De Raad voor Vergunningsbetwistingen werft aan in contractueel dienstverband met een contract van onbepaalde duur: GRIFFIEMEDEWERKERS

Transcriptie

1 De Raad voor Vergunningsbetwistingen werft aan in contractueel dienstverband met een contract van onbepaalde duur: GRIFFIEMEDEWERKERS (M/V) Niveau: Graad: Standplaats: B1 Deskundige Koning Albert II-laan 35, 1030 Brussel Vacaturenummer: 2014B 4B FUNCTIECONTEXT De Raad voor Vergunningsbetwistingen is een onafhankelijk Vlaams administratief rechtscollege dat uitspraak doet over beroepen die worden ingesteld tegen vergunningsbeslissingen betreffende het afleveren of weigeren van een stedenbouwkundige vergunning of verkavelingsvergunning, valideringsbeslissingen en registratiebeslissingen. De Raad bestaat uit vier raadsleden, waarvan 1 voorzitter die uit hun midden wordt verkozen. De Raad wordt ondersteund door een griffier-beheerder, de griffie die bestaat uit griffiemedewerkers, een coördinatiejurist en een pool van juristen. Meer informatie over de structuur en de organisatie van de Raad vind je in het jaarverslag dat te raadplegen is op de website van de Raad ( JE TAKENPAKKET 2.1. Doel van de functie Je ondersteunt als griffiemedewerker de griffier door het uitvoeren van allerhande en specifieke administratieve taken binnen de griffie zelf en door het verzorgen van griffie-gerelateerde administratieve ondersteunende taken voor de verschillende kamers van de Raad. Je staat zelfstandig in voor het efficiënt organiseren en optimaliseren van de informatiestroom (inkomende en uitgaande procedurestukken, telefoons, s, klassementen en archief). Je beantwoordt de telefonische oproepen en verzorgt het onthaal op de griffie en op de zittingen van de Raad. Je verwerkt de binnenkomende en uitgaande briefwisseling. Je bent verantwoordelijk voor het levend archief van de Raad. Je beheert de dossiers en houdt daaromtrent gegevensbestanden bij. Je zorgt ervoor dat de dossiers administratief worden vervolledigd en je maakt zelfstandig brieven op. Functieomschrijving 2014B1 - Pagina 1 van 8

2 Daarnaast neem je als griffiemedewerker, naast de eigenlijke griffietaken in het kader van de dossierbehandeling, ook de rol op van algemene administratieve ondersteuner van de Raad. Je kan de beheerder en de Raad ondersteunen onder meer op het vlak van personeelsadministratie, logistiek en archiefbeheer, onthaal, ict en communicatie. Ten slotte, omdat de Raad efficiëntiewinsten wil bekomen door de strikt functionele scheiding tussen de verschillende rollen in het rechtscollege te doorbreken, kan je als griffiemedewerker bijkomend een aantal inhoudelijke en eerder juridische taken opnemen, waardoor de inhoudelijke medewerkers (juristen en raadsleden) zich maximaal kunnen concentreren op het eigenlijke voorbereiden van arresten Belangrijkste resultaatgebieden r 1. Inhoudelijk griffiewerk De griffiemedewerker staat zelfstandig in voor de administratieve voorbereiding en de opvolging van de dossiers voor de zitting en de administratieve afhandeling van de dossiers na de zitting. Ontvangst en registratie van de beroepen Controleren van de verzoekschriften op vorm- en ontvankelijkheidsvereisten en bepalen van potentiële belanghebbenden Administratief organiseren van de procedure (bv. uitwisselingen van nota s) zodat het beroep in staat is voor behandeling Beheren van inkomende en uitgaande briefwisseling Opmaken van beschikkingen en oproepingen Verwerken van arresten (opnemen van algemene gegevens, de datum van de uitspraak, etc.) Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier (telefonisch, per , etc.) Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging (Bredero) 2. Vervolledigen dossiers Je verwerkt de processtukken en verzamelt informatie opdat de dossiergegevens actueel gehouden worden zodat op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking is en zodat de Raad beschikt over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Dossiers onderzoeken naar administratieve volledigheid en inhoud Verzamelen van ontbrekende informatie en gegevens bij procespartijen en besturen Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten, 3. Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van dossiergegevens teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, Opzoekwerk in bibliotheek, op internet, Statistieken opmaken en verwerken Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) Functieomschrijving 2014B1 - Pagina 2 van 8

3 4. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de dossiers en de gevraagde informatie terug te vinden. Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken Klasseren van facturen, brieven, rapporten, Archiefbeheer Verslagen van vergaderingen opstellen Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. internet favorieten, structuur harde schijf, ) Collega s informeren over waar (elektronische) dossiergegevens terug te vinden zijn 5. Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (brieven, verslagen, rapporten, ). Opstellen of vervolledigen van briefwisseling Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen Opmaken van lay-out van typedocumenten en sjablonen 6. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de Raad. Verzorgen van allerlei typewerk en lay-out van documenten Fotokopies nemen en verspreiden Instaan voor klein onderhoud van kopieertoestel Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, griffier, raadsleden, Stockbeheer (magazijn organiseren en voorraden inventariseren, aankopen van klein materiaal, magazijnruimte net en ordelijk houden) Inspringen bij afwezigheid van collega s Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, zorgen voor drank en broodjes Reserveren van zalen 7. Postverwerking Sorteren, filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Registreren van post Nakijken of de te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn Versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken en adresseren) Openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen Soms briefwisseling doornemen en relevante zaken aanduiden Opvolgen van correspondentie in Bredero Functieomschrijving 2014B1 - Pagina 3 van 8

4 8. Eerstelijnscommunicatie Als griffiemedewerker verzorg je de eerstelijnscommunicatie met burgers en procespartijen teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de Raad. Opnemen van het onthaal tijdens de openingsuren van de griffie Verzorgen van het onthaal tijdens de zittingen Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische vragen Publiceren van informatie op het internet Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie Ontvangen en begeleiden van bezoekers 9. Desgevallend ingeschakeld worden i.k.v. interne procesoptimalisatie Dit gebeurt door een aantal inhoudelijke taken bijkomend door de griffiemedewerkers op te laten nemen waardoor de inhoudelijke medewerkers (juristen en raadsleden) maximaal zich kunnen concentreren op het eigenlijke voorbereiden van ontwerparresten. Opmaken van ontwerpbeschikkingen en/of -arresten inzake de niet regularisatie, inzake de vereenvoudigde behandeling Opmaken van ontwerpbeschikkingen inzake een verzoek tot tussenkomst JE PROFIEL 3.1. Formele deelnemingsvoorwaarden Je beschikt over een bachelordiploma. Je bent onmiddellijk beschikbaar om in dienst te treden Je ervaring Je hebt minstens 2 jaar ervaring met administratieve taken, secretariaatswerk, etc. Je hebt minstens 2 jaar ervaring met griffiewerk (opvolgen dossiers, begrip van juridische procedures, stipt bewaken van timing, etc.). Je hebt reeds relevante affiniteit met de toepassing van de regelgeving inzake de ruimtelijke ordening Je technische competenties Je kan vlot werken met Word, Excel en Outlook en je bent bereid om nieuwe specifiek voor de Raad ontwikkelde programma s (o.a. Bredero-dossierafhandelingssysteem) aan te leren Je persoonsgebonden competenties PERSOON Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Functieomschrijving 2014B1 - Pagina 4 van 8

5 Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Zelfontwikkeling Blijven verbeteren van het functioneren door te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau 1 Ontwikkelt zich binnen zijn functie Gaat proactief en doelgericht te werk om zijn kennis en vaardigheden aan te scherpen Volgt de ontwikkelingen in zijn vakgebied (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen, ) Past nieuwe afspraken, richtlijnen, kennis, informatie en werkwijzen gemakkelijk toe, werkt zich snel in bij nieuwe ontwikkelingen Staat open voor feedback en suggesties van anderen en gaat ermee aan de slag Gebruikt moeilijkheden en fouten om over zijn gedrag te reflecteren en eruit te leren INTERACTIE Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) OPLOSSING Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 1 Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie Grijpt de kansen die zich aandienen Functieomschrijving 2014B1 - Pagina 5 van 8

6 Innoveren Vernieuwen om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen Niveau 1 Werkt actief mee aan het vernieuwen van de uitvoering van taken Accepteert verandering en vernieuwing Staat open voor nieuwe ideeën van anderen en neemt deze mee Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in zijn functie ingezet kunnen worden Stelt bestaande methoden op een gezonde kritische manier in vraag en probeert nieuwe werkwijzen uit Zoekt actief naar kansen en mogelijkheden om zijn werk te veranderen en te verbeteren en werkt die uit tot concrete voorstellen Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening BEHEER Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Niveau 1 Plant en organiseert zijn werk effectief Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Gaat systematisch en stapsgewijs te werk Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Niveau 2 Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren Blijft onder tijdsdruk op details letten Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren Functieomschrijving 2014B1 - Pagina 6 van 8

7 - Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden HOE SOLLICITEREN Solliciteren kan tot en met zondag 28 september Om te solliciteren vul je het standaard-cv in dat je kunt vinden op Je stuurt het standaard-cv ingevuld en per naar en vermeldt in het onderwerp van je mail het vacaturenummer 2014B SELECTIEPROCEDURE Fase 1: screening van cv's Fase 2: selectiegesprek (hou alvast donderdag 2 oktober 2014 vrij) ONS AANBOD Een boeiende en uitdagende functie. Je komt terecht in een jonge en dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden rekening houdend met de organisatie van de zittingen. Tijdens de schoolvakanties is er een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. De Raad voor Vergunningsbetwistingen is vlot bereikbaar met het openbaar vervoer. De Raad ligt vlakbij het station Brussel-Noord. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques. De Vlaamse overheid beschikt over verschillende bedrijfsrestaurants met democratische prijzen. Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal. Je kan je loon berekenen met de salarissimulator op Hier vind je ook meer informatie over de algemene arbeidsvoorwaarden. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend op basis van de functievereisten. Je eerste 6 tot 12 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De Raad wil de samenleving waarvoor hij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. Functieomschrijving 2014B1 - Pagina 7 van 8

8 7. 7. MEER WETEN? Voor extra informatie over de selectieprocedure en de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Eddie Clybouw Griffier - beheerder Tel. 02/ eddie.clybouw@vlaanderen.be Functieomschrijving 2014B1 - Pagina 8 van 8