Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt straffe medewerker Teamhoofd techniek

Transcriptie

1 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt straffe medewerker Teamhoofd techniek Contract onbepaalde duur voltijds (100%) Rang: B1 Graad: Deskundige Standplaats: Bilzen /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Geef je graag leiding aan een groep medewerkers en kan je hen motiveren? Heb jij interesse in IT en podiumtechnieken? Hou je van afwisseling? Wil je graag meewerken aan het verder uitbouwen van Alden Biesen? Zou je graag werken in een historische omgeving in een centrum waar cultuur en toerisme hand in hand gaan? Dan is onderstaande vacature misschien voor jou! JE TAKENPAKKET Als teamhoofd techniek stuur je het team wachters/techniekers aan en motiveer je de medewerkers. Dit team staat in voor het klein onderhoud van het domein, logistieke en technische voorbereiding van tentoonstellingen en vergaderzalen, wachtersfunctie (ook nachtwaker), Je coördineert de werking van het team en bent het aanspreekpunt op vlak van de dienstverlenging van het team. Je werkt nauw samen met de locatiemanager en congrescoördinator voor de afstemming en planning van de logistieke ploegen Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor interne en externe klanten op vlak van ICT. Je bent verantwoordelijk voor de eerste lijnsupport op vlak van software, hardware en telefonie. Het personeelsbestand van de landcommanderij Alden Biesen bestaat uit een vijfendertigtal medewerkers. Aangezien de Landcommanderij Alden Biesen ook avond- en weekendactiviteiten organiseert kan het mogelijk zijn dat je regelmatig hierop ook aanwezig moet zijn. Resultaatsgebied 1: voorbereiding De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren teneinde er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. - Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een eigen werkplan opstellen - Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht

2 - Contacteren van klanten en andere betrokkenen - Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken - Voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten - Uitvoeren van een behoeftenanalyse Resultaatsgebied 2: uitvoering Diverse taken inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschriften. - Verzamelen, invoeren en verwerken van specifieke data - Uitvoeren van activiteiten ter plaatse, zoals eerstelijns IT ondersteuning van de gebruikers, reparaties uitvoeren, hardware beheren - Opmaken van plannen en ontwerpen voor (podium)/tentoonstellingstechniek in overleg met de klant - beheren en onderhouden van applicaties en netwerken of electromechanische installaties (beamer, geluidsinstallatie, ) - Aanmaken van administratieve documenten zoals plannen, bestanden, kaarten, lijsten, statistieken, overzichten, - Onderhouden en bedienen van technische theaterinstallaties (geluid, licht) Resultaatsgebied 3: verslag uitbrengen Verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten teneinde de chef in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. - Opmaken van een logboek of activiteitenverslag - Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen - Bijhouden van een agenda van de uitgevoerde taken en outputindicatoren - Verslag uitbrengen over de activiteiten van opdrachtnemers bij de uitvoering van werken Resultaatsgebied 4: beheer van materiaal en gegevens Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal (grondstoffen en werktuigen) en gegevens teneinde altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en gegevens. - Regelmatig de werking van toestellen controleren en zo nodig afstellen of onderhouden - Verzorgen van een klassement of documentatiebeheersysteem - De voorraad van technische materialen en/of instrumenten beheren - Contacten leggen en onderhouden met leveranciers pagina 2 van 10

3 - Onderhouden van gespecialiseerde apparatuur Resultaatsgebied 5: informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures teneinde er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. - Beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan klanten - Organiseren van en/of technisch of vakinhoudelijk ondersteunen van cursussen - Assistentie verlenen bij het gebruik van gespecialiseerde systemen - Verspreiden van documentatie naar interne en/of externe klanten - Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen, - Uitleg geven rond procedures, regelgeving, dienstnota s, - Informatie geven aan politie, burgers, nutsbedrijven, Resultaatsgebied 6: kennis m.b.t. het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. - Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen - Informatie-uitwisseling met vakgenoten - Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied - Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied - Bezoeken van beurzen Resultaatsgebied 7: coördineert en stuurt een groep medewerkers (7 teamleden) aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. - Tijdens de kantooruren mee opvolgen van de lopende opdrachten van de technische medewerkers - Zelf bijspringen en ondersteunen van het team van de wachters/techniekers op de werkvloer waar nodig - De sterktes en zwaktes van het team inventariseren en actief op zoek gaan naar mogelijkheden om hiermee aan de slag te gaan - De planning van het team opmaken en de werkuren en het aantal medewerkers zo efficiënt mogelijk inzetten JE PROFIEL Vacaturebericht beleidsmedewerker cultuur pagina 3 van 10

4 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN - Je hebt een bachelor diploma Aan deze voorwaarden dient voldaan te zijn op de uiterste inschrijvingsdatum. De kandidaten die niet aan de voorwaarden voldoen, worden uitgesloten van deelname. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt ervaring in het aansturen en motiveren van medewerkers Je hebt interesse in IT. Je hebt interesse in licht -/ basis podiumtechnieken / tentoonstellingsopbouw JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 2 Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 2 Legt verbanden en ziet oorzaken Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten pagina 4 van 10

5 Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Benoemt de oorzaken van problemen Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Niveau 2 Coördineert het eigen werk en dat van anderen Structureert informatie, situaties en problemen en handelt deze efficiënt en effectief af Weet wat er aan tijd, mensen en middelen nodig is om het gewenste resultaat te behalen Maakt een helder plan voor de eigen en andermans werkzaamheden met doelen en activiteiten (concreet, volledig, overzichtelijk) Verdeelt werkzaamheden en maakt afspraken met de betrokkenen over de uitvoering Bouwt meetmomenten in om de voortgang van het werk te volgen Innoveren Vernieuwen om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen Niveau 1 Werkt actief mee aan het vernieuwen van de uitvoering van taken Accepteert verandering en vernieuwing Staat open voor nieuwe ideeën van anderen en neemt deze mee Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in zijn functie ingezet kunnen worden Stelt bestaande methoden op een gezonde kritische manier in vraag en probeert nieuwe werkwijzen uit Zoekt actief naar kansen en mogelijkheden om zijn werk te veranderen en te verbeteren en werkt die uit tot concrete voorstellen Richting geven Vacaturebericht beleidsmedewerker cultuur pagina 5 van 10

6 Aansturen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband Niveau 1 Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan Geeft aanwijzingen, instructies en richtlijnen aan individuele medewerkers of aan het team over uit te voeren taken Drukt in meetbare resultaten uit wat hij van de medewerker of van het team verwacht en geeft daarbij prioriteiten aan Zorgt voor een goede afstemming tussen de verschillende taken die door het team opgenomen worden Verschaft de middelen (informatie, budget, materiaal, mensen ) die medewerkers nodig hebben om resultaten te halen Treedt corrigerend op met het oog op de te bereiken doelstellingen en gemaakte afspraken TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het divers Vlaanderen van morgen! ONS AANBOD Je wordt aangeworven met een contract van onbepaalde duur voltijds Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. (vergoeding moeilijk bereikbare arbeidsplaats) Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag) Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal. pagina 6 van 10

7 Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je bruto maandsalaris met is ongeveer 2.280,43 euro. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 21 april 2017 Je stuurt het standaard sollicitatieformulier met een kopie van je diploma naar: of Je stuurt het naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media t.a.v. Saskia Vandenberghen Arenbergstraat Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - Je het sollicitatieformulier gebruikt - Je een kopie van je diploma bezorgd - Beide documenten uiterlijk op 21 april naar ons stuurt SELECTIEPROCEDURE CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingediende kandidatuur gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria - Je hebt een bachelor diploma De cv-screening vindt plaats op 27 april Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. VOORSELECTIE Vacaturebericht beleidsmedewerker cultuur pagina 7 van 10

8 Op basis van de antwoorden in het standaardformulier wordt er een selectie gemaakt naar motivatie, technische competenties en inzicht in de functie. Het is belangrijk dat je in dit formulier duidelijk aangeeft in welke mate je beschikt over de nodige vaktechnische competenties. Motiveer ook duidelijk waarom je geïnteresseerd bent in en wat je troeven zijn voor deze job. Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken, zullen enkel sollicitaties via het opgelegde formulier in aanmerking komen. De voorselectie vindt plaats op 27 april 2017 Deze fase is eliminerend. Enkel kandidaten met een score van minstens 60% die behoren tot de tien beste kandidaten mogen deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij een gelijkheid van de stand kunnen er meer kandidaten toegelaten worden. VERKENNENDE GESPREKKEN Tijdens het verkennend gesprek worden je motivatie en verwachtingen, je ervaringen, je technische competenties beoordeeld. Deze selectiefase is eliminerend. Indien je score geschikt behaalt, stroom je door naar de volgende selectiefase. De verkennende gesprekken zullen gehouden worden op 4 mei 2017 (datum onder voorbehoud) ASSESSMENT Tijdens het assessment worden je persoonsgebonden competenties afgetoetst. Deze fase is adviserend. JURYGESPREK Tijdens deze selectiefase wordt aan de hand van een gesprek en de resultaten van het assessment de persoonsgebonden competenties in kaart gebracht. Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigden van het Departement Cultuur, Jeugd en Media en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend en gaat door op 23 mei 2017 (data onder voorbehoud) pagina 8 van 10

9 Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon onderaan vermeld in de vacature. RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van teamhoofd techniek binnen Alden Biesen, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als teamhoofd techniek. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. NOG VRAGEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Guy Tilkin, adviseur Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media, Landcommanderij Alden Biesen Adres: Kasteelstraat 6, 3740 Bilzen Tel: Guy.tilkin@cjsm.vlaanderen.be Voor extra informatie over de selectieprocedure en arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met: Els Caes, HR medewerker Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Adres: Arenbergstraat Brussel Tel: Els.caes@cjsm.vlaanderen.be Vacaturebericht beleidsmedewerker cultuur pagina 9 van 10

10 OVER HET DEPARTEMENT CULTUUR, JEUGD EN MEDIA Het Departement CJM staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd, sport en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Het Departement Cultuur, Jeugd en Media heeft als missie: Als Vlaamse overheidsorganisatie werken wij aan een creatief en open Vlaanderen waar iedereen, op zijn manier, cultuur kan beleven. Het Departement Cultuur, Jeugd en Media bestaat uit: Staf van de secretaris-generaal Stafdienst Internationaal Stafdienst Infrastructuur Stafdienst Informatie en Kennismanagement Algemene Dienst ondersteuning en beheer Afdeling Jeugd Afdeling Sociaal-Cultureel Werk Afdeling Kunsten Afdeling Cultureel Erfgoed Afdeling Media, Film en e-cultuur Strategische Adviesraad voor Cultuur Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen (KMSKA) De vacante functie situeert zich in de afdeling Cultureel Erfgoed en meer specifiek binnen de Landcommanderij Alden Biesen. De Landcommanderij Alden Biesen is een schitterende erfgoedsite, een internationaal cultuur- en congrescentrum en een toeristische trekpleister. Alden Biesen, ooit gebouwd door de Duitse Ridderorde, is nu een van de grootste kasteeldomeinen in de Euregio. De Vlaamse overheid werkt elke dag aan een beter en mooier Vlaanderen. Wil jij daaraan meewerken? Solliciteer dan vandaag nog. pagina 10 van 10