ADMINISTRATIEF MEDEWERKER VCET

Transcriptie

1 SELECTIEREGLEMENT ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin werft aan in contractueel dienstverband (vervangingscontract van 1/06/2016 t.e.m. 31/08/2016): ADMINISTRATIEF MEDEWERKER VCET Afdeling: Justitiehuizen Vlaams Centrum Elektronisch Toezicht Beleidsdomein: Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Niveau: B1 Graad: Deskundige Standplaats: Brussel ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// DEELNEMINGSVOORWAARDEN De deelnemingsvoorwaarden zijn een absolute voorwaarden voor deelname aan de selectie en er dient aan voldaan te zijn op datum van de afsluiting van de kandidaatstellingsperiode. DIPLOMA - Je behaalde een diploma bachelor of graduaatsdiploma in een menswetenschappelijke richting Kandidaten die een buitenlandse diploma s voorleggen, moeten uiterlijk op de datum van het afsluiten van de kandidaatstelling het bewijs leveren dat ze gelijkwaardigheid van het diploma hebben nagevraagd bij NARIC: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij inschrijving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen bij Selor. ERVARING - Ervaring in de materie betreffende het gerechtelijk landschap en kennis van de relevante partners/overheid is een pluspunt

2 TECHNISCHE COMPETENTIES - PC-vaardigheden: het gebruik van computer en beheer van bestanden, tekstverwerking, rekenbladen (Word-Excel) - Administratieve en organisatorische vaardigheden - kennis van de geldende reglementering, op nationaal en internationaal vlak of bereid deze op korte termijn te verwerven - kennis van het werkdomein en de verschillende gerechtelijke diensten of bereid deze op korte termijn te verwerven - kennis van de procedures betreffende de opdrachten van de justitiehuizen of bereid deze op korte termijn te verwerven - kennis Frans en Engels is een pluspunt BIJKOMENDE VOORWAARDEN EN VERWACHTINGEN - Direct inzetbaar in de periode 1/06/2016 t.e.m. 31/08/ Je dient de deontologische code na te leven. - Je dient in het bezit te zijn van een blanco strafregister. - Alle personeelsleden van het VCET worden gescreend door de Nationale veiligheidsoverheid. Personeelsleden kunnen pas in dienst kunnen treden bij het VCET als we een positief veiligheidsadvies ontvangen van de NVO. Voor een uitgebreide beschrijving van het takenpakket en de competenties verwijzen we naar de functiebeschrijving. HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 15 mei Om te solliciteren stuur je een persoonlijk CV én motivatiebrief naar solliciteren.wvg@wvg.vlaanderen.be en vermeld in het onderwerp van je mail de titel van de vacature. Of je stuurt een CV en motivatiebrief via de post naar: Vlaamse overheid - Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin MOD WVG Afdeling Personeel t.a.v. Liesbeth De Beyter Koning Albert II-laan 35 bus Brussel SELECTIEPROCEDURE - Cv-screening [o.a. op basis van deelnemingsvoorwaarden, relevante ervaring, motivatie, technische competenties, ]: week van 16 mei 2016

3 - Inhoudelijk of functiegericht eindgesprek (eventueel voorafgegaan door een praktische oefening): week 16 mei 2016 en/of week 23 mei Besluitvorming [op basis van CV en eindgesprek (eventueel met inbegrip van de praktische oefening]: na het afronden van de eindgesprekken Data onder voorbehoud. Alle onderdelen van de selectieprocedure zijn eliminerend. AANPASSINGEN AAN DE SELECTIEPROCEDURE VOOR MENSEN MET EEN HANDICAP De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. KENNISGEVING RESULTAAT EN FEEDBACK Kandidaten worden schriftelijk in kennis gesteld van het resultaat of de beslissing na elke procedurestap. Feedback opvragen kan telefonisch op het nummer 02/ ONS AANBOD Je wordt contractueel tewerkgesteld met een vervangingscontract Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden op gebied van vorming en bijscholing. De werkplek is ingericht op basis van het anders werken -concept met ondersteuning van moderne ICTmiddelen. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag)

4 Je wordt aangeworven in de graad van Deskundige (rang B111). Je aanvangssalaris is minimaal 26828,12 euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 2235,68 euro. Op je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. MEER WETEN? - Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Sandra Pascariello, teamverantwoordelijke operationele cel - sandra.pascariello@wvg.vlaanderen.be tel Neem ook eens een kijkje op - Voor extra informatie over de selectieprocedure/arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met: Liesbeth De Beyter, HRM-verantwoordelijke rekrutering en selectie - liesbeth.debeyter@wvg.vlaanderen.be - tel Neem ook eens een kijkje op

5 Functiebeschrijving Administratief Medewerker VCET Afdeling Justitiehuizen Functiefamilie administratief ondersteunende functies Deskundige (B1)

6 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Teamverantwoordelijke operationele cel en directeur Vlaams Centrum Elektronisch Toezicht Medewerkers niveau C van de operationele cel 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2. Doel van de functie Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen het Vlaams Centrum Elektronisch Toezicht (VCET) teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van het VCET. 3. Resultaatgebieden Informatieverzameling en -verwerking Resultaat Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Voorbeelden van activiteiten - Opnemen van een belangrijke rol in het kader van gegevensverzameling van het VCET - Coderen van gegevens - Realiseren van specifieke taken die zowel intern als extern opzoekings- en coördinatiewerk vereisen - Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens of cijfers - Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn 6

7 - Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) - Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan de directie of collega's - Opstellen van informatierapporten Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Verwerken van gegevens en behandeling van dossier Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. - Opvolgen en filteren van de dienstnota s, nieuwe regels en procedures - Verslagen van vergaderingen archiveren - Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken - Accurate verwerking van dossiers - Documenten en informatie op pc bewaren in een geordend systeem - Periodiek verzamelen van gegevens ter voorbereiding van bv. statistieken - Accurate verwerking van dossiers - Bijspringen bij moeilijke dossiers - Administratief opvolgen van dossiers: opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten - Correct beheer van dossiers en klassement Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. - Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen - Opmaken van verslagen van interne vergaderingen - Opstellen van teksten, memo s, nota s en presentaties - Inspringen bij afwezigheid van collega's - Organiseren, opvolgen en voorbereiden van vergaderingen - Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning bij vergaderingen, evenementen - Beheren van inkomende en uitgaande stukken - Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn - Openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen - Circulatiemappen verspreiden - Opvolgen van mailbox Communicatie en contacten - Beantwoorden van telefonische en schriftelijke vragen van interne en externe klanten (persoonlijk, telefonisch of mail) 7

8 Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Agendabeheer Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Coördineren Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen - Algemene inlichtingen en informatie geven - Contacten onderhouden met het publiek (organisatie, burgers, ) - Vragen voorleggen aan de hiërarchische overste - Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal - Bijdragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies - Beheren van de agenda van de directeur teneinde bij te dragen tot een goed beheer van zijn/haar tijd en efficiënte organisatie van het werk - Opstellen van roosters/afspraken/planning - Signaleren of herinneren aan afspraken - Agenda, documenten, nuttige info verzamelen zodat de directie gedocumenteerd aan de vergadering kan participeren - Optreden als coach van een kleine groep medewerkers, teneinde ervoor te zorgen dat deze medewerkers op een gemotiveerde wijze hun taken kunnen uitoefenen - Opstellen van de planning; plannen van de prioriteiten; verdelen en opvolgen van taken - Doorgeven van concrete instructies, opdrachten of verantwoordelijkheden aan directe medewerkers - Toezicht houden op de correcte uitvoering van taken en/of de correcte afhandeling van dossiers - Oplossen van problemen die de medewerkers niet zelfstandig kunnen oplossen - Bijspringen bij moeilijke dossiers - Beantwoorden van vragen vanwege de medewerkers betreffende de uit te voeren taken - Bijsturen van resultaten - Opvangen van personeelstekorten (ziekte, verlof, ) - Verzorgen van de communicatie van de hiërarchische oversten/directie aan de medewerkers (dienstnota s, regels en procedures, ) - Organiseren en deelnemen aan overlegvergaderingen 8

9 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 2 Richting geven niveau 1 Initiatief niveau 1 Communiceren niveau 1 Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Niveau 1 Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan Geeft aanwijzingen, instructies en richtlijnen aan individuele medewerkers of aan het team over uit te voeren taken Drukt in meetbare resultaten uit wat hij van de medewerker of van het team verwacht en geeft daarbij prioriteiten aan Zorgt voor een goede afstemming tussen de verschillende taken die door het team opgenomen worden Verschaft de middelen (informatie, budget, materiaal, mensen ) die medewerkers nodig hebben om resultaten te halen Treedt corrigerend op met het oog op de te bereiken doelstellingen en gemaakte afspraken Niveau 1 Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie Grijpt de kansen die zich aandienen Niveau 1 Verwoordt zijn boodschap correct en begrijpelijk Drukt zich correct en zonder taalfouten uit Hanteert een duidelijk en toegankelijk taalgebruik (beperkt bv. het gebruik van jargon) Formuleert de boodschap helder en kernachtig Brengt structuur aan in zijn boodschap Heeft aandacht voor de vorm van zijn boodschap (zorgt voor aangepast nonverbaal gedrag zoals oogcontact, expressie, lichaamshouding, intonatie; handhaaft afspraken rond huisstijl) 9

10 Samenwerken niveau 1 Plannen en organiseren niveau 2 Klantgerichtheid niveau 2 Niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Niveau 2 Coördineert het eigen werk en dat van anderen Structureert informatie, situaties en problemen en handelt deze efficiënt en effectief af Weet wat er aan tijd, mensen en middelen nodig is om het gewenste resultaat te behalen Maakt een helder plan voor de eigen en andermans werkzaamheden met doelen en activiteiten (concreet, volledig, overzichtelijk) Verdeelt werkzaamheden en maakt afspraken met de betrokkenen over de uitvoering Bouwt meetmomenten in om de voortgang van het werk te volgen Niveau 2 Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) 4.2. Diploma en ervaring - Bachelor diploma in een menswetenschappelijke richting - Ervaring in de materie betreffende het gerechtelijk landschap en kennis van de relevante partners/overheid is een pluspunt 10

11 4.3. Vaktechnische competenties - PC-vaardigheden: het gebruik van computer en beheer van bestanden, tekstverwerking, rekenbladen (Word-Excel) - Administratieve en organisatorische vaardigheden - kennis van de geldende reglementering, op nationaal en internationaal vlak of bereid deze op korte termijn te verwerven - kennis van het werkdomein en de verschillende gerechtelijke diensten of bereid deze op korte termijn te verwerven - kennis van de procedures betreffende de opdrachten van de justitiehuizen of bereid deze op korte termijn te verwerven - kennis Frans en Engels is een pluspunt 5. Andere functierelevante informatie U gaat aan de slag bij het Vlaams Centrum Elektronisch Toezicht. De standplaats is Brussel. Het Centrum Elektronisch Toezicht speelt een centrale rol en is verantwoordelijk voor: - het beheer van de dossiers elektronisch toezicht (niet voor de opsluitingdossiers); - het inwinnen van de nodige informatie die dient om een beheersinstrument te creëren dat een dagelijks en globaal zicht geeft op de uitvoering van het elektronisch toezicht. Met het oog hierop centraliseert en coördineert het Centrum Elektronisch Toezicht de informatie met betrekking tot het elektronisch toezicht; - de controle op het naleven van het uurrooster en de perimeter; - het beheer en de plaatsing van het elektronisch toezichtmateriaal (enkelband + bewakingsbox). Voor wat betreft de uitwerking en de opvolging van het Elektronisch Toezicht, werkt het Vlaams Centrum Elektronisch Toezicht nauw samen met: - de Justitiehuizen (justitieassistent verantwoordelijk voor de begeleiding van de justitiabele) - de opdrachtgevers (strafuitvoeringsrechtbank, directie detentiebeheer, gevangenisdirectie, onderzoeksrechter, onderzoeksgerecht, magistraten) - de directie en griffies van de gevangenis - de politiediensten Het VCET is een dynamische dienst in volle expansie die een belangrijke plaats heeft in het hart van de strafuitvoering. Het VCET is een continudienst die 7 op 7 en 24u op 24 dienstverlening verzekert. Als administratief medewerker werk je in dagdienst (7u36 per dag, 38u per week) in een systeem van glijdende werktijden. Je dient de deontologische code na te leven. Je dient in het bezit te zijn van een blanco strafregister. Alle personeelsleden van het VCET worden gescreend door de Nationale veiligheidsoverheid. Personeelsleden kunnen pas in dienst treden bij het VCET als we een positief veiligheidsadvies ontvangen van de NVO. 11