld kan Finance- Slutins geen aansprakelijkheid aanvaarden ver de inhud van deze manual met name ver de fiscale zaken die vaak zeer specifiek zijn en snel veruderen. Dat in aanmerking genmen mag deze handleiding integraal en met brnvermelding vrij gedistribueerd wrden aan derden. Deze handleiding mag niet gebruikt wrden vr cmmerciële deleinden. Finance- Slutins N.V. maart slutins.nl 1

2 Inleiding Deze handleiding pgesteld en beheve van een specifieke (sciale) nderneming, mede p instigatie van het Antn Jurgens Fnds. Het bevat een aantal bevindingen en aanbevelingen vr de bekhuding en met name een handleiding he met bepaalde zaken m te gaan in de bekhuding. Op verzek van het Antn Jurgens Fnds is deze handleiding dr Finance- Slutins geannimiseerd en waar mgelijk wat algemener gemaakt zdat deze k aan andere (sciale) ndernemingen ter beschikking kan wrden gesteld. Een aantal aspecten betreft belastingen, hier geef ik naar beste kennis inzicht, maar dit met gechecked wrden met de accuntant/fiscalist. 1. Algemeen Veel mensen vinden bekhuden saai en vervelend, maar het is de basis van het inzicht in je bedrijfsvering. Bekhuding is het minst saai en het eenvudigst uit te veren als zij elke maand snel na aflp van de maand gedaan wrdt mdat: je sneller inzicht krijgt in je cijfers en je sneller maatregelen kunt nemen je ervaring pbuwt in iets dat je elke maand det en dus minder futen maakt als er iets misgaat hef je maar 1 maand uit te zeken 2. Standaard bekingsprcedures in het algemeen: Uiteindelijk is de makkelijkste en eenduidigste manier van werken de vlgende: Inkpen en ksten beken p basis van de factuur ngeacht f die al betaald is f niet. De tegenbeking is dan crediteuren. Redenen: Eenduidige prcedure Inzicht in ng te betalen ksten Vr de gedkeuringsprcedure inkp zie punt 3. Verkpen altijd beken via een verkp bn, dus k handmatige verkpen, en creditnta s. Redenen: Zekerheid dat de BTW ged gaat De tegenbeking is debiteuren, waardr je daarp k altijd zicht p die debiteuren. Credit nta s altijd via een verkp bn in de adinistratie beken zdat het ged gaat met de BTW en de debiteuren. Binnen de debiteuren kun je dan de factuur en de credit factuur met elkaar verrekenen. Vr details mtrent de verkp prcedure zie punt 4. Bank: in principe hef je dan vanuit de bank vrijwel alleen maar debiteuren en crediteuren weg te beken. Eventuele andere bekingen kunnen zijn p: Rekening curant privé, (zie punt 6 en 7). Belastingen (zie punt 12) Salaris, maar hier is dan vaak een salarisjurnaalpst Kruispsten vr verbekingen naar een eventueel andere bank f kas. Balansrekening vraagpsten; p deze manier is er één rekening met niet duidelijke psten, waardr je verzicht hebt ver de zaken die ng uitgezcht/gevraagd meten wrden. In de huidige bekhuding zijn er meerdere balansrekeningen met nduidelijke en nuitgezchte psten, die elkaar deels pheffen. Rekeningen vr ntvangen subsidies indien van tepassing 3. Inkp gedkeuringsprcedure Facturen meten wrden berdeeld f ze ged geadresseerd zijn er een duidelijke afzender is, f de BTW klpt, er met een datum pstaan en een BTW nummer en een factuurnummer. Z niet dan gaan ze terug naar de afzender met het verzek m een juiste factuur. Het is dr de belastingdienst niet tegestaan BTW terug te vragen p een njuiste factuur. Alle technisch crrecte inkpfacturen wrden bij binnenkmst z snel mgelijk (gescand en) in de administratie gebekt. (Dus ng vrdat ze gedgekeurd zijn). Op de factuur wrdt aangegeven dat hij gebekt is en p welke rekening. Gebekte facturen gaan in pstvakje/map te betalen facturen. Wekelijks wrden de ng ged te keuren facturen dr de ndrnemer berdeeld en bij gedkeuring wrdt dit p de factuur aangegeven d.m.v. een paraaf van de ndernemer. Over de nterechte facturen wrdt een credit nta en eventueel nieuwe factuur gevraagd. Dit is een geannimiseerde versie van een handleiding die vr een specifieke (sciale) nderneming is pgesteld. Hewel deze handleiding in alle zrgvuldigheid is pgesteld kan Finance- Slutins geen aansprakelijkheid aanvaarden ver de inhud van deze manual met name ver de fiscale zaken die vaak zeer specifiek zijn en snel veruderen. Dat in aanmerking genmen mag deze handleiding integraal en met brnvermelding vrij gedistribueerd wrden aan derden. Deze handleiding mag niet gebruikt wrden vr cmmerciële deleinden. Finance- Slutins N.V. maart slutins.nl 2

3 De gedgekeurde facturen wrden betaald p basis van de betaaltermijn en je geeft p de factuur aan dat zij betaald is. De factuur wrdt dan p crediteur en dan p datum pgebrgen in de map betaalde facturen. 4. Verkp prcedure Er is nderscheid te maken tussen autmatische verkpen en handmatige verkpen. Autmatische verkpen wrden gegenereerd dr een website f een ander systeem. Verschillende type prducten wrden rechtstreeks (autmatisch), indien mgelijk en tepasbaar, p een eigen grtbekrekening gebekt wrden. Handmatige verkp wrdt altijd in de administratie gefactureerd vanwege de BTW en juiste pname in de debiteuren. Ok handmatige verkp wrdt gebekt p een aparte grtbekrekening per prduct type. Krtingen en creditnta s wrden p dit mment alleen gegeven via handmatige facturen. Krtingen en creditnta s kunnen alleen met gedkeuring van de ndernemer gegeven wrden. In geval van krting wrdt een factuur aangemaakt vr het brut bedrag met de krting zichtbaar als aftrekpst p de factuur. De krtingen wrden p een aparte grtbek rekening gebekt zdat: Gezien kan wrden he veel krting gegeven wrdt Uit de brut mzet de aantallen verkchte prducten afgeleid kunnen wrden. 5. Bekingsgang subsidies: Bij ntvangst van de subsidie wrdt deze gebekt p een specifieke balans rekening vr deze subsidie. Maak aparte kstenrekeningen (in de een aparte rekening grep/verdichting in de 7000 grep) aan die in lijn zijn met de rapprtagebehefte vr deze subsidie en 1 mzetrekening in de 8000 grep vr deze subsidie. Bek de ksten p de betreffende ksten rekeningen Bek één keer per maand z veel subsidie naar de mzet rekening van deze subsidie zdat mzet en ksten van deze subsidie per sald nul zijn. 6. Privé zakelijk vermenging Het kan gebeuren dat de ndernemer enerzijds uitgaven vrschiet vanuit privé en anderzijds dat de nderneming wel eens iets vr de ndernemer betaalt. Echter met externe financiers is het belangrijk m dat helder en transparant te administreren: Als de ndernemer privé ksten maakt vr de nderneming met zij daarvan een declaratie indienen. In de nderneming wrdt de declaratie gewn als ksten p bv de rekening veding en gent (indien van tepassing BTW terug vragen) en tegen gebekt p de relatie de ndernemer (dus in crediteuren). Anderzijds kan de nderneming k wel eens iets betalen dat een privé karakter heeft. Deze ksten wrden in de nderneming gebekt p de rekening crediteuren maar dan negatief met als relatie de ndernemer. (altijd incl. BTW, dus geen BTW terug vrderen want het zijn privé uitgaven). Peridiek (bij vrkeur elke maand) met het sald van de relatie de ndernemer in crediteuren wrden afgerekend dr de ndernemer f dr de nderneming. 7. Autksten Autksten is altijd lastig. De methde die bij meestal wrdt tegepast is relatief eenvudig. De ndernemer rijdt (f laat iemand anders) rijden met een privé aut vr de nderneming. De ndernemer ntvangt dan 0,19 per kilmeter vr de zakelijke kilmeters (ngeacht f ze zelf rijdt f iemand anders vr de nderneming). Deze 19 cent per kilmeter is fiscaal bepaald en wrdt geacht alle autksten te dekken die gemaakt wrden zals bv. diesel, parkeerksten, betes etc. Als deze ksten tch apart dr de BV verged wrden is het in feite ln. Op deze ksten mag k geen BTW terug gevraagd wrden. (In een aantal gevallen wel maar dit is ingewikkelder en kan vaak niet uit, vraag uw fiscalist) Een praktische werkwijze is dat de ndernemer elke maand een kilmeter declaratie det vr de kilmeters die gemaakt zijn. Deze wrden dan als ksten gebekt en als schuld vr de nderneming p de crediteuren met als relatie de ndernemer. Mcht de ndernemer gedurende de maand Dit is een geannimiseerde versie van een handleiding die vr een specifieke (sciale) nderneming is pgesteld. Hewel deze handleiding in alle zrgvuldigheid is pgesteld kan Finance- Slutins geen aansprakelijkheid aanvaarden ver de inhud van deze manual met name ver de fiscale zaken die vaak zeer specifiek zijn en snel veruderen. Dat in aanmerking genmen mag deze handleiding integraal en met brnvermelding vrij gedistribueerd wrden aan derden. Deze handleiding mag niet gebruikt wrden vr cmmerciële deleinden. Finance- Slutins N.V. maart slutins.nl 3

4 autksten maken die dr de nderneming betaald wrden, wrden deze k p de rekening Crediteuren met als relatie de ndernemer (debet). Aan het eind van de maand wrdt het sald van de rekening curant verrekend, zals nder punt 6 vermeld. 8. Persneel (zie k punt 14 lnbelasting issues.) Vr de jaarrekening is het handig m aparte grtbekrekening in te richten vr salaris en p een aparte rekening de bijbehrende sciale lasten inhuur persneel; dit kun je dan weer splitsen in aparte grtbekrekeningen: ksten uitzendkrachten (en via een payrll bedrijf) nbelaste vergedingen inhuur persneel. degenen die zelf factureren (let p met VAR!). 9. Kas Kasgeld en kas betalingen meten z veel mgelijk vermeden wrden: Het vaagt m futen Het is niet traceerbaar en rept daarm achterdcht p bij investeerders en de belastingdienst. Als je vervlgens niet ged aan kunt tnen wat je ermee gedaan hebt draaien investeerders en de belastingdienst vaak de bewijslast m. Als tch kas uitgaven gedaan wrden is het een abslute ndzaak m een kasbek bij te huden waarin de pnames vanuit de bank en de uitgaven wrden bijgehuden nderbuwd met bnnen/reçu s. 10. Vaste (#4000) en variabele ksten (#7000) Smmige kstensrten kunnen p twee manieren vrkmen: één keer als nderdeel van de ksten vr het maken en leveren van prducten (variabele ksten) en één keer als een srt algemene ksten vr de nderneming ngeacht het aantal prducten dat gemaakt wrdt. (vaste ksten) Het verdient aanbeveling m deze ksten (als het grte bedragen zijn) te splitsen zdat je aan de verkchte/gemaakte prducten te te rekenen ksten apart kan beken in de 7000 grep. Dit is zinvl vr latere analyses van je marge en variabele ksten. 11. Vrraden Vr bepaalde zaken is ged een beperkte vrraad administratie bij te huden. Het betreft ksten vr gebruikte materialen die je vr een langere peride en relatief grtere bedragen inkpt. Als materialen 1 keer per maand wrden gekcht kun je die gewn in die maand beken. Smmige materialen wrden deze 1 keer per jaar gekcht. Deze wrden dan p de balans gebekt als vrraad. Elke maand wrdt de vrraad (glbaal) geteld en wrdt de gebruikte vrraad in de ksten gebekt, ngeacht f ze gebruikt zijn f gewn stuk gegaan zijn. Je kunt k eenvudig kijken he veel je geleverd hebt en wat het verbruik dsjes was. Het verschil is dus verlren gegaan. 12. BTW bekhuding Het is verplicht m ieder kwartaal (f andere afgesprken peride) juiste aangifte BTW te den. Crrecties tt 1000,= (sald van plus en min) kunnen in een vlgende aangifte wrden verwerkt. Grtere crrecties meten via een suppletie. Daarnaast is het bekhudkundig verstandig m elk kwartaal in de administratie de BTW afrekening te draaien. Op die manier: is het niet mgelijk m crrecties in ude maanden te maken znder dat de BTW daarp ged wrdt aangegeven. is het mgelijk m de BTW teruggave juist te beken mdat in de administratie p basis van de BTW afrekening een vrdering heeft f schuld bekt die je dan kunt verrekenen met betaling f ntvangst. In de administratie kun je en met je de BTW mdule gebruiken bij mzet en ksten. De administratie verzamelt z van elke beking (transactie) de BTW en bekt die p de rekening BTW betaald vr betaalde en dus terug te vrderen BTW BTW ntvangen hg vr ntvangen en dus af te dragen BTW. Dit is een geannimiseerde versie van een handleiding die vr een specifieke (sciale) nderneming is pgesteld. Hewel deze handleiding in alle zrgvuldigheid is pgesteld kan Finance- Slutins geen aansprakelijkheid aanvaarden ver de inhud van deze manual met name ver de fiscale zaken die vaak zeer specifiek zijn en snel veruderen. Dat in aanmerking genmen mag deze handleiding integraal en met brnvermelding vrij gedistribueerd wrden aan derden. Deze handleiding mag niet gebruikt wrden vr cmmerciële deleinden. Finance- Slutins N.V. maart slutins.nl 4

5 Aan het eind van het kwartaal kun je in de administratie de BTW aangeven vlgens het systeem. De administratie neemt dan eigenlijk de saldi van de bvengenemde rekening en bekt het nett sald p een rekening te betalen f te verrekenen BTW. Vervlgens de je in de mdule van de belastingdienst aangifte. Als er dan via de bank betaald f ntvangen is kun je dit wegbeken via de relatie Belastingdienst f rechtstreeks p de te betalen/te verrekenen BTW afhankelijk van het administratie pakket. Als je in een peride waar je al aangifte hebt gedaan ng bekingen maakt met BTW kan dat niet altijd, dan met het in een vlgende peride. In smmige systemen kan het wel en met je ged pletten dat je dan k de ude BTW afrekening pnieuw draait en het ng te vrderen f af te dragen verschil in BTW. Dit verschil met je bij een vlgende aangifte meenemen als het nder de 1000 is, en anders een suppletie aangifte vr den. 13. Diverse beking De administratie en nieuwe rekeningen aanmaken en penen sluiten peride Memriaal bekingen zijn bekingen/crrecties znder dat je een klant (verkpbn) f een leverancier (inkpbn) gebruikt. Feitelijk bek je iets ver van een grtbekrekening naar een andere. Vr ksten die betrekking hebben p de peride waar je ver rapprteert maar waar je ng geen factuur van hebt ntvangen met je een zgenaamde vrafgaande jurnaalpst (VJP) beken. Dit is gewn een mem beking waarbij je de ksten bekt in de ksten en de verplichting in ng te betalen ksten bekt. Als de factuur in een vlgende maand alsng kmt bek je de factuur in de ksten in die maand en bek je de mem in die maand terug. Een fute schatting van de ksten kmt dus in de maand dat de factuur kmt. Vr het aanmaken van een nieuwe rekening met je in de administratie nder instellingen, financiën nderhud grtbekrekeningen aanklikken. Je kunt een rekening categrie zeken (bv mzet id) waardr de meeste instellingen gelijk ged staan. Als je klaar bent met beken in een bepaalde peride en gerapprteerd hebt (waarbij je k de BTW gedaan hebt) is het verstandig m de peride af te sluiten, dan kan er niemand meer (per ngeluk) ng een beking maken in die peride en klpt je grtbek altijd met je rapprtages. Elke bekhuding heeft te maken met belastingen. Deze paragrafen zijn geschreven vanuit het bekhud perspectief en gezien de eenvud van deze manual een vereenvudiging van de werkelijkheid. Bij twijfel dient een fiscalist geraadpleegd te wrden. 14. BTW issues Wel f geen aftrek Over de vlgende zaken mag geen BTW aftrek wrden genmen: BTW p autksten van privé aut zals benzine/diesel (zie punt 7 autksten) BTW p eten en drinken vr zver in restaurants, bars etc. Vr smmige BTW geldt de zgenaamde BUA regeling. Vereenvudigd betekent het dat je achteraf een crrectie met maken vr privé gebruik p de eerder afgetrkken BTW. Dat is het geval als de ttale vergedingen die je aan je persneel geeft aan etenswaar/kantine, persneelsuitjes en cadeautjes meer is dan 227,= (ex BTW) per persn zijn. Indien je denkt dat je daar aan gaat kmen kun je dus de: BTW p veding en drank in bv een supermarkt gekcht t.b.v. gebruik p kantr wel aftrekken, maar dan met het wel aantnbaar zijn met een kassabn betaald dr een pasje van kantr f met een declaratie en de riginele bn. Vr cadeaus vr derden geldt dezelfde BUA regeling. Dus: BTW p representatieksten kan wel wrden afgetrkken, zlang het maar niet de 227 (ex. BTW) per relatie per jaar verschrijdt. Als het representatie vr de ndernemer zelf is, dus ksten die zijzelf vr haarzelf maakt, dan valt het nder de eigen BUA berekening (dus ttaal bevrdeling mag k niet bven de 227 (ex. BTW) per jaar). Dit is een geannimiseerde versie van een handleiding die vr een specifieke (sciale) nderneming is pgesteld. Hewel deze handleiding in alle zrgvuldigheid is pgesteld kan Finance- Slutins geen aansprakelijkheid aanvaarden ver de inhud van deze manual met name ver de fiscale zaken die vaak zeer specifiek zijn en snel veruderen. Dat in aanmerking genmen mag deze handleiding integraal en met brnvermelding vrij gedistribueerd wrden aan derden. Deze handleiding mag niet gebruikt wrden vr cmmerciële deleinden. Finance- Slutins N.V. maart slutins.nl 5

6 Het is handig m vr deze categrieën speciale grtbekrekeningen aan te maken zdat je makkelijk kunt kijken f je extra aangifte met den, dan wel cntrleren/bewijzen dat het niet heft. Subsidies BTW (dit is een zeer vereenvudigde weergave in geval van twijfel fiscalist raadplegen): Subsidies in de BTW is een erg grt en grijs gebied. Het is mgelijk dat een subsidie wrdt gezien als betaling vr een dienst/levering. Dan is BTW verschuldigd ter zake van die subsidie. Ok kan een subsidie wrden gezien als een financiering van een stukje niet- BTW ndernemerschap, waardr de BTW aftrek (deels) kan vervallen. In hele grte lijnen (bij twijfel altijd een fiscalist raadplegen) geldt: In bepaalde gevallen met je ver ntvangen subsidies BTW afdragen. BTW afdracht is in principe verplicht als de subsidiegever een tegenprestatie verlangt, dus jij met iets den/leveren t.b.v. de subsidie. Of als jij de subsidie met besteden bij de subsidiegever f een identificeerbare derde f grep van derden. Als de subsidie vr een speciaal prject is bedeld, en dat prject geheel draait p die subsidie, dan kan het z zijn dat er geen recht p BTW aftrek is vr dat prject. De subsidies die veel sciale ndernemingen ntvangen zijn ver het algemene budget subsidies en vallen daar buiten. Er wrdt wel aangegeven wat vr srt ksten je mag maken, maar de ksten wrden niet besteed bij de subsidiegever, die heeft k nergens recht p een tegenprestatie en je bent niet verplicht bij een identificeerbare derde f grep van derden in te kpen. De ntvangen subsidies dragen bij aan de nderneming en niet aan een specifiek prject. Er heft geen BTW afgedragen te wrden en er is aftrek p de ksten. De inspecteur kan dit wel bestrijden, zals gezegd is het een grijs gebied! 15. Lnbelasting issues Dit is bij veel bedrijven een lastig nderwerp en te splitsen in.a. de vlgende items: De ndernemer zelf: in het geval van een belning zal eventuele verlning zal plaats meten vinden via een accuntant, die k met regelen dat vr De nderneming afgeweken mag wrden van het verplicht minimum salaris vr DGA s van vlgens de belastingdienst. Vr starters schijnt dit te mgen. Inhuur van persneel p factuur: je hebt van deze persn een VAR WUO f VAR DGA ndig én een kpie van zijn f haar legitimatiebewijs m gevrijwaard te wrden vr de inhuding van lnbelasting en sciale premies. Znder VAR WUO f DGA is het veiliger m de persn in te huren via en pay- rll cnstructie. Vrijwilligers vergeding. Hier geldt een aantal regels vr; in het krt: Dit kan alleen bij een stichting en niet bij een B.V. Er is een vrijwilligers cntract ndig met kpie legitimatie De vrijwilliger mag niet zijn/haar eigen werk den De vrijwilliger mag maximaal een bepaald bedrag per uur verdienen ( 4,50?) en 1500 per kalender jaar, uit te betalen in maximaal 150 per maand. Je heft tegenwrdig vlgens mij geen uren meer bij te huden, maar het uurtarief met wel aannemelijk gemaakt kunnen wrden. Een BV mag (ng?) geen vrijwilligers vergeding uitkeren. In het bepaalde gevallen is vlgens CMS advcaten een kleine nkstenvergeding nbelast te vergeden gezien het geringe bedrag en als er sprake is van een pleidingssituatie en er dus geen (fictieve) dienstbetrekking is. Dit is specifiek vr de bewuste nderneming uitgezcht en is dus niet generaal tepasbaar. Het wrdt hier genemd m aan te geven dat het in bepaalde gevallen wel mgelijk is. Stagiairs: hiervr is geen uitznderingspsitie vr de lnbelasting vlgens mij. Dus f zelf verlnen, f via een VAR (ngebruikelijk) f pay- rll cnstructie. In een aantal gevallen kun je de instelling betalen die dan vervlgens de stagiair verlnt. Deze handleiding is, zals gezegd, afgeleid van een handleiding vr een specifiek geval. Bepaalde zaken zullen zeker missen. Mchten er zaken zijn die missen en een algemene tepassing hebben aarzel dan niet m cntact p te nemen met Finance- Slutins. Indien het algemeen is zal zij de betreffende paragraaf graag tevegen en beschikbaar stellen aan derden. Gerrit- Jan van de Braak Finance- Slutins N.V. maart 15. Dit is een geannimiseerde versie van een handleiding die vr een specifieke (sciale) nderneming is pgesteld. Hewel deze handleiding in alle zrgvuldigheid is pgesteld kan Finance- Slutins geen aansprakelijkheid aanvaarden ver de inhud van deze manual met name ver de fiscale zaken die vaak zeer specifiek zijn en snel veruderen. Dat in aanmerking genmen mag deze handleiding integraal en met brnvermelding vrij gedistribueerd wrden aan derden. Deze handleiding mag niet gebruikt wrden vr cmmerciële deleinden. Finance- Slutins N.V. maart slutins.nl 6