Functiebeschrijving: Management assistent van de Administrateurgeneraal

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Management assistent van de Administrateurgeneraal Graad: Hoofddeskundige (B2) Functiefamilie administratief ondersteunende functies

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: Administrateur-generaal geen geen Geen geen 2. Doel van de functie Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan de administrateur-generaal en zijn dienst teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. De functiehouder werkt op basis van algemene richtlijnen en voert zijn of haar taken uit op zelfstandige basis met een minimale opvolging door de AG. 3. Resultaatgebieden Informatieverzameling en -verwerking Resultaat Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Voorbeelden van activiteiten - Nagaan of gegevens correct en volledig zijn in officiële documenten bv. bevorderingen of andere briefwisselingen van de AG - Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden - Info verzamelen met het ook op het voorbereiden van de directieraad, managementoverleg, kabinetsraad, beleidsraad integrale jeugdhulp 2

3 - Nakijken van document op volledigheid, correctheid en wettelijkheid - Opzoekwerk in bibliotheek, internet - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) - Kwaliteitscontrole op alle inkomende en uitgaande documenten Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van informatie teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. - Beheer van de (elektronische) post van de AG; uitvoeren van een eerste inhoudelijke screening van post en mails - Beheer van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken op de verschillende schijven - Klasseren of verdelen van brieven, facturen, rapporten - Verslagen van vergaderingen archiveren - Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn - Aanspreekpunt voor interne als externe personen (generieke telefoon, generiek adres) - Beantwoorden van lastige telefoons of desnoods doorverwijzen - Administratief opvolgen van dossiers: bv opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten - Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen - Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier - Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, betalingsnota s, bestelbonnen, besluiten, aanwezigheidslijsten, facturen - Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen - Organisatie van evenementen zoals de eedaflegging - Algemeen aanspreekpunt voor de buitenlandse zendingen alsook de administratieve opvolging hiervan - Beheer en opvolging van bestellingen 3

4 - Verzorgen van allerlei typewerk en lay-out van documenten - Fotokopieën nemen en verspreiden - Inspringen bij afwezigheid van collega s - Aanbieden van materiële en logistiek ondersteuning bij bv vergaderingen, evenementen - Back-up van de administratief medewerker boekhouding Onthaal en telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Agendabeheer Zelfstandig beheren van de agenda van de administrateur-generaal teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Kennisdelen Helpt collega s vakinhoudelijk Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden. - Aanspreekpunt voor interne als externe personen (generieke telefoon, generiek adres) - Beantwoorden van lastige telefoons of desnoods doorverwijzen - Ontvangen en begeleiden van bezoekers - Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie. - Afspraken maken - Signaleren of herinneren aan afspraken - Reserveren van zalen, hotels, vliegtuigtickets - Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden te verwittigen - Beantwoordt vragen van andere administratieve collega s - Rijkt proactief oplossingen aan voor problemen - Deelt kennis met andere collega s 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk - Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar - Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen - Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na 4

5 - Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) - Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Klantgerichtheid niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden - Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort - Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen - Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Samenwerken niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee - Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Communiceren niveau 2 Verzorgt de interactie - Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek - Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, - Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee - Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, - Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, ) 5

6 Initiatief niveau 2 Neemt het initiatief om structurele problemen binnen zijn takendomein op te lossen (reactief en structureel) - Brengt knelpunten en problemen onder de aandacht en handelt ernaar (eventueel na overleg) - Geeft spontaan aan waar het afgeleverde resultaat verbeterd kan worden - Formuleert uit eigen beweging voorstellen om bestaande situaties te verbeteren - Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd - Trekt zaken naar zich toe en neemt het eigenaarschap op van thema s Plannen en organiseren niveau 2 Coördineert het eigen werk en dat van anderen - Structureert informatie, situaties en problemen en handelt deze efficiënt en effectief af - Weet wat er aan tijd, mensen en middelen nodig is om het gewenste resultaat te behalen - Maakt een helder plan voor de eigen en andermans werkzaamheden met doelen en activiteiten (concreet, volledig, overzichtelijk) - Verdeelt werkzaamheden en maakt afspraken met de betrokkenen over de uitvoering - Bouwt meetmomenten in om de voortgang van het werk te volgen Zorgvuldigheid niveau 2 Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren - Blijft onder tijdsdruk op details letten - Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit - Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid - Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren - Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden 4.2. Vaktechnische competenties - grondige kennis van het Agentschap Jongerenwelzijn - goede kennis van MS-office - boekhoudkundige kennis - goede administratieve en organisatorische vaardigheden 6

7 5. Andere functierelevante informatie Jongerenwelzijn is een Intern Verzelfstandig agentschap zonder rechtspersoonlijkheid binnen het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. Het beleidsdomein gaat voor welzijn en gezondheid als sleutel voor levenskwaliteit van jong tot oud in Vlaanderen en Brussel. Jongerenwelzijn heeft als missie om samen met zijn partners, op grond van een behoefte of een vraag, een continuüm van zorg aan te bieden aan de doelgroep om zo de ontplooiingskansen van de doelgroep te vrijwaren. Bij de uitvoering van zijn missie stelt het agentschap de volgende uitgangspunten centraal: - respect tonen voor de rechten van de doelgroep en van de personen die deel uitmaken van de doelgroep; - maximaal een beroep doen op de eigen verantwoordelijkheid en de mogelijkheden van de doelgroep en van de personen die deel uitmaken van de doelgroep; en - zich richten op het behoud of het herstel van de maatschappelijke integratie van de personen die deel uitmaken van de doelgroep, en hun participatie aan in de samenleving. De doelgroep bestaat uit jongeren voor wie de maatschappelijke integratie en participatie in het gedrang komt, minderjarigen die een als misdrijf omschreven feit hebben gepleegd personen voor wie pleegzorg georganiseerd wordt en de ouders, opvoedingsverantwoordelijken van voorgenoemd en betrokken anderen. De kerntaken omvatten: - de organisatie van een kwaliteitsvolle hulpverlening en het subsidiëren en erkenning van voorzieningen; - de uitvoering en coördinatie van taken met toepassing van het beleid betreffende de integrale jeugdhulp; - de uitvoering van een beleid ten aanzien van jeugddelinquentie; - het beheer van het fonds Jongerenwelzijn; en de organisatie van pleegzorg. De diensten van de administrateur-generaal staan in de beleidsinformatie en de beleidsvoorbereiding en klachtenafhandeling. De afdeling strategie en ondersteunende diensten bepaalt in nauw overleg met de leidend ambtenaar de strategie van het agentschap en biedt ondersteuning bij de interne en externe dienstverlening. De afdeling intersectorale toegangspoort zal de intersectorale toegangspoort organiseren alsook de werking van crisishulp, multidisciplinaire teams en de moduledatabank behartigen. De afdeling gemeenschapsinstellingen staat in voor de algemene werking van de gemeenschapsinstellingen De Zande met campussen in Ruiselede en in Beernem, van de gemeenschapsinstelling De Kempen met campussen in Mol en het gesloten federale centrum De Grubbe in Everberg en het gesloten federaal centrum in Tongeren. De afdeling ondersteuningscentra en sociale diensten jeugdrechtbank staat in voor de werking van de ondersteuningscentra jeugdzorg en de sociale diensten voor gerechtelijke jeugdhulp. De afdeling voorzieningenbeleid heeft als kernopdracht om enerzijds een kwaliteitsvolle private hulp- en dienstverlening te erkennen, te subsidiëren en aan te sturen, en om anderzijds pleegzorg te organiseren met als doel de rechten en de ontplooiingskansen van de doelgroep, zoals die hierboven is omschreven, te vrijwaren. De functie situeert zich bij de diensten van de administrateur-generaal te Brussel. 7