Bestek nr. ICT-PROJ

Transcriptie

1 Afdeling Organisatie en Resurces Management Drukpersstraat BRUSSEL Bestek nr. ICT-PROJ Open fferteaanvraag vr de implementatie van een nieuwe gebruikersinterface (client) vr het dcument management systeem (DMS) van de Cmmissie vr de bescherming van de persnlijke levenssfeer 17 ktber 2014

2 Open fferteaanvraag blz 1/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming INHOUDSOPGAVE A ALGEMENE BEPALINGEN VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT Vrwerp van de pdracht Aard van de pdracht DUUR VAN DE OVEREENKOMST AANBESTEDENDE OVERHEID BIJKOMENDE INFORMATIE INFORMATIESESSIE INDIENINGSRECHT EN OPENING VAN OFFERTES Indieningsrecht en indieningswijze van de ffertes De pening van ffertes LEIDEND AMBTENAAR BESCHRIJVING VAN DE TE PRESTEREN DIENSTEN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT Wetgeving Opdrachtdcumenten BELANGENVERMENGING OFFERTES In de fferte te vermelden gegevens Geldigheidsduur van de fferte Bij de fferte te vegen dcumenten PRIJZEN Prijzen Prijsherziening AANSPRAKELIJKHEID VAN DE OPDRACHTNEMER SELECTIE - REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES - GUNNINGSCRITERIA De selectie Regelmatigheid van de ffertes Gunningscriteria BORGTOCHT OPLEVERINGEN Keuring van de uitgeverde diensten Vrlpige plevering Definitieve plevering en garantieverplichting UITVOERING VAN DE DIENSTEN Termijnen en clausules Plaats waar de diensten meten wrden uitgeverd en frmaliteiten Herhaalpdrachten FACTURATIE EN BETALING VAN DE DIENSTEN AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN INTELLECTUELE RECHTEN VERTROUWELIJKHEID BIJZONDERE VERBINTENISSEN VOOR DE OPDRACHTNEMER GESCHILLEN B TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN OPDRACHT Over de Privacycmmissie Delstelling en kader BESCHRIJVING VAN DE HUIDIGE INFRASTRUCTUUR Acceptatie mgeving Prductie mgeving... 32

3 Open fferteaanvraag blz 2/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming 3 OVERZICHT VAN DE VERSCHILLENDE MODULES Biblitheek en Pers Zittingsbeheer Pstregistratie Dssierregistratie Persneelsdssier Office OVERZICHT VAN DE GEWENSTE MODULES Functinele verbeteringen Functinele tevegingen PROJECTAANPAK Organisatie en uitvering van de pdracht Ondersteunende tls Garantieverplichtingen Deliverables van het prject ONDERHOUDSOVEREENKOMST (VOORWAARDELIJK GEDEELTE) Mdaliteiten Cmmunicatie Classificatie van de prblemen en reactietijden Rapprtering MIDDELEN TAAL C BIJLAGEN... 80

4 Open fferteaanvraag blz 3/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Cmmissie vr de bescherming van de persnlijke levenssfeer Drukpersstraat 35, 1000 Brussel BESTEK nr. ICT-APP OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR DE IMPLEMENTATIE VAN EEN NIEUWE GEBRUIKERSINTERFACE (CLIENT) VOOR HET DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEEM VAN DE COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER A ALGEMENE BEPALINGEN 1 Vrwerp en aard van de pdracht 1.1 Vrwerp van de pdracht De nderhavige pdracht betreft de implementatie van een nieuwe gebruikersinterface (client) vr het dcument management systeem (later: DMS) van de Cmmissie vr de bescherming van de persnlijke levenssfeer (later: Privacycmmissie). De Privacycmmissie wenst het huidige DMS systeem p EMC Dcumentum 6.7SP1 Webtp te migreren naar EMC Dcumentum 7.1 xcp enerzijds in vrbereiding p de uitfasering van de Webtp applicatie en anderzijds m een aantal functinele verbeteringen en tevegingen te vrzien. De huidige versie van het DMS bestaat uit de vlgende mdules: biblitheek en pers, zittingsbeheer, pstregistratie, dssierbehandeling, persneelsdssiers, ORM-dssiers, ffice-intranet, rapprtering, waarbij het DMS dr interne en externe medewerkers kan geraadpleegd wrden middels twee webapplicaties p basis van Webtp (WDK). De pdracht bestaat uit: het nderstaand vast gedeelte: het migreren van de verschillende DMS mdules, met per mdule: het uitveren van een functinele analyse en bepalen van de schermpbuw in functie van xcp mgelijkheden en resultaten van de behefteanalyse, de migratie van de gegevens: bjecttypes en wrkflws waar van tepassing, de upgrade van EMC Dcumentum 6.7SP1 naar 7.1, de pmaak en vlledige uitvering van een testplan,

5 Open fferteaanvraag blz 4/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming het accuraat bijwerken van de functinele en technische dcumentatie en de aanmaak van de gebruikersdcumentatie, de pleiding van de eindgebruikers en de applicatiebeheerders, de garantieverplichting tt aan de definitieve plevering, de levering van xcp licenties vr 100 gebruikers, inclusief het afsluiten van een nderhudscntract met de vendr; het vrwaardelijk gedeelte bestaande uit enerzijds een nderhudsvereenkmst die als vrwerp heeft: leveren van diensten van ndersteuning en nderhud van het systeem met een bepaalde service level agreement. De diensten mvatten: beantwrden van gebruikersvragen, crrectief nderhud, adaptief nderhud, preventief nderhud, evlutief nderhud, first line supprt ivm vendr sftware; en anderzijds het nderhudscntract met de vendr van de xcp licenties en Kfax sftware. 1.2 Aard van de pdracht Vr de tepassing van de reglementering met deze pdracht wrden beschuwd als een pdracht van diensten en heeft betrekking p een resultaatsverplichting. Hiervr wrdt de prcedure van de pen fferteaanvraag gekzen. Deze pdracht mvat één enkel perceel. Vrije varianten zijn niet tegestaan. Dit is een gemengde pdracht (K.B. 15 juli 2011, art. 2, 7 ). Het vast gedeelte van de pdracht wrdt uitgeverd tegen een glbale prijs waarbij de frfaitaire prijs het geheel van de prestaties van de pdracht dekt (K.B. 15 juli 2011, art. 2, 4 ). Het vrwaardelijk gedeelte van de pdracht is tegen prijslijst waarbij de eenheidsprijzen vr de verschillende psten frfaitair zijn. De psten wrden verrekend p basis van de werkelijk bestelde en gepresteerde heveelheden (K.B. 15 juli 2011, art. 2, 5 ). De inschrijver wrdt geacht in zijn prijzen alle kstenfactren in te sluiten ndzakelijk m de pdracht tt een ged einde te brengen, met uitzndering van de BTW. De sluiting van de pdracht heeft betrekking p de vlledige pdracht, waarbij de aanbestedende verheid enkel gebnden is dr het vaste gedeelte. De uitvering van het vrwaardelijk gedeelte is afhankelijk van de beslissing van de aanbestedende verheid die aan de pdrachtnemer wrdt meegedeeld naar aanleiding van de definitieve plevering van het vast gedeelte van de pdracht (wet van 15 juni 2006, art. 37, 1). De aanbestedende verheid kan zwel afzien van het sluiten van de pdracht als de prcedure herbeginnen (art. 35 van de wet van ). 2 Duur van de vereenkmst De pdracht begint p de eerste kalenderdag die vlgt p de dag waarp de pdrachtnemer de kennisgeving van het sluiten van de pdracht heeft ntvangen en duurt tt p het genblik dat de pdracht vlledig is

6 Open fferteaanvraag blz 5/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming uitgeverd. De uitvering van de diensten vrzien in het vast gedeelte van nderhavig bestek met, in alle gevallen, wrden beëindigd binnen de vrziene termijn, in vereenstemming met punt Het vrwaardelijk gedeelte kent een lptijd van 1 jaar en kan maximaal 3 keer verlengd wrden (wet van 15 juni 2006, art. 37, 2). Iedere partij kan een einde stellen aan de nderhudsvereenkmst p het einde van het jaar, p vrwaarde dat de betekening aan de andere partij per aangetekend schrijven wrdt gedaan minstens 3 maanden vr het einde van het jaar. In dit geval kan de partij die het pzeggen van het cntract met ndergaan, uit hfde van deze pzegging geen schadevergeding eisen. 3 Aanbestedende verheid Bijkmende infrmatie De aanbestedende verheid is: Cmmissie vr de bescherming van de persnlijke levenssfeer Afdeling Organisatie en Resurces Management Drukpersstraat Brussel vertegenwrdigd dr: Patrick Van Wuwe, wnd. Administrateur T: patrick.vanwuwe@privacycmmissin.be Bijkmende inlichtingen inzake de prcedure en de inhudelijke aspecten van de pdracht kunnen wrden pgevraagd bij: An Machtens, wnd. Afdelingshfd ORM T: an.machtens@privacycmmissin.be Nils De Ridder, POMIS-ndersteuning & kennisbeheer T: nils.deridder@privacycmmissin.be 4 Infrmatiesessie Gelet p de cmplexiteit van de pdracht, heeft de aanbestedende verheid beslist m tussen de aankndiging van de pdracht en de dag van de pening van de ffertes, een infrmatiesessie te huden ten beheve van de ptentiële inschrijvers. Zij zullen vragen mgen stellen en de infrmatiesessie bijwnen. Deze infrmatiesessie zal drgaan p vrijdag 7 nvember 2014 m 10u p het vlgende adres Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (tweede verdieping). Tijdens deze infrmatiesessie zal eerst een krt verzicht wrden gegeven van het vrwerp van de pdracht evenals een dem van de huidige gebruikersinterface van de verschillende mdules.

7 Open fferteaanvraag blz 6/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Om praktische redenen wrden de ptentiële inschrijvers verzcht hun aanwezigheid p de infrmatiesessie vraf te melden met pgave van het aantal persnen die zullen aanwezig zijn. Teneinde de infrmatiesessie rdentelijk te laten verlpen wrden de ptentiële inschrijvers die p de infrmatiesessie wensen aanwezig te zijn, verplicht m hun vragen aan de aanbestedende verheid te bezrgen via . De vlgende e- mailadressen dienen beiden gebruikt te wrden: an.machtens@privacycmmissin.be en nils.deridder@privacycmmissin.be. Enkel de vragen die vr maandag 3 nvember 2014 m 12u bij de aanbestedende verheid zijn tegekmen en in het Nederlands f het Frans, zijn gesteld, zullen tijdens de infrmatiesessie wrden beantwrd in de taal waarin de vraag is gesteld. Aan de ingang van de vergaderzaal zullen de aanwezigen wrden verzcht m de identiteit van hun nderneming die zij vertegenwrdigen en hun vlledig adres te vermelden p een aanwezigheidslijst. Naderhand zal de aanbestedende verheid aan alle aanwezigen een prces-verbaal van de infrmatiesessie pzenden. Dit prces-verbaal zal zwel in het Nederlands als in het Frans pgesteld wrden en zal alle vragen en antwrden mvatten, dus niet de beschrijving van de gegeven dem. De ptentiële inschrijvers die niet p de infrmatiesessie aanwezig knden zijn, kunnen het prces-verbaal pvragen bij de aanbestedende verheid p de vlgende adressen: an.machtens@privacycmmissin.be f nils.deridder@privacycmmissin.be. Het prces-verbaal zal tevens pgeladen wrden p het e-ntificatin platfrm. 5 Indieningsrecht en pening van ffertes 5.1 Indieningsrecht en indieningswijze van de ffertes Elke inschrijver mag slechts één fferte indienen. Elke deelnemer aan een cmbinatie znder rechtspersnlijkheid wrdt beschuwd als een inschrijver. De ffertes kunnen p vlgende wijzen wrden ingediend: 1) fwel per schrijven (een aangetekend schrijven wrdt aanbevlen) pgeznden naar de aanbestedende verheid; 2) fwel persnlijk neergelegd bij de aanbestedende verheid Indienen van een fferte De ffertes wrden p papier ingediend. Ze wrden in een mslag gestken die wrdt geslten. Op deze mslag dienen de vlgende vermeldingen te wrden aangebracht: het nummer van het bestek: ICT-APP ; de datum en het uur van de zitting vr de pening van de ffertes: 01/12/2014, 14u Deze mslag wrdt gestken in een tweede mslag met de vlgende vermeldingen: het wrd «fferte» in de linkerbvenhek; het nummer van het bestek: ICT-APP ; het adres van de bestemmeling zals hiernder vermeld. De ffertes wrden via een pstdienst verznden naar f persnlijk afgegeven bij:

8 Open fferteaanvraag blz 7/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Cmmissie vr de bescherming van de persnlijke levenssfeer Ter attentie van An Machtens Drukpersstraat 35 (tweede verdieping) 1000 Brussel Ze wrden ingediend in 1 rigineel exemplaar en dienen te wrden pgesteld vlgens het ffertefrmulier in bijlage bij dit bestek. Indien de ffertes persnlijk wrden afgegeven heeft de inschrijver het recht m een ntvangstbewijs te vragen Wijzigen f intrekken van een reeds ingediende fferte Indien een inschrijver een reeds pgestuurde f ingediende fferte wenst te wijzigen f in te trekken, met dit gebeuren vlgens de bepalingen in artikel 91 van het KB van 15 juli De wijziging f intrekking van een reeds ingediende fferte kan p papier gebeuren. Om een reeds pgestuurde f ingediende fferte te wijzigen f in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die dr de inschrijver f zijn gemachtigde behrlijk is ndertekend. Het vrwerp en de draagwijdte van de wijzigingen meten nauwkeurig vermeld wrden. De intrekking met nvrwaardelijk zijn. De bepalingen van artikels 80 en 90 van het KB van 15/07/2011 zijn tepasselijk p de wijzigingen en intrekkingen. De intrekking kan k via een elektrnisch middel dat niet in vereenstemming is met artikel 52, 1 van het KB van 15 juli 2011 wrden medegedeeld vr zver: 1) deze intrekking bij de vrzitter van de zitting vr het penen van de ffertes tekmt alvrens hij de zitting pent, 2) en zij wrdt bevestigd per aangetekende brief, verznden ten laatste de dag vóór de peningszitting. Een inschrijver kan in een nieuwe regelmatig ingediende fferte aanduiden welke ingediende bijlagen van de ingetrkken fferte hij wenst te behuden. 5.2 De pening van ffertes De zitting vr de pening van de ffertes vindt plaats in de lkalen van de Privacycmmissie (MR Cmmissin) p maandag 1 december 2014 m 14u. Elke fferte met bij de vrzitter van de zitting tekmen vóór hij de zitting gepend verklaart. Enkel de ffertes die bij de vrzitter van de zitting tekmen vóór hij de zitting gepend verklaart, kunnen aanvaard wrden. Nchtans wrdt een laattijdige fferte aanvaard vr zver de aanbestedende verheid de pdracht ng niet heeft geslten en de fferte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de peningszitting als aangetekende brief is verznden. Een extra peningszitting, waarte alle p de rsprnkelijke zitting aanwezige f gekende inschrijvers gelijktijdig en schriftelijk wrden uitgendigd, zal in dat geval gerganiseerd wrden.

9 Open fferteaanvraag blz 8/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming 6 Leidend ambtenaar De leidende dienst is de aanbestedende verheid. Enkel de aanbestedende dienst is bevegd vr de cntrle en het tezicht p de pdracht. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende verheid zal zijn) zal wrden aangeduid in de kennisgeving van de sluiting van de pdracht. De grenzen van zijn bevegdheid zullen wrden vermeld. 7 Beschrijving van de te presteren diensten Vr de beschrijving van de te presteren diensten wrdt er verwezen naar het technisch luik van het bestek (zie deel B). 8 Dcumenten van tepassing p de pdracht 8.1 Wetgeving Wet van 15 juni 2006 wet verheidspdrachten en bepaalde pdrachten vr werken, leveringen en diensten; Wet van 17 juni 2013 wet betreffende de mtivering, de infrmatie en de rechtsmiddelen inzake verheidspdrachten en bepaalde pdrachten vr werken, leveringen en diensten; Kninklijk besluit van 15 juli 2011 kninklijk besluit plaatsing verheidspdrachten klassieke sectren; Kninklijk besluit van 14 januari 2013 kninklijk besluit tt bepaling van de algemene uitveringsregels van de verheidspdrachten en van de cncessies van penbare werken; Alle wijzigingen aan de wetten en de vrmelde besluiten die van tepassing zijn p de dag van de publicatie van de aankndiging van de pdracht. 8.2 Opdrachtdcumenten Onderhavig bestek nr. ICT-APP , de daaraan gehechte bijlagen alsk het erbij gevegd ffertefrmulier; Prces-verbaal van de infrmatiesessie (zie rubriek 4); De gedgekeurde fferte. 9 Belangenvermenging In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijznder de draaideurcnstructie ( revlving drs ) zals bepaald in de wet van 8 mei 2007 hudende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de crruptie, gedaan te New Yrk p 31 ktber 2003, nthudt de inschrijver zich ervan een berep te den p een f meerdere vregere (interne f externe) medewerkers van de Privacycmmissie binnen twee jaar vlgend p zijn/hun ntslag, pruststelling f elk ander vertrek uit de Privacycmmissie, p welke wijze k, rechtstreeks f nrechtstreeks, met het g p de vrbereiding en/f de indiening van zijn fferte f een andere tussenkmst in het kader van de gunningsprcedure, evenals vr verrichtingen in het kader van de uitvering van deze pdracht.

10 Open fferteaanvraag blz 9/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Dit althans vr zver er een direct verband bestaat tussen de vregere activiteiten van de betrkken persn/persnen bij de aanbestedende verheid en zijn/hun verrichtingen in het kader van deze pdracht. Inbreuken p deze maatregel die tt gevlg hebben dat de nrmale mededingingsvrwaarden vertekend kunnen zijn, wrden gesanctineerd vlgens de bepalingen van artikel 9 van de wet verheidspdrachten en bepaalde pdrachten vr werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, in cncret, hetzij de wering van de fferte, hetzij de verbreking van de pdracht, al naargelang. 10 Offertes 10.1 In de fferte te vermelden gegevens De aandacht van de inschrijvers wrdt gevestigd p artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het kninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de nverenigbaarheden. De inschrijver wrdt met aandrang verzcht m het in bijlage gevegde ffertefrmulier te gebruiken. In dit verband wrdt de aandacht van de inschrijver gevestigd p artikel 80 van het kninklijk besluit van 15 juli 2011, dat bepaalt: Als bij de pdrachtdcumenten een frmulier is gevegd vr het pmaken van de fferte en het invullen van de samenvattende pmeting f de inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Det hij dit niet, dan draagt hij de vlle verantwrdelijkheid vr de vlledige vereenstemming van de dr hem aangewende dcumenten met het frmulier. De fferte en de bijlagen gevegd bij het ffertefrmulier wrden pgesteld in het Nederlands f in het Frans. Dr het indienen van zijn fferte ziet de inschrijver af van zijn algemene en bijzndere verkpsvrwaarden, zelfs als deze p een bijlage zijn vermeld in zijn fferte. In geval van tegenstrijdigheden tussen de verschillende dcumenten, geldt vr interpretatie de vlgende dalende rde: de regelgeving inzake de verheidspdrachten zals vermeld nder rubriek 8.1; het bestek, inclusief het prces-verbaal van de infrmatiesessie; de definitief gedgekeurde fferte. De inschrijver duidt in zijn fferte duidelijk aan welke infrmatie vertruwelijk is en/f betrekking heeft p technische f cmmerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt wrden dr de aanbestedende verheid. De vlgende inlichtingen zullen wrden vermeld in de fferte: 1. ffertefrmulier (zie bijlage 1) met vermelding van de vlgende inlichtingen: de naam, vrnaam, hedanigheid f berep, natinaliteit en wnplaats van de inschrijver f vr een rechtspersn, de handelsnaam f benaming, rechtsvrm, natinaliteit, maatschappelijke zetel en, desgevallend, het ndernemingsnummer (vr de Belgische inschrijvers), vr het vast gedeelte: de glbale prijs in letters en in cijfers (excl. BTW), het bedrag van de BTW, het ttaal bedrag in letters en in cijfers (incl. BTW),

11 Open fferteaanvraag blz 10/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming vr het vrwaardelijk gedeelte: de frfaitaire eenheidsprijzen in letters en in cijfers (excl. BTW), per eenheidsprijs het bedrag van de BTW, de frfaitaire eenheidsprijzen in letters en in cijfers (incl. BTW), het nummer en de benaming van de rekening bij een financiële instelling waarp de betaling van de pdracht met gebeuren, de handtekening van de persn f de persnen, naargelang het geval, die het mandaat heeft/hebben m de fferte te ndertekenen, de datum waarp vrmelde persn f de vrmelde persnen, naargelang het geval, de fferte heeft/hebben ndertekend; 2. de statuten en alle andere nuttige dcumenten die de bevegdheid van de ndergetekende(n) bewijzen; 3. de cntactgegevens van de cördinatr belast met de pvlging van de fferte; 4. in geval van nderaanneming: een verzicht van welke gedeelten van de pdracht aan derden in nderaanneming wrden gegeven met per nderdeel de aanduiding van wie als nderaannemer zal ptreden; 5. verplichte dcumenten en getuigschriften (zie rubriek 10.3) Geldigheidsduur van de fferte De inschrijvers blijven gebnden dr hun fferte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen, ingaande de dag na de pening van de ffertes Bij de fferte te vegen dcumenten De inschrijvers vegen bij hun fferte alle dcumenten gevraagd in het raam van de selectie en de gunningscriteria (zie rubriek 13 hierna) Dcumenten in het raam van de selectie (zie rubriek 13.1) Dcumenten in het raam van het tegangsrecht (zie rubriek ) Verklaring p erewrd dat de inschrijver zich niet in één van de geciteerde uitsluitingsgevallen bevindt. Het bewijs dat de inschrijver wiens fferte het best geklasseerd is zich niet in één van de gevallen vermeld in de uitsluitingscriteria bevindt, kan geleverd wrden dr: vr het tweede, derde en vierde uitsluitingscriterium: een uittreksel uit het strafregister f een evenwaardig dcument uitgereikt dr een gerechtelijke f verheidsinstantie van het land van rsprng f herkmst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is vldaan; vr het eerste en zesde uitsluitingscriterium: een attest uitgereikt dr de bevegde verheid van het betrkken land; vr het vijfde en zevende uitsluitingscriterium: elk middel dat de aanbestedende verheid aannemelijk kan maken. Dcumenten in het raam van de kwalitatieve selectie (zie rubriek ) Met betrekking tt de financiële en ecnmische draagkracht van de inschrijver: verklaring inzake de ttale mzet gerealiseerd tijdens elk van de laatste drie bekjaren;

12 Open fferteaanvraag blz 11/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming verklaring inzake de mzet gerealiseerd elk van de laatste drie bekjaren betreffende de activiteiten die rechtstreeks verband huden met de diensten die in dit bestek wrden beschreven. Met betrekking tt de technische bekwaamheid van de inschrijver: beschrijving van de relevante prfielen die bij de uitvering van de pdracht ingezet kunnen wrden met vermelding van de persneelsaantallen per prfiel. Per prfiel met blijken dat minimaal 2 medewerkers in het kader van nderhavige pdracht de ervaring hebben m de acties inzake prjectbeheer, analyse, buw, testing, kennisverdracht en nderhudsactiviteiten uit te veren in het Nederlands f het Frans; lijst met referenties van uitgeverde diensten tijdens de laatste drie jaren met betrekking tt: de buw van een DMS met EMC Dcumentum Webtp (3 referenties), de buw en/f nderhud van een DMS met EMC Dcumentum in een meertalige eindgebruikersmgeving (1 referentie), het nderhud van een bestaand DMS met EMC Dcumentum Webtp f xcp (3 referenties), de buw van een DMS met EMC Dcumentum xcp f de migratie van Webtp naar xcp (1 referentie), het ttaal aantal klanten waarvr een DMS met EMC Dcumentum is gebuwd en/f wrdt nderhuden. De inschrijver vermeldt per referentie de vlgende infrmatie: prjectscpe budget uitgedrukt in EURO en mandagen, uitveringsperide: de start- en einddatum, afnemer: de publiek- f privaatrechtelijke instanties waarvr de diensten verricht werden met pgave van de cntactgegevens (adres, telefnnummer en adres) van de cntactpersn van deze instanties. De diensten wrden aangetnd dr attesten die de bevegde autriteit heeft afgegeven f medendertekend f in geval van diensten vr een particuliere afnemer dr attesten van de afnemer f bij ntstentenis eenvudigweg dr een verklaring van de pdrachtnemer Dcumenten in het raam van de gunningscriteria (zie rubriek 13.3) Dcumenten in het raam van het vast gedeelte van de pdracht beschrijving van de wijze waarp de technische analyse wrdt uitgeverd, waarbij duidelijk wrdt vermeld he wrdt mgegaan met de aandachtspunten peratineel behud van de sftwares MulTites en Kfax en afstemmingen met de applicatieprviders van elket en Drupal (zie rubriek van de technische vrschriften); beschrijving van de wijze waarp de functinele analyse wrdt uitgeverd, waarbij duidelijk vermeld wrdt he startend vanuit het huidig systeem de bijgevegde behefteanalyse wrdt geactualiseerd en he de schermpbuw bepaald wrdt. De feedbackverwachtingen meten verduidelijkt wrden in termen van p welke wijze, binnen welke termijn, (zie rubriek van de technische vrschriften); beschrijving van de wijze waarp de upgrade van EMC Dcumentum 6.7SP1 naar 7.1 wrdt drgeverd en de bestaande bjecttypes en wrkflws wrden gemigreerd van EMC Dcumentum Webtp naar EMC Dcumentum xcp rekening hudend met de bestaande infrastructuurelementen (acceptatie- en prductiemgeving). De vlgende gegevens dienen vermeld te wrden (zie rubriek van de technische vrschriften):

13 Open fferteaanvraag blz 12/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming high level beschrijving van het verlp van het buwtraject met vermelding van welke activiteiten plaatsvinden p de acceptatiemgeving enerzijds en de prductiemgeving anderzijds. Aandachtspunt hierbij is dat de bestaande CBPL acceptatiemgeving tijdens de uitvering van het prject beschikbaar met blijven vr eventuele nderhudswerkzaamheden aan de huidige Webtp tepassing, zijn er nbeschikbaarheden van de huidige Webtp tepassing in de prductiemgeving te vrzien? Z ja, in welke fasen van de pdracht en he lang? beschrijving van het testplan waaruit duidelijk blijkt welke testmethdlgie wrdt gehanteerd (zie rubriek van de technische vrschriften); een beschrijving van de rganisatie die ndzakelijk is met het g p een gede uitvering en een ged verlp van de pdracht, met precisering van de vlgende aspecten: beschrijving van de prjectaanpak met pgave en telichting van de verschillende prjectfasen (minimaal bestaande uit de analysefase, de buwfase, de testfase, de in prductiestelling en de kennisverdracht). Vr elke fase dient te wrden beschreven wat het del is van de fase en welke acties er zullen plaatsgrijpen gedurende die fase. De gevlgde methdiek, verhuding van de verschillende fases nderling en de praktische rganisatie meten eveneens beschreven wrden (zie rubriek van de technische vrschriften), f er al dan niet gewerkt wrdt met releases en/f sprints. Deze keuze dient gemtiveerd te wrden en indien gewerkt wrdt met releases en/f sprints dient aangeven te wrden p welke wijze deze wrden ingedeeld (zie rubriek van de technische vrschriften), een beschrijving van de prjectmanagement methdlgie, met vermelding van de rapprteringswijze inzake statuspvlging en prbleembeschrijving, de wijze van bewaking van de scpe, het beheer van de eventuele wijzigingsverzeken (change requests), (mdel van prjectrapprtering te te vegen) (zie rubriek van de technische vrschriften), het prjectteam dat ingezet wrdt, met vermelding van de respectievelijke kwalificaties en ervaring aan de hand van een curriculum vitae, alsk met aanduiding van welke taken zij zullen uitveren tijdens het verlp van de pdracht. De ervaring met specifiek aangetnd wrden aan de hand van EMC Dcumentum pdrachten. De vlgende elementen meten vermeld wrden: het aantal maanden ervaring, eventueel pgesplitst per activiteit, verschaffen van een inzicht in het aantal bendigde mandagen per taak met een krte mschrijving van deze taak en pgave van welke prfielen betrkken wrden, de verwachte inhudelijke inbreng van de CBPL-medewerkers (met vermelding van de fase waarin de CBPL-inbreng is verwacht + inschatting van de werklast per taak), een beschrijving van de dcumentatie die tijdens de prjectuitvering wrdt aangemaakt (zie rubriek van de technische vrschriften); een beschrijving van de wijze waarp de kennisverdracht wrdt vrzien, zwel in termen van handleidingen als van pleidingen (zie rubrieken en van de technische vrschriften); een verklaring die de vrziene termijn tussen de betekening van de gedkeuring van de fferte en de effectieve start van het prject evenals de uitveringstermijn van het prject aangeeft. Daarbij wrdt een indicatieve high-level planning uitgetekend znder rekening te huden met verlfperides met uitzndering van de fficiële feestdagen. De indicatieve planning kan ten vregste starten p maandag 5 januari 2015 en vermeldt per taak: de duur, de start- en de einddatum, uitverders.

14 Open fferteaanvraag blz 13/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Dcumenten in het raam van het vrwaardelijk gedeelte van de pdracht verschaffen van een inzicht inzake de diensten aangebden via de nderhudsvereenkmst (zie rubriek 6 van de technische vrschriften): beantwrden van gebruikersvragen: wijze van cmmunicatie; crrectief nderhud (bug): wijze van registratie, analyse en plssen van een bug, mechanismen vrzien m de SLA te garanderen, wijze waarp gecmmuniceerd wrdt in geval van ernstige incidenten; adaptief nderhud (prblem): telichten van de rganisatie van het prblem management prces, wijze waarp wrdt mgegaan met prblemen waar de nderliggende rzaak multidisciplinair is en niet ndzakelijk vlledig valt binnen de verantwrdelijkheid van de pdrachtnemer (bv. in het geval van de applicatieservers waar de rzaak een cmbinatie is van patch levels, service packs en applicatie cmpnenten), wijze van rapprtering; preventief nderhud (task): beschrijving van het prces, gevlgde methdlgie m wijzigingen p een gecntrleerde manier dr te veren, wijze van rapprtering; evlutief nderhud (new features/imprvements): wat wrdt vrzien m de tekmstvastheid van het systeem te garanderen, wijze van rapprtering; first line supprt ivm vendr sftware; beschrijven van de wijze waarp wrdt mgegaan met geplande dwntime. 11 Prijzen 11.1 Prijzen Alle prijzen vermeld in het ffertefrmulier wrden verplicht uitgedrukt in EURO. Vast gedeelte van de pdracht Het vast gedeelte van de pdracht is tegen glbale prijs wat betekent dat de glbale prijs frfaitair is. De pdrachtnemer wrdt geacht in zijn glbale prijs alle mgelijke ksten die p de diensten wegen te hebben begrepen, met uitzndering van de BTW. Inbegrepen in de prijs is de niet exhaustieve lijst van de vlgende elementen:

15 Open fferteaanvraag blz 14/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming het kennis-, change- en prjectmanagement, inclusief de pmaak van het prject initiatie dcument en het prjectplan, de rganisatie van statusmeetings, ; het actualiseren van de bijgevegde behefteanalyse dr middel van werksessies gerganiseerd met de verschillende types van eindgebruikers (= verschillende rllen); het bepalen van de schermpbuw via werksessies; de pmaak van het functineel en technisch analysedcument; de upgrade van EMC Dcumentum 6.7SP1 naar 7.1; het migreren van de verschillende DMS mdules van Webtp naar xcp; de pmaak van het testplan en de uitvering van de testen; de pmaak van de gebruikersdcumentatie evenals de rganisatie van pleidingssessies van de eindgebruikers en de applicatiebeheerders; de levering van de xcp licenties, inclusief het afsluiten van een nderhudscntract met de vendr. Vrwaardelijk gedeelte van de pdracht Het vrwaardelijk gedeelte van de pdracht is tegen prijslijst wat betekent dat de eenheidsprijzen frfaitair zijn. De pdrachtnemer wrdt geacht in zijn eenheidsprijzen alle mgelijke ksten die p de diensten wegen te hebben begrepen, met uitzndering van de BTW. Inbegrepen in de prijs zitten alle ksten verbnden aan de pdracht (verplaatsing, parking, maaltijd, vrming van werknemer, administratieksten, ). De pdrachtnemer vermeldt naast de jaarlijkse abnnementsprijs, per prfiel dat hij vrziet in het kader van de nderhudsvereenkmst de dagprijs van dat prfiel. Vr het nderhudscntract met de vendr van de xcp licenties wrdt de jaarlijkse kstprijs vermeld. Elke begnnen interventie mag meegerekend wrden vr minstens een half uur. Verplaatsingsuren wrden beschuwd als werkuren, maar wrden slechts aangerekend bij interventies van minder dan vier uur n-site. De vergeding vr diensten geleverd na kantruren p nrmale werkdagen en p zaterdagen bedraagt 150%, en 200% p zn- en feestdagen Prijsherziening Vr het vast gedeelte van de pdracht is enkel een prijsherziening mgelijk vr de schmmelingen van de lnen en sciale lasten van de werknemers van de pdrachtnemer. Deze prijsherziening is zwel in min als in meer tepasbaar. De prijsherziening wrdt berekend bij de vrlpige plevering van het vast gedeelte van de pdracht. Vr de berekening van de prijsherziening wrdt de vlgende frmule tegepast: P = P x (s x 0,80) + 0,20 (=F) S De kleine letters hebben betrekking p gegevens geldig p de tepassingsdatum van de prijsherziening (= datum van de vrlpige plevering van het vast gedeelte van de pdracht). De hfdletters hebben betrekking p gegevens geldig 10 dagen vóór de pening van de ffertes. P = herziene prijs; P = fferteprijs;

16 Open fferteaanvraag blz 15/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming s en S = Agria index (refertelnkst eur/uur landsgemiddelde +10 werknemers) (referteln + sciale lasten); F = nherzienbaar gedeelte dat de vaste ksten en winsten mvat. De prijsherziening kan slechts wrden tegepast indien de verhging f verlaging van de prijs dr te veren ten minste 2 % bedraagt ten pzichte van de prijs vermeld in de fferte. Vr het vrwaardelijk gedeelte van de pdracht is: vr wat betreft het nderhudscntract met de vendr van de xcp licenties de vastgelegde prijsherziening van de vendr van kracht; vr wat betreft de vermelde dagprijzen enkel een prijsherziening tepasbaar vr de schmmelingen van de lnen en sciale lasten van de werknemers van de pdrachtnemer. Deze prijsherziening is zwel in min als in meer tepasbaar en kan wrden drgeverd p initiatief van de aanbestedende verheid f van de pdrachtnemer. Er kan slechts één prijsherziening per jaar wrden tegepast bij elke verjaardag van het sluiten van het vrwaardelijk gedeelte van de pdracht. Vr de berekening van de prijsherziening van de dagprijzen wrdt de vlgende frmule tegepast: P = P x (s x 0,80) + 0,20 (=F) S De kleine letters hebben betrekking p gegevens geldig p de tepassingsdatum van de prijsherziening (= datum van de ntvangst van de brief van de dienstverlener inzake de aanvraag m prijsherziening). De hfdletters hebben betrekking p gegevens geldig 10 dagen vóór de pening van de ffertes. P = herziene prijs; P = fferteprijs; s en S = Agria index (refertelnkst eur/uur landsgemiddelde +10 werknemers) (referteln + sciale lasten); F = nherzienbaar gedeelte dat de vaste ksten en winsten mvat. De prijsherziening kan slechts wrden tegepast indien de verhging f verlaging van de prijs dr te veren ingevlge de aanvraag f het verzek m prijsherziening ten minste 2 % bedraagt ten pzichte van de prijs vermeld in de fferte (vr de eerste prijsherziening) f t..v. de laatste aanvaarde f pgelegde herziene prijs (vanaf de tweede prijsherziening). 12 Aansprakelijkheid van de pdrachtnemer De pdrachtnemer draagt de vlle aansprakelijkheid vr de futen en nalatigheden die in de verleende diensten vrkmen. Bij het ptreden van niet geplande stringen in de nrmale werking van het DMS tijdens de migratie van de verschillende DMS mdules neemt de pdrachtnemer de ksten verbnden aan alle crrectieve acties ten zijne laste. De pdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende verheid bvendien tegen elke schadevergeding die deze aan derden verschuldigd is p grnd van de vertraging bij de uitvering van de diensten f p grnd van het in gebreke blijven van de pdrachtnemer.

17 Open fferteaanvraag blz 16/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming De aanbestedende verheid is in geen geval aansprakelijk vr de schade aan persnen f gederen die rechtstreeks f nrechtstreeks het gevlg is van de activiteiten die ndig zijn vr de uitvering van deze pdracht. De pdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende verheid tegen elke vrdering van schadevergeding vr derden in dit verband. 13 Selectie - Regelmatigheid van de ffertes - Gunningscriteria 13.1 De selectie De aanbestedende verheid gaat ver tt de selectie van de inschrijvers in de mate dat de ndzakelijke inlichtingen en dcumenten aantnen dat ze cumulatief vlden aan: de bepalingen betreffende het tegangsrecht tt de pdracht; de kwalitatieve selectiecriteria van financiële, ecnmische en technische aard en inzake de berepsbekwaamheid. Enkel de ffertes van de geselecteerde inschrijvers wrden in aanmerking genmen m deel te nemen aan de tetsing van de ffertes aan de gunningscriteria vermeld in rubriek 13.3 van dit bestek, vr zver de ingediende ffertes frmeel en materieel regelmatig zijn Het tegangsrecht Dr het indienen van een fferte verklaart de inschrijver zich niet in een van nderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende verheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring p erewrd nderzeken in hfde van de inschrijver wiens fferte het beste gerangschikt is. De inlichtingen f dcumenten die de aanbestedende verheid kstels via elektrnische middelen bij de gegevensbeheerder kan pvragen, zullen dr de aanbestedende verheid zelf wrden pgevraagd. Uitsluitingscriterium inzake illegale tewerkstelling Wrdt uitgeslten in elk stadium van de gunningsprcedure van de tegang erte, de inschrijver van wie is vastgesteld dat hij als werkgever illegaal verblijvende nderdanen van derde landen heeft tewerkgesteld als bedeld in de wet van 11 februari 2013 tt vaststelling van sancties en maatregelen vr werkgevers van illegaal verblijvende nderdanen van derde landen. Deze bepaling geldt p dezelfde manier ten aanzien van de entiteit waarp de inschrijver een berep det, wanneer de draagkracht van die entiteit bepalend is vr de selectie van de inschrijver, al naargelang. De uitsluiting van deelname aan verheidspdrachten geldt vr ten hgste vijf jaar. Eerste uitsluitingscriterium De Belgische inschrijver die persneel tewerkstelt dat is nderwrpen aan de wet van 27 juni 1969 tt herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sciale zekerheid der arbeiders met in rde zijn met zijn verplichtingen ten verstaan van de Rijksdienst vr Sciale Zekerheid. Hij wrdt geacht in rde te zijn met vrmelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum vr de ntvangst van de ffertes:

18 Open fferteaanvraag blz 17/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming 1 aan de Rijksdienst vr Sciale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft tegeznden, tt en met diegene die slaan p het vrlaatste afgelpen kalenderkwartaal vr de ntvangst van de ffertes en 2 p deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan EURO met vereffenen, tenzij hij vr die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt. Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld grter is dan 3.000,00 eur, zal de inschrijver in rde bevnden wrden indien hij, alvrens tt de beslissing van gunning van de pdracht wrdt vergegaan, aantnt dat hij, p het einde van het kalenderkwartaal bedeld in het tweede lid, p een aanbestedende verheid in de zin van artikel 2, 1, van de wet van 15 juni 2006 f p een verheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2, van de wet van 15 juni 2006, één f meer schuldvrderingen bezit die zeker, peisbaar en vrij van elke verbintenis tegenver derden zijn en waarvan het bedrag p 3.000,00 eur na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden. Ten laatste daags vr de uiterste datum vr de ntvangst van de ffertes met de buitenlandse inschrijver: 1 vldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen vr de sciale zekerheid, vereenkmstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. 2 in rde zijn met de bepalingen van 1, indien hij persneel tewerkstelt dat nderwrpen is aan de wet van 27 juni 1969 tt herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sciale zekerheid der arbeiders. De aanbestedende verheid kan in welk stadium van de prcedure k, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen ver de stand van betaling van de bijdragen vr de sciale zekerheid van m het even welke inschrijver. Met het g p de tepassing van deze clausule heeft de aanbestedende verheid het recht m de inschrijver wiens fferte het best geklasseerd is, te verzeken m de ndzakelijke inlichtingen f dcumenten ver te leggen. Indien zij twijfels heeft ver de persnlijke situatie van die inschrijver, kan zij de bevegde binnenlandse f buitenlandse autriteiten verzeken m de inlichtingen die ze ter zake ndig acht. Tweede uitsluitingscriterium Overeenkmstig artikel 20 van de wet en artikel 61, 1 van het kninklijk besluit van 15 juli 2011 wrdt in elk stadium van de gunningsprcedure uitgeslten van de tegang erte, de inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende verheid kennis heeft, verrdeeld is vr: 1. deelname aan een criminele rganisatie als bedeld in artikel 324bis van het Strafwetbek; 2. mkping als bedeld in artikel 246 en 250 van het Strafwetbek; 3. fraude als bedeld in artikel 1 van de vereenkmst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, gedgekeurd dr de wet van 17 februari 2002; 4. witwassen van geld als bedeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tt vrkming van het gebruik van het financieel stelsel vr het witwassen van geld en de financiering van terrrisme. Met het g p de tepassing van deze clausule heeft de aanbestedende verheid het recht m de inschrijver wiens fferte het best geklasseerd is, te verzeken m de ndzakelijke inlichtingen f dcumenten ver te leggen. Indien zij twijfels heeft ver de persnlijke situatie van die inschrijver, kan zij de bevegde binnenlandse f buitenlandse autriteiten verzeken m de inlichtingen die ze ter zake ndig acht.

19 Open fferteaanvraag blz 18/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Derde uitsluitingscriterium Overeenkmstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 61, 2, 1 en 2 van het kninklijk besluit van 15 juli 2011 kan in elk stadium van de gunningsprcedure wrden uitgeslten van de tegang erte, de inschrijver die: 1. in staat van faillissement f van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke rerganisatie ndergaat, f die in een vergelijkbare testand verkeert als gevlg van een gelijkaardige prcedure die bestaat in andere natinale reglementeringen; 2. aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, vr wie een prcedure van vereffening f gerechtelijke rerganisatie aanhangig is, f die het vrwerp is van een gelijkaardige prcedure bestaande in andere natinale reglementeringen. Vierde uitsluitingscriterium Wrdt uitgeslten van deelname aan de verheidspdracht, de inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, verrdeeld is geweest vr een misdrijf dat zijn prfessinele integriteit aantast. Met het g p de tepassing van deze clausule heeft de aanbestedende verheid het recht m de inschrijver wiens fferte het best geklasseerd is, te verzeken m de ndzakelijke inlichtingen f dcumenten ver te leggen. Indien zij twijfels heeft ver de persnlijke situatie van die inschrijver, kan zij de bevegde binnenlandse f buitenlandse autriteiten verzeken m de inlichtingen die ze ter zake ndig acht. Vijfde uitsluitingscriterium De inschrijver mag niet bij zijn berepsuitefening een ernstige fut hebben begaan, vastgesteld p grnd die de aanbestedende verheden aannemelijk kunnen maken. Bvendien, verbindt de inschrijver, dr de ndertekening van zijn fferte, zich tt het naleven van de nrmen bepaald in de basiscnventies van de Internatinale Arbeidsrganisatie (IAO), en in het bijznder: 1. het verbd p dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwngen f verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwngen arbeid, 1957); 2. het recht p vakbndsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tt het prichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3. het recht van rganisatie en cllectief verleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van rganisatie en cllectief verleg, 1949); 4. het verbd p discriminatie inzake tewerkstelling en verlning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verlning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (berep en berepsuitefening), 1958); 5. de minimumleeftijd vr kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsk het verbd p de ergste vrmen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 ver de ergste vrmen van kinderarbeid, 1999). Het niet-naleven van de hierbven vermelde verdragen zal dus wrden beschuwd als een ernstige fut bij de berepsuitefening in de zin van artikel 61, 2, 4 van het KB van 15 juli De hgervermelde vrschriften zijn van tepassing ngeacht de andere vrschriften pgenmen in het artikel 61 van het hierbven vermeld besluit. Zesde uitsluitingscriterium De inschrijver met in rde zijn met de betaling van zijn belastingen en taksen vlgens de Belgische wetgeving f die van het land waar hij gevestigd is, vereenkmstig de bepalingen van artikel 63 van het KB van 15 juli 2011.

20 Open fferteaanvraag blz 19/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Zevende uitsluitingscriterium. Wrdt uitgeslten van deelname aan de verheidspdracht, de inschrijver die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, peisbaar bij tepassing van dit hfdstuk, f die deze inlichtingen niet heeft verstrekt De kwalitatieve selectie Wanneer een inschrijver berep det p de draagkracht van andere entiteiten en die draagkracht bepalend is vr zijn selectie, vermeldt hij vr welk gedeelte hij een berep det p de die draagkracht en welke andere entiteiten hij vrstelt Selectiecriteria inzake de financiële en ecnmische draagkracht van de inschrijver De inschrijver met tijdens één van de laatste drie bekjaren een mzet inzake de activiteiten die rechtstreeks verband huden met de diensten die in dit bestek wrden beschreven (de ntwikkeling van systemen met EMC Dcumentum), hebben gerealiseerd van EURO. Hij vegt bij zijn fferte een verklaring inzake deze en de ttale mzet gerealiseerd tijdens de laatste drie bekjaren, deze met telkens minimaal EURO bedragen Selectiecriteria met betrekking tt de technische bekwaamheid van de inschrijver Eerste criterium inzake de technische bekwaamheid van de inschrijver De inschrijver met ver vldende bekwaam persneel beschikken m de pdracht naar behren te kunnen uitveren. De inschrijver vegt bij zijn fferte: een beschrijving van de verschillende relevante prfielen waarver hij beschikt die bij de uitvering van de pdracht ingezet kunnen wrden met pgave van het aantal persneelsleden die aan dit prfiel beantwrden. Vr de vlgende taken dienen telkens minimaal 2 persnen vermeld te wrden met relevante ervaring in een Nederlandstalig f Franstalig EMC prject: prjectbeheer, analyse, buw, testing, kennisverdracht en nderhudsactiviteiten. Tweede criterium inzake de technische bekwaamheid van de inschrijver De inschrijver met ver de vlgende referenties aan uitgeverde diensten beschikken die werden uitgeverd tijdens de laatste drie jaren: drie referenties met betrekking tt de buw (van analysefase tt en met plevering) van een dcument management systeem met EMC Dcumentum Webtp; één referentie met betrekking tt de buw en/f nderhud van een DMS met EMC Dcumentum in een meertalige eindgebruikersmgeving; drie referenties met betrekking tt het nderhud van een bestaand dcument management systeem met EMC Dcumentum Webtp f xcp; één referentie met betrekking tt de buw van een dcument management systeem met EMC Dcumentum xcp f de migratie van Webtp naar xcp; vijf klanten waarvr een DMS met EMC Dcumentum is gebuwd en/f wrdt nderhuden. Belangrijke pmerking: De inschrijver met in zijn fferte vermelden welk gedeelte van de pdracht hij vrnemens is in nderaanneming te geven en welke nderaannemers hij vrstelt.

21 Open fferteaanvraag blz 20/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming 13.2 Regelmatigheid van de ffertes De ffertes van de geselecteerde inschrijvers zullen wrden nderzcht p het vlak van hun regelmatigheid. Substantieel nregelmatige ffertes zullen wrden geweerd. Enkel regelmatige ffertes kmen in aanmerking m te wrden getetst aan de gunningscriteria Gunningscriteria Vr de keuze van de meest interessante fferte wrden de regelmatige ffertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getetst. Deze criteria zullen gewgen wrden teneinde een eindklassement te bekmen van hg naar laag, dit is van beste naar minst gunstigste fferte Lijst van de gunningscriteria De gunningscriteria in dalende rangrde van belangrijkheid, zijn de vlgende: 1. prijs (40 %); 2. upgrade en migratieaanpak: de technische en rganisatrische geschiktheid (25 %); 3. testmanagement en eindgebruikersbetrkkenheid (25%) 4. dienstverlening in het kader van de nderhudsvereenkmst (10%) Eindqutatie De qutaties vr de 4 gunningscriteria zullen wrden pgeteld. De pdracht zal wrden gegund aan de inschrijver met de hgste eindqutatie, nadat de aanbestedende verheid ten pzichte van deze inschrijver de juistheid van de impliciete verklaring p erewrd heeft nagegaan en p vrwaarde dat uit de cntrle blijkt dat de impliciete verklaring p erewrd vereenkmt met de werkelijkheid. De evaluatie van de gunningscriteria gebeurt als vlgt: gunningscriterium 1 prijs zal wrden geëvalueerd p basis van de nderstaande frmules: Ax = A1 + 4xA2 Ax = berekende prijs specifiek per inschrijver A1 = de glbale prijs vr het vast gedeelte van de pdracht A2 = jaarlijkse abnnementsprijs + kst nderhudscntract vendr + glbale prfielprijs Glbale prfielprijs = (24 x dagprijs technisch prfiel) + (12 x dagprijs functineel prfiel) + (6 x dagprijs prject manager) Px = 40 x (Amin/Ax) Px = punten vr inschrijver x Amin = laagste berekende prijs Ax = berekende prijs van de specifieke inschrijver gunningscriterium 2 upgrade en migratieaanpak: de technische en rganisatrische geschiktheid zal wrden geëvalueerd p basis van:

22 Open fferteaanvraag blz 21/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming de wijze van uitveren van de technische analyse, inclusief de beschrijving van de wijze waarp wrdt mgegaan met de aandachtspunten peratineel behud van de sftwares MulTites en Kfax en afstemmingen met de applicatieprviders van elket en Drupal, de wijze van upgrade van EMC Dcumentum 6.7SP1 naar 7.1 en de migratie van bestaande bjecttypes en wrkflws van Webtp naar xcp, de beschrijving van het verlp van het buwtraject, inclusief: de beschrijving van het gebruik van de bestaande prductie- en acceptatiemgeving. Aandachtspunten hierbij is dat zwel de prductie- als acceptatiemgeving z ptimaal mgelijk beschikbaar met blijven vr de Webtp tepassing vraleer er definitief wrdt mgeschakeld naar xcp, de wijze waarp wrdt mgegaan met nbeschikbaarheden van het prductiesysteem, de beschrijving van de prjectaanpak, de mtivering m al dan te werken met releases en/f sprints en eventueel de vrgestelde pdeling van de mdules, de beschrijving van de prjectmanagement methdlgie, de beschrijving van de dcumentatie die tijdens de prjectuitvering wrdt aangemaakt; de kwalificatie, ervaring en tweetaligheid (Nederlands/Frans) van het ingezette prjectteam, het aantal bendigde mandagen per taak en per prfiel. De vlgende taken meten minimaal pgenmen wrden: prjectsetup, functinele analyse en schermpbuw, setup testmgeving (de huidige acceptatiemgeving dient tijdens de ntwikkelingsfase te blijven bestaan vr supprt van de prductiemgeving), upgrade acceptatie- en prductiemgeving naar Dcumentum 7.1, buw nieuwe functinaliteiten, applicatie migratie (inclusief de rapprteringsmdule), dcumentatie, pleiding en testing, de indicatieve high-level planning; gunningscriteria 3 testmanagement en eindgebruikersbetrkkenheid zal wrden geëvalueerd p basis van: de beschrijving van het testplan en de testmethdlgie, de verwachte inhudelijke inbreng van de CBPL-medewerkers, de wijze van uitveren van de functinele analyse, inclusief de beschrijving van de feedbackverwachtingen (wie, he, termijn, ), de beschrijving van de wijze waarp de kennisverdracht wrdt vrzien: handleidingen en pleidingen; gunningscriterium 4 dienstverlening in het kader van de nderhudsvereenkmst zal wrden geëvalueerd p basis van: de beschreven aanpak inzake het beantwrden van gebruikersvragen, het crrectief/adaptief/preventief/evlutief nderhud en de first line supprt ivm vendr sftware, het beheer van geplande dwntime.

23 Open fferteaanvraag blz 22/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Offertes die vr de technische criteria (punten 2 tt en met 4) minder dan 50% van het ttaal scren, wrden uitgeslten van de pdracht [minimale scre = 30/60]. 14 Brgtcht De brgtcht bedraagt 5 % van het ttaal bedrag, excl. BTW, van het vast gedeelte van de pdracht. Het aldus bekmen bedrag wrdt afgernd naar het hgergelegen tiental EURO. Overeenkmstig de wets- en reglementsbepalingen ter zake kan de brgtcht hetzij in speciën f publieke fndsen, hetzij nder de vrm van een gezamenlijke brgtchtstelling wrden gesteld. De brgtcht kan eveneens wrden gesteld via een waarbrg tegestaan dr een kredietinstelling die vldet aan de vrschriften van de wetgeving p het statuut van en het tezicht p de kredietinstellingen f dr een verzekeringsnderneming die vldet aan de vrschriften van de wetgeving betreffende de cntrle der verzekeringsndernemingen en die tegelaten is tt tak 15 (brgtcht). De pdrachtnemer met, binnen de dertig kalenderdagen vlgend p de dag van het sluiten van de pdracht, het bewijs leveren dat hij f een derde de brgtcht p een van de vlgende wijzen heeft gesteld: 1. wanneer de brgtcht in speciën wrdt gesteld, dr strting van het bedrag p de Pstchequerekening van de Depsit- en Cnsignatiekas [bpstbank rekeningnummer BE (IBAN) PCHQBEBB (BIC)] f van een penbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genemde Kas, hierna genemd penbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2. wanneer de brgtcht uit publieke fndsen bestaat, dr neerlegging van deze vr rekening van de Depsit-en Cnsignatiekas in handen van de Rijkskassier p de zetel van de Natinale Bank te Brussel f bij een van haar prvinciale agentschappen f van een penbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3. wanneer de brgtcht gedekt wrdt dr een gezamenlijke brgtchtmaatschappij, dr neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitefent, van een akte van slidaire brg bij de Depsiten Cnsignatiekas f bij een penbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4. wanneer de brgtcht gesteld wrdt dr middel van een waarbrg, dr de verbintenisakte van de kredietinstelling f van de verzekeringsnderneming. Dit bewijs wrdt geleverd, naargelang van het geval, dr verlegging aan de aanbestedende verheid van: 1. hetzij het ntvangstbewijs van de Depsit- en Cnsignatiekas f van een penbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2. hetzij het debetbericht van de kredietinstelling f van de verzekeringsnderneming; 3. hetzij het depsit-attest van de Rijkskassier f van een penbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4. hetzij de riginele akte van slidaire brg, geviseerd dr de Depsit- en Cnsignatiekas f van een penbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5. hetzij het rigineel van de verbintenisakte pgemaakt dr de kredietinstelling f de verzekeringsnderneming die een waarbrg heeft tegestaan. Deze dcumenten, ndertekend dr de depnent, vermelden waarvr de brgtcht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknpte gegevens betreffende de pdracht en verwijzing naar de pdrachtdcumenten, alsmede de naam, vrnamen en vlledig adres van de pdrachtnemer en eventueel

24 Open fferteaanvraag blz 23/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming deze van de derde die vr rekening van de pdrachtnemer het depsit heeft verricht, met de vermelding geldschieter f gemachtigde, naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen hiervr vermeld wrdt pgeschrt tijdens de sluitingsperide van de nderneming van de pdrachtnemer vr de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die p reglementaire wijze f in een algemeen bindende verklaarde cllectieve arbeidsvereenkmst werden bepaald. Het bewijs van brgtchtstelling dient te wrden geznden aan het adres dat zal wrden vermeld in de kennisgeving van het sluiten van de pdracht. Het verzek van de pdrachtnemer m ver te gaan tt de plevering geldt als : 1. bij de vrlpige plevering: verzek tt vrijgave van de eerste helft van de brgtcht; 2. bij de definitieve plevering : verzek tt vrijgave van de tweede helft. 15 Opleveringen 15.1 Keuring van de uitgeverde diensten De diensten zullen tijdens hun uitvering nauwlettend wrden pgevlgd dr een afgevaardigde van de aanbestedende verheid. De identiteit van deze afgevaardigde zal aan de pdrachtnemer wrden medegedeeld p het genblik dat met de uitvering van de diensten zal wrden gestart Vrlpige plevering Het beëindigen van de diensten kmt vereen met het psitief beëindigen van de acceptatietesten in de prductiemgeving, het pleveren van de dcumentatie en de kennisverdracht. De aanbestedende verheid beschikt na deze beëindiging van de diensten ver een verificatietermijn van 30 dagen m een prces verbaal van vrlpige plevering f van weigering van het vast gedeelte van de pdracht p te stellen. De vrlpige plevering kan slechts plaatsvinden als de acceptatietesten zwel in de acceptatiemgeving als in de prductiemgeving hebben aangetnd dat het vernieuwde DMS aan de vrpgestelde functinele en kwalitatieve eisen vldet en er geen prblemen zijn vastgesteld. De testfase wrdt in twee grte nderdelen pgesplitst: fabriekstesten: waarvan de rganisatie en uitvering vlledig nder de verantwrdelijkheid vallen van de pdrachtnemer, een afgevaardigde van het pdrachtgevend bestuur met een nbeperkte tegang krijgen gedurende deze testfase. De testen dienen vlledig te wrden beschreven en de resultaten dienen te wrden gerapprteerd aan de pdrachtgever; acceptatietesten: deze testen kunnen pas pgestart wrden nadat de fabriekstesten met gunstig resultaat zijn afgernd. De uitvering van de acceptatietesten is gebaseerd p een testscenari pgemaakt dr de pdrachtnemer en is het resultaat van een vrafgaand verleg met de pdrachtgever. De testen wrden nder begeleiding van de pdrachtnemer uitgeverd dr een testpleg van de pdrachtgever.

25 Open fferteaanvraag blz 24/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Als het geval zich vrdet beschikt de pdrachtnemer ver een termijn van 10 werkdagen m het systeem in vereenstemming te brengen met de vrpgestelde functinele en kwalitatieve eisen, cnfrm de functinele en de technische dcumentatie. Deze prcedure kan maximaal drie maal wrden herhaald. De vrlpige plevering resulteert in een prces-verbaal van vrlpige plevering dat dr beide partijen wrdt ndertekend Definitieve plevering en garantieverplichting Bij het verstrijken van de 90 dagen die vlgen p de dag van de vrlpige plevering wrdt, naar gelang het geval, een prces-verbaal van plevering f van weigering van plevering van de pdracht pgesteld die dr beide partijen wrdt ndertekend. De pdrachtnemer heeft een garantieverplichting tt aan de definitieve plevering. In het kader van de garantie is de pdrachtnemer verplicht m p eigen ksten een plssing te bieden vr elk incident, anmalie, vergissing en gebrekkige werking vr wat betreft het DMS, tenzij hij kan bewijzen dat de bewuste prblemen te wijten zijn aan wijzigingen aangebracht dr de aanbestedende verheid (znder vrafgaande testemming van de pdrachtnemer). De kstprijs verbnden aan de garantieperide is integraal inbegrepen in de glbale prijs van het vast gedeelte van de pdracht. De pdrachtnemer verbindt er zich te ver te gaan tt de ndige herstellingen vlgens de best beschikbare prfessinele praktijken en binnen de krtst mgelijke tijd. De pdrachtnemer dient het bewijs te leveren dat de prblemen pgelst zijn en dat het systeem pnieuw peratineel is. De pdrachtnemer biedt de aanbestedende verheid tevens de ndige garanties inzake verbrgen gebreken. 16 Uitvering van de diensten 16.1 Termijnen en clausules Termijnen De diensten in uitvering van het vast gedeelte van de pdracht meten wrden uitgeverd binnen een termijn van 12 maanden te rekenen vanaf de dag die vlgt p deze waarp de pdrachtnemer de kennisgeving van het sluiten van de pdracht heeft ntvangen f p de datum vermeld in de fferte indien deze datum scherper is dan de termijn van 12 maanden. De sluitingsdagen vr de jaarlijkse vakanties in de nderneming van de pdrachtnemer wrden niet meegerekend. De bestelbn wrdt per aangetekend schrijven f p iedere andere manier die nmsttelijk telaat de datum van versturing te bepalen, naar de pdrachtnemer verstuurd. De peenvlgende uitwisseling van briefwisseling eigen aan de bestelbn (en de uitvering van de diensten) vlgen dezelfde regels als deze vrzien vr de versturing van de bestelbn en dit telkens als één van beide partijen wenst een bewijs te hebben van zijn tussenkmst.

26 Open fferteaanvraag blz 25/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming In geval van ntvangst van de bestelbn na de termijn van twee werkdagen, kan de uitveringstermijn na schriftelijke aanvraag en verantwrding van de pdrachtnemer verlengd wrden naar verhuding van de vastgestelde vertraging van de ntvangst van de bestelbn. Indien de bestellende dienst, na nderzek van het schriftelijk verzek van de pdrachtnemer, het geheel f gedeeltelijk gegrnd vindt, laat deze hem schriftelijk weten welke verlenging van uitveringstermijn aanvaard wrdt. In geval van duidelijk njuiste f nvlledige inhud van de bestelbn, welke elke uitvering van de diensten verhindert, verwittigt de pdrachtnemer nmiddellijk per schrijven de bestellende dienst pdat een plssing vr een nrmale afhandeling van de bestelling gevnden kan wrden. Indien ndig, vraagt de pdrachtnemer een verlenging van de uitveringstermijn aan vlgens dezelfde vrwaarden zals vrzien in geval van laattijdige ntvangst van de bestelbn. In ieder geval zijn de betwistingen eigen aan de bestelbn, die niet binnen de 15 kalenderdagen te rekenen vanaf de eerste dag die vlgt p de datum van ntvangst van de bestelbn dr de pdrachtnemer, niet meer ntvankelijk. De diensten in uitvering van het vrwaardelijk gedeelte van de pdracht meten in geval van bestelling wrden uitgeverd vanaf de dag vlgend p de definitieve plevering van het vast gedeelte van de pdracht en meten gedurende 1 jaar wrden pgenmen (maximaal 3 maal verlengbaar) Uitveringsvrwaarde De inschrijver engageert zich, gedurende de vlledige uitvering van de pdracht, de 8 basiscnventies van de IAO, zals ze pgenmen zijn in punt van dit bestek, te respecteren. Het niet respecteren van dit engagement wrdt p basis van artikel 44, 1, 1 van het kninklijk besluit van 14 januari 2013 beschuwd als het niet uitveren van de pdracht vlgens de vrschriften bepaald in de pdrachtdcumenten, wat aanleiding zal geven tt het in gebreke stellen van de pdrachtnemer, en kan, p basis van artikel 47, 2, 1 van het kninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tt de tepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de pdracht Plaats waar de diensten meten wrden uitgeverd en frmaliteiten Plaats waar de diensten meten wrden uitgeverd De diensten zullen wrden in hfdzaak uitgeverd p het vlgende adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Hierte wrdt de ndige werkruimte van het type shared desk vrzien met een maximum van 2 f 3 persnen. De Privacycmmissie beschikt ver een prductiemgeving en een acceptatiemgeving. Het betreft een hsted mgeving die beheerd wrdt dr Getrnics en fysiek in het datacenter in Edegem staat. De acceptatiemgeving is tevens de acceptatiemgeving vr het elket (= andere business applicatie van de Privacycmmissie) en dient tijdens het prject beschikbaar te blijven vr eventuele nderhudswerkzaamheden p de huidige Webtp mgeving Nazicht en plevering van de uitgeverde diensten Om een pvlging van de uitvering van het vast gedeelte van de pdracht te te laten dient de pdrachtnemer te vrzien in een tweewekelijkse vrtgangsrapprtering. Dit rapprt dient de vlgende

27 Open fferteaanvraag blz 26/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming punten te vermelden: de actuele status van het prject, de afgewerkte taken, de lpende taken, de geplande taken, de ervaren prblemen, de ndzakelijke wijzigingen en de geactualiseerde prjectplanning. Vr het vrwaardelijk gedeelte met de pdrachtnemer een systeem van ticketpvlging vrzien. Indien tijdens de uitvering van de diensten abnrmaliteiten wrden vastgesteld, zal dit nmiddellijk aan de pdrachtnemer wrden gemeld dr middel van een bericht, dat nadien zal wrden bevestigd dr middel van een aangetekende zending. De pdrachtnemer is verplicht m niet cnfrm uitgeverde diensten te herbeginnen. De pdrachtnemer met verplicht vrzien in een kwaliteitscntrle en met de resultaten meedelen aan de pdrachtgever. Op het genblik dat de diensten van het vast gedeelte van de pdracht uitgeverd zijn en ten laatste p de einddatum pgenmen in het bestek/de fferte, zal een evaluatie wrden gemaakt van de kwaliteit en cnfrmiteit van de uitgeverde diensten. Van deze evaluatie zal een prces-verbaal wrden pgemaakt, waarvan het rigineel exemplaar zal wrden vergemaakt aan de pdrachtnemer. Niet behrlijk f niet cnfrm uitgeverde diensten zullen meten wrden herbegnnen Uitverders van de pdracht De pdrachtnemer verbindt er zich te m, tenzij bij vermacht, de pdracht te laten uitveren dr de in de fferte pgegeven persnen. De vermelde persnen f hun vervangers wrden allen geacht effectief deel te nemen aan de pdracht. De vervangers met wrden erkend dr de aanbestedende verheid. Het pdrachtgevend bestuur met de persnen die werden gekzen vr de uitvering van de taken die hen in het kader van deze pdracht zijn tegewezen, erkennen. Het kan zijn erkenning weigeren f intrekken znder daarvr een reden te meten pgeven. In dat geval beschikt de pdrachtnemer ver een in nderling vastgestelde, redelijke termijn m zijn uitverders te vervangen. Het niet respecteren van dit engagement wrdt p basis van artikel 44, 1, 1 van het kninklijk besluit van 14 januari 2013 beschuwd als het niet uitveren van de pdracht vlgens de vrschriften bepaald in de pdrachtdcumenten, wat aanleiding zal geven tt het in gebreke stellen van de pdrachtnemer, en kan, p basis van artikel 47, 2, 1 van het kninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tt de tepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de pdracht Onderaannemingscntracten Vr de praktische uitvering van de pdracht kan de pdrachtnemer cntracten van nderaanneming afsluiten met derden. Vraf dient de pdrachtnemer een lijst met nderaannemers ter gedkeuring vr te leggen aan de aanbestedende verheid. Afwijkingen kunnen nadien slechts wrden aanvaard na een akkrd van beide partijen. Het niet respecteren van dit engagement wrdt p basis van artikel 44, 1, 1 van het kninklijk besluit van 14 januari 2013 beschuwd als het niet uitveren van de pdracht vlgens de vrschriften bepaald in de pdrachtdcumenten, wat aanleiding zal geven tt het in gebreke stellen van de pdrachtnemer, en kan, p basis van artikel 47, 2, 1 van het kninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tt de tepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de pdracht. Er wrdt uitdrukkelijk vereengekmen dat de pdrachtnemer, krachtens artikel 12 van het Kninklijk Besluit dd. 14 januari 2013 aansprakelijk blijft ten pzichte van de aanbestedende verheid. De aanbestedende verheid heeft geen enkele cntractuele band met die derden.

28 Open fferteaanvraag blz 27/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Alle verplichtingen van de pdrachtnemer gelden eveneens vr zijn vertegenwrdigers en nderaannemers, zulks met betrekking tt de dr hem geleverde prestaties Herhaalpdrachten De aanbestedende verheid behudt zich het recht vr m nieuwe diensten bestaande uit een herhaling van srtgelijke diensten van nderhavige pdracht te sluiten met degene die deze pdracht uitvert, p vrwaarde dat deze diensten vereenstemmen met het basisntwerp dat het vrwerp uitmaakt van deze pdracht. De sluiting van de herhaalpdrachten kan enkel gebeuren binnen 3 jaar na de sluiting van de nderhavige pdracht (wet van 15 juni 2006, art. 26, 1, 2, b). 17 Facturatie en betaling van de diensten Vast gedeelte van de pdracht De pdrachtnemer zendt de factuur (in één exemplaar) en het prces-verbaal van vrlpige plevering van het vast gedeelte van de pdracht (rigineel exemplaar) naar het vlgende adres: Cmmissie vr de bescherming van de persnlijke levenssfeer T.a.v. Patrick Van Wuwe, wnd. Administrateur Drukpersstraat Brussel Enkel behrlijk uitgeverde diensten mgen wrden gefactureerd. De betaling van het aan de pdrachtnemer verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het ntvangen van de regelmatig pgemaakte factuur alsk van het prces-verbaal van vrlpige plevering. Wanneer de pdrachtdcumenten niet vrzien in een afznderlijke schuldvrdering, geldt de factuur als schuldvrdering. De factuur dient te wrden pgesteld in EURO. Er wrden geen vrschtten aan de pdrachtnemer tegestaan. Vrwaardelijk gedeelte van de pdracht Het jaarlijks abnnement wrdt aan het begin van de peride (= 1jaar) gefactureerd. De uitgeverde diensten wrden maandelijks gefactureerd en zijn betaalbaar mits gedkeuring van de maandverzichten dr de aanbestedende verheid en mits aanhechting van de maandverzichten aan de facturen. Facturen zijn betaalbaar binnen dertig dagen na factuurdatum. De factuur dient te wrden pgesteld in EURO. 18 Aanbestedingsberichten en rechtzettingen De in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Eurpese Unie aangekndigde f gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben p de aannemingen in het algemeen, evenals

29 Open fferteaanvraag blz 28/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming de berichten en rechtzettingen betreffende deze aanneming maken integraal deel uit van huidig bestek. De inschrijver wrdt geacht er kennis van genmen te hebben en er bij het pmaken van zijn fferte rekening mee gehuden te hebben. 19 Intellectuele rechten De pdrachtnemer met alle ndige maatregelen nemen m de rechten van de aanbestedende verheid te vrijwaren en met z ndig, p eigen ksten, de frmaliteiten vervullen die ndig zijn pdat die rechten aan derden zuden kunnen wrden tegengewrpen. Hij licht de aanbestedende verheid in ver de getrffen schikkingen alsk de vervulde frmaliteiten. Vanaf de eerste tekenen van een vrdering dr een derde tegen de pdrachtnemer f de aanbestedende verheid, meten deze elkaar inlichten en alle mgelijke maatregelen nemen m de strnis te den phuden, en meten zij wederzijds bijstand verlenen dr elkaar met name bewijselementen mee te delen f nuttige dcumenten te verhandigen die ze in hun bezit hebben f kunnen verkrijgen. Onverminderd artikel 17 van het kninklijk besluit klassieke sectren, al naargelang, staat de pdrachtnemer f de aanbestedende verheid die de rechten van een derde niet heeft geëerbiedigd f die rechten niet aan zijn medecntractant kenbaar heeft gemaakt, brg vr elk verhaal dat een derde tegen deze medecntractant zu stellen. Behudens andersluidende bepaling in de pdrachtdcumenten is die waarbrg evenwel beperkt tt het bedrag van de pdracht. 20 Vertruwelijkheid De pdrachtnemer verbindt er zich te zijn taak te vervullen met inachtneming van de tepasbare vrschriften van ethiek, dentlgie en vertruwelijkheid. Indien hij een berep det p nderaannemers neemt hij in zijn cntracten deze verplichtingen die hij dient na te kmen ver de uitvering van de pdracht ver. De pdrachtnemer verbindt zich erte de strenge geheimhuding in acht te nemen van de infrmatie die hem dr het pdrachtgevend bestuur wrdt verstrekt f waarvan hij wegens f naar aanleiding van de uitvering van de pdracht kennis heeft gekregen, alsmede van de staten en van de dcumenten die uit de verwerking van die infrmatie vrtvleien. In dat verband met de pdrachtnemer zich zwel tijdens als na de uitvering van de pdracht ervan nthuden: infrmatie f gegevens waarvan hij bij de uitefening van zijn berepsactiviteit kennis heeft gekregen, bekend te maken f te kpiëren; handelingen te verrichten die de vertruwelijkheid van de infrmatie f van de gegevens kunnen schaden, f aan dergelijke handelingen mee te werken, behalve indien het pdrachtgevend bestuur daarte uitdrukkelijk zijn testemming geeft. De pdrachtnemer met waarbrgen dat zijn persneel de vertruwelijkheid van de infrmatie in acht neemt. Hij mag de infrmatie slechts mededelen aan de leden van zijn persneel die betrkken zijn bij de pdracht. Hij met waarbrgen dat zijn werknemers de verplichtingen vrtvleiend uit het vertruwelijk karakter van de infrmatie kennen en in acht nemen. In dat verband met hij bij de ndertekening van de vereenkmst het

30 Open fferteaanvraag blz 29/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming bewijs ervan leveren dat in de vereenkmsten die hem ten aanzien van zijn werknemers binden, vlgend beding is pgenmen: De werknemer is zwel tijdens de duur van de vereenkmst als erna verplicht zich ervan te nthuden: infrmatie f gegevens waarvan hij bij de uitefening van zijn berepsactiviteit kennis heeft gekregen, bekend te maken f te kpiëren; handelingen te verrichten die de vertruwelijkheid van de infrmatie f van de gegevens kunnen schaden, f daaraan mee te werken; zich tegang te verschaffen tt andere gegevens dan die welke ndig zijn vr de uitvering van zijn pdracht. Met uitzndering van de gegevens die tt het penbaar dmein behren en die waarvan de bekendmaking vraf dr het pdrachtgevend bestuur is gedgekeurd, meten alle gegevens en infrmatie a priri als vertruwelijk wrden beschuwd, znder dat het pdrachtgevend bestuur ze als dusdanig met mschrijven. De pdrachtnemer met p grnd van de vereenkmst niet enkel de vlledige vertruwelijkheid van de gegevens bewaren, maar dient tevens blijk te geven van de ndige neutraliteit alsk van de grtst mgelijke discretie. 21 Bijzndere verbintenissen vr de pdrachtnemer De pdrachtnemer verbindt zich erte deze pdracht niet te vermelden in zijn publiciteit znder vrafgaande, schriftelijke testemming van het pdrachtgevend bestuur. De pdrachtnemer mag deze pdracht wel pgeven als referentie. 22 Geschillen Alle betwistingen met betrekking tt de uitvering van deze pdracht wrden uitsluitend beslecht vr de bevegde rechtbanken van het gerechtelijk arrndissement Brussel. De vertaal is het Nederlands f het Frans. De aanbestedende verheid is in geen geval aansprakelijk vr de schade aan persnen f gederen die rechtstreeks f nrechtstreeks het gevlg is van de activiteiten die ndig zijn vr de uitvering van deze pdracht. De pdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende verheid tegen elke vrdering van schadevergeding dr derden in dit verband. De termijnen die gerespecteerd dienen te wrden met betrekking tt rechtsvrderingen zijn pgenmen in artikel 73 van het KB van 14 januari 2013.

31 Open fferteaanvraag blz 30/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming B TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 1 Opdracht 1.1 Over de Privacycmmissie De Privacycmmissie is een nafhankelijk cntrlergaan dat erp teziet dat de privacy wrdt beschermd bij de verwerking van persnsgegevens. Ze werd pgericht ingevlge de wet van 8 december 1992 tt bescherming van de persnlijke levenssfeer ten pzicht van de verwerking van persnsgegevens. De Privacycmmissie verstrekt adviezen en geeft aanbevelingen, verleent machtigingen, cntrleert de manier waarp persnsgegevens wrden verwerkt, infrmeert en verleent bijstand. Z wil de Privacycmmissie ervr zrgen dat ieders recht p privacy evenwichtig wrdt beschermd bij de verwerking van persnsgegevens. Sinds de inwerkingtreding van de wet van 26 februari 2003 (p 26 juni 2003) tt wijziging van de wet van 8 december 1992 tt bescherming van de persnlijke levenssfeer is de Cmmissie vr de bescherming van de persnlijke levenssfeer ingesteld als een cllateraal rgaan bij de Kamer van Vlksvertegenwrdigers. De Privacycmmissie telt zestien leden: een vrzitter, een ndervrzitter, zes vaste leden en acht plaatsvervangende leden. Alle zestien cmmissieleden zijn p een f andere manier deskundig in de bescherming van de persnlijke levenssfeer en het beheer van persnsgegevens. Binnen de Privacycmmissie zijn sectrale cmités ingesteld die tezicht uitefenen ver een specifieke sectr. Behalve enkele uitznderingen zijn de sectrale cmités vr de helft samengesteld uit leden van de Privacycmmissie en vr de helft uit deskundigen vertruwd met de sectr: Sectraal cmité van het Rijksregister: het Cmité ziet te p de veiligheid en de bescherming van de persnsgegevens in het Rijksregister en het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister; Sectraal cmité vr de Federale Overheid: het Cmité ziet te p de elektrnische mededeling van persnsgegevens vanuit de Federale Overheid; Sectraal cmité van de Sciale Zekerheid en van de Gezndheid: het Cmité beschermt de privacy van de verzekerden binnen het Belgische scialezekerheidsnetwerk bij de verwerking van hun persnsgegevens, en hudt bijznder tezicht p de mededeling van gezndheidsgegevens. Het Cmité bestaat uit 2 afdelingen, nl. afdeling Sciale Zekerheid en afdeling Gezndheid; Statistisch Tezichtscmité: het Cmité ziet te p de mededeling dr de Algemene Directie Statistiek Statistics Belgium van gecdeerde studiegegevens aan derden en het gebruik van die gegevens dr deze derden; Sectraal cmité van de Kruispuntbank van Ondernemingen: het Cmité ziet te p de veiligheid van gegevensverwerkingen binnen de Kruispuntbank De Privacycmmissie wrdt ndersteund dr een secretariaat dat bestaat uit 56 medewerkers. De kantren bevinden zich in de Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Vr bijkmende infrmatie wrdt verwezen naar de website van de Privacycmmissie ( en het bestuursplan (

32 Open fferteaanvraag blz 31/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming 1.2 Delstelling en kader Sedert het autnm wrden van de Privacycmmissie in 2004 heeft ze een nafhankelijke ICT-infrastructuur uitgebuwd m te vrzien in haar beheften. Sinds 2006 beschikt de Privacycmmissie ver een dcument management systeem p EMC Dcumentum Webtp. Als eerste mdule is de mdule biblitheek uitgebuwd. Nadien zijn de vlgende mdules in de lp der tijd aan het systeem tegevegd: pstregistratie, dssierbehandeling, zittingsbeheer, pers, ffice, rapprtering, persneelsdssier, ORM dssiers. De huidige versie van het DMS betreft EMC Dcumentum 6.7SP1 Webtp. Ter vrbereiding p de uitfasering van de Webtp applicatie is in het eerste semester van 2014 een studie uitgeverd die aanleiding heeft gegeven tt een beschrijving van de huidige implementatie van het DMS, met als del een duidelijk verzicht te geven ver de functinaliteiten waarver de eindgebruikers nu kunnen beschikken. Opgepast, dit is niet de beschrijving van de gewenste t be situatie. De resultaten van deze studie zijn vlledig verwerkt in het deel technische vrschriften van dit bestek. Daarnaast is de werking van het huidige DMS dr de eindgebruikers met een kritische blik bekeken m tt mgelijke ptimalisaties te kmen. Het resultaat van deze efening is in bijlage gevegd (zie bijlage 2: Feedback huidig DMS Samenvatting). Deze pdracht bestaat uit de migratie van het huidige DMS naar EMC Dcumentum 7.1 xcp, inclusief het aanbrengen van functinele verbeteringen f tevegingen waarbij ptimaal gebruik wrdt gemaakt van de mgelijkheden van xcp. De pdrachtnemer met een adviserende rl pnemen in het ntwerp van de nieuwe versie van het DMS. 2 Beschrijving van de huidige infrastructuur De serverinfrastructuur is een hsted infrastructuur die beheerd wrdt dr Getrnics en fysiek in het datacenter in Edegem staat. Er is een prductiemgeving en een acceptatiemgeving beschikbaar. 2.1 Acceptatie mgeving Op dit mment bestaat de acceptatie infrastructuur uit: 1 cntent server TSTANTCONDMS: cntent server Dcumentum 6.7SP1 (Windws bit 4GB); 1 database server TSTANTDB01: de database draait p een Micrsft SQL2008R2-server (Windws bit 8GB); 1 applicatin server TSTANTAPPDMS: p de indexing-server draait xplre 1.2 met 1 index agent,

33 Open fferteaanvraag blz 32/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming de webapplicaties da, dms en dcu (2 gecustmiseerde webtps) zijn geïnstalleerd p 1 applicatin server (tmcat 6.0) (Windws bit 4GB). Via een firewall/ladbalancer wrdt de tegang tt deze server geregeld. (beheer Getrnics), Dcumentum Reprting Services plug-in p de applicatin server; p 2 desktps is Dcumentum Reprting Services (p basis van Crystal Reprts 2011) geïnstalleerd. Deze wrden zwel vr de ACC als de PROD mgeving gebruikt; Kfax (versie 10 met Kfax Exprt Cnnectr fr Dcumentum 8.0) wrdt gebruikt m dcumenten in te scannen en te releasen naar het DMS. (Windws bit 4GB). Deze is eveneens gemeenschappelijk vr de ACC als de PROD mgeving. bepaalde dcumenten wrden n-the-fly gepubliceerd naar 1 f 2 ftp-servers (acceptatie mgeving The Reference). Lad balancer / firewall elket TSTANTAPPDMS (Applicatin server Reprting server Indexing server) SRVANTAPP01 (Kfax scanner Cmmn with PROD) (Cmmn with PROD) TSTANTCONDMS (Cntent server) TSTANTDB01 (Database server) (ACC env The Reference) 2.2 Prductie mgeving De huidige prductie-infrastructuur bestaat uit de vlgende cmpnenten: 2 cntent servers (6.7SP1) pgezet in High Availability (Windws bit 4GB); de database draait p een Micrsft SQL2008R2-server (Windws bit 8GB); de cntent-files staan p een NAS-server (Windws bit 4GB); p de indexing-server draait xplre 1.2 met 2 index agents (1 vr elke cntent server); p 2 desktps is DRS (p basis van Crystal Reprts 2011) geïnstalleerd; Kfax (versie 10 met Kfax Exprt Cnnectr fr Dcumentum 8.0) wrdt gebruikt m dcumenten in te scannen en te releasen naar het DMS (Windws bit 4GB); de webapplicaties da, dms en dcu (2 gecustmiseerde webtps) zijn geïnstalleerd p 2 applicatin servers (tmcat 6.0) (Windws bit 4GB); via een ladbalancer wrden requests verdeeld ver deze 2 servers (beheer Getrnics);

34 Open fferteaanvraag blz 33/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming bepaalde dcumenten wrden n-the-fly gepubliceerd naar 1 f 2 ftp-servers. Daar wrden ze pgepikt dr een applicatie van The Reference die ze verwerkt in de respectievelijke websites; vanuit het elket wrden SOAP webservice calls gedaan naar de applicatin servers vr het aanmaken van aangiftedssiers. Het plaatje ziet er als vlgt uit: 3 Overzicht van de verschillende mdules De huidige versie van het DMS is pgebuwd uit verschillende mdules die in de lp der tijd aan het systeem zijn tegevegd: Biblitheek en Pers, Zittingsbeheer, Pstregistratie, Dssierbehandeling, Persneelsdssier, ORM dssiers, Rapprtering, Office. Het DMS kan dr interne (58) en externe medewerkers (42) geraadpleegd wrden middels twee webapplicaties p basis van Webtp (WDK): dms: interne gebruikers werken steeds met de /dms webapplicatie die de vlledige functinaliteit ter beschikking stelt; dcu: externe gebruikers werken met de /dcu variant van de webapplicatie die slechts beperkte tegang geeft tt het DMS.

35 Open fferteaanvraag blz 34/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming 3.1 Biblitheek en Pers Inleiding Het Biblitheek en Pers (Library & Press) gedeelte van het DMS wrdt gebruikt vr het beheer en pzeken van need t knw infrmatie, die dient ter ndersteuning van de werking van de Privacycmmissie. Om alle infrmatie gepast te kunnen categriseren zijn 29 dcument types, elk met eigen metadata en del aangemaakt. De hfdtypes die we kunnen nderscheiden zijn: beslissingen, bek, legal dcument, parlementair dcument, jurisprudentie, externe pinie, multimedia, persartikel, persbericht, publicatie, referentie, tijdschrift, gespecialiseerd, link, cde en wrkshp. Smmige hiervan hebben ng subtypes. De biblitheek is gerganiseerd vlgens verschillende flderstructuren (functineel en thematisch) m infrmatie en eventueel k gerelateerde infrmatie gemakkelijk terug te vinden. Delen van de biblitheek (Library Public) wrden k tegankelijk gemaakt vr externe medewerkers zals cmmissarissen van de Privacycmmissie en de Sectrale cmités via de (read-nly) DOCU applicatie. Intern is de biblitheek vlledig raadpleegbaar via de gewne DMS webapplicatie Functineel Dcumenten in het kader van biblitheek en pers wrden steeds manueel pgeladen in het DMS maar kunnen van verscheiden rsprng zijn, zals gescande dcumenten, dcumenten van website, dcumenten die via e- mail binnen kmen, Tijdens het imprteren wrdt vrnamelijk gebruik gemaakt van Drag&Drp. De biblithecaris en/f de persverantwrdelijke imprteert het dcument in de Draft flder van de biblitheek, kent hier het juiste type aan te en vervlledigt de eigenschappenfiche van het dcument. Dit kan sms in verschillende stappen gebeuren. Vandaar dat het dcument, tt het vlledig gecategriseerd is, in status Draft blijft staan en enkel tegankelijk is vr de biblithecaris(sen). Wanneer het dcument dan actief wrdt gezet dr een manuele prmte, zal dit p basis van de ingevulde metadata crrect in één f meerdere flderstructuren gelinkt wrden. Hierbij wrden nieuwe dcumenten k tijdelijk gelinkt in flders die een verzicht bieden van nieuw beschikbare dcumenten, beken, recente persartikels, (Press Review, News Flash). Verder kunnen dergelijke dcumenten k ng aan een thematische structuur gelinkt wrden, zdat navigeren p thema mgelijk is vr gebruikers die p zek zijn naar specifieke- en mgelijk gerelateerde infrmatie. De dcumenten kunnen p deze manier vanuit verschillende invalsheken teruggevnden wrden.

36 Open fferteaanvraag blz 35/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Figure 2: Thematische flderstructuur Figure 1: Functinele flderstructuur Technisch Object-types Er zijn 29 bjecttypes gedefinieerd met betrekking tt de biblitheek en pers cmpnent van het DMS. Dcument types: Library Dcument (pc_lib_item = verkepelend vr nderstaande) Bek (pc_lib_bk) Cde (pc_lib_cde) Beslissing (pc_lib_decisin) Beslissing Internatinaal (pc_lib_decisin_intl) Beslissing Natinaal (pc_lib_decisin_nat) Externe pinie (pc_lib_ext_pinin) Jurisprudentie (pc_lib_jurisprudence) Jurisprudentie Internatinaal (pc_lib_jurisprudence_intl) Jurisprudentie Natinaal (pc_lib_jurisprudence_nat) Legal Dcument (pc_lib_law_dc) Legal Dcument Internatinaal (pc_lib_law_dc_intl) Legal Dcument Natinaal (pc_lib_law_dc_nat) Link (pc_lib_link) Tijdschrift Artikel (pc_lib_mag_article) Tijdschrift Inhudspgave (pc_lib_mag_issue) Multimedia (pc_lib_multimedia) Parlementair Dcument (pc_lib_parl_dc) Parlementair Dcument Internatinaal (pc_lib_parl_dc_intl)

37 Open fferteaanvraag blz 36/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Parlementair Dcument Natinaal (pc_lib_parl_dc_nat) Persartikel (pc_lib_press_article) Persartikel Internatinaal (pc_lib_press_article_intl) Persbericht (pc_lib_press_release) Publicatie (pc_lib_publicatin) Referentie Dcument (pc_lib_reference) Wrkshp (pc_lib_wrkshp) Gespecialiseerd (pc_lib_specdc) Flder types: Thema (pc_lib_theme) Cnfiguratie Cnfiguratie (pc_lib_cnfig) Verder zijn er ng twee bjecttypes vr de thesaurus integratie vrzien, die niet enkel in het kader van de biblitheek- en pers cmpnent gebruikt wrden, maar die hier wel hun rsprng vinden: Thesaurus (pc_thesaurus) Thesaurus cncept (pc_thesaurus_cncept) Vr verschillende metadatavelden wrdt gebruik gemaakt van keuzelijsten (drp dwn lists). De inhud van deze keuzelijsten kan dr de applicatiebeheerder(s) zelf beheerd wrden middels het specifieke cnfiguratie bject (pc_lib_cnfig). De value assistance vert dan een query uit p het juiste attribuut m een lijst van mgelijke waardes te bekmen. TBO Er zijn 2 TBO s gedefinieerd: TBO vr Library Dcument (PcLibItem en alle nderliggende dcument types) De TBO zrgt ervr dat: bij een nieuw bject autmatisch de juiste lifecycle wrdt tegepast; bij link en unlink van een PcLibItem dcument de theme descriptrs van het bvenliggende thema vergenmen wrden (cfr. thematische structuur); bij het linken naar een flder binnen een bepaalde structuur (zals deze van zittingen (= sessins) bijvrbeeld) tegangsrechten aanpast wrden vr de cmmissarissen. TBO vr PcLibLink Deze TBO zrgt er vr dat: een html pagina als cntent van het PcLibLink dcument gezet wrdt met daarin de link naar de pagina die k als link in de metadata gespecifieerd werd. Bij view van de cntent van dit dcument wrdt dadelijk een redirect getriggerd naar de gespecifieerde link en gaat de betreffende webpagina pen in een nieuw brwservenster. Lifecycle Drie lifecycles die van tepassing zijn p specifieke bject types:

38 Open fferteaanvraag blz 37/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming PcLibItem lifecycle van tepassing p de vlgende cntent types: Externe pinie, Publicatie, Legal Dcument - Internatinaal, Legal Dcument - Natinaal, Wrkshp, Tijdschrift - Inhudspgave, Gespecialiseerd, Parlementair Dcument - Natinaal, Parlementair Dcument - Internatinaal, Beslissing - Internatinaal, Cde, Multimedia,, Jurisprudentie - Internatinaal, Jurisprudentie - Natinaal, Tijdschrift - Artikel, Referentie Dcument, Bek, Link; drie stadia: Draft, Active, Archived; een specifieke Java mdule zrgt vr de geautmatiseerde lifecycle acties. De lifecyclemethd zrgt ervr dat per status van de lifecycle p het dcument de gepaste businesslgica wrdt uitgeverd, zals linken aan de juiste flderstructuur, publiceren naar anthlgy website, publiceren naar de crprate website van de Privacycmmissie, Het linken aan de juiste flderstructuur gebeurt p basis van de gekzen metadata. Het dcument in kwestie wrdt hiermee zwel in de crrecte thematische structuur als in de flderstructuur van categrieën (functinele flderstructuur) gelinkt. Publicatie naar de verschillende websites gebeurt wanneer de dcumenten van bepaalde types in de status "active" gezet wrden. De publicatie p zich hudt in dat er een exprt van metadata gebeurt in de vrm van een XML bestand dat dan samen met het riginele (PDF) dcument via FTPS drgestuurd wrdt naar de juiste FTP server (De inhud van het XML bestand is specifiek per dcument type.). De bestanden wrden vanaf deze FTP server pgepikt en gepubliceerd p de crprate en/f de Anthlgie website. Deze laatste stap is buiten scpe van het DMS. PcLib Press lifecycle: van tepassing p de vlgende cntent types: Persartikel, Persartikel - Internatinaal, Persbericht; drie stadia: Draft, Active, Archived; Java mdule zelfde als bvenstaande. PcLib Thesaurus Lifecycle van tepassing p: pc_thesaurus; drie stadia: Draft, Active, Errr (exceptin state); een specifieke Java mdule zrgt vr de geautmatiseerde lifecycle acties. Ze zrgt er vr dat, bij het manueel prmveren naar de actieve status van het thesaurus bestand, dit geparsed wrdt en dat aan de hand van de resulterende gegevens thesaurus cncept bjecten wrden aangemaakt. De geavanceerde zek gaat deze thesaurus cncept bjecten gebruiken m de lijst van gerelateerde termen p te buwen. De thesaurus cncept bjecten bevat de cncepten: BT (brader term), NT (narrwer term), LANG (vertalingen), UF (used fr), USE (synniem), RT (related term). Het thesaurus bestand zelf wrdt als xml-bestand aangemaakt in MultiTes en geïmprteerd in het DMS. Het beheer van het thesaurusbestand wrdt eveneens gedaan dr de biblithecaris. Prmte en demte acties gebeuren steeds manueel en enkel dr gebruikers met de juiste rl. Hiervr zijn de rllen tegevegd aan de Webtp presets zdat enkel de leden van deze rllen de menu pties vr lifecycle handelingen ter beschikking hebben. Jbs Via de implementatie van 4 jbs wrden een aantal taken p regelmatige basis uitgeverd:

39 Open fferteaanvraag blz 38/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming pc_lib_clean_new_items_jb Deze jb zrgt er vr dat dcumenten na 2 weken niet meer verschijnen in de "New" flder van het Library cabinet. pc_lib_clean_new_pressreleases_jb Deze jb zrgt er vr dat press releases datum-subflders na 2 weken verwijderd wrden uit de "/Library/New/Press Review" en uit de "/Library/News Flash/Abrad this week" flders. pc_lib_destry_temp_pressreleases_jb Deze jb zrgt er vr dat pers artikels uder dan 3 maanden ng enkel beperkt drzekbaar wrden. pc_lib_make_public_jb Deze jb zrgt er vr dat alle dcumenten die in de "/Library/Administratin/Public" flder staan de tegangsrechten krijgen van Library publieke dcumenten. Rllen Afhankelijk van de rl waarte een gebruiker behrt, heeft hij/zij meer f minder menu-items en dcument types ter beschikking. Het lidmaatschap van een gebruiker tt een rl bepaalt de cntext waarin deze gebruiker werkt. Specifiek vr Biblitheek en Pers zijn vlgende rllen gedefinieerd: librarian (pc_lib_librarian_rle): heeft de mgelijkheid m biblitheekstukken aan het systeem te te vegen en te prmveren / demten; thesaurusbeheerder (pc_lib_thesaurus_rle): heeft tegang tt de functinaliteit m de thesaurus p te laden en te beheren; pers beheerder rle (pc_lib_press_rle): beschikt ver de ndige tegangen m persstukken te beheren; library visitr rle (pc_lib_visitr): beschikt ver een beperkte tegang tt de menu's, vldende m de biblitheekstukken te raadplegen, zwel via brwse als dr een zekpdracht uit te veren. Security De tegangsrechten tt flders en dcumenten wrden p de standaard manier geregeld p basis van ACLs. Dr persnen aan grepen te te vegen krijgen ze de gepaste tegangsrechten. Er wrden geen individuele gebruikers tegevegd aan ACLs. In het kader van Biblitheek en Pers zijn 17 ACLs gedefinieerd die dr de geïmplementeerde businesslgica in TBO s f lifecycle methds p het gepaste mment aan het dcument tegekend wrden. Webtp Ten beheve van de Biblitheek- en Perscmpnent van het DMS zijn enkele aanpassingen (custmisaties) aan Webtp tegevegd: Thesaurus integratie vr zekpdrachten (advanced search) De advanced search cmpnent bevat een extra buttn (Cnsult Thesaurus) die de waarde van het full text veld gaat gebruiken m de geïmprteerde thesaurus termen te drzeken en aan de gebruiker bijkmende zektermen vr te stellen. De gebruiker kan dan kiezen m één f meerdere van deze extra zektermen te

40 Open fferteaanvraag blz 39/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming gaan gebruiken in de zekactie. De relatie tt de riginele zekterm wrdt aangeduid via een icn: RT, BT, NT, Het beheer van de thesaurus zelf wrdt gedaan met behulp van MultiTes. De thesaurus wrdt in de vrm van een xml bestand geëxprteerd uit MultiTes en geïmprteerd in het DMS (zie eerder). Menubar Bijkmend menu item m het synchrniseren van de thesaurus te triggeren. Dit is enkel beschikbaar vr gebruikers met de crrecte rl. 3.2 Zittingsbeheer Inleiding De cmmissarissen van de Privacycmmissie en van de Sectrale cmités kmen p geregelde tijdstippen samen m dssiers te bespreken en m tt aanbevelingen, beslissingen en machtigingen te kmen. Alle dcumenten rnd een zitting (de te bespreken dssiers, dcumenten die van tepassing zijn bij bepaalde dssiers ) wrden beheerd in het DMS en kunnen geraadpleegd wrden dr beide webapplicaties (DMS en DOCU) Functineel Als vr een dssier (zie k dssiercmpnent) wrdt beslist dat het tijdens een zitting (= sessie) met besprken wrden, wrdt er een sessie-dssier vr aangemaakt. De sessiecördinatr bepaalt een sessiedatum en maakt een sessie aan. Tevens wrdt een agenda aangemaakt vr de zitting met de verschillende agendapunten. Alle sessiedssiers die binnen een bepaalde sessie meten besprken wrden, wrden gelinkt aan de sessie. Op dit mment krijgen de cmmissarissen leesrechten p alle dcumenten die bij de dssiers hren. Andere dcumenten die (kunnen) gebruikt wrden tijdens de zitting wrden manueel pgeladen in de zittingsflder.

41 Open fferteaanvraag blz 40/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Daarnaast buwt de sessie-cördinatr manueel k een e-dssier p. Dit e-dssier met het snel en in zijn geheel dwnladen van alle relevante sessie-dcumenten p a tablets telaten. Het e-dssier mvat de vlgende flders: NL-ntwerpen, FR-ntwerpen, ndersteunende dcumenten en varia. Cmmissarissen hebben tegang tt DMS en kunnen alle sessie gerelateerde gegevens (dssiers, dcumenten ) bekijken. Na aflp van de zitting wrden de ntulen (= sessie-rapprt) pgemaakt en tegevegd aan de sessieflder Technisch Object-types Er zijn 7 bjecttypes gedefinieerd met betrekking tt de sessiebeheer cmpnent: Dcument types: Sessie-dcument (pc_ses_dcument): Sessie-dssieritem (pc_ses_dssieritem), Sessie-agenda (pc_ses_agenda), Sessie-dcumentatie (pc_ses_dcumentatin), Sessie-rapprt (pc_ses_reprt); Flder types: Sessie (pc_ses_sessin), Sessie-dssier (pc_ses_dssier). TBO Er zijn 3 TBO s gedefinieerd: TBO vr sessie: bij het aanmaken van een sessie wrdt de crrecte ACL aan het bject gehangen, bij het aanmaken van een sessie wrdt een subflderstructuur aangemaakt nder het sessiebject, bij het aanmaken van een sessie wrdt de naam van de sessie bepaald aan de hand van ingegeven metadata; TBO vr sessie-dssier: bij het aanmaken van een sessie-dssier wrdt de crrecte ACL aan het dssier gehangen, bij het aanmaken van een sessie-dssier wrdt een subflderstructuur aangemaakt nder het dssier-bject, bij het aanmaken van een sessie-dssier wrdt de naam van het dssier bepaald aan de hand van ingegeven metadata; TBO vr sessie-dcument bij het aanmaken van een sessie-dcument wrdt de default lifecycle van sessie-dcumenten aan het dcument gehangen. Een vrbeeld van de flderstructuur zals die nu bestaat zie je hier:

42 Open fferteaanvraag blz 41/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Lifecycle Vr sessie-dcumenten (ntulen, dssier-items en agenda s) is er één lifecycle gedefinieerd: PC Sessin Dcument Lifecycle: van tepassing p: pc_ses_dcument, pc_ses_reprt, pc_ses_dssieritem, pc_ses_agenda; statussen: Draft en Active. Elke status bepaalt een ACL vr het dcument en zet versie-labels crrect; er is geen specifieke javamdule vr lifecycle acties. Rllen Afhankelijk van de rl waarte een gebruiker behrt, heeft hij/zij meer f minder menu items en dcument types ter beschikking. Het lidmaatschap van een gebruiker tt een rl bepaalt de cntext waarin deze gebruiker werkt. Ten beheve van sessiebeheer werd vlgende rl gedefinieerd:

43 Open fferteaanvraag blz 42/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming pc_ses_crdinatr_rle Webtp Elke user die de pc_ses_crdinatr-rl heeft, kan nieuwe sessies aanmaken via de menubar (New Flder/Dcument en dan subtype kiezen in type-drpdwn). Verder zijn, specifiek vr sessiebeheer, geen extra wijzigingen aan Webtp tegevegd. 3.3 Pstregistratie Inleiding De Pstregistratie implementatie stelt de Privacycmmissie in staat m zwel inkmende als uitgaande pststukken te registreren. Het kan hier gaan m gescande dcumenten, inkmende en uitgaande mails, elektrnisch beschikbare dcumenten, Functineel Inkmende pststukken 1. Inkmende pststukken wrden gepend en vrzien van een unieke identificatr (barcde) dr de administratieve cel. Deze barcdes zijn als stickers aanwezig p een rl. 2. Nadien wrden de inkmende pststukken gescand. 3. De papieren inkmende stukken wrden na het scannen gebundeld in de pstmap. Deze wrdt vrgelegd aan de Administrateur. 4. De administratieve cel kan, indien gewenst, na het scannen, gelijktijdig met stap 3, via de validatiemdule van Kfax een eerste elektrnische registratie van metagegevens den. Het betreft de metagegevens waarvr geen interpretatie ndzakelijk is, k dssiernummer en dssierbehandelaar kunnen ingevuld wrden indien deze klaar en duidelijk p het pststuk vermeld zijn. 5. Ontsluiting naar Dcumentum dr Kfax release.

44 Open fferteaanvraag blz 43/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming 6. De Administrateur bepaalt vr welk stuk een ntvangstmelding met verstuurd wrden en binnen welke afdeling het stuk met behandeld wrden (dr het te markeren p het papieren pststuk). 7. De administratieve cel zrgt vr: a. de aanmaak van de ntvangstmelding p basis van een vrgedefinieerde template; b. het invullen van de afdeling en het verzetten van de status van het pststuk (tebedeling aan een afdeling) dr het afwerken van de taak. 8. Afdelingshfd krijgt in zijn inbx een taak van het DMS systeem en: a. weigert het inkmend stuk indien de cmplexiteit niet in vereenstemming is met de bevegdheid van de afdeling. In dit geval zal de administratieve cel het geweigerde pststuk tewijzen aan de crrecte afdeling (herhalen stap 7b). Het pststuk gaat fysiek terug naar de administrateur en deze krijgt k een elektrnische ntificatie van het geweigerde pststuk; b. bepaalt aan wie het stuk wrdt tebedeeld binnen zijn afdeling. 9. De pststukbehandelaar ntvangt nmiddellijk een elektrnische ntificatie waarbij het pststuk in bijlage wrdt meegestuurd. Opmerkingen: Wanneer een inkmend pststuk een brief bevat met bijvrbeeld drie bijlagen, dan wrdt dit in de inkmende pst tch als één dcument gescand. Wanneer de bijlagen als aparte stukken ndig zijn binnen een dssier zullen deze pnieuw als gewne dcumenten gescand wrden, buiten het kader van de pstverwerking. Wanneer een inkmend pststuk gescand is, maar in één van de bvenstaande stappen als een stuk znder zakelijke waarde geklasseerd wrdt, kan aan het pststuk een bepaalde status tegekend wrden zdat dit niet langer als een pststuk met zakelijke waarde beschuwd wrdt (exceptin state). Deze stukken kunnen na een bepaalde tijd autmatisch uit het DMS verwijderd wrden. De afdeling VZ en AB hebben geen afdelingshfden. De vrzitter fungeert vr VZ als afdelingshfd en de administrateur neemt dezelfde rl p vr de afdeling AB. 1. Mails kmen binnen via de mailbx cmmissin. Ok de verschillende cntactfrmulieren van de crprate website zijn gekppeld aan deze mailbx. 2. De inkmende mail wrdt via drag-drp naar de pstregistratie flder gesleept en het metafiche wrdt ingevuld, inclusief barcdenummer. 3. De mails wrden afgedrukt (vrzien van de barcde sticker) en gebundeld in de pstmap die wrdt vrgelegd aan de Administrateur. Vanaf hier lpt de flw gelijk met stap 6 beschreven in Functineel -> Inkmende pststukken. Opmerkingen: s wrden in de utlk frmaat pgeslagen. Ze bevatten k de bijlagen.

45 Open fferteaanvraag blz 44/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Desgevallend wrden s k afgedrukt, vrzien van een barcde sticker en gescand m z als inkmend pststuk geregistreerd te wrden. Decentrale s en bjecttypes die geen pststukken zijn Decentrale s en dcumenttypes die geen pststukken zijn kunnen via drag-drp f via een imprt in het dms binnengeladen wrden. Het bjecttype dssierstuk wrdt gebruikt vr de registratie. Uitgaande pststukken 1. Het uitgaande pststuk wrdt bij het nthaal klaar gelegd m te versturen. 2. De versie met handtekening en datumstempel wrdt vrzien van een barcde en ingescand. 3. De andere metagegevens wrden tegevegd. 4. Ontsluiting naar Dcumentum dr Kfax release. Opmerking: Bij inver van een uitgaand pststuk en bij pslag binnen het dssier wrden de gegevens ivm crrespndent van het dssier vergeërfd naar het pststuk. Tevens wrdt de pststukbehandelaar, afdeling en taal vergenmen. Cnfidentiële pststukken Cnfidentiële pststukken die tt beveiligde dssiers (berepsrgaan en cmité P) behren, wrden niet gescand maar vlgen in hfdzaak wel dezelfde flw als die van inkmende pststukken. De Kfax scanning en validatie stappen wrden vergeslagen. Er wrdt een metafiche gemaakt binnen het DMS waar geen pststuk aan verbnden is. Wanneer een dergelijk fiche aangemaakt wrdt krijgt alleen het afdelingshfd de ndige rechten vr de fiche te bekijken en te wijzigen. Het afdelingshfd kan wel de rechten manueel bepalen p het fiche m z aan specifieke medewerkers rechten te geven Technisch Object-types In het kader van de pst registratie zijn 8 bject types gedefinieerd, zwel vr dcumenten, vr de flderstructuur als vr de cnfiguratie. Dcument types: Dcument (pc_dcument) Dssierstuk (pc_dssierstuk) Pststuk (pc_pst) Flder types: Inkmend pststuk (pc_pst_in) Uitgaand pststuk (pc_pst_uit)

46 Open fferteaanvraag blz 45/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Pst cabinet (pc_pst_cabinet) Pst flder (pc_pst_flder) Cnfiguratie: Pst- en Dssier Cnfiguratie (pc_pst_ds_cnfig) Dit cnfiguratie bject laat de applicatiebeheerder pnieuw te m inhud van keuzelijsten en enkele andere parameters te beheren. Verder zijn er metadatavelden waarbij de inhud van een keuzelijst afhankelijk is van een eerder gekzen waarde in een ander veld. Om dit te realiseren wrdt de value assistance van dergelijke velden gebaseerd p een query p registered tables waarin de relatie tussen de waardes gedefinieerd wrdt. Deze registered tables zijn in principe k ng te beheren dr de interne applicatiebeerder aan de hand van vrbeeld DQLqueries m waardes te te vegen, te wijzigen f te verwijderen. TBO Er zijn 3 TBO s gedefinieerd: Dssierstuk Deze TBO zrgt er vr dat bij het pslaan van een dssierstuk wrdt nagegaan f het dssiernummer is ingevuld. Indien het m een geldig dssiernummer gaat, wrdt het dssierstuk autmatisch aan de Dcuments flder van het betreffende dssier gelinkt. Pst In Bij het pslaan van een inkmend pststuk wrden vlgende autmatische acties uitgeverd: linken aan de juiste datumflder binnen het klassement van inkmende pststukken; tekennen van naam aan het pststuk, gebaseerd p een vaste prefix, datum en vlgnummer p basis van barcde; tekennen van titel aan het pststuk, gebaseerd p de naam van de crrespndent en het dssiernummer; tekennen van de lifecycle wanneer het m een nieuw pststuk gaat; het linken aan de Pst In flder van een dssier indien het dssiernummer ingevuld is; het vernemen van de afdeling en de dssierbehandelaar indien het m een aangiftedssier gaat; het vernemen van de crrespndentgegevens van het dssier wanneer gewenst (flag). Pst Uit Bij het pslaan van een uitgaand pststuk wrden vlgende autmatische acties uitgeverd: linken aan de juiste datumflder binnen het klassement van uitgaande pststukken; tekennen van naam aan het pststuk, gebaseerd p een vaste prefix, datum en vlgnummer p basis van barcde; tekennen van een titel aan het pststuk, gebaseerd p de naam van de crrespndent en het dssiernummer; het linken aan de Pst Out flder van een dssier indien het dssiernummer ingevuld is; het tepassen van de security p basis van het al dan niet tegekend zijn aan een afdeling, de afdeling en de cnfidentialiteit. Uitgaande pststukken hebben geen lifecycle f wrkflw. Bij het linken aan een dssier wrdt p basis van een flag bepaald f al dan niet de crrespndent gegevens van het dssier meten vergenmen wrden.

47 Open fferteaanvraag blz 46/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Wanneer de afdeling van een pststuk gewijzigd wrdt, wrden de tegangsrechten vereenkmstig de wijziging mee aangepast. Lifecycle Inkmende pststukken drlpen een lifecycle van 4 nrmale statussen en 1 uitznderingsstatus (exceptin state): 1. Nieuw pststuk Dr de administrative cel ingescande pststukken wrden vrzien van deze status. Pststukken die aangeduid wrden als niet zakelijk krijgen de uitzndering status Te verwijderen. Deze pststukken wrden wekelijks via een jb verwijderd. Eens het afdelingshfd van het pststuk ingevuld wrdt krijgt het de vlgende status. 2. Tegewezen aan afdelingshfd In deze status is het pststuk tegewezen aan het afdelingshfd. 3. Tegewezen aan pststukbehandelaar In deze status is het pststuk tegekend aan een pststukbehandelaar. 4. Pststuk Behandeld Een pststuk dat behandeld is dr de pststukbehandelaar krijgt deze status tegekend. Wanneer een pststuk een andere status heeft dan deze, beschuwen we het pststuk als in behandeling. Een pststuk van bijvrbeeld infrmatieve aard waarvr geen specifieke behandeling vr ndig is, maar wel tt een dssier behrt, krijgt de status Pststuk Behandeld. Opmerking: Tijdens de behandeling van het pststuk wrden in de wrkflw tussen de verschillende manuele stappen waar ndig autmatische prmte acties uitgeverd. Autmatische acties bij deze statuswijziging wrden uitgeverd middels een java mdule specifiek vr de lifecycle van een inkmend pststuk. De lifecyclemethd zrgt ervr dat per status van de lifecycle van het dcument de gepaste businesslgica wrdt uitgeverd, zals: het tekennen van de crrecte ACL p basis van de status en de afdeling en eventuele cnfidentialiteit van een pststuk; het pstarten van de wrkflw vr een nieuw inkmend pststuk.

48 Open fferteaanvraag blz 47/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Wrkflw De wrkflw implementeert de prcessen zals ze gedefinieerd zijn in de paragraaf Functineel bvenstaand. In zijn vereenvudigde vrm (znder de technische tussentaken) kan de wrkflw als vlgt vrgesteld wrden: Adm.Cel Print aknwledgement HOU Assign mail handler Mail handler Treat mail Paper Adm. Cel Assign HOU Adm.Cel Mark Delete Gedurende deze wrkflw vr pststukbehandeling wrden k autmatische taken uitgeverd: validatie f bendigde gegevens ingevuld zijn; prmte f demte; bepalen van de grep van afdelingshfden p basis van de geselecteerde afdeling; bepalen van de dcumentbehandelaar p basis van de metadata van het pststuk. Deze autmatische taken wrden dr middel van java mdules geïmplementeerd. Jbs Twee jbs zrgen vr het verwijderen van verbdige bjecten uit het DMS. pc_pst_in_jb_cleanup Gedurende de behandeling van een pststuk kan dit als "niet zakelijk" bestempeld wrden en krijgt dit de lifecycle status "t be deleted". Eén maal per week wrden dr deze jb de niet zakelijke stukken uit het DMS verwijderd. pc_pst_in_jb_cleanup_temp_acls Tijdens het tewijzen van een pststuk aan de dssierbehandelaar heeft deze behandelaar (en alle bijkmende tegewezen behandelaars) specifieke rechten p dat pststuk. Hiervr wrdt een ACL gegenereerd die, zlang het pststuk zich in de status "assigned t mail handler" bevindt, zrgt vr de specifieke tegangsrechten. Eens het pststuk "treated" is, wrdt deze specifieke ACL verbdig en mag deze verwijderd wrden.

49 Open fferteaanvraag blz 48/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Rllen Afhankelijk van de rl waarte een gebruiker behrt, heeft hij/zij meer f minder menu items en dcument types ter beschikking. Het lidmaatschap van een gebruiker tt een rl bepaalt de cntext waarin deze gebruiker werkt. Omdat het functineel m dezelfde mensen gaat die zwel met pst- als dssierbehandeling in aanraking kmen is een gemeenschappelijk rl gedefinieerd: Security pc_pst_ds_rle De tegangsrechten tt flders en dcumenten wrdt p de standaard manier geregeld p basis van ACLs. Dr persnen aan grepen te te vegen krijgen ze de gepaste tegangsrechten. Er wrden geen individuele gebruikers tegevegd aan ACLs. De tegangsrechten tt een pststuk wrden bepaald dr: status van het pststuk, afdeling waaraan het pststuk is tegekend, cnfidentialiteit. De naam van de ACL wrdt p basis van één f meerdere van deze bvenstaande parameters pgebuwd. (vrbeeld: pc_pst_treated_sa1_ict_acl). Dr de granulaire pbuw van de tegangsrechten kmen we z, specifiek vr pststukken, tt 47 ACLs. Webtp Ten beheve van de Pstregistratie cmpnent van het DMS zijn meerdere aanpassingen (custmisaties) aan Webtp tegevegd: Display preferences / Object list Deze aanpassing vrziet in de mgelijkheid m custm metadatavelden van pststukken te te vegen als klmmen in resultatenlijsten, zwel bij het navigeren dr de dcbase als vr zekresultaten. Dit kan individueel dr de gebruiker via de clumn preferences. Inbx Pststukken Zwel vr pststukken als vr dssiers is een specifieke takeninbx pgezet die telaat m: de takenlijst te filteren p vraf bepaalde velden custm metadata van pststukken die als attachment aan de taak hangen in de takenlijst te visualiseren taken van bepaalde types in bulk uit te veren: multiselect van taken en gemeenschappelijke Finish actie uitveren. Cnfiguratie bepaalt vr welk srt taken dit tegelaten is. Shw wrkflw fr dcument/dssier Dit is een cmpnent die niet specifiek vr pststukken alleen gebruikt wrdt, maar wel in dit kader ntwikkeld werd.

50 Open fferteaanvraag blz 49/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Deze cmpnent laat te m vr een geselecteerd dcument (f dssier) dadelijk de wrkflws p te vragen. Dit is een aanzienlijke tijdswinst ten pzichte van de nrmale mweg via de vlledige lijst van wrkflw reprting, waarbij dan een wizard met drlpen wrden m het dcument te selecteren. New Dcument Weerm een cmpnent die algemeen gebruikt wrdt drheen het DMS. Deze zrgt vr default settings bij creatie van een nieuw dcument: standaard pc_dcument, standaard frmaat MS Wrd. Dcbase bject cnfiguratin Het werkt veel aangenamer indien vr bepaalde attributen, zals betreft- f cmmentaar velden, te beschikken ver een tekstveld waarin meerdere lijnen zichtbaar zijn in plaats van het standaard beschikbaar tekstveld. Hiervr wrdt dan een text area gebruikt met een specifieerbaar aantal lijnen. Deze cmpnent laat te m per bject type per metadataveld in te stellen welke display tag gebruikt wrdt. Afdrukken van ntvangstmelding Vr inkmende pststukken is p het eigenschappenscherm een bijkmende link ter beschikking vr het afdrukken van een ntvangstmelding. Dit kan zwel in het Nederlands als in het Frans. De ntvangstmelding bestaat er in dat p basis van een vrgedefineerde tekst en de metadata van het betreffende inkmend pststuk een dcument samengesteld wrdt dat kan verstuurd wrden als ntvangstmelding. Het gegenereerde dcument wrdt gepend in een nieuw brwser venster in TinyMCE, een inline editr. Op deze manier kan de inhud van het dcument eventueel ng aangepast wrden vr het afgedrukt en verstuurd wrdt. Het is niet ndig m de ntvangstmelding te bewaren in het DMS. Afdrukken eigenschappenfiche van een dcument Omdat er k ng een papieren dssier bestaat is het vr smmige dcumenten ndig dat k de eigenschappenfiche van het dcument aan het papieren dssier kan tegevegd wrden. Er is dus een html-view van het eigenschappenscherm van dcumenten vrzien die kan afgedrukt wrden met de print functinaliteit van de brwser. Het prepen van de print view gebeurt aan de hand van een link nderaan het eigenschappen scherm van een dcument. Scanning Er wrden ng steeds inkmende pststukken p papier ntvangen. De scanning gebeurt centraal bij de administratieve cel middels een high vlume scanner die aangestuurd wrdt vanuit Kfax. Ten beheve van de pstregistratie zijn twee specifieke batchclasses gedefinieerd: inkmende pststukken; uitgaande pststukken. Beide batchclasses implementeren barcdeherkenning m een unieke nummer aan het dcument te te kennen en als separatr vr dcumenten.

51 Open fferteaanvraag blz 50/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming De release naar het DMS gebeurt dr gebruik te maken van het specifieke Kfax Release Script vr Dcumentum. Inkmende en uitgaande pststukken wrden elk aan hun specifieke draft flder gelinkt en krijgen reeds een beperkt aantal metadata tegekend. 3.4 Dssierregistratie Inleiding De dssierregistratie mdule zrgt ervr dat de verschillende dssiertypes die bestaan binnen de Privacycmmissie, gestructureerd pgeslagen en beheerd wrden binnen een vrgedefinieerde flderstructuur. Het invullen van de eigenschappen (metadata) zrgt ervr dat de dssierflder en de dssiersignalisatiefiche p de crrecte plaats binnen deze structuur terecht kmen. De flders wrden autmatisch aangemaakt naargelang de nden m het dssier te klasseren. Binnenkmende pststukken (zie pstregistratie) wrden waar mgelijk autmatisch gekppeld aan het betrkken dssier Functineel Dssiertypes Binnen de Privacycmmissie zijn er een aantal verschillende srten dssiers die manueel in DMS wrden aangemaakt. De srten dssiers zijn: Kerndssier Bij het aanmaken van een kerndssier wrdt het pgeslagen in de Draft-flder nder de type-flder. Als een kerndssier wrdt gedgekeurd krijgt het een nummer en wrdt het verplaatst naar de juiste flder in de subflderstructuur. In de Draft-flder krijgt het dssier een tijdelijke naam. Als het gedgekeurd wrdt, wrdt er een definitieve naam gegenereerd p basis van unieke nummering en metadata. Aangiftedssier Dit zijn elket dssiers. elket is een webapplicatie die in staat is, via een webservice call, een aangiftedssier in DMS te creëren. De metadata vergenmen uit het elket zijn read-nly. elket beslist k wanneer het dssier wrdt afgeslten. Deze statusverandering wrdt autmatisch k drgeverd in DMS. Beslissingsdssier & machtigingsdssier Bij het aanmaken van een beslissingsdssier wrdt het pgeslagen in de Draft-flder nder de type-flder. Als een beslissingsdssier wrdt gedgekeurd krijgt het een nummer en wrdt het verplaatst naar de juiste flder in de subflderstructuur. In de Draft-flder krijgt het dssier een tijdelijke naam. Als het gedgekeurd wrdt, wrdt er een definitieve naam gegenereerd p basis van unieke nummering en metadata. Vraag & antwrd dssier Dit zijn "light" dssiers. Hiervr wrdt geen papieren dssier aangemaakt. Het dssier krijgt meteen een definitieve naam. Er met geen gedkeuring gebeuren en het dssier wrdt k meteen in de juiste flder in de flderstructuur gezet.

52 Open fferteaanvraag blz 51/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Ad hc dssier Bij het aanmaken van een ad hc dssier wrdt het pgeslagen in de Draft-flder nder de type-flder. Als een ad hc dssier wrdt gedgekeurd krijgt het een nummer en wrdt het verplaatst naar de juiste flder in de subflderstructuur. In de Draft-flder krijgt het dssier een tijdelijke naam. Als het gedgekeurd wrdt, wrdt er een definitieve naam gegenereerd p basis van unieke nummering en metadata. ORM Dssier Een ORM dssier is een dssier in het kader van Organisatie en Resurce Management en wrdt gebruikt dr de afdeling SA1. De lgica van ORM-dssiers en zijn metadata is vergenmen van het algemene dssier-type. Bepaald gedrag is verschillend en verschrijft de vergenmen lgica. ORM dssiers hebben een eigen flderstructuur. De classificatie van een ORM-dssier binnen deze flderstructuur gebeurt autmatisch aan de hand van de ingevulde metadata p de dssierfiche. Flderstructuren Een vrbeeld van de flderstructuur vr alle dssiers (behalve ORM dssiers) zals die nu bestaat zie je hier:

53 Open fferteaanvraag blz 52/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming De flderstructuur vr een ORM dssier wrdt pgebuwd p basis van nderstaande schema: De classificatie van een ORM-dssier binnen deze flderstructuur gebeurt autmatisch aan de hand van de ingevulde metadata p de dssierfiche. Wanneer een dssier geclassificeerd dient te wrden in een flder die ng niet bestaat, wrdt deze autmatisch dr het systeem aangemaakt. Aanmaken van een dssier Vr een grafische vrstelling van de dssierwrkflws: zie punt 3.4.3Technisch nderstaand Kerndssier Bij het aanmaken van een kerndssier nderscheiden we twee situaties: aanmaak van het kerndssier p basis van een inkmend pststuk; aanmaak van het kerndssier niet gebaseerd p een pststuk.

54 Open fferteaanvraag blz 53/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Aanmaken van een kerndssier p basis van een inkmend pststuk Dssierbehandelaar Wanneer een dssierbehandelaar een kerndssier wenst aan te maken p basis van een inkmend pststuk (zie pstregistratie), navigeert hij binnen de structuur van inkmende pst naar het pststuk, f hij pent de taak van het inkmende pststuk waaraan het pststuk als bijlage gekppeld is. Na aanduiding van het inkmende pststuk kan de dssierbehandelaar uit het menu de ptie kiezen Dssier gebaseerd p inkmend pststuk. Deze actie pent vr de dssierbehandelaar een invulscherm waarin het type dssier kan ingevuld wrden. In het vlgend scherm met alle metadata zal k de referentie van het pststuk te zien zijn. Bij aanmaak van het dssier wrden de gegevens van de crrespndent van het pststuk vergenmen p het dssier en wrdt het eigenschappenscherm van het dssier gepend zdat andere metadata kunnen aangevuld wrden. Het dssier wrdt na aanmaak autmatisch bewaard in de Draft flder van de kerndssiers. De status van het dssier is Draft : het dssier is enkel zichtbaar vr de dssierbehandelaar die het dssier aanmaakte. Bvendien heeft de dssierbehandelaar een taak in zijn inbx ntvangen m eventueel metadata aan te vullen. Z kan de dssierbehandelaar in meerdere keren de metadata van het draft-dssier vervlledigen. Wanneer de dssierbehandelaar klaar is, beëindigt hij/zij de taak en gaat het dssier ter validatie naar de administratieve cel. Achterliggend wrdt het dssier geprmveerd van de status Draft naar de status Requesting number. Administratieve cel Dr de prmte krijgt het dssier de status Requesting number en wrdt zichtbaar vr de administratieve cel. Zij kunnen de metadata verder aanvullen vanaf de taak in de inbx. Bij gedkeuring dr de administratieve cel, dr de taak te vltien, krijgt het dssier zijn uiteindelijke naam en nummer tegekend en wrdt het zichtbaar vr iedereen die er rechten te heeft. Het dssier heeft nu de status in behandeling. Het dssier wrdt eveneens autmatisch p basis van ingevulde metadata p de dssierfiche p de juiste plaats binnen de flderstructuur gelinkt en de dssierbehandelaar krijgt een taak met de dssierfiche als bijlage. Tevens krijgt de administratieve cel, wanneer aangevinkt, een taak m de signalisatiefiche van het dssier af te drukken en bij het papieren dssier te vegen. Het dssier is rechtstreeks bereikbaar vanaf deze taak. Alternatief kan de administratieve cel het dssier niet valideren en terugsturen naar de aanvrager. Deze kan dan bijkmende infrmatie invullen en pnieuw ter validatie aanbieden f de aanvraag stppen en de dssierfiche verwijderen. Dssierbehandelaar Bij validatie van de aanvraag kmt het dssier in de status In behandeling terecht en krijgt de dssierbehandelaar de taak m het dssier verder te behandelen. Het dssier wrdt autmatisch binnen de crrecte flderstructuur geplaatst en heeft zijn definitieve naam. Vanaf nu kan k de signalisatiefiche afgedrukt - en het papieren dssier aangemaakt wrden. Het papieren dssier gaat k naar de dssierbehandelaar.

55 Open fferteaanvraag blz 54/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Omdat het pststuk, dat aan de basis lag van dit dssier, gekend is, wrdt dit eveneens autmatisch aan de Pst In flder van het dssier gelinkt. Het pststuk blijft k zichtbaar binnen de structuur van het pstregister. Aanmaken van een kerndssier, niet gebaseerd p een pststuk Het aanmaken van een nieuw kerndssier znder dat dit gebaseerd is p een inkmend pststuk verlpt p identiek dezelfde manier. Znder een pststuk aan te duiden kiest een gebruiker uit het menu de ptie Nieuw dssier aanmaken. Er wrden geen gegevens autmatisch ingevuld f vergenmen. De verdere behandeling is zals bvenstaand beschreven. Een pststuk kan later ng gekppeld wrden dr invulling van het dssiernummer p het pststuk. Het wrdt dan autmatisch aan de Pst In flder van het dssier gelinkt. Beslissingsdssier en machtigingsdssier Het aanmaken van een beslissingsdssier, al dan niet p basis van een inkmend pststuk, zal p een gelijkaardige manier verlpen en gebeurt dr de zittingscördinatr. Ok hier kunnen de gegevens van de cntactpersn p de dssierfiche autmatisch vergenmen wrden. Wanneer de zittingscördinatr de taak bij het aanmaken van een dssier afwerkt, gaat het dssier dr middel van een taak naar het secretariaat van het vrzitterschap. De tegangsrechten en de status wrden mee aangepast. Nadat zij dit vervlledigen en de validatietaak afwerken, krijgt het dssier k nu weer zijn definitieve nummer tegekend en wrdt het p de juiste lcatie gelinkt. De zittingscördinatr en het afdelingshfd krijgen een ntificatie wanneer het dssier de status in behandeling bereikt. Aangezien een beslissingsdssier p een zitting zal behandeld wrden, wrdt bij de gedkeuring van een beslissingsdssier k dadelijk autmatisch een agendapunt aangemaakt binnen sessins. Hiervr wrdt autmatisch een flder van het type pc_ses_dssier aangemaakt (zie zittingsbeheer) binnen de structuur vr de sessies. De lcatie wrdt bepaald dr: Sessins/behandelingsniveau/jaartal/sessin t be determined/. De fldernaam van het behandelingsniveau wrdt gemapt p het behandelingsniveau dat in de keuzelijst vr het beslissings- f machtigingsdssier kan gekzen wrden. Vlgende metadata wrden ingevuld: dssiernaam van het agendapunt = de dssiernaam van het beslissings- f machtigingsdssier; zittingsfrequentie = 1; vrwerp = nderwerp van het beslissings- f machtigingsdssier; titel: geen autmatische invulling; beslissing: geen autmatische invulling. Het beslissings- f machtigingsdssier wrdt niet binnen de flderstructuur van het agendapunt gelinkt. Dcumenten die van belang zijn vr het agendapunt wrden manueel aan de gepaste subflder gelinkt. Hierbij wrden de rechten van het dcument aangepast zals verder beschreven in "Linken van een dcument aan een agendapunt". Naast het aanmaken van het agendapunt (flder) zelf, wrdt tevens k autmatisch een relatie gelegd tussen het agendapunt en het dssier dr middel van een dm_relatin van het type Sessin relatin. Op deze

56 Open fferteaanvraag blz 55/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming manier kan vanp het agendapunt de functinaliteit view relatinships gebruikt wrden m het gerelateerde dssier terug te vinden en mgekeerd. Verdere behandeling van het agendapunt verschilt niet van de huidige werkwijze. Ad hc dssier Een Ad hc dssier wrdt p een gelijkaardige manier aangemaakt als een kerndssier, echter nit p basis van een inkmend pststuk. Bijgevlg zijn er k geen crrespndentgegevens ver te nemen. Dssierbehandelaar De dssierbehandelaar maakt een Ad hc dssier aan. Dit krijgt, net als bij een kerndssier, een vrlpige naam, samengesteld uit: naam aanvrager-datum-vlgnummer en kmt in de draft flder terecht en heeft de status Draft. De dssierbehandelaar krijgt tevens een taak in zijn/haar inbx die drgestuurd kan wrden eens het invullen van de gegevens afgelpen is. Autmatisch wrdt het dssier geprmt naar de status Requesting number en is het zichtbaar vr de administratieve cel, zwel in de Draft flder als in een taak ter validatie bij de administratieve cel. Administratieve cel De administratieve cel ziet alle nieuwe ad hc dssiers in de draft flder en heeft tevens vr elk dssier een taak in de inbx. Van hieruit kan de aanvraag gevalideerd f afgewezen wrden, net als bij een kerndssier. Bij vltien van de taak bereikt het dssier zijn Active status. Het definitieve nummer wrdt nu autmatisch tegekend en het dssier kmt p de juiste plaats in de flderstructuur terecht. De dssierbehandelaar krijgt een taak m het dssier verder te behandelen: Cmplete dssier. Bij het beëindigen van deze taak wrdt het dssier naar de Clsed status gezet. Vraag en Antwrd dssier Het vraag en antwrddssier wrdt steeds dadelijk in de status in behandeling aangemaakt dr de dssierbehandelaar. Er is geen gedkeuringsstap vr de administratieve cel. De dssiernaam met nummering wrdt nmiddellijk bij aanmaak tegekend. Wrdt bij aanmaak de detailstatus Request fr clsure gekzen, dan wrdt bvendien het dssier autmatisch afgeslten dr een jb die wekelijks lpt. Wrdt de detailstatus echter p Date f case pening gezet, dan krijgt de gebruiker die het dssier aanmaakte een taak in zijn/haar inbx m het dssier verder te behandelen. Bij afwerken van de taak wrdt het dssier geprmveerd naar de Clsed status Aangiftedssier De aanmaak van het aangiftedssier gebeurt niet manueel, maar wrdt steeds vanuit het elket geïnitieerd dr aanrep van de daarte ntwikkelde webservice. Evenz vr het afsluiten van een aangiftedssier. Wanneer een inkmend pststuk aan een aangiftedssier gelinkt wrdt, wrden de afdeling en de behandelaar vergenmen van het pststuk naar het aangiftedssier. ORM dssier Het aanmaken van een ORM-dssier gebeurt steeds manueel dr een persn behrend tt de security grep gekppeld aan dat dssiertype. Niemand anders kan een ORM-dssier aanmaken.

57 Open fferteaanvraag blz 56/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Tijdens het aanmaken van een ORM-dssier wrdt dit dssier autmatisch geplaatst p de crrecte lcatie en wrden de vraf gedefinieerde subflders dr het systeem aangemaakt. Het aanmaken van een ORM dssier heeft geen pstart van een wrkflw tt gevlg. Afsluiten van een dssier Het afsluiten van een dssier verlpt in verschillende stappen waarin elke actr zijn rl vervult. Dssierbehandelaar De dssierbehandelaar pent de taak Cmplete Dssier en p de aangehechte dssierfiche vult hij/zij de metadata van het dssier aan en heeft hierbij bijzndere aandacht vr de afsluitgegevens. De metadata van een dssier zijn p een dergelijke manier gerganiseerd dat de afsluitgegevens gegrepeerd staan. De taak Cmplete dssier kan nu ge-finished wrden. Achterliggend wrdt eerst en vral gecntrleerd f het dssier ng inkmende pststukken bevat die ng niet hun finale status (Treated mail) bereikt hebben. Is dit het geval, dan krijgt de dssierbehandelaar de taak Handle Open Items m eerst de nbehandelde pststukken af te werken. Wanneer alles OK is wrdt een dssiertaak POMIS Check Clse vr de Pmisbeheerder aangemaakt ter afsluiting van het dssier. Afdelingshfd Het papieren dssier gaat van de dssierbehandelaar naar het afdelingshfd. Dit is het signaal vr het afdelingshfd m de metadata van het dssier na te kijken en te valideren p de elektrnische metadatafiche in het DMS. Ok het papieren dssier wrdt nagekeken. De signalisatiefiche van het dssier kan pnieuw afgedrukt en bij het papieren dssier gevegd wrden indien gewenst. POMISbeheerder Het ntvangen van het papieren dssier van het afdelingshfd is vr de POMISbeheerder het signaal dat de afsluitgegevens kunnen gevalideerd en waar ndig k aangepast wrden. Het DMS heeft hierte al een taak klaargezet in de inbx van de POMISbeheerder. Wanneer het dssier kan afgeslten wrden, gebeurt de prmte naar Clsed. Hierbij wrden zwel de rechten van het dssier als de nderliggende flders en bestanden aangepast, rekening hudend met het feit f er al dan niet dcumenten bij zijn waarp de cmmissarissen tegangsrechten verkregen hebben dr een link aan bepaalde sessie-gerelateerde flders. Enkel de administratieve cel behudt schrijfrechten p het dssier m het, indien ndig, terug te kunnen herpenen. Autnm afsluiten Het afsluiten van een ORM-dssier gebeurt autnm dr de dssiereigenaar. Hiervr maakt hij gebruik van een menu item. Het dssier blijft zichtbaar, maar kan niet meer gewijzigd wrden (de gegevensfiche kan niet gewijzigd wrden en er kunnen geen stukken meer gekppeld wrden aan het dssier). Een dssier kan k niet wrden afgeslten als er ng penstaande pststukken aan gekppeld zijn. Herpenen van een dssier Grafische vrstelling in nderstaande paragraaf Technisch Wrkflw

58 Open fferteaanvraag blz 57/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Dssierbehandelaar (aanvrager) Ok het herpenen van een dssier verlpt met een gedkeuringsstap. De aanvrager tt herpenen start de flw met het betreffende dssier als bijlage. De gebruiker beschikt hiervr ver een menu-item dat actief is wanneer een geslten dssier geselecteerd is. Administratieve cel De administratieve cel krijgt de aanvraag tt herpenen tegewezen via een elektrnische taak. Zij keuren al dan niet de aanvraag tt herpenen ged. Wrdt de aanvraag afgewezen, dan gaat de taak terug naar de aanvrager, die desgewenst zijn aanvraag kan mtiveren en pnieuw indienen f de aanvraag kan stpzetten. Wrdt de aanvraag gedgekeurd, dan gaat het dssier terug naar zijn actieve status en wrden tegangsrechten tt dssierfiche en flders terug aangepast. De nderliggende dcumenten wrden ngemeid gelaten. Dssierbehandelaar (aanvrager) Bij gedkeuring krijgt de aanvrager een taak Cmplete dssier, net zals bij de gewne flw. Het verdere verlp vr het afwerken van het dssier is dezelfde als deze bij het aanmaken van een dssier. Kppeling tussen dssiers Dr gebruik te maken van vrgedefinieerde relatietypes kunnen kppelingen gemaakt wrden tussen dssiers nderling, maar evenzeer tussen een dcument en een dssier f tussen dcumenten, afhankelijk van de definitie van het relatietype. Z kunnen betekenisvlle relaties tt stand gebracht wrden. In de nderstaande lijst wrdt naast het type relatie k beschreven tussen welk srt bjecten de relatie kan gelegd wrden. De naam van de relatie wrdt in het Engels weergegeven m vertalingen te vermijden. HM relatin: relatie tussen verschillende VT dssiers die tt eenzelfde HM dssier behren. Parent and child = aangiftedssier. VT Simultane relatin: wanneer meerdere aangiftes p hetzelfde mment van dezelfde verantwrdelijke wrden geregistreerd kan nderling een VT Simultane relatin gelegd wrden. Wanneer een grter aantal VT dssiers van zelfde verantwrdelijke aanwezig zijn wrdt bvb de ntvangstmelding enkel in het eerste VT dssier pgeladen. Om aan te tnen dat dit dcument gemeenschappelijk is wrdt de relatie tussen de VT dssiers gelegd. Parent and child = aangiftedssier. Sessin relatin: relatie tussen agendapunt en dssier. (wrdt autmatisch mee aangemaakt bij prmte naar in behandeling van een beslissings- f machtigingsdssier). Vr de andere dssiertypes die ter zitting kmen: manuele aanmaak. Parent: agendapunt Child: dssier. Inspiratin relatin: m aan te duiden f een dssier gebaseerd is p f ideeën gebruikt van een ander dssier. Parent and child = dssier. Inspectin relatin: m aan te duiden dat een cntrledssier kadert in een inspectiedssier. Parent and child = dssier. Preparatin relatin: duidt aan dat een dssier gebruikt is ter vrbereiding van een ander dssier. Parent and child = dssier.

59 Open fferteaanvraag blz 58/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Fllw up relatin: wanneer een dssier afgeslten werd, maar er tch een vervlg p kmt. Parent and child = dssier. Event relatin: wanneer verschillende dssiers in verband staan met een zelfde evenement wrden deze verbnden dr een event relatin. Parent and child = dssier. Equal relatin: linken van gelijkwaardige dssiers znder dat dit nder een andere relatie kan gecatalgeerd wrden. Parent and child = dssier. Security cnsultant relatin: relatie tussen een ad hc dssier waarin de aanduiding van een veiligheidscnsulent is behandeld en het machtigingsdssier waarin hij/zij is aangesteld. Parent = machtigingsdssier, Child = ad hc dssier. Evaluatin relatin: relatie tussen twee beslissingsdssiers waarbij in het ene dssier een evaluatie van de implementatie van het besluit van het andere dssier wrdt behandeld? ORM relatin: tussen ORM-dssiers is slechts één type van relatie mgelijk, namelijk de ORM relatin. Linken van een dcument aan een agendapunt De cmmissarissen hebben per definitie geen tegang tt het pstregister f de dssiercmpnent. Echter is het wel belangrijk dat zij tegang hebben tt dcumenten uit deze cmpnenten indien ze aan een agendapunt gelinkt wrden. Dcumenten die van belang zijn vr een agendapunt zullen steeds manueel aan een subflder van het agendapunt gelinkt wrden. Het linken gebeurt steeds naar een lijst van vraf gekende flders: Aanvraag Demande Dcumentatie Dcumentatin Beslissing Décisin Ontwerp Prjet Bij het linken van een dcument naar deze flders wrden de tegangsrechten van het dcument dusdanig aangepast dat de cmmissarissen leesrechten krijgen p het dcument. Hetzelfde geldt vr dcumenten uit de Biblitheekcmpnent die aan de Beslissing Décisin flder gelinkt wrden. Wanneer de tegangsrechten van een dcument wijzigen tijdens de levenscyclus van het dcument, dan zullen de cmmissarissen steeds de leesrechten behuden eens ze die verkregen hebben. Archiveren Het archiveren van dcumenten en/f flders (bjecten) bestaat er in m deze p hidden te zetten. Op deze manier zijn de bjecten niet meer zichtbaar wanneer men dr de flderstructuur navigeert f wanneer men een zekpdracht uitvert. Men heeft echter ng steeds de mgelijkheid m de gearchiveerde bjecten zichtbaar te maken, zwel tijdens het navigeren als tijdens de zekpdracht. Wanneer wrdt gearchiveerd? Het archiveren gebeurt dr een jb (wederkerige autmatische pdracht) die m de 4 weken p zaterdag start en alle bjecten archiveert die aan de criteria vr archivering vlden.

60 Open fferteaanvraag blz 59/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Wat wrdt gearchiveerd? Per type dcument wrdt een termijn vr archivering vastgelegd in een cnfiguratie bject. De termijn wrdt gerekend vanaf de aanmaakdatum van het bject. Pststukken: 6 jaar Pststukken dienen hun finale status bereikt te hebben eer ze gearchiveerd wrden. Dssiers Bij het archiveren van dssiers wrdt k rekening gehuden met het feit dat een dssier dient afgeslten te zijn eer het gearchiveerd mag wrden. Kerndssiers: 4 jaar Beslissingsdssiers: 6 jaar Machtigingsdssiers: 6 jaar Vraag & antwrddssiers: 1 jaar Aangiftedssiers: 4 jaar Ad Hc dssiers: vr de ad hc dssiers is het niet mgelijk m een glbale termijn te bepalen. Ad hc dssiers zullen bijgevlg niet autmatisch gearchiveerd wrden, maar dr een manuele actie vanuit het menu. ORM dssier: 6 jaar te rekenen vanaf de aanmaakdatum van het dssier He wrdt gearchiveerd? Pststukken: het pststuk en de dagflder wrden gearchiveerd Dssiers: dssier bject en dssier flder wrden gearchiveerd. Alle nderliggende stukken wrden ngemeid gelaten. Drdat de dssierflder gearchiveerd werd, is deze niet meer zichtbaar binnen de flderstructuur. Rapprtering De rapprtering zrgt ervr dat de Privacycmmissie beschikt ver de ndige rapprten die enerzijds als werkinstrumenten gebruikt wrden en anderzijds ndig zijn vr interne en f externe rapprtering. De rapprten die gebruikt wrden als werkinstrumenten wrden, waar mgelijk, aangebden als pgeslagen zekpdrachten. De pgeslagen zekpdrachten zijn vr iedereen beschikbaar en kunnen te allen tijde uitgeverd wrden. De resultaten wrden in een lijst weergegeven waarbij de gebruiker de mgelijkheid heeft een item te selecteren en peratinele taken er p uit te veren zals bewerken, in- en uitchecken, kpiëren, etc. Bij het uitveren van een pgeslagen zekpdracht wrdt rekening gehuden met de bestaande rechtenset. Vr meer cmplexe rapprten f rapprten die niet met pgeslagen zekpdrachten beschikbaar gemaakt kunnen wrden, wrdt gebruik gemaakt van Dcumentum Reprting Services (p basis van Crystal Reprts). Dcumentum Reprting Services laat te m ut f the bx rapprten te gebruiken f m eigen rapprten aan te maken m.b.v. het geïntegreerde Crystal Reprts Designer. Alle metadata zijn hierbij beschikbaar vr rapprtering. Alle gebruikers met de gepaste tegangsrechten kunnen rapprten genereren vanuit de gebruikersinterface. Het del van het rapprtering prject is m een verzicht van dssiers en hun metadata aan te bieden gebaseerd p een aantal selectiecriteria. Statistische subrapprten werden eveneens tegevegd m p die manier infrmatie te geven ver het vrkmen (absluut en in percentage) van metadata-waardes. Hier nderscheiden we twee srten rapprten:

61 Open fferteaanvraag blz 60/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Rapprten die dr eindgebruikers en afdelingshfden gebruikt wrden vr het dagelijkse beheer. Drgaans zijn dit de meer eenvudige rapprten. Deze zijn als uitverbaar rapprt beschikbaar vanuit Webtp. De meer cmplexe rapprten die nder andere vr het jaarverslag en dergelijke gebruikt wrden. Deze zijn beschikbaar in de Crystal Reprts Designer tl bij bepaalde gebruikers Technisch Object-types Er zijn 10 bjecttypes gedefinieerd met betrekking tt de dssierregistratiecmpnent: Dcument types Dssier (pc_ dssier) Aangifte-dssier (pc_ds_aangifte) Kerndssier (pc_ds_kern) Beslissingsdssier (pc_ds_beslis) Machtigingsdssier (pc_ds_ma) Vraag & antwrd dssier (pc_ds_va) Ad hc dssier (pc_ds_ad_hc) ORM dssier (pc_ds_rm) Dcument (pc_dcument) (zie k pstregistratie) ORM dcument (pc_dcument_rm) Flder types Dssiercntainer (pc_ds_cntainer) Een dssier bestaat steeds minstens uit een dssier cntainer (= de dssier flder) en een bijhrend dssier bject (= signalisatie- f metadatafiche). Cnfiguratie Pst- en Dssier Cnfiguratie (pc_pst_ds_cnfig) Dit cnfiguratie bject laat de applicatiebeheerder pnieuw te m inhud van keuzelijsten en enkele andere parameters te beheren.

62 Open fferteaanvraag blz 61/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming TBO Er zijn 7 TBO s gedefinieerd, 1 vr elk dssiertype. Deze TBO s gaan: elke keer een dcument wrdt pgeslagen, nakijken f de substatus veranderd is en een eventuele wijziging bijhuden in een repeating metadataveld; bij het aanmaken van een dssier een lifecycle attachen; bij het aanmaken van een dssier de custm creatiedatum zetten; bij het pslaan van een dssier de title zetten p basis van metadata. De TBO vr ORM-dssiers gaat bijkmend ng een flderstructuur creëren wanneer het dssier wrdt pgeslagen p basis van bepaalde metadata. Lifecycle Er zijn 2 lifecycles gedefinieerd: 1 vr ORM-dssiers en 1 vr de andere dssiertypes. Lifecycle ORM-dssier Vr ORM-dssiers is er een lifecycle gedefinieerd die 2 statussen bevat: Active en Clsed. Deze lifecycle implementeert het vlgende: bij het initieel attachen van de lifecycle in status Active wrdt een uniek nummer pgehaald (zie SBO) en de naam van het dssier wrdt bepaald p basis van dit nummer; als het dssier gebaseerd is p een inkmend pststuk, wrdt dat pststuk autmatisch gelinkt aan de subflderstructuur van het dssier; de juiste ACL zetten p basis van de status; checken f een dssier kan geprmveerd wrden naar Clsed. Dit mag alleen als alle gelinkte pststukken zijn afgeslten; als naar status Clsed wrdt geprmveerd, de clse-date van het dssier zetten. Lifecycle andere dssiertypes De andere dssiertypes krijgen bij creatie een lifecycle die de statussen Draft, Requesting Number, Active en Clsed definieert. Via een wrkflw (zie verder) prmveert het dssier p de juiste mmenten naar een vlgende status. De lifecycle is als vlgt gedefinieerd: bij het attachen van de lifecycle in status Draft: wrdt de crrecte ACL gezet, als het geen aangifte f vraag-antwrd is, de wrkflw gestart; als het dssier in status Requesting number kmt: wrdt de crrecte ACL gezet; als het dssier in status Active kmt: wrdt er via de SBO een uniek nummer berekend p basis van het dssiertype, wrdt er een flderstructuur gecreëerd p basis van de metadata. Vr elk dssier wrdt een aparte flder aangemaakt. Onder deze flder wrdt de metadatafiche geplaatst en een aantal default subflders, wrdt de crrecte ACL gezet, bij beslissings- f machtigingsdssiers wrdt er een sessie-dssier aangemaakt en gelinkt aan het huidige dssier, indien het m een demte gaat vanuit de Clsed status, wrden de rechten p de nderliggende flders/dcumenten aangepast; als het dssier in status Clsed kmt:

63 Open fferteaanvraag blz 62/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming wrdt de crrecte ACL gezet, wrdt de ACL p de nderliggende flders/dcumenten aangepast. SBO Er is 1 SBO die p basis van het dssiertype een uniek nummer genereert dat gebruikt wrdt m de naam van het dssier te bepalen en het uniek te kunnen identificeren. Wrkflw Er zijn 2 wrkflws gedefinieerd Creatie-wrkflw Requester: Cnfirm rejectin Requester: creates dssier Start wrkflw Requester: Wrks n metadata Adm. Cel Of Secr. VZ: Validate dssier Check Behandelaar / gestinnaire Dssier Behandelaar / Gestinnaire: Cmplete dssier Check Open items HOU Paper verificatin POMIS: Check befre clse End wrkflw Dssier Behandelaar / Gestinnaire: update dssier Naast de functinele beschrijving hierbven zijn er een aantal technische tussentijdse stappen die wrden uitgeverd: testen wat het type is van het dssier; autmatische prmtes en demtes; checks f bepaalde metadata is ingevuld; nagaan f een dssier afgeslten kan wrden. Herpen wrkflw Requester: Reapply Repen request Start wrkflw Requester: Request t repen dssier Adm. Cel: Validate Repen request System: Make dssier Active again Requester: Cmplete dssier Check Open items HOU Paper verificatin POMIS: Check befre clse System: Cse dssier End wrkflw Requester: update dssier Naast de functinele beschrijving hierbven zijn er een aantal technische tussentijdse stappen die wrden uitgeverd:

64 Open fferteaanvraag blz 63/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming autmatische demtes en prmtes; metadata zetten; nagaan f een dssier afgeslten kan wrden; testen wat het type is van het dssier. Jbs Een aantal autmatische taken meten p regelmatige basis wrden uitgeverd. pc_dssier_jb_deadline_ntif Als een dssier zijn externe deadline bereikt (metadata) met de dssierbehandelaar hiervan een ntificatie krijgen. pc_dssier_jb_suspend_cnd_ntif Als een dssier zijn ntbindende vrwaarde deadline bereikt (metadata) met de dssierbehandelaar hiervan een ntificatie krijgen. pc_dssier_jb_internal_deadline_ntif Als een dssier zijn interne deadline bereikt (metadata) met de dssierbehandelaar hiervan een ntificatie krijgen. pc_dssier_jb_safetycpy Er met een safetycpy gemaakt wrden van alle Dssier en Pst Registratie dcumenten, een dagelijkse exprt van de metadata van de dssiers naar een CSV-bestand. pc_vadssier_jb_clse Vraag en Antwrd dssiers die aan bepaalde vrwaarden vlden meten autmatisch geslten wrden. pc_dssier_jb_archive Dssiers die aan bepaalde vrwaarden vlden meten gearchiveerd wrden (niet meer zichtbaar vr eindgebruikers). Rllen Afhankelijk van de rl waarte een gebruiker behrt, heeft hij/zij meer f minder menu items en dcument types ter beschikking. Het lidmaatschap van een gebruiker tt een rl bepaalt de cntext waarin deze gebruiker werkt. Omdat het functineel m dezelfde mensen gaat die zwel met pst- als dssierbehandeling in aanraking kmen is een gemeenschappelijk rl gedefinieerd: Security pc_pst_ds_rle De nrmale Dcumentum security (grepen en ACLs) wrden gebruikt m het securitymdel te implementeren. Vr authenticatie wrdt gebruik gemaakt van LDAP. De tegangsrechten van een dssier zijn afhankelijk van: het type dssier; de afdeling;

65 Open fferteaanvraag blz 64/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming de status van het dssier. Op basis van deze parameters kan bepaald wrden welke security p het dssier met tegepast wrden. De naamgeving van de ACLs weerspiegelt deze parameters: bvb. pc_ds_kern_sa2_active_acl vr een kerndssier van SA2 in zijn actieve status. Dr deze granulariteit in security kmen we in ttaal aan 154 ACLs. Webtp Vr de dssiercmpnent zijn er een aantal WDK-aanpassingen geïmplementeerd. Eigenschappen dssier In de eigenschappen van een dssier werden extra tabs aangemaakt m de metadata te tnen per categrie. Eveneens wrden tabs getnd met afgeleide data: gelinkte dcumenten: verzicht van alle dcumenten binnen het dssier (in alle subflders); elket-data vr aangifte-dssiers: live zicht p een aantal metadata van de aangifte zals deze in elket beschikbaar is; relaties: verzicht van de gerelateerde dssiers met aanduiding van het type relatie. Aanmaak bjecten Via de user-interface wrden dssiers/dcumenten aangemaakt en wrden de metadata ingegeven. Het is k mgelijk m p basis van een pststuk (zie pstregistratie) een dssier aan te maken. Extra acties in menubar/cntext-menu Er werden extra acties tegevegd aan de menubar/cntext-menu: tn wrkflws vr dit dssier/dcument; aanvraag tt herpening dcument; sluit/herpen ORM-dssier; archiveer; nieuw dssier p basis van inkmend pststuk; print dssiersticker. Deze dssiersticker is een afdrukbare html pagina die p een paginagrt etiket wrdt afgedrukt en p de kaft van het papieren dssier wrdt gekleefd. Het bevat een selectie aan metadata van het dssier zdat deze in het archief makkelijk terug te vinden is. Extra inbxen Er wrden 2 extra inbxen gedefinieerd met taken gerelateerd aan respectievelijk dssierbeheer en pstregistratie. Metadata van de packages (dssier f dcument) wrden getnd in takenlijst. Filtering wrdt vrzien m snel taken te kunnen zeken. (zie k beschrijving van de pstregistratie cmpnent) Webservices Vr het aanmaken van aangifte-dssiers via de elket applicatie werden webservices ntwikkeld die kunnen aangesprken wrden vanuit het elket. Deze webservices zijn gebuwd p basis van DFS en zijn beschikbaar p de applicatin servers. Ze bevatten methdes vr het aanmaken en afsluiten van aangiftedssiers. Keuzelijsten Keuzelijsten wrden beheerd mbv cnfiguratie-bestanden. Deze kunnen aangepast wrden dr de applicatiebeheerder, die hiervr de rechten daarte heeft. Keuzelijsten die afhangen van de waarde van andere metadata wrden beheerd mbv registered tables.

66 Open fferteaanvraag blz 65/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Rapprtering De rapprten wrden steeds gecnfigureerd mbv Crystal Reprts Designer. Een aantal eenvudige rapprten zijn vr de eindgebruiker beschikbaar via Webtp (zie functinele beschrijving). Echter, mwille van de beperkte mgelijkheden in verband met het exprteren van resultaten naar Excel en het feit dat de web-interface van DRS (extensie van Webtp) niet altijd verweg kan met subrapprten, werd ervr gekzen m Crystal Reprts Designer te gebruiken m meer ingewikkelde rapprten te kunnen genereren en uitveren. Deze zijn dan enkel beschikbaar p aanvraag bij de gebruikers die Crystal Reprts Designer lkaal geïnstalleerd hebben. 3.5 Persneelsdssier Inleiding Het persneelsdssier is een uitbreiding van de dssierregistratiecmpnent. Tezelfdertijd is het persneelsdssier z verschillend van de andere dssiertypes dat nch de lgica, nch de metadata herbruikbaar is Functineel Er zijn 3 type bjecten die gedefinieerd wrden: persneelsdssier, HR-dssier, HR-dcument. Aanmaken van een persneelsdssier Het aanmaken van een persneelsdssier gebeurt altijd dr een gebruiker behrende tt de HR-grep. Niemand anders heeft de mgelijkheid een dergelijk dssier te creëren. Tijdens de creatie van het dssier wrdt het autmatisch p de juiste plaats gezet en wrden de ndige subflders aangemaakt p basis van een template flderstructuur. Afsluiten van een persneelsdssier Het persneelsdssier wrdt afgeslten dr het te prmveren naar de laatste status. Het geslten persneelsdssier wrdt k meteen gearchiveerd. Dit wil zeggen dat het niet meer zichtbaar is als een actief dssier binnen DMS. Ntificaties Binnen de cntext van het persneelsdssier is het belangrijk dat de evaluatiedeadline van een medewerker wrdt gehaald. Het systeem stuurt een maand vr de deadline een ntificatie naar de leidinggevende van de betrkken medewerker.

67 Open fferteaanvraag blz 66/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Archivering Tijdens het afsluiten van een persneelsdssier wrdt het autmatisch gearchiveerd. Als gevlg zijn de geslten dssiers niet meer zichtbaar in de flderstructuur f in de zekresultaten. Het vlstaat echter m in de vrkeursinstelling aan te duiden dat de gebruiker in de zekresultaten de verbrgen bjecten wil zien m ze terug te vinden Technisch Object-types Er zijn 3 bjecttypes gedefinieerd met betrekking tt de persneelsdssiercmpnent: dcument types: persneelsdssier (pc_ds_persnnel), HR-Dssier (pc_ ds_hr, subtype van pc_ds_ad_hc (cfr dssiercmpnent)), HR-dcument (pc_dcument_hr, subtype van pc_dcument(cfr pstregistratie cmpnent); flder types: geen; cnfiguratie Pst- en Dssier Cnfiguratie (pc_pst_ds_cnfig). Dit cnfiguratie bject laat de applicatiebeheerder pnieuw te m inhud van keuzelijsten en enkele andere parameters te beheren. Het is gemeenschappelijk met pstregistratie. TBO Er zijn 3 TBO s gedefinieerd, 1 vr elk nieuw bjecttype. TBO vr persneelsdssier: bject name wrdt bepaald p basis van metadata (stam-nr), het dssier wrdt autmatisch p de juiste plaats in de flderstructuur geplaatst p basis van de metadata en een subflderstructuur wrdt aangemaakt, lifecycle wrdt attached, als het afdelings-metadataveld veranderd is, wrdt de security aangepast en wrden k de aliassen vr afdelingshfden en dergelijke geüpdatet, als het stam-nr wijzigt, wrdt de bject-name aangepast en indien ndig een nieuwe flderstructuur pgebuwd; TBO vr HR-dssier: als het afdelings-metadataveld ng niet gezet is, wrdt een default service en dssierbehandelaar uitgelezen uit een cnfiguratiebestand en p het dssier gezet; TBO vr HR-dcument: bject name wrdt autmatisch gezet p basis van HR-dssier nummer en een uniek nummer. Lifecycle HR-dssiers zijn afgeleid van Ad hc dssiers en vlgen dan k dezelfde lifecycle. Vr Persneelsdssiers is er een nieuwe lifecycle gedefinieerd.

68 Open fferteaanvraag blz 67/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Lifecycle vr persneelsdssiers De lifecycle vr persnneeldsdssiers bevat 3 statussen: Active, Drmant, Clsed. Security wrdt gezet afhankelijk van de status van het dssier. Als het dssier de status clsed bereikt, wrdt het dssier gearchiveerd. Deze acties wrden uitgeverd in de nderliggende javamdule, specifiek vr deze lifecycle. Prmtes wrden manueel uitgeverd via een menu item aangezien vr persneelsdssiers geen wrkflw gedefinieerd is. SBO Er is 1 SBO vr persneelsdssiers die zrgt vr een aantal algemene zaken zals: beheer van aliassets; aanmaak van dssierflders; update van service bij aanpassing metadata. Wrkflw HR-dssiers vlgen dezelfde wrkflw als ad hc dssiers. Vr persneelsdssiers is geen wrkflw gedefinieerd. Jbs Er zijn 2 jbs gedefinieerd mbt persneelsdssiers. pc_dssier_persnnel_clse_dssiers Jb die de security aanpast vr dssiers in status clsed. pc_dssier_persnnel_jb_evaluatin_ntif Een maand vr de evaluatiedatum van een medewerker krijgt zijn/haar afdelingshfd een ntificatie. Rllen Afhankelijk van de rl waarte een gebruiker behrt, heeft hij/zij meer f minder menu items en dcument types ter beschikking. Het lidmaatschap van een gebruiker tt een rl bepaalt de cntext waarin deze gebruiker werkt. Vlgende rllen zijn van tepassing binnen de cmpnent vr persneelsdssiers: pc_hr_rle,

69 Open fferteaanvraag blz 68/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming pc_hr_cnsumer_rle, pc_hr_cntributr_rle. Security De nrmale Dcumentum security (grepen en ACL s) wrden gebruikt m het securitymdel te implementeren. Security vr persneelsdssiers Ok vr persneelsdssiers zijn de tegangsrechten granulair pgebuwd. Het persneelsdssier heeft steeds een specifieke flderstructuur. Afhankelijk van de fldercntext binnen het dssier en de status van het dssier, hebben gebruikers van bepaalde grepen tegangsrechten, in casu de bekhuding, IDPB en de administrateur. Algemeen genmen heeft naast de HR-grep alleen het betrkken persneelslid en zijn/haar afdelingshfd leesrechten p het persneelsdssier. Er zijn 38 ACLs gedefinieerd in het kader van persneelsdssiers. Security vr HR-dssiers Deze dssiers vlgen dezelfde security-regels als de ad hc dssiers. Security vr HR-dcumenten Vr HR dcumenten wrden er geen specifieke regels vrzien. Zij erven gewn de security van de bvenliggende flder. Webtp Vr de persneelsdssier-cmpnent zijn er een aantal WDK-aanpassingen geïmplementeerd. Nieuw persneelsdssier De menubar wrdt uitgebreid met een actie m nieuwe persneelsdssiers aan te maken. Eigenschappen persneelsdssier Op de attributen-pagina van een persneelsdssier wrden extra tabs vrzien m custm metadata te bundelen per categrie en te tnen aan de eindgebruiker. Op de attributen-pagina van een persneelsdssier wrden extra links vrzien m een sticker af te drukken van het dssier en m een verzicht af te drukken van de metadata (zie k eerder bij pstregistratie en dssierbeheer). Nieuw HR-dssier In de drpdwn vr het kiezen van het type flder dat je wilt aanmaken, wrdt HR dssier alleen getnd vr de pc_hr_rle. HR-dssier inbx In de dssierinbx (zie dssierregistratie) wrdt een extra filter vrzien p HR-dssiers. Keuzelijsten Keuzelijsten wrden beheerd mbv cnfiguratiebestanden. Deze kunnen aangepast wrden dr de applicatiebeheerder, die de rechten daarte heeft. Keuzelijsten die afhangen van de waarde van andere metadata wrden beheerd mbv registered tables.

70 Open fferteaanvraag blz 69/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming 3.6 Office Inleiding Het Office gedeelte van het DMS bevat dcumenten en infrmatie die nuttig is vr de interne administratieve werking van het secretariaat van de Privacycmmissie. Het gaat hier bijvrbeeld m handleidingen, sjablnen, De infrmatie is gerganiseerd in een vrij te bepalen flderstructuur Functineel Er is geen frmele manier van werken gedefinieerd vr het ffice gedeelte. Bijgevlg zijn er k geen specifieke dcument types, lifecycles, wrkflws en dergelijke van tepassing in dit gedeelte van het DMS. 4 Overzicht van de gewenste mdules De Privacycmmissie wenst de huidige mdules te behuden, waarbij functineel maximaal gebruik wrdt gemaakt van de mgelijkheden van xcp als client-applicatie van Dcumentum. Daarnaast wenst ze naar aanleiding van deze migratie k een aantal functinele verbeteringen f tevegingen aan te brengen. 4.1 Functinele verbeteringen Naar aanleiding van de vrstudie van de nieuwe gebruikersinterface van het DMS zijn drie wrkshps gerganiseerd (1 wrkshp per afdeling SA1, SA2 + VZ en SA3) met de eindgebruikers van het DMS met als del de beheften ten pzichte van de nieuwe gebruikersinterface te definiëren. De resultaten van deze wrkshps zijn pgenmen in bijlage 2 van dit bestek (dcument feedback huidig DMS Samenvatting ) en zijn ingedeeld in de vlgende categrieën: huidige functinaliteiten die behuden meten blijven (categrie: Behuden); huidige functinaliteiten die gewijzigd meten wrden (categrie: Wijzigen); nieuwe functinaliteiten die interessant lijken bij de nieuwe implementatie (categrie: Nieuw).

71 Open fferteaanvraag blz 70/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming Dit dcument dient als startbasis gebruikt te wrden tijdens de analyse en design sessies die vrafgaand en tijdens de implementatie van de nieuwe gebruikersinterface zullen plaatsvinden. Tijdens de analyse en designsessies dienen de resultaten van de wrkshps verder uitgediept te wrden. 4.2 Functinele tevegingen Naast de functinele verbeteringen is er minstens 1 nieuwe functie te te vegen aan het huidige systeem, namelijk een blgfunctie. Hiernder wrden de functinele verwachtingen ten aanzien van de blg krt geschetst en zijn 3 basisschermen tegevegd. Deze beschrijving dient als startbasis gebruikt te wrden tijdens de analyse en design sessies. Ok de schermpbuw en lay-ut dienen gevalideerd te wrden tijdens de analyse en design fase. Implementeren van een blgfunctie via xcp. Vrzien in 3 basisschermen. Een prttype van ieder scherm is indicatief tegevegd, de functinaliteiten zijn beschreven in de gele blkken: hme: tnt standaard de 5 meest recente berichten en laat te verder te zeken/filteren; detail: een gedetailleerd zicht p 1 specifieke blg-pst, inclusief gekppelde dcumenten en cmmentaren;

72 Open fferteaanvraag blz 71/110 van het bestek Cmmissie vr de bescherming create: een eenvudige rich texte editr m nieuwe blg-psts aan te maken. Dcumenten die eventueel pgeladen wrden in een blg-bericht dienen aangebden te wrden aan de biblithecaris vr categrisatie binnen de mdule Library. Geselecteerde gebruikers ntvangen een mail ntificatie wanneer een nieuw blg-bericht gepst is. Het cnsulteren van de blg is idealiter mgelijk znder inlggen. Het psten van berichten f dcumenten met wel via een lgin gebeuren aangezien bij elke pst een auteur met gekppeld wrden. Een beheerscherm vr de categrieën met vrzien wrden.