Bevordering binnen het niveau. Management assistent

Transcriptie

1 Bevordering binnen het niveau SAMEN MAKEN WE MORG EN MOOI ER OVAM Management assistent Afdeling: Team: Graad: Niveau: Standplaats: Algemene Diensten Hoofdmedewerker (rang C2) C-niveau Mechelen Vacature Er werd één statutaire betrekking in de graad van hoofdmedewerker (niveau C) in de functie van management assistent vacant verklaard. De functie situeert zich op de afdeling Algemene Diensten. Als de vacature-invulling via de procedure van herplaatsing niet mogelijk is, gebeurt de invulling ervan volgens de procedure van bevordering binnen het niveau. Het hiernavolgende vacaturebericht bevat de functiebeschrijving en het selectiereglement. De scope van die procedure wordt beperkt tot de personeelsleden van de Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij. De vacature wordt bekendgemaakt aan de in aanmerking komende kandidaten. De representatieve vakorganisaties brachten een gemotiveerd advies uit op 1 oktober 2018 over het selectiereglement. Kenmerken van de functie De wereldbevolking boomt maar onze voorraad aan grondstoffen, materialen en open ruimte is schaars, en daarom uiterst kostbaar. Toch is de beschikbaarheid ervan cruciaal voor onze samenleving. Ons doel is niets minder dan een kringloopeconomie waarin duurzaam beheer van afval, materialen en bodem zorgt voor nieuwe ruimte, materialen en grondstoffen voor de huidige en voor toekomstige generaties. De afdeling Algemene Diensten bouwt mee aan de OVAM-missie. Ze zorgt dat de collega's zich kunnen focussen op hun inhoudelijke kerntaken. Dit door hen kwaliteitsvol, dynamisch, efficiënt en effectief te ondersteunen. Door samen te werken en mee initiatieven te nemen. Door in te spelen op interne en externe veranderingen en kansen te zoeken in samenwerking met onze omgeving. Als management assistent staat u in voor het verlenen van administratief ondersteunende diensten aan het afdelingshoofd en de afdeling Algemene Diensten teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking. Uw takenpakket bestaat uit: Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties... ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. 1/5

2 Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Beheren van de agenda van het afdelingshoofd en een groep van medewerkers teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Van de management assistent wordt verwacht om te gaan met vertrouwelijke informatie en inhoudelijk op de hoogte te zijn van de dossiers waar het afdelingshoofd op een bepaald ogenblik mee bezig is. Discretie is daarbij aan de orde. Verder treedt u ook op als vervanging van het directiesecretariaat. Profiel Wij zoeken een leergierige en enthousiaste medewerker. Een medewerker die zelfstandig aan de slag kan, vlot communiceert en zich flexibel opstelt. Iemand voor wie discretie een evidentie is. De kandida(a)t(e) moet uiterlijk op 1 oktober 2018 voldoen aan de statutaire voorwaarden en aan de deelnemingsvoorwaarden gesteld in deze vacature. De kandida(a)t(e) die niet aan de gestelde voorwaarden voldoet wordt uitgesloten van deelname aan de functiespecifieke selectie en wordt op de hoogte gebracht van het motief van haar/zijn uitsluiting. Toelatingsvoorwaarden De kandidaat moet aan de volgende statutaire voorwaarden voldoen: zich in de administratieve toestand dienstactiviteit bevinden; geen functioneringsevaluatie hebben die besloten werd met een onvoldoende. Deelnemingsvoorwaarden U bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen de OVAM in de graad van medewerker ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen de OVAM én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking. en U wordt betaald in een salarisschaal in de graad van medewerker. en U heeft minstens 10 jaar functiespecifieke relevante en aantoonbare beroepservaring bij de OVAM als medewerker met betrekking tot de inhoudelijke materie van de vacante functie. Prestaties in deeltijds worden hier beschouwd als voltijdse prestaties. Vermelde relevante ervaring mqet dus niet voltijds zijn. Specifieke kennis of ervaring en technische competenties Kennis van en ervaring met: Windows 7, het Microsoft office en Libre office pakket,... Kennis van de prikklok, Vlimpers, extremis. Kennis van dossieropvolgsystemen van de teams van de afdeling Algemene Diensten. Kennis van de structuur en de werking van de afdeling Algemene Diensten. Kennis van de werking van het secretariaat van de administrateur-generaal. Licht uw vaktechnische kennis duidelijk toe in uw cv. 2/5

3 Persoonsgebonden competenties De 4 waarden die voor de OVAM belangrijk zijn: daadkracht, openheid, wendbaarheid en vertrouwen, passen bij u. Voor deze functie zijn bijkomende gedragscompetenties gevraagd: Verantwoordelijkheid nemen - Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Niveau 1 - Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk. Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar. Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen. Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na. Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback). Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie. Samenwerken - Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Niveau 1 - Informeert, pleegt overleg en werkt mee. Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep. Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening. Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht. Houdt rekening met de gevoeligheden en metde verscheidenheid van mensen. Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten,... ). Initiatief - Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. Niveau 1 - Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc). Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen. Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen. Gaat uit zichzelf achter informatie aan. Ziet werk liggen en gaat over tot actie. Grijpt de kansen die zich aandienen. Plannen en organiseren - Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Niveau 1 - Plant en organiseert zijn werk effectief. Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht. Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast. Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk. Gaat systematisch en stapsgewijs te werk. Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig. Klantgerichtheid - Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 1 - Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden. Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort. Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op. Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen. Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen. Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening. 3/5

4 Zorgvuldigheid - Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten. Niveau 1 - Levert met oog voor detail correct werk af. Gaat zorgvuldig en precies om met informatie en materiaal. Houdt zijn werk overzichtelijk en inzichtelijk, ook voor anderen. Blijft aandachtig bij routineuze of repetitieve taken en voert ze foutloos uit. Controleert zijn werk op juistheid en volledigheid. Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correctie. Flexibiliteit - Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. ln verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen. Niveau 1 - Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist. Schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden. Handelt doelmatig en effectief bij tijdsdruk, wijzigende prioriteiten, nieuwe gegevens, dringende vragen of behoeften. Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen. Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt is. Staat open voor andere werkwijzen en is bereid zijn aanpak bij te stellen. Aanbod U wordt toegelaten tot de proeftijd voor een statutaire betrekking bij de OVAM in de graad van hoofdmedewerker. De duur van de proeftijd bedraagt 9 maanden. Op het einde van de proeftijd volgt een eindeproeftijd gesprek. Bij een positieve eindbeoordeling volgt de benoeming in de graad van hoofdmedewerker. De proeftijd gaat in de eerste dag van de maand die volgt op de aanwijzing door de administrateur-generaal in de vacante betrekking. Het personeelslid dat voor de proeftijd in de bevorderingsbetrekking als ambtenaar was tewerkgesteld en aan wie bijgevolg ambtshalve onbetaald verlof voor de duur van die proeftijd wordt toegekend, wordt in geval van ontslag wegens negatieve eindevaluatie van de proeftijd teruggeplaatst in zijn vorige graad na de definitieve beslissing van de administrateur-generaal. De toekenning van een statutaire bevorderingsfunctie betekent voor een contractueel personeelslid een eerste tewerkstelling in statutair verband. De uitvoering van de arbeidsovereenkomst van het personeelslid dat voor de statutaire proeftijd in de bevorderingsbetrekking in dienst was als contractueel personeelslid wordt voor de duur van de proeftijd geschorst. Bij een negatieve evaluatie van de statutaire proeftijd in de bevorderingsbetrekking krijgt het voorheen contractuele personeelslid een arbeidsovereenkomst van drie maanden in de bevorderingsbetrekking. Het keert na de vermelde arbeidsovereenkomst van drie maanden terug in haar/zijn oorspronkelijke contractuele betrekking waarvan de uitvoering was geschorst wegens vermeld onbetaald verlof voor die proeftijd Selectieprocedure De selectieprocedure omvat verschillende selectiestappen. Na elke selectiestap worden de niet geselecteerde kandidaten schriftelijk (per brief of per ) op de hooqte gebracht van het resultaat. De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor de volgende selectiestap. De weergegeven timing is indicatief. De vacature wordt ingevuld door bevordering binnen het niveau. De scope wordt beperkt tot de eigen entiteit. 4/5

5 De volgende stappen zijn: 1 Geïnteresseerde personeelsleden bezorgen hun motivatiebrief en curriculum vitae schriftelijk (bij voorkeur per ) aan wervingen@ovam.be uiterlijk op 29 oktober De kandidaten tonen in hun motivatiebrief aan in welke mate zij beschikken over de gevraagde 10 jaar relevante beroepservaring. Elke kandidaat krijgt een ontvangstbevestiging. 2 Screening op basis van de kandidaatstelling - eliminerend - week: (timing onder voorbehoud). De kandidaten die niet voldoen aan de statutaire voorwaarden of de voorwaarden in de vacature worden uitgesloten van deelname aan de functiespecifieke selectie. 3 Dan volgt het functiespecifiek jurygesprek. Hier gaan we dieper in op uw kandidaatstelling en peilen we naar uw inhoudelijke en algemene competenties. Voorafgaand aan het jurygesprek ontvangt u een persoonlijkheidsvragenlijst. De jury is samengesteld uit Danny Wille, een interne HR-verantwoordelijke en externe selectiespecialist. Per competentie wordt een conclusie geformuleerd en op basis daarvan. een globale eindconclusie. 4 De afgevaardigden van de representatieve vakbonden worden op de hoogte gebracht van het tijdstip en plaats van de jurygesprekken waarop zij aanwezig kunnen zijn als waarnemers. De vakbondsafgevaardigden kunnen niet worden gewraakt. 5 De jury beoordeelt de al dan niet functiespecifieke geschiktheid van de kandidaten, waarna de jury een pool van geschikten aanbiedt aan de administrateur-generaal die dan de meest geschikte kandidaat aanduidt. De jury motiveert enkel de beslissing om een kandidaat al dan niet geschikt te verklaren, de administrateur-generaal motiveert de keuze waarom de gekozen kandidaat uit de pool van geschikten de beste kandidaat is. 6 De administrateur-generaal neemt de definitieve beslissing. 7 De kandidaten worden schriftelijk (per brief of ) op de hoogte gebracht. 8 De geselecteerde kandida(a)t(e) kan de aangeboden betrekking weigeren. 9 De geselecteerde eindkandida(a)t(e) moet binnen de drie maanden na de selectiebeslissing de functie opnemen. 10 De geselecteerde dient vooraleer vast benoemd te worden eerst nog een statutaire proeftijd in de bevorderingsbetrekking met goed gevolg te doorlopen. 11 De uitslag van de bijkomende proef blijft 18 maanden geldig. De OVAM respecteert de persoonlijke levenssfeer van de sollicitanten. Uw persoonlijke gegevens worden vertrouwelijk behandeld en worden enkel gebruikt in het kader van uw sollicitatie. Uw gegevens worden niet bekendgemaakt aan derden, mogelijke uitzondering zijn externe selectiekantoren die soms bepaalde delen {bijv. assessment centers) of de volledige selectieprocedure begeleiden. U heeft op elk moment het recht om uw perso gegevens in te kijken en zo nodig te laten verbeteren of verw ijderen "'1. 1.0,s Henny De Baets Administrateur-generaal Datum 5/5