Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media zoekt straffe medewerker Projectverantwoordelijke

Transcriptie

1 / Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media zoekt straffe medewerker Projectverantwoordelijke Contract onbepaalde duur halftijds (50%) Rang: B1 Graad: Deskundige Standplaats: Kasterlee / Heb je een sterk organisatorisch talent? Hou je van afwisseling? Werk je graag een project van A tot Z af en kan je het geheel coördineren? Wil je graag meewerken aan het organiseren van tentoonstellingen en andere grafische projecten? Zou je graag werken in een omgeving waar je grafische kunstenaars aan het werk ziet? Dan is onderstaande vacature misschien voor jou! JE TAKENPAKKET Als projectverantwoordelijke sta je in voor de opvolging van projecten van het Frans Masereel Centrum. Je neemt de coördinatie op voor allerhande grafische projecten zoals tentoonstellingen, rondleidingen, print gerelateerde demonstraties, Je staat in voor de volledige voorbereiding, opvolging en nazorg zowel intern in het FMC, maar ook met de externe partners (kunstenaars, organisaties,...). Je hebt een helikopterzicht op het ganse project en je bent eindverantwoordelijke voor de praktische afhandeling van ieder project. Het team van het Frans Masereel Centrum bestaat uit 7 medewerkers. Bij het afwerken van dringende taken springen collega s elkaar bij wanneer dit nodig is om zo alles goed af te werken in functie van de klant. De functie houdt ook weekend- en avondwerk in. Resultaatgebied 1: informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot duidelijke projecten/onderwerpen. Voorbeelden van activiteiten: Je maakt afspraken met kunstenaars ter voorbereiding van projecten: opstelling, scenografie, tekst- en beeldmateriaal, contracten, transport en verzekeringen Je voert prospecties uit in het kunstenveld

2 Je werkt mee voorstellen uit wat betreft programmatie Je doet kennis op over hedendaagse grafische ontwikkelingen Je verzamelt en verwerkt gegevens in nota's, projectfiches, draaiboeken en via een document management systeem (DMS) deel je die met de andere collega's Resultaatgebied 2: informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden met betrekking tot projecten. Voorbeelden van activiteiten: Je houdt een overzicht bij van de in-en uitgaven per project Je houdt alle documenten (o.a. draaiboeken, excell sheets, ) die toebehoren tot een project bij in DMS zodat het toegankelijk is voor alle collega's Je actualiseert steeds de algemene inhoudelijke planning in DMS Je bent back-up voor het aanvullen van de databank van kunstwerken (digitaliseren en registreren van de nodige gegevens in ADLIB). Resultaatgebied 3: dossierbehandeling ondersteunen Dossiers opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier over specifieke projecten Voorbeelden van activiteiten: Je plant de openingen en finissages Je coördineert en plant de opbouw en afbraak van tentoonstellingen met alle betrokken partners zowel intern als extern Je voorziet het technisch materiaal voor tentoonstellingen, lezingen,... Je voorziet specifieke of bijkomende verpakkingen (in overleg met de betrokken partijen) Je plant de residenties ten behoeve van tentoonstelling, project Opstellen van conditierapporten Resultaatgebied 4: opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Voorbeelden van activiteiten Je maakt een ontwerp van contract op i.s.m. de zakelijke ondersteuner Je stelt per project een planning op Je stelt afspraken op met samenwerkingspartners Je maakt verslagen op van overlegmomenten met samenwerkingspartners Je stelt een technische fiche op over het verloop van de tentoonstelling en het meegeven/uitleggen aan technische hoofdverantwoordelijke om tentoonstellingen op te starten pagina 2 van 10

3 Je maakt een technische fiche op van de exporuimte en verspreidt het indien nodig aan de kunstenaars voor opbouw te bespreken Resultaatgebied 5: communicatie en contacten Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten teneinde een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie over de projecten/activiteiten te realiseren. Voorbeelden van activiteiten: Je overlegt de planning van transporten, verpakkingen en verzekeringen met de technisch hoofdverantwoordelijke en de kantoorcoördinator Je formuleert voorstellen voor communicatieteksten Je houdt overleg met de communicatieverantwoordelijke over flyer, zaaltekst, beeldmateriaal, teksten website Je bezorgt informatiemateriaal aan de communicatieverantwoordelijke Je licht draaiboeken steeds tijdig toe op staf-en teamvergadering Je plant en leidt productievergaderingen Je bespreekt regelmatig en tijdig de draaiboeken, scenografie, planningen, tekst-en beeldmateriaal met de centrumverantwoordelijke, je neemt hiervoor zelf het initiatief Je woont vergaderingen met samenwerkingsprojecten bij Je hebt aandacht voor de Interne kennisoverdracht JE PROFIEL FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN - Je hebt een bachelor diploma - Je hebt 3 jaar ervaring met het coördineren van projecten of het organiseren van activiteiten/tentoonstellingen van voorbereiding tot nazorg (verworven via studies of ervaring) Aan deze voorwaarden dient voldaan te zijn op de uiterste inschrijvingsdatum. De kandidaten die niet aan de voorwaarden voldoen, worden uitgesloten van deelname. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt aantoonbare affiniteit met de kunstensector. Je bent vertrouwd met het organiseren van evenementen/tentoonstelling Je hebt ervaring met projectmanagement Ervaring met collectieregistratie ( in ADLIB of andere programma s) is een pluspunt Kennis van MS Office tools. JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Vacaturebericht beleidsmedewerker cultuur pagina 3 van 10

4 Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullenen zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Niveau 2 Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren Blijft onder tijdsdruk op details letten Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid pagina 4 van 10

5 Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Niveau 1 Plant en organiseert zijn werk effectief Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Gaat systematisch en stapsgewijs te werk Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 1 Verwoordt zijn boodschap correct en begrijpelijk Drukt zich correct en zonder taalfouten uit Hanteert een duidelijk en toegankelijk taalgebruik (beperkt bv. het gebruik van jargon) Formuleert de boodschap helder en kernachtig Brengt structuur aan in zijn boodschap Heeft aandacht voor de vorm van zijn boodschap (zorgt voor aangepast non-verbaal gedrag zoals oogcontact, expressie, lichaamshouding, intonatie; handhaaft afspraken rond huisstijl) Flexibiliteit Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen Niveau 1 Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist Schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden Handelt doelmatig en effectief bij tijdsdruk, wijzigende prioriteiten, nieuwe gegevens, dringende vragen of behoeften Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt is Staat open voor andere werkwijzen en is bereid zijn aanpak bij te stellen TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: Vacaturebericht beleidsmedewerker cultuur pagina 5 van 10

6 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 6. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het divers Vlaanderen van morgen! ONS AANBOD Je wordt aangeworven met een contract van onbepaalde duur halftijds (50%) Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag) Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je bruto maandsalaris met 3 jaar anciënniteit is dan ongeveer euro. Je eerste 3 maanden vormt een inloopperiode met een individueel vormingsprogramma. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 22 januari 2016 Je stuurt het standaardformulier naar: sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be pagina 6 van 10

7 Je stuurt het naar: Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media t.a.v. Karen Callens Arenbergstraat Brussel SELECTIEPROCEDURE CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingediende kandidatuur gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria - Je hebt een bachelor diploma - Je hebt 3 jaar ervaring met het coördineren van projecten of het organiseren van activiteiten/tentoonstellingen van voorbereiding tot nazorg (verworven via studies of ervaring) De cv-screening vindt plaats in de week van 25 januari Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. VOORSELECTIE Op basis van de antwoorden in het standaardformulier wordt er een selectie gemaakt naar motivatie, technische competenties en je troeven voor deze functie. Het is belangrijk dat je in dit formulier duidelijk aangeeft in welke mate je beschikt over de nodige vaktechnische competenties. Motiveer ook duidelijk waarom je geïnteresseerd bent in en wat je troeven zijn voor deze job. Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken, zullen enkel sollicitaties via het opgelegde formulier in aanmerking komen. De voorselectie vindt plaats in de week van 25 januari Deze fase is eliminerend. JURYGESPREK Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Persoonsgebonden competenties Vaktechnische competenties Vacaturebericht beleidsmedewerker cultuur pagina 7 van 10

8 Je motivatie voor deze functie Je verwachtingen en inzetbaarheid Je ervaringen Samen met het jurygesprek wordt een zelfbeschrijving en een case afgenomen. Deze selectiefase wordt gevoerd met de centrumverantwoordelijke en kantoorcoördinator van het Frans Masereel Centrum, het afdelingshoofd van de afdeling Kunsten en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 4 februari 2016 Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon onderaan vermeld in de vacature. NOG VRAGEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Sofie Dederen, centrumverantwoordelijke Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media, Frans Masereel Centrum Adres: Masereeldijk 5, 2460 Kasterlee Tel: Sofie.dederen@cjsm.vlaanderen.be Voor extra informatie over de selectieprocedure en arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met: Machteld Aelbrecht, HR medewerker Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Adres: Arenbergstraat Brussel Tel: machteld.aelbrecht@cjsm.vlaanderen.be OVER HET DEPARTEMENT CULTUUR, JEUGD, SPORT EN MEDIA Het Departement CJSM staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd, sport en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten pagina 8 van 10

9 hebben met andere departementen. Het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media heeft als missie: Als Vlaamse overheidsorganisatie werken wij aan een creatief en open Vlaanderen waar iedereen, op zijn manier, cultuur kan beleven. Het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media bestaat uit: Staf van de secretaris-generaal Stafdienst Internationaal Stafdienst Infrastructuur Stafdienst Informatie en Kennismanagement Algemene Dienst ondersteuning en beheer Afdeling Jeugd Afdeling Sociaal-Cultureel Werk Afdeling Kunsten Afdeling Cultureel Erfgoed Afdeling Media, Film en e-cultuur Afdeling Sport (tot 31/12/2015) Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen (KMSKA) De vacante functie situeert zich in de afdeling Kunsten en meer specifiek binnen het Frans Masereel Centrum. Het Vlaams centrum voor grafische kunsten 'Frans Masereel' is een dynamisch, divers en toekomstgericht internationaal centrum voor hedendaagse beeldende kunstenaars, waar het grafisch beeld centraal staat. Het is een creatiecentrum maar ook een centrum waar kennisoverdracht, internationale samenwerking en navorsing centraal staan. Het Frans Masereel Centrum heeft als intentie kunstenaars in contact te brengen met het grafische beeld in al zijn aspecten door middel van residenties, workshops, demonstraties en tentoonstellingen. De Vlaamse overheid werkt elke dag aan een beter en mooier Vlaanderen. Wil jij daaraan meewerken? Solliciteer dan vandaag nog. Vacaturebericht beleidsmedewerker cultuur pagina 9 van 10

10 pagina 10 van 10