SAMENWERKINGSOVEREENKOMST BIBLIOTHEEKWERK GEMEENTEN OOSTERSCHELDEREGIO

Transcriptie

1 SAMENWERKINGSOVEREENKOMST BIBLIOTHEEKWERK GEMEENTEN OOSTERSCHELDEREGIO De gemeenten Brsele, Ges, Kapelle, Reimerswaal, Schuwen-Duiveland en Thlen Overwegende dat, zij sinds 1 januari 2007 gezamenlijk de basisbiblitheek Biblitheek Osterschelde subsidiëren zij een gezamenlijke visie hebben gefrmuleerd p het biblitheekbeleid vr de peride 2014 tt en met 2017 zij er belang bij hebben dat uit een gpunt van kwaliteit en cntinuïteit bepaalde nderdelen van de Biblitheek Osterschelde cllectief wrden gefinancierd waarbij de gemeenten evenredig bijdragen in de ksten het mwille van effectiviteit en efficiency wenselijk is dat de gemeenten p hfdlijnen een gemeenschappelijke kers uitzetten die echter ruimte laat vr maatwerk p het niveau van de afznderlijke gemeenten het wenselijk is m de Biblitheek Osterschelde een meerjarenperspectief te bieden in termen van subsidies en beleidsinhudelijke kaders zij zijn vereengekmen m met ingang van het bekjaar 2010 een systeem van budgetsubsidiëring vr de Biblitheek Osterschelde in te veren Begripsbepalingen Artikel 1 In deze vereenkmst wrdt verstaan nder: verhead: alle vrwaardenscheppende (leidinggevende en ndersteunende) activiteiten en werkprcessen die bendigd zijn m een rganisatie peratineel te den zijn, zijnde: management, bestuur en ndersteuning persneel en rganisatie infrmatisering en autmatisering financiën en cntrl cmmunicatie juridische zaken facilitaire dienst secretariaat back ffice: het geheel aan ntwikkel- en uitveringsactiviteiten die gericht zijn p de innvatie van de dienstverlening van de biblitheek en de dienstverlening aan de institutinele klant. Vrbeelden hiervan zijn: digitale biblitheek, prgrammantwikkeling, educatieve diensten. Deze activiteiten wrden ten beheve van een ptimaal rendement reginaal gerganiseerd en uitgeverd. cllectieve ntwikkel- en uitveringsksten: De ksten van de back-ffice activiteiten die vr alle deelnemende gemeenten wrden uitgeverd. Deze wrden verdeeld p basis van % inwners verdeeld. individuele ntwikkel- en uitveringsksten: de ksten die vrt kmen uit dat deel van de back-ffice activiteiten dat als maatwerk met een f meerdere gemeenten wrdt vereengekmen en dat separaat wrdt gesubsidieerd dr de partijen die gebruik maken van deze activiteiten (bijvrbeeld de inzet van leescnsulenten) Samenwerkingsvereenkmst gemeenten biblitheek Osterschelde

2 frnt ffice: individuele ksten van huisvesting en directe dienstverlening aan gebruikers en partners in een specifieke gemeente egalisatiereserve: de reserve als bedeld in artikel 4:72 van de Algemene wet bestuursrecht, die wrdt pgebuwd uit explitatieverschtten en wrdt aangewend vr het pvangen van tegenvallers in de explitatie en explitatietekrten derde geldstrmen: inkmsten niet zijnde gemeentelijke subsidies f inkmsten van gebruikers van de biblitheek tetsgemeente: gemeente die vanuit de samenwerkende gemeenten is aangewezen m via een checklist de begrting en jaarrekening te tetsen en hierver advies uit te brengen aan de andere gemeenten. Inhudelijk beleidskader Artikel 2 Op deze vereenkmst is van tepassing de reginale visie 'De biblitheek van betekenis' vrde beleidsperide die is pgenmen in Bijlage 1 van deze vereenkmst, welke bijlage een nlsmakelijk deel van deze vereenkmst vrmt. Financieel-technisch kader Artikel 3 Op deze vereenkmst is van tepassing het financieel technisch kader dat is pgenmen in Bijlage 2 bij deze vereenkmst, welke bijlage een nlsmakelijk nderdeel van deze vereenkmst vrmt. Certificeringsnrmen Artikel 4 De gemeenten verlangen van de Biblitheek Osterschelde dat deze aan de tussen VNG en VOB vereengekmen landelijke certificeringsnrmen vldet en de gemeenten dragen er zrg vr dat het subsidieniveau tereikend is m aan deze nrmen te kunnen vlden. Certificering is vrwaarde vr deelname aan het landelijke netwerk en de landelijke digitale biblitheek. Verdeling van de cllectieve ksten Artikel 5 1. De gemeenten subsidiëren gezamenlijk de verhead, de cllectieve ntwikkel- en uitveringsksten en verige cllectieve ksten. 2. Deze ksten wrden mgeslagen ver de subsidiërende gemeenten naar rat van het aandeel van hun inwnertal in het ttaal aantal inwners van alle subsidiërende gemeenten. Peildatum is 1 januari (Zie bijlage). Op basis van deze verdeelsleutel bedraagt het aandeel in de cllectieve ksten gedurende de lptijd van deze vereenkmst vr: de gemeente Brsele: 14,77% de gemeente Ges: 24,08% 2

3 de gemeente Kapelle: 8,13% de gemeente Reimerswaal: 14,23% de gemeente Schuwen-Duiveland: 22,17% de gemeente Thlen: 16,61% 3. De gemeentelijke subsidiebedragen wrden geïndexeerd p basis van de VZG-richtlijn. Egalisatiereserve Artikel 6 De gemeenten staan te dat de Biblitheek Osterschelde een egalisatiereserve pbuwt met een maximum van een bedrag gelijk aan 5% van de ttale mzet van de Biblitheek Osterschelde (exclusief derde geldstrmen) in het meest recent afgeslten bekjaar. Gebruikerstarieven Artikel 7 1. De gemeenten kmen vereen dat de Biblitheek Osterschelde unifrme tarieven hanteert vr abnnementen en bijkmende vergedingen van gebruikers. 2. De tarieven wrden aangepast p basis van het Zeeuwse tariefstelsel. Derde geldstrmen Artikel 8 1. Derde geldstrmen, niet zijnde vrtkmend uit reguliere activiteiten, wrden ingezet ten beheve van de ntwikkeling van prjecten die aansluiten bij de reginale visie van gemeenten. 2. Derde geldstrmen, niet zijnde vrtkmend uit reguliere activiteiten, wrden niet ingezet ten beheve van structurele dekking van reguliere activiteiten. Verantwrding Artikel 9 1. Jaarlijks legt de Biblitheek Osterschelde verantwrding af aan de subsidiërende gemeenten ver de gerealiseerde prestaties en de daarmee samenhangende ksten en pbrengsten in de vrm van een activiteitenverslag en een jaarrekening met balans. 2. In het jaarverslag verantwrdt de Biblitheek Osterschelde de geleverde prestaties en activiteiten, waarbij een nderscheid wrdt gemaakt tussen de cllectief gefinancierde nderdelen en de dr de afznderlijke gemeenten gefinancierde nderdelen. 3. De jaarrekening geeft zwel inzicht in de ksten en pbrengsten van de cllectief gefinancierde nderdelen als de nderdelen die dr de afznderlijke gemeenten zijn gefinancierd. 4. Er wrdt een tetsgemeente aangewezen die de andere gemeenten adviseert ver de begrting en jaarrekening van Biblitheek Osterschelde met betrekking tt de cllectieve ksten en systematiek. Beëindigen subsidierelatie f subsidievermindering 3

4 Artikel Indien een gemeente de subsidierelatie met de Biblitheek Osterschelde wil beëindigen f de subsidie wil verminderen neemt zij een aanzeggingstermijn in acht van ten minste 12 maanden. De gemeente stelt zwel de Biblitheek Osterschelde als de verige subsidiërende gemeenten met inachtneming van deze termijn p de hgte van het vrgenmen besluit. 2. Indien een gemeente de subsidierelatie beëindigt, betaalt zij in het eerste jaar waarin de beëindiging wrdt geëffectueerd 50% van haar bijdrage in het vrgaande bekjaar aan de bekstiging van de verhead en de cllectieve ntwikkel- en uitveringsksten en verige cllectieve ksten. In het daarp vlgende jaar betaalt zij ng 25% van die bijdrage. 3. Een gemeente die tijdens de duur van deze samenwerkingsvereenkmst bezuinigt p de subsidie aan de Biblitheek Osterschelde kan in beginsel uitsluitend bezuinigen p de frnt ffice en de individuele ntwikkel- en uitveringsksten die zij subsidieert. 4. In geval een gemeente de subsidierelatie met de Biblitheek Osterschelde beëindigt en aansluitend een subsidierelatie aangaat met een andere biblitheekrganisatie, draagt de gemeente er zrg vr dat bventallige frnt ffice medewerkers in dienst treden bij die andere biblitheekrganisatie. Indien en vr zver herplaatsing niet mgelijk is en bventallige medewerkers meten wrden ntslagen, betaalt de gemeente de ksten van de regeling sciaal plan uit de CAO Openbare Biblitheken. 5. In geval een gemeente de subsidierelatie met de Biblitheek Osterschelde beëindigt en aansluitend een subsidierelatie aangaat met een andere biblitheekrganisatie, ziet de gemeente er p te dat de andere biblitheekrganisatie de huurvereenkmsten van de vestigingen in de desbetreffende gemeente verneemt. Indien een f meerdere vestigingen niet wrden vergenmen en er zijn drlpende huurverplichtingen, draagt de gemeente zrg vr de financiering van alle huurpenningen en alle verige drlpende huisvestingsksten. 6. In geval een gemeente de subsidie vermindert en daardr frnt ffice medewerkers bventallig wrden, betaalt deze de ksten van de regeling sciaal plan uit de CAO Openbare Biblitheken. 7. In geval een gemeente de subsidie vermindert en deze bezuiniging gepaard gaat met sluiting van een f meerdere vestigingen en er zijn drlpende huurverplichtingen, draagt de gemeente zrg vr de financiering van alle huurpenningen en alle verige drlpende huisvestingsksten. Vrtgangsverleg en evaluatie Artikel Ieder bekjaar vindt in de maand april ambtelijk verleg plaats met de Biblitheek Osterschelde ver de vrtgang van en ntwikkelingen in het biblitheekwerk, de praktische uitvering van het systeem van budgetsubsidiëring en in september mede p basis van de jaarstukken. 2. Indien het verslag van het ambtelijk verleg daar aanleiding te geeft vindt p verzek van een f meerdere gemeenten een bestuurlijk verleg plaats. 3. De prtefeuillehuders biblitheekwerk kmen ten minste eens per twee jaar bijeen m de vrtgang in de samenwerking en beleidsmatige en financiële ntwikkelingen te bespreken die de inhud en de financiering van het biblitheekwerk (p termijn) raken. 4

5 4. In het derde kwartaal van 2016 wrdt de subsidiesystematiek p basis waarvan de Biblitheek Osterschelde wrdt gesubsidieerd geëvalueerd. Onderwerp van de evaluatie zijn in ieder geval: de samenwerking tussen de gemeenten, vereengekmen financiële grndslagen en de gezamenlijke delen van de gemeenten bij de samenwerking. De evaluatie vindt plaats dr een ambtelijke werkgrep. Elke gemeente heeft één ambtelijke vertegenwrdiger in de werkgrep. De rapprtage van de werkgrep is vrwerp van een bestuurlijk verleg dat uiterlijk in het vierde kwartaal van 2016 plaatsvindt. 5. De uitkmsten van de evaluatie zijn mede bepalend vr de inhud van de samenwerkingsvereenkmst vr de peride Duur en wijziging vereenkmst Artikel Deze vereenkmst wrdt aangegaan vr de bekjaren 2014 tt en met Gemeenten kunnen vergaan tt verlenging van de lptijd van deze vereenkmst met 1 jaar. Indien verlenging aan de rde is, zullen de gemeenten hierver binnen de lptijd van deze vereenkmst een besluit nemen maar uiterlijk een jaar vr het verlpen van de vereenkmst. 3. Tussentijdse wijziging van deze vereenkmst is uitsluitend mgelijk indien alle betrkken gemeenten daarmee instemmen. 4. Uiterlijk in het eerste kwartaal van 2016 treden de gemeenten in verleg ver een samenwerkingsvereenkmst vr de peride

6 Bijlagen: 1) Reginale visie "de biblitheek van betekenis" " 2) Financieel technisch kader (inclusief de vereengekmen afschrijvingspercentages) Deze vereenkmst kan wrden aangehaald als 'Samenwerkingsvereenkmst gemeenten Biblitheek Osterschelde '. Aldus getekend in zesvud te p Mw. drs. C. T. Miermans namens gemeente Brsele Dhr. J. de Pter namens gemeente Ges Dhr. L.F. Ksten namens gemeente Kapelle Dhr. J.J.L. de Kunder namens gemeente Reimerswaal Dhr. W.P. Stuten namens gemeente Schuwen-Duiveland Dhr. C.L. van Dis namens gemeente Thlen 6