Administratief Medewerker (M/V)

Transcriptie

1 MOD WVG afdeling Personeel Koning Albert II-laan 35 bus BRUSSEL T F personeel@wvg.vlaanderen.be FUNCTIEBESCHRIJVING //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Administratief Medewerker (M/V) Afdeling: Justitiehuizen Beleidsdomein: Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Niveau: C1 Graad: medewerker Standplaats: Brugge (1) en Brussel (1) //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// FUNCTIECONTEXT De Justitiehuizen vormen een afdeling van het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. De afdeling Justitiehuizen staat in voor: - de justitiële begeleiding en het toezicht van daders in opdracht van de gerechtelijke en/ of administratieve overheden, gericht op het voorkomen van recidive; - het onthaal, het informeren, het bijstaan en doorverwijzen van slachtoffers van strafbare feiten in het kader van een gerechtelijke procedure; - het informeren en voorkomend doorverwijzen van burgers die betrokken zijn in een conflict of geconfronteerd worden met een gerechtelijke procedure; - het verstrekken van informatie aan de gerechtelijke en/ of administratieve overheden in functie van hun besluitvorming; - het ondersteunen van een coherent beleid met betrekking tot alternatieve wijzen van conflicthantering en sanctionering; - het uitvoeren en opvolgen van het elektronisch toezicht van veroordeelden en personen in voorlopige hechtenis; - beleidsvoorbereidend werk gericht op een coherente uitvoering van de opdrachten van de Justitiehuizen; - overleg en samenwerking met de andere gemeenschappen, de federale overheid en de magistratuur inzake het beleid en de uitvoering ervan. De afdeling Justitiehuizen bestaat uit een centrale dienst, 14 justitiehuizen verspreid over Vlaanderen en het Vlaams Centrum Elektronisch Toezicht (VCET). DOEL VAN DE FUNCTIE Je verleent administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. RESULTAATSGEBIEDEN pagina 1 van 5

2 1. Informatieverzameling en -verwerking Je verzamelt, voert in, je verwerkt en houdt gegevens actueel met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. - Als gegevensbeheerder voer je gegevens in in een (specifieke) databank en pas je deze aan om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen. - Je houdt de databank actueel door op de afgesproken tijdstippen nieuwe en gewijzigde gegevens in te voeren. - Je analyseert en controleert de ingevoerde of in te voeren gegevens. - Je maakt rapporten en lijsten aan op basis van de databank 2. Informatiebeheer Je verzorgt en ontsluit een klassement teneinde jezelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. - Als documentatiebeheerder klasseer je dossiers, documenten en andere voor de dienst relevante informatie. - Je ordent en bergt dossiers, documenten op, volgens de geldende procedures en voorschriften. - Je verhoogt de toegankelijkheid van het klassement door het aanbrengen van labels, inhoudstabel, mappenstructuur, - Je maakt de gebruikers wegwijs in het klassement en je assisteert bij opzoekingen. 3. Dossierbehandeling ondersteunen Je helpt dossiers opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier, conform de procedures en de geldende wetgeving en regelving. - Als administratief ondersteuner sta je in voor het opmaken, bewerken en/of verifiëren volgens de binnen de dienst geldende procedures of voorschriften, van administratieve documenten om er voor te zorgen dat de dienst of klant op het afgesproken moment beschikt over de nodige documenten. 4. Opstellen van documenten Je bereid voor, stelt op en ziet documenten na (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, e.d.) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. - Je stelt standaardbrieven en gepersonaliseerde brieven voor de dienst op. - Je maakt verslagen op van interne vergaderingen. 5. Ondersteunende taken Je voert allerhande operationeel ondersteunende taken uit teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. - Je maakt en verspreidt fotokopies. pagina 2 van 5

3 - Je spring in bij afwezigheid van collega s - Je biedt materiële en logistieke ondersteuning, bijvoorbeeld, bij vergaderingen - Je plant vergaderingen en/of afspraken in - Je stelt roosters, afspraken en planningen af 6. Post verwerken Je sorteert, filtert en verdeelt post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats en bij de juiste persoon te krijgen. - Je beheert inkomende en uitgaande briefwisseling. - Je opent briefwisseling en je stuurt ze door aan betrokkenen. - Je volgt de mailbox van het justitiehuis op. - Je kijkt na of de te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn - Je registreert de post van de eigen entiteit. - Je verspreidt de circulatiemappen. 7. Onthaal en telefoon Je verzorgt een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. - Als onthaalmedewerker verzorg je de front-office (eerste klantencontact) van de dienst. - Je staat in voor het onthaal en de begeleiding van cliënten en burgers. - Je neemt de telefoon op en verbindt door naar de gespecialiseerde persoon of dienst. - Je verschaft de nodige informatie en/of je kijkt de documenten na om de cliënt of burger verder te helpen. PROFIEL DIPLOMA Je bent In het bezit van een diploma hoger secundair onderwijs. ERVARING Je hebt professionele ervaring in een justitiehuis. TECHNISCHE COMPETENTIES Basiskennis van de werking van de Vlaamse overheid /een justitiehuis hebben of deze snel kunnen verwerven. Vlot gebruik van de kantoorinformaticatoepassingen (o.a. MS Office, en internet). Bereidheid om te leren werken met werkveldgebonden IT-toepassingen. PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES 1.Verantwoordelijkheid nemen: Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk - Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar pagina 3 van 5

4 - Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen - Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na - Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) - Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie 2.Klantgerichtheid: Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden - Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort - Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen - Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen - en zelfs te overtreffen - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening 3. Communiceren: Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 1 Verwoordt zijn boodschap correct en begrijpelijk - Drukt zich correct en zonder taalfouten uit - Hanteert een duidelijk en toegankelijk taalgebruik (beperkt bv. het gebruik van jargon) - Formuleert de boodschap helder en kernachtig - Brengt structuur aan in zijn boodschap - Heeft aandacht voor de vorm van zijn boodschap (zorgt voor aangepast non-verbaal gedrag zoals oogcontact, expressie, lichaamshouding, - intonatie; handhaaft afspraken rond huisstijl) 4.Flexibiliteit: Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen Niveau 1 Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist - Schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden - Handelt doelmatig en effectief bij tijdsdruk, wijzigende prioriteiten, nieuwe gegevens, dringende vragen of behoeften - Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen - Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt is - Staat open voor andere werkwijzen en is bereid zijn aanpak bij te stellen 5. Initiatief: Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 1 Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen - Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen - Gaat uit zichzelf achter informatie aan - Ziet werk liggen en gaat over tot actie - Grijpt de kansen die zich aandienen 6. Plannen en organiseren: Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Niveau 1 Plant en organiseert zijn werk effectief - Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht pagina 4 van 5

5 - Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast - Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk - Gaat systematisch en stapsgewijs te werk - Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig Justitieel Administratief Medewerker 7. Samenwerken: Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee - Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) 8. Zelfontwikkeling: Blijven verbeteren van het functioneren door te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau 1 Ontwikkelt zich binnen zijn functie - Gaat proactief en doelgericht te werk om zijn kennis en vaardigheden aan te scherpen - Volgt de ontwikkelingen in zijn vakgebied (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen, ) - Past nieuwe afspraken, richtlijnen, kennis, informatie en werkwijzen gemakkelijk toe, werkt zich snel in bij nieuwe ontwikkelingen - Staat open voor feedback en suggesties van anderen en gaat ermee aan de slag - Gebruikt moeilijkheden en fouten om over zijn gedrag te reflecteren en eruit te leren pagina 5 van 5