Administratief Medewerker

Transcriptie

1 MOD WVG afdeling Personeel Koning Albert II-laan 35 bus BRUSSEL T F personeel@wvg.vlaanderen.be FUNCTIEBESCHRIJVING //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin werft met een vervangingsovereenkomst voor de duur van één jaar en met de mogelijkheid tot verlenging: Administratief Medewerker Afdeling: Justitiehuizen Beleidsdomein: Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Niveau: C1 Graad: medewerker Standplaats: Mechelen //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// FUNCTIECONTEXT De Justitiehuizen vormen een afdeling van het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. De afdeling Justitiehuizen staat in voor: - de justitiële begeleiding en het toezicht van daders in opdracht van de gerechtelijke en/ of administratieve overheden, gericht op het voorkomen van recidive; - het onthaal, het informeren, het bijstaan en doorverwijzen van slachtoffers van strafbare feiten in het kader van een gerechtelijke procedure; - het informeren en voorkomend doorverwijzen van burgers die betrokken zijn in een conflict of geconfronteerd worden met een gerechtelijke procedure; - het verstrekken van informatie aan de gerechtelijke en/ of administratieve overheden in functie van hun besluitvorming; - het ondersteunen van een coherent beleid met betrekking tot alternatieve wijzen van conflicthantering en sanctionering; - het uitvoeren en opvolgen van het elektronisch toezicht van veroordeelden en personen in voorlopige hechtenis; - beleidsvoorbereidend werk gericht op een coherente uitvoering van de opdrachten van de Justitiehuizen; - overleg en samenwerking met de andere gemeenschappen, de federale overheid en de magistratuur inzake het beleid en de uitvoering ervan. De afdeling Justitiehuizen bestaat uit een centrale dienst, 14 justitiehuizen verspreid over Vlaanderen en het Vlaams Centrum Elektronisch Toezicht (VCET). Een justitiehuis organiseert met een bepaalde frequentie een Probatiecommissie. De Probatiecommissie houdt toezicht op de naleving van de voorwaarden in het kader van de probatie, op de uitvoering van de autonome werkstraf en de autonome probatiestraf. pagina 1 van 8

2 De Probatiecommissie is samengesteld uit een Voorzitter (zetelend magistraat), een advocaat en een ambtenaar. DOEL VAN DE FUNCTIE Als administratief medewerker in een klein team ben je flexibel inzetbaar. Je bent voornamelijk actief in de volgende twee rollen: - je bent secretaris van de Probatiecommissie en staat in voor de praktische organisatie van de zittingen, voor de processen-verbaal en notulen naar aanleiding van de zittingen; je bent aanspreekpunt voor de probanten, de autonome werkgestraften, de probatiegestraften en de justitieassistenten; - je bent systeembeheerder en staat in voor de inventarisatie van het informaticamateriaal; je biedt ICTondersteuning aan het dertigtal medewerkers van het Justitiehuis. RESULTAATSGEBIEDEN 1. Secretariaat Probatiecommissie Je verzorgt de praktische organisatie van de zittingen van de Probatiecommissie teneinde bij te dragen tot de correcte werking en het uitvoeren van haar opdrachten. - Als secretaris bereid je de zitting voor: o Agenda opstellen; o Uitnodigingsbrieven maken en versturen; o Dossier voor de Voorzitter voorbereiden; o Verslagen van de justitieassistenten verzamelen; o Verslag van de zitting voorbereiden. - Tijdens de zitting: o Verloop van de zitting coördineren; o Notities nemen van de relevantie informatie en de beslissingen om de notulen van de zitting en het proces-verbaal op te stellen. - Na de zitting notuleert de secretaris de beslissingen, en behandelt de briefwisseling die hieruit voort vloeit. Verder: o Opstellen van de notulen en het proces-verbaal van de zitting; o Deze documenten laten ondertekenen door de Voorzitter van de Probatiecommissie; o Kopie van de ondertekende stukken bezorgen aan de aangestelde justitieassistent en de stukken klasseren; o Autonome werkgestraften en advocaten inlichten over de genomen beslissingen. - Al deze activiteiten zijn verbonden met de werkveld gebonden applicatie SIPAR. 2. ICT-ondersteunende taken Je voert allerhande operationeel ondersteunende ICT-taken uit teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van justitiehuis. - Je verzamelt, signaleert en zoekt oplossing voor problemen met de werkveld gebonden applicatie SIPAR.. - Je helpt de collega s met tips om een klein probleem met een kantoortoepassing op te lossen. - Je onderhoudt goede contacten met de helpdesk van de Vlaamse Overheid, e.a. - Je biedt materiële en logistieke ondersteuning, bijvoorbeeld, bij vergaderingen. - Je volgt de ontwikkeling op het vlak van ICT bij de Vlaamse Overheid op. - Je stelt verbeteringen voor op het vlak van SIPAR, en voor het ICT-gebruik in het algemeen. 3. Informatieverzameling en -verwerking pagina 2 van 8

3 Je verzamelt, voert in, je verwerkt en houdt gegevens actueel met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. - Je registreert de nieuwe opdrachten. - Je legt ze voor aan de directeur van het justitiehuis zodat een justitieassistent kan worden aangewezen. - Je actualiseert de gegevens. - Je genereert de afgesproken briefwisseling. 4. Informatiebeheer Je beheert de secretariaatsdossiers volgens geldende procedures en afspraken op zodanige wijze dat alle betrokkenen vlug en op ieder moment de gewenste informatie vinden. - Als documentatiebeheerder klasseer je dossiers, documenten en andere voor de dienst relevante informatie. - Je ordent en bergt dossiers, documenten op, volgens de geldende procedures en voorschriften, zoals die door de overheid zijn voorgeschreven. - Je verhoogt de toegankelijkheid van het klassement door het aanbrengen van labels, inhoudstabel, mappenstructuur, - Je maakt de gebruikers wegwijs in het klassement en je assisteert bij opzoekingen. 5. Dossierbehandeling ondersteunen Je maakt dossiers aan en houdt ze op punt. - Als administratief ondersteuner sta je in voor het opmaken, bewerken en/of verifiëren volgens de binnen de dienst geldende procedures of voorschriften, van administratieve documenten om er voor te zorgen dat de dienst of klant op het afgesproken moment beschikt over de nodige documenten. 6. Opstellen en verzamelen van documenten en verslagen Je bereidt het opstellen van documenten voor, je stelt ze op en maakt lijsten aan. Je kijkt documenten die het dossier vervolledigen (verslagen, verificatiestukken, formulieren, ), na bij de ontvangst. - Je stelt standaardbrieven en gepersonaliseerde brieven voor de dienst op. - Je maakt verslagen op van interne vergaderingen. PROFIEL Je bent in het bezit van een diploma hoger secundair onderwijs. TECHNISCHE COMPETENTIES Basiskennis van de werking van de Vlaamse overheid en een justitiehuis in het bijzonder hebben of deze snel kunnen verwerven. pagina 3 van 8

4 Noties hebben van de organisatie van de rechtelijke orde, of deze snel kunnen aanvullen. Het justitiehuis werkt nauw samen met deze gerechtelijke actoren. Zeer goed beheersen van de kantoorinformaticatoepassingen (o.a. MS Office, en internet), bereidheid om te leren werken met werkveld gebonden IT-toepassingen, en met name SIPAR. Op basis van de eigen uitgebreide ICT-vaardigheden, ondersteuning kunnen bieden aan de medewerkers van het justitiehuis. Zelfstandig kunnen werken. Over redactionele schrijfvaardigheden beschikken, o.a. opstellen van verslagen. PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES 1.Verantwoordelijkheid nemen: Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk - Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar - Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen - Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na - Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) - Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie 2.Klantgerichtheid: Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden - Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort - Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen - Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening 3. Communiceren: Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 1 Verwoordt zijn boodschap correct en begrijpelijk - Drukt zich correct en zonder taalfouten uit - Hanteert een duidelijk en toegankelijk taalgebruik (beperkt bv. het gebruik van jargon) - Formuleert de boodschap helder en kernachtig - Brengt structuur aan in zijn boodschap - Heeft aandacht voor de vorm van zijn boodschap (zorgt voor aangepast non-verbaal gedrag zoals oogcontact, expressie, lichaamshouding, - intonatie; handhaaft afspraken rond huisstijl) 4.Flexibiliteit: Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen Niveau 1 Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist - Schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden - Handelt doelmatig en effectief bij tijdsdruk, wijzigende prioriteiten, nieuwe gegevens, dringende vragen of behoeften - Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen - Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt is - Staat open voor andere werkwijzen en is bereid zijn aanpak bij te stellen pagina 4 van 8

5 5. Initiatief: Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 1 Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen - Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen - Gaat uit zichzelf achter informatie aan - Ziet werk liggen en gaat over tot actie - Grijpt de kansen die zich aandienen 6. Plannen en organiseren: Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Niveau 1 Plant en organiseert zijn werk effectief - Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht - Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast - Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk - Gaat systematisch en stapsgewijs te werk - Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig 7. Samenwerken: Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee - Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) 8. Zelfontwikkeling: Blijven verbeteren van het functioneren door te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau 1 Ontwikkelt zich binnen zijn functie - Gaat proactief en doelgericht te werk om zijn kennis en vaardigheden aan te scherpen - Volgt de ontwikkelingen in zijn vakgebied (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen, ) - Past nieuwe afspraken, richtlijnen, kennis, informatie en werkwijzen gemakkelijk toe, werkt zich snel in bij nieuwe ontwikkelingen - Staat open voor feedback en suggesties van anderen en gaat ermee aan de slag - Gebruikt moeilijkheden en fouten om over zijn gedrag te reflecteren en eruit te leren MEER WETEN? - Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Erika Fieuws, directeur van het Justitiehuis te Mechelen Tel erika.fieuws@wvg.vlaanderen.be - Voor extra informatie over de selectieprocedure/arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met: Yves Ameye, deskundige rekrutering en selectie Tel pagina 5 van 8

6 Administratief Medewerker SELECTIEREGLEMENT //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin werft met een vervangingsovereenkomst voor de duur van één jaar en met de mogelijkheid tot verlenging: Afdeling: Justitiehuizen Beleidsdomein: Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Niveau: C1 Graad: administratief medewerker Standplaats: Mechelen ADMINISTRATIEF MEDEWERKER //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// DEELNEMINGSVOORWAARDEN De deelnemingsvoorwaarden zijn een absolute voorwaarde voor deelname aan de selectie en er dient aan voldaan te zijn op datum van de afsluiting van de kandidaatstellingsperiode. - Je bent in het bezit van een diploma hoger secundair onderwijs. Kandidaten die een buitenlandse diploma s voorleggen, moeten uiterlijk op de datum van het afsluiten van de kandidaatstelling het bewijs leveren dat ze gelijkwaardigheid van het diploma hebben nagevraagd bij NARIC: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij inschrijving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen bij Selor. Voor informatie over de vereiste competenties verwijzen we naar de functiebeschrijving (zie hoger). De sollicitanten die beantwoorden aan de gestelde deelnemingsvoorwaarden en de vereiste competenties zullen voor het vervolg van de procedure worden uitgenodigd. BIJKOMENDE VOORWAARDEN EN VERWACHTINGEN U bent bereid om vierwekelijks een avondpermanentie te verzekeren tot 19u00. U bent loyaal zowel ten aanzien van de Voorzitter en de leden van de Probatiecommissie, als naar de directeur en de medewerkers van het justitiehuis. U beschikt over uitstekende ICT-vaardigheden en u kunt ICT-ondersteuning bieden. U beschikt over sterke mondelinge vaardigheden, en redactionele schrijfvaardigheden. pagina 6 van 8

7 Voor een uitgebreide beschrijving van het takenpakket en de competenties verwijzen we naar de functiebeschrijving (zie hoger). HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 20 juni2016 Om te solliciteren stuur je je persoonlijk Cv en een motivatiebrief naar en vermeld in het onderwerp van je mail de titel van de vacature. Of je stuurt het via de post naar: Vlaamse overheid Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin MOD WVG Afdeling Personeel T.a.v. Yves Ameye Koning Albert II-laan 35 bus Brussel SELECTIEPROCEDURE - CV-screening (o.a. op basis van deelnemingsvoorwaarden, relevante ervaring): week van 20 juni. - Persoonlijkheidsvragenlijst, eventueel administratieve testen (door extern selectiekantoor): week van 27 juni. - Inhoudelijk en functiegericht eindgesprek (incl. gestructureerd interview, eventueel voorafgegaan door een praktische proef): week van 11 juli Besluitvorming (op basis van CV, persoonlijkheidsvragenlijst, administratieve testen, praktische proef en interview): na afsluiten eindgesprekken De CV-screening en het eindgesprek zijn eliminerend. De persoonlijkheidsvragenlijst door het extern selectiekantoor is adviserend. Data onder voorbehoud. AANPASSINGEN AAN DE SELECTIEPROCEDURE VOOR MENSEN MET EEN HANDICAP De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. KENNISGEVING RESULTAAT EN FEEDBACK Kandidaten worden schriftelijk in kennis gesteld van het resultaat of de beslissing na elke procedurestap. Feedback opvragen kan telefonisch op het nummer 02/ ONS AANBOD Je krijgt een vervangingscontract voor de duur van één jaar, dat kan omgezet worden in een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden op gebied van vorming en bijscholing. De werkplek is ingericht op basis van het anders werken -concept met ondersteuning van moderne ICT-middelen. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag) pagina 7 van 8

8 Je wordt aangeworven in de graad van administratief medewerker (rang C1). Je aanvangssalaris is minimaal , 43 euro (bruto jaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 1 873,78 euro, relevante ervaring wordt meegerekend in je anciënniteit. Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden kun je te terecht op Werken voor Vlaanderen MEER WETEN? - Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Erika Fieuws, directeur van het Justitiehuis te Mechelen Tel erika.fieuws@wvg.vlaanderen.be Neem ook een kijkje op - Voor extra informatie over de selectieprocedure/arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met: Yves Ameye, Deskundige rekrutering en selectie Tel yves.ameye@wvg.vlaanderen.be Neem ook eens een kijkje op pagina 8 van 8