Het Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt ter versterking Technisch gebouwbeheerder

Transcriptie

1 Functiebeschrijving en selectiereglement / Het Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt ter versterking Technisch gebouwbeheerder Contractueel Niveau: A Rang: A1 graad Adjunct van de directeur Met standplaats: Arenbergstraat 9, 1000 Brussel / SITUERING De Stafdienst Infrastructuur staat in voor: Het verlenen van investeringssubsidies voor grote (stedelijke) en sectorale accommodaties in de sectoren cultuur en jeugd (bovenlokale jeugdinfrastructuur, erkende kunstencentra en erkende muziekcentra). Het optreden als bouwheer voor de eigen accommodaties van de Vlaamse Gemeenschap in de sectoren cultuur en jeugd (30-tal accommodaties): (ver)kopen, (ver)bouwen en renoveren. Actuele grote bouwprojecten zijn: grondige renovatie het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten te Antwerpen, eerste fase masterplan De Hoge Rielen te Kasterlee, en plaatsing van geautomatiseerde theatertrekken in de Singel te Antwerpen. Het ten laste nemen van het (preventief) eigenaarsonderhoud en de onroerende voorheffing voor de eigen accommodaties van de Vlaamse Gemeenschap in de sectoren cultuur en jeugd. Het (ver)huren, (ver)pachten en het ten laste nemen van de beschikbaarheidsvergoedingen voor gebouwen en terreinen binnen het beleidsdomein. Het coördineren van Publiek-Private Samenwerking en de alternatieve financiering binnen het beleidsdomein. JE TAKENPAKKET Je ondersteunt interne en externe klanten op het vlak van het onderhoud van de gebouwen via het voorbereiden, uitvoeren en opvolgen van de dienstverlening en zo bij te dragen aan de instandhouding van het patrimonium. Diverse vakinhoudelijke taken inherent aan de eigen specialisatie voorbereiden en uitvoeren teneinde aan de bevoegde instanties of personen gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren binnen de vereiste tijdspanne.

2 RESULTAATSGEBIEDEN Resultaatsgebied 1: voorbereiding De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren teneinde er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een eigen werkplan opstellen Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht Behoeften en opportuniteiten bespreken met relevante betrokken partijen op vlak van gebouwbeheer Anticiperen op problemen en knelpunten Analyseren van ad hoc vragen en problemen Noden identificeren en informatie verzamelen om behoeften op vlak van onderhoud gebouwen te kunnen kaderen Afspraken maken met relevante betrokkenen rond het te verwachten resultaat, de aanpak, Contacteren van klanten en andere betrokkenen Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken Voorbereidend studie- en opzoekingswerk verrichten Uitvoeren van een behoefteanalyse Resultaatsgebied 2: uitvoering Diverse taken inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. In samenspraak met de gebouwverantwoordelijke : o De uitvoering van het preventief onderhoud overwaken o De communicatie met de klanten verzorgen, om hen te wijzen op het tijdstip van uitvoering, de duur, de impact o De resultaten van het preventief onderhoud controleren naar volledigheid en stiptheid o De behandeling van aanvragen voor wijzigingen in de inrichting of uitrusting van een gebouw, waarbij Gewerkt wordt met de onderhoudsfirma Gewerkt wordt met aparte aannemers Overkoepelende opvolging van raamcontracten, in samenspraak met de contractbeheerder o Deelname en/of organisatie van opvolgingsvergaderingen o Verzamelen van opmerkingen van gebruikers, ter bespreking en ter behandeling bij deze overlegmomenten o Bijdrage aan opmaak van bestekteksten o Bijdrage aan de lancering van nieuwe raamcontracten, door toelichting van het operationele luik aan gebruikers Verzamelen, invoeren en verwerken van specifieke gegevens pagina 2 van 11

3 Uitvoeren van activiteiten ter plaatse zoals meten, controleren, schatten, fotograferen, reparaties opvolgen, (Laten) uitvoeren van analyses en metingen (Laten) opstellen van plannen en ontwerpen Ramingen van de benodigde middelen opmaken Plannen en coördineren van werkzaamheden i.v.m. het onderhoud en de instandhouding van gebouwen Input leveren voor het opmaken van (technische en administratieve) bestekken Opstellen/sturen van programma eisen/ resultaateisen (naar externe dienstverlener) bij projecten/ herstellingswerken Het gunningsproces inhoudelijk en administratief mee opvolgen Meehelpen aan het controleren van offertes Meehelpen aan voorstellen van toewijzing Zorgen dat kleine reparaties of vervangingen van defecte middelen uitgevoerd worden Evalueren en optimaliseren van de dienstverlening Resultaatsgebied 3: verslag uitbrengen Verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten teneinde het diensthoofd in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. Opmaken van een logboek of activiteitenverslag Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen en gebeurtenissen Bijhouden van een agenda van de uitgevoerde taken en outputindicatoren Verslag uitbrengen aan de betrokken opdrachtgever over het verloop van de metingen, analyses, onderhouds- en herstellingswerken Verslag uitbrengen over de activiteiten van opdrachtnemers bij de uitvoering van werken Input leveren en verzamelen voor managementrapportering Voorstellen doen voor verbetering Vanuit eigen expertise en ervaring advies geven voor een beter beleid en een betere werking op vlak van gebouwbeheer Resultaatsgebied 4: beheer van materiaal en/of gegevens Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal en/of gegevens teneinde altijd te beschikken over degelijk bruikbare materialen en/of gegevens. Interne en externe klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, werkmethoden, Uitwerken van procedures, richtlijnen en werkmethodes pagina 3 van 11

4 Regelmatig de werking van toestellen/ installaties controleren en zo nodig afstellen of onderhouden (Laten) verzamelen van alle plannen, as-builtgegevens, onderhoudsvoorschriften en plannen, documentatie van de machines en installaties. Dit ook na veranderingen, toevoegingen, aan het gebouw of de installaties en centraliseren in een databank Opvolgen van de (wettelijke) noodzakelijke keuringen, vergunningen, attesten en certificaten voor het gebouwenpatrimonium en centraliseren in een databank Verzorgen van een klassement of documentatiebeheersysteem Contacten leggen en onderhouden met leveranciers, het facilitair bedrijf en andere diensten waarmee nauw wordt samengewerkt Meewerken aan de uitbouw van preventief onderhoud van gebouwen Resultaatsgebied 5: informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures teneinde ervoor te zorgen dat de interne en externe klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Beantwoorden van vragen van klanten Advies verlenen rond technische problemen en vraagstukken Expertise bij schadegevallen Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen Adviseren over interpretatie van regelgeving Verspreiden van documentatie aan interne en/of externe klanten Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen, Informatie verstrekken over regelgeving en technieken Het management adviseren over thema s die te maken hebben met gebouwbeheer Pro-actief signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen, melden van tekortkomingen naar aanleiding van verrichte controles en oplossingen voorstellen Resultaatsgebied 6: kennis met betrekking tot vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde de integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren Op de hoogte blijven en ontwikkelen van expertise inzake gebouwbeheer en aanverwante thema s (op vlak van wetgeving, op technisch vlak en in de praktijk) Meewerken aan de uitbouw van kennismanagement om kennis en informatie te verdelen en beschikbaar te maken Activiteiten bijwonen om voeling met de sector niet te verliezen Deelnemen aan vormingsactiviteiten Collega s vakinhoudelijk begeleiden Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen pagina 4 van 11

5 Informatie-uitwisseling met vakgenoten Expertise ter beschikking stellen om het kennisniveau op vlak van gebouwenbeheer op peil te houden Op zoek gaan naar expertise binnen of buiten de organisatie Resultaatsgebied 7: controle Op het terrein controleren van de naleving van wetgeving, regelgeving, voorschriften of normen teneinde dwalingen op te sporen en eventueel correcte acties te ondernemen of te laten ondernemen Toezicht houden op en rapporteren over het patrimonium Bewaken van correcte toepassing van reglementaire bepalingen, beslissingen, procedures, normen, Waken over de uitvoering van de opdrachten conform de afspraken, conform bestek en offerte Vaststellen van overtredingen en opstellen van een verslag Controleren van de uitvoeringdoor derden of internen op conformiteit Afhandelen van klachten en meldingen in verband met uitgevoerde (onderhouds)werken Instaan voor budgetbewaking JE PROFIEL FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Deze vacature wordt opengesteld als knelpuntfunctie waardoor er afgeweken wordt van de gebruikelijke diplomavoorwaarden. Op de uiterste inschrijvingsdatum 5 december 2017 voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je beschikt over een masterdiploma in de industriële wetenschappen OF Je combineert een bachelor- of graduaatsdiploma (in een technische richting) met minstens 4 jaar relevante werkervaring. Behaalde je jouw diploma buiten de Benelux, dan moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Behaalde je het vereiste diploma niet in het Nederlands, dan moet je geslaagd zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( pagina 5 van 11

6 Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma en/of vereiste relevante werkervaring. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je bent in het bezit van een rijbewijs B Je hebt inzicht in bouwtechnische aangelegenheden en veiligheid. Je kan bouwkundige plannen lezen en interpreteren. Je hebt theoretische en praktische kennis van technische installaties binnen gebouwen met betrekking tot één of meer van volgende domeinen: bouwkunde, elektriciteit, HVAC, sanitair, enz. Je hebt goede kennis van MS Office Kennis van de wet op de overheidsopdrachten is een pluspunt Kennis van de Codex op het Werk en ARAB is een pluspunt Kennis van het A.R.E.I. is een pluspunt JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Verantwoordelijkheid nemen: handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 2: handelt in het belang van de organisatie Analyseren: een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 2: legt verbanden en ziet oorzaken Samenwerken: een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 1: informeert, pleegt overleg en werkt mee Klantgerichtheid: wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 2: optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Zorgvuldigheid: handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Niveau 2: blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren Flexibiliteit: zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen Niveau 1: past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist pagina 6 van 11

7 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; Je bent medisch geschikt voor deze functie; Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; Je slaagt in de selectieprocedure. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het divers Vlaanderen van morgen! ONS AANBOD - Het betreft een contract van onbepaalde duur - Je komt terecht in een klein dynamisch team en in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden en telewerk. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. - Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag). - Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijbehorende salarisschaal. - Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. - Je bruto maandsalaris is ongeveer euro. - De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? HOE SOLLICITEREN? pagina 7 van 11

8 HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 5 december 2017 Om te solliciteren stuur je jouw cv en motivatiebrief samen met een kopie van je diploma op naar: sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be Je stuurt het naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media t.a.v. Ronny Pitteljon Arenbergstraat Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je je kandidatuur uiterlijk op 5 december 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). - Kopie diploma SELECTIEPROCEDURE Screening van cv's Aan de hand van jouw cv, motivatiebrief en kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: 1. Je hebt een masterdiploma in de industriële wetenschappen OF Je combineert een bachelor- of graduaatsdiploma (in een technische richting) met minstens 4 jaar relevante werkervaring. Deze selectiefase is eliminerend en wordt afgerond op 15 december 2017 (timing onder voorbehoud). Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Verkennende gesprekken Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je motivatie en verwachtingen Je visie en inzicht in de functie De technische competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met een afgevaardigden van de stafdienst infrastructuur en een selectieverantwoordelijke. pagina 8 van 11

9 Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 21 december 2017 (timing onder voorbehoud). Assessment Tijdens het assessment worden je persoonsgebonden competenties afgetoetst. Deze fase is adviserend. Eindselectie: Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: De persoonsgebonden competenties De inzetbaarheid in de functie en organisatie De eindselectie bestaat uit een inhoudelijk en competentiegericht eindgesprek. Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigden van de stafdienst infrastructuur en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 15 januari 2018 (timing onder voorbehoud). De jury beslist of een kandidaat geschikt wordt bevonden of niet. Na de selectie wordt er een lijst van geschikten opgemaakt. Uit deze lijst zal de meest geschikte kandidaat contractueel worden geworven. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon onderaan vermeld in de vacature. RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van technisch specialist gebouwenonderhoud bij het Departement Cultuur, Jeugd en Media, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als technisch specialist gebouwenonderhoud. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. pagina 9 van 11

10 De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon onderaan vermeld in de vacature. NOG VRAGEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Songül Sagir, hoofd Stafdienst Infrastructuur Arenbergstraat 9, 1000 Brussel 02/ Voor extra informatie over de selectieprocedure en arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met Machteld Aelbrecht, HR-medewerker Arenbergstraat 9, 1000 Brussel 02/ OVER DEPARTEMENT CJM Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Het Departement Cultuur, Jeugd en Media staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Departement Cultuur, Jeugd en Media heeft als missie: Als Vlaamse overheidsorganisatie werken wij aan een creatief en open Vlaanderen waar iedereen, op zijn manier, cultuur kan beleven. Departement Cultuur, Jeugd en Media bestaat uit: Staf van de secretaris-generaal pagina 10 van 11

11 Stafdienst Internationaal Stafdienst Infrastructuur Stafdienst Informatie en Kennismanagement Algemene Dienst ondersteuning en beheer Afdeling Jeugd Afdeling Sociaal-Cultureel Werk Afdeling Kunsten Afdeling Cultureel Erfgoed Afdeling Media, Film en e-cultuur Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen (KMSKA) De Vlaamse overheid werkt elke dag aan een beter en mooier Vlaanderen. Wil jij daaraan meewerken? Solliciteer dan vandaag nog. pagina 11 van 11