- de gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel van het gemeentedecreet

Transcriptie

1 Gemeenteraad zitting van 20 februari 2017 DATA- EN FACILITAIR BEHEER Studiedienst Gebouwen Besluit Goedgekeurd 2017_GR_ Gunningswijze en -voorwaarden - Raamcontract (met meerdere opdrachtnemers) voor stabiliteitsadvies en -berekeningen / Goedkeuring Samenstelling Aanwezig: de heer Louis Tobback, burgemeester-voorzitter; de heer Carl Devlies, schepen; de heer Dirk Robbeets, schepen; de heer Dirk Vansina, schepen; mevrouw Denise Vandevoort, schepen; mevrouw Myriam Fannes, schepen; de heer Mohamed Ridouani, schepen; de heer Erik Vanderheiden, schepen; mevrouw Bieke Verlinden, schepen; de heer Herwig Beckers, schepen; mevrouw Christiane Vanneck, raadslid; de heer David Dessers, raadslid; de heer Etienne Bruggemans, raadslid; mevrouw Eva Platteau, raadslid; mevrouw Eveline Madrid, raadslid; mevrouw Fatiha Dahmani, raadslid; de heer Fons Laeremans, raadslid; de heer Fred Debrun, raadslid; mevrouw Frieda Aerts, raadslid; mevrouw Griet Valgaeren, raadslid; de heer Gunther Rens, raadslid; mevrouw Hilde Van Wichelen, raadslid; de heer Jaak Brepoels, raadslid; de heer Johan Geleyns, raadslid; mevrouw Karen Van Herck, raadslid; mevrouw Karin Brouwers, raadslid; mevrouw Katelijne Dedeurwaerder, raadslid; mevrouw Lalynn Wadera, raadslid; mevrouw Lies Corneillie, raadslid; mevrouw Liesbet Stevens, raadslid; mevrouw Lothe Ramakers, raadslid; de heer Luc Ponsaerts, raadslid; de heer Mich De Winter, raadslid; mevrouw Mieke Wellens, raadslid; de heer Pierre Neefs, raadslid; de heer Rik Daems, raadslid; mevrouw Sabine Bovendaerde, raadslid; de heer Saïd El Khadraoui, raadslid; de heer Thomas Van Oppens, raadslid; mevrouw Tine Eerlingen, raadslid; de heer Toon Toelen, raadslid; de heer Zeger Debyser, raadslid de heer Gust Vriens, stadssecretaris Afwezig: de heer Hagen Goyvaerts, raadslid Verontschuldigd: mevrouw Els Van Hoof, raadslid; mevrouw Renate Hufkens, raadslid Status Goedgekeurd met unanimiteit Beschrijving Beknopte samenvatting Goedkeuring van de gunningswijze (open offerteaanvraag) en gunningsvoorwaarden (bestek), van een raamcontract met een looptijd van 4 jaar, is een bevoegdheid van de gemeenteraad. Regelgeving: bevoegdheid - de gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel van het gemeentedecreet Juridische grond - het artikel 2, 4 van de wet van 15 juni 2006 betreffende opdrachtencentrale - het artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende opdrachtencentrale - het artikel 25 van de wet van 15 juni 2006 betreffende gunning via open ofeerteaanvraag - de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen - het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen - het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen

2 bladnummer: 2 van 6 - het artikel 43, 2, 9, van het gemeentedecreet en het gemeenteraadsbesluit van 26 maart 2007 inzake het dagelijks bestuur - het artikel 43, 2, 11, en artikel 57 van het gemeentedecreet inzake de bevoegdheden van het college en gemeenteraad - het artikel 160, 2, van het gemeentedecreet waarin bepaald wordt dat de voorgenomen financiële verbintenissen over uitgaven onderworpen zijn aan een voorafgaand visum van de financieel beheerder in het kader van zijn opdracht zoals vermeld in artikel 94 van het gemeenterdecreet - de gemeenteraadsbeslissing van 24 september 2007 betreffende de vaststelling van de voorwaarden voor het verlenen van advies en visum door de financieel beheerder Fasering Goedkeuring gunningwijze en -voorwaarden. Argumentatie wenst een raamcontract (met meerdere opdrachtnemers) voor stabiliteitsadvies en - berekeningen op te starten. In het kader van die opdracht werd een bestek Raamcontract (met meerdere opdrachtnemers) voor stabiliteitsadvies en -berekeningen met dossiernummer opgesteld door de directie Data- en Facilitair Beheer - Studiedienst Gebouwen. De opdracht is opgedeeld in twee percelen, waarbij de dringendheid een belangrijke rol speelt. - Perceel 1: opmaken van dringend stabiliteitsadvies = verslag maken van de stabiliteitstoestand van gebouwen/ondergrondse constructies/wegen/ bruggen/monumenten/ in kader van openbare veiligheid (bijvoorbeeld na brand, verkrotting, verkeersongeval, ) + nota over de te nemen maatregelen om de openbare veiligheid te garanderen = op zeer korte termijn (permanentie); - Perceel 2: sporadische stabiliteitsberekeningen = stabiliteitsberekeningen voor eerdere kleinere projecten (gebouwen/ondergrondse constructies/wegen/bruggen/monumenten/parkings/ ) = hier speelt de urgentie geen grote rol Dit bestek heeft niet als doel om een firma aan te stellen die voor alle grote bouwprojecten de stabiliteitsberekeningen zal maken. Dit wordt telkens per project apart gegund (= volledige stabiliteitsstudie, eventueel vervat in de ontwerpopdracht). Er wordt voorgesteld om de opdracht te gunnen bij wijze van de open offerteaanvraag, artikel 25 van de wet van 15 juni 2006, waarbij de opdracht wordt gesloten door middel van een raamovereenkomst met meerdere deelnemers met alle voorwaarden die in de raamovereenkomst zijn bepaald. De deelnemers zullen dus bij elke deelopdracht niet opnieuw in mededinging gesteld worden, maar zo zal er na deze procedure een rangschikking gemaakt worden op basis van de gunningscriteria vermeld in het bestek. Voor de keuze per deelopdracht, zal er worden gewerkt met een watervalsysteem, waarbij eerst aan de best gerangschikte deelnemer wordt gevraagd of hij een bepaalde opdracht kan uitvoeren en dat, wanneer dit bijvoorbeeld omwille van een gebrek aan beschikbaar personeel niet mogelijk is, vervolgens de tweede gerangschikte wordt gecontacteerd (en zo verder). Zo zal er in dringende gevallen snel aan een van de gegunde dienstverleners de deelopdracht toegewezen kunnen worden, zonder nog een bijkomende procedure te moeten volgen. De raamovereenkomst zal worden aangegaan voor een looptijd van 4 jaar, jaarlijks opzegbaar op de verjaardag van de inwerkingtreding van de raamovereenkomst (datum gunningsbrief) door zowel de opdrachtgever als door de opdrachtnemer, met een schriftelijke vooropzeg van 3 maanden. Ook wanneer een bepaalde deelnemer niet meer wenst opgenomen te blijven in de lijst van de gegunde dienstverleners, dient deze de opzegging aan te vragen. De start van de 4 jaar begint te lopen vanaf de datum van de gunningsbrief.

3 bladnummer: 3 van 6 In toepassing van artikel 2, 4 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal optreden als opdrachtencentrale in die zin dat ze overheidsopdrachten of raamovereenkomsten met betrekking tot werken, leveringen of diensten plaatst die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten, meer bepaald: - AG Stadsontwikkeling Leuven, Professor Van Overstraetenplein 1, 3000 Leuven; - AG Museum, Professor Van Overstraetenplein 1, 3000 Leuven; - Politie Leuven, Philipssite 4, 3001 Leuven; - OCMW Leuven, Andreas Vesaliusstraat 47, 3000 Leuven; - Zorgbedrijf Leuven, OCMW-vereniging van publiek recht, Andreas Vesaliusstraat 47, 3000 Leuven; - Hulpverleningszone Oost, Vlaams-Brabant, Terbankstraat 20, 3001 Leuven; - eventueel andere aan de stad gelinkte entiteiten. Elke entiteit zal op hun desbetreffende beslissingsorgaan de deelname aan deze opdracht agenderen, waarbij ze de bevoegdheid geven aan stad Leuven om mede in hun naam de procedure te voeren en te gunnen (artikel 15 van de wet van 15 juni 2006). Deze opdracht houdt echter geen exclusiviteit in: het is nog steeds toegelaten aan de en de andere deelnemende aanbestedende overheden om voor bepaald stabiliteitsadvies en/of - berekeningen een andere dienstverlener aan te stellen. Dit kan bijvoorbeeld wanneer een stabiliteitsbureau voor een bepaald project de berekeningen heeft gemaakt en waaraan nu bijkomend een kleine berekening dient gevraagd te worden, waardoor het misschien sneller en goedkoper kan zijn voor dit specifiek project om dit aan hetzelfde bureau te vragen. Afhankelijk van de raming, zal er echter wel steeds de juiste procedure van de wetgeving op overheidsopdrachten dienen gevolgd te worden. Het is aangewezen dat AG Stadsontwikkeling Leuven, AG Museum, Politie Leuven, OCMW Leuven, Zorgbedrijf Leuven, Hulpverleningszone Oost, Vlaams-Brabant, en andere aan de stad gelinkte entiteiten gebruik maakt van de opdrachtencentrale om volgende redenen: - het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren wat een besparing aan tijd en geld betekent en ook schaalvoordelen kan opleveren; - door de deelname aan deze opdracht goed te keuren, kan hierop meteen beroep gedaan worden, wat nuttig kan zijn bij dringende situaties. Het bestuur is niet verplicht tot enige afname van de raamovereenkomst (geen afnameverplichting), noch exclusiviteit; Er werd op 26 januari 2017 een toelichting georganiseerd voor de deelnemende diensten en entiteiten, waarna de aanvullingen/aanpassingen in het bestek werden aangebracht zoals besproken in die samenkomst. Deze toelichting en het mailverkeer nadien werd als gunstig advies beschouwd voor de deelnemende diensten, waardoor er niet bijkomend aan dit punt advies diende gevraagd te worden aan alle diensten en entiteiten. Deze toelichting, alsook het gunstig advies van studiedienst weg- en waterbeheer, worden toegevoegd als bijlage. Het bestek kan in bijlage geconsulteerd worden. Financieel

4 bladnummer: 4 van 6 De raming is op voorhand niet te bepalen, doordat er door meerdere diensten en entiteiten afzonderlijke deelopdrachten zullen afgeroepen worden, afhankelijk van de initiatieven, projecten, (onverwachte) gebeurtenissen en interventies, in de eerstvolgende 4 jaar. Daarom is geopteerd om als procedure voor de open offerteaanvraag te kiezen, waarbij publicatie wordt voorzien en er geen drempelbedrag is opgelegd. Er wordt aan elk van de rechtspersonen apart gefactureerd en door elke rechtspersoon apart betaald. Bij een raamovereenkomst zal elke entiteit na de gunning zelf instaan voor de afroep van de deelopdrachten en voor de betaling van de facturen. of één van de andere aanbestedende overheden kunnen in naam van een externe eigenaar (vaak in het kader van openbare veiligheid, dus perceel 1) een deelopdracht afroepen. De aanvrager staat dan ook in voor de betaling van deze deelopdracht, waarna de kosten dienen teruggevorderd te worden van de eigenaar van het desbetreffende onroerend goed. In onderling overleg kan het factuur ook desgevallend rechtstreeks naar de eigenaar verstuurd worden. Voor studiedienst Gebouwen zal: - voor perceel 1 budget voorzien worden op budgetsleutel FB/2017/ /2/0119/0200 en de volgende jaren. - voor perceel 2 budget voorzien worden op budgetsleutel FB/2017/ /2/0119/9999 en de volgende jaren. Voor studiedienst Weg- en Waterbeheer zal: - budget voorzien worden op budgetsleutel SWW/2017/ /4/0200/0200 en de volgende jaren. Voor dienst Wonen zal: - budget voorzien worden op budgetsleutel nieuw ramingnummer-bwm/2017/ /4/0621 en de volgende jaren (actie uitvoeren van al dan niet preventieve woningkwaliteitscontroles in woningen). Het ramingnummer zal bekend worden na de budgetwijziging in april. De nodige budgetten dienen door elke deelnemende aanbestedende overheid zelf voorzien te worden. Financiële en beleidsinformatie Financiële informatie Voor studiedienst Gebouwen zal: - voor perceel 1 budget voorzien worden op budgetsleutel FB/2017/ /2/0119/0200 en de volgende jaren. - voor perceel 2 budget voorzien worden op budgetsleutel FB/2017/ /2/0119/9999 en de volgende jaren. Voor studiedienst Weg- en Waterbeheer zal: - budget voorzien worden op budgetsleutel SWW/2017/ /4/0200/0200 en de volgende jaren.

5 bladnummer: 5 van 6 Voor dienst Wonen zal: - budget voorzien worden op budgetsleutel nieuw ramingnummer-bwm/2017/ /4/0621 en de volgende jaren (actie uitvoeren van al dan niet preventieve woningkwaliteitscontroles in woningen). Het ramingnummer zal bekend worden na de budgetwijziging in april. De nodige budgetten voor de andere deelnemende aanbestedende overheden zullen zij zelf voorzien. Besluit Artikel 1 De gunningswijze (open offerteaanvraag, artikel 25 van de wet van 15 juni 2006), de gunningsvoorwaarden (bestek), aangaande het raamcontract voor stabiliteitsadvies en -berekening met een looptijd van 4 jaar, jaarlijks opzegbaar, goed te keuren. Artikel 2 Bij toepassing van artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 namens volgende entiteiten op te treden als opdrachtencentrale voor stabiliteitsadvies en -berekeningen: AG Stadsontwikkeling Leuven, AG Museum, Politie Leuven, OCMW Leuven, Zorgbedrijf Leuven, Hulpverleningszone Oost Vlaams- Brabant, en andere aan de gelinkte entiteiten. Artikel 3 De uitgaven aan te rekenen als volgt: Voor studiedienst Gebouwen: - voor perceel 1 op budgetsleutel FB/2017/ /2/0119/0200 en de volgende jaren. - voor perceel 2 op budgetsleutel FB/2017/ /2/0119/9999 en de volgende jaren. Voor studiedienst Weg- en Waterbeheer: - op budgetsleutel SWW/2017/ /4/0200/0200 en de volgende jaren. Voor dienst Wonen: - op budgetsleutel nieuw ramingnummer-bwm/2017/ /4/0621 en de volgende jaren (actie uitvoeren van al dan niet preventieve woningkwaliteitscontroles in woningen). Het ramingnummer zal bekend worden na de budgetwijziging in april. De andere deelnemende aanbestedende overheid of entiteiten dienen zelf hun budgetten te voorzien.

6 bladnummer: 6 van 6 Aldus beslist in bovenvermelde zitting, Op last van de raad: de stadssecretaris de voorzitter Gust Vriens bij delegatie Dirk Robbeets schepen van openbare werken