2016_GR_ Filmwerking Leuven - Vierpartijenovereenkomst rond de huur van de Filmhuisinfrastructuur in de Vesaliussite - Goedkeuring

Transcriptie

1 Gemeenteraad zitting van 28 november 2016 CULTUUR Staf Besluit Goedgekeurd 2016_GR_ Filmwerking Leuven - Vierpartijenovereenkomst rond de huur van de Filmhuisinfrastructuur in de Samenstelling Aanwezig: de heer Louis Tobback, burgemeester-voorzitter; de heer Carl Devlies, schepen; de heer Dirk Robbeets, schepen; de heer Dirk Vansina, schepen; mevrouw Denise Vandevoort, schepen; mevrouw Myriam Fannes, schepen; de heer Mohamed Ridouani, schepen; de heer Erik Vanderheiden, schepen; mevrouw Bieke Verlinden, schepen; de heer Herwig Beckers, schepen; mevrouw Christiane Vanneck, raadslid; de heer Etienne Bruggemans, raadslid; mevrouw Eva Platteau, raadslid; mevrouw Fatiha Dahmani, raadslid; de heer Fons Laeremans, raadslid; de heer Fred Debrun, raadslid; mevrouw Frieda Aerts, raadslid; mevrouw Griet Valgaeren, raadslid; de heer Gunther Rens, raadslid; de heer Hagen Goyvaerts, raadslid; mevrouw Hilde Van Wichelen, raadslid; de heer Jaak Brepoels, raadslid; de heer Johan Geleyns, raadslid; mevrouw Karen Van Herck, raadslid; mevrouw Karin Brouwers, raadslid; mevrouw Katelijne Dedeurwaerder, raadslid; mevrouw Lies Corneillie, raadslid; mevrouw Lothe Ramakers, raadslid; de heer Luc Ponsaerts, raadslid; de heer Mich De Winter, raadslid; mevrouw Mieke Wellens, raadslid; de heer Pierre Neefs, raadslid; de heer Rik Daems, raadslid; mevrouw Sabine Bovendaerde, raadslid; de heer Saïd El Khadraoui, raadslid; de heer Thomas Van Oppens, raadslid; de heer Toon Toelen, raadslid; de heer Zeger Debyser, raadslid de heer Gust Vriens, stadssecretaris Afwezig: de heer David Dessers, raadslid; mevrouw Els Van Hoof, raadslid; mevrouw Liesbet Stevens, raadslid; mevrouw Tine Eerlingen, raadslid Verontschuldigd: mevrouw Eveline Madrid, raadslid; mevrouw Lalynn Wadera, raadslid; mevrouw Renate Hufkens, raadslid Status Goedgekeurd met unanimiteit Beschrijving Beknopte samenvatting Vierpartijenovereenkomst tussen de stad Leuven, de KU Leuven, vzw Stuk en vzw Fonk rond de huur van de Filmhuisinfrastructuur in de Vesaliussite. Regelgeving: bevoegdheid - het college is bevoegd op basis van artikel 57 van het gemeentedecreet Argumentatie Fonk vzw is een Leuvense culturele speler die de voorbije 10 jaar een werking heeft uitgebouwd die gewaardeerd wordt in Leuven, Vlaanderen én internationaal. Om die werking volwaardig te kunnen uitbouwen in Leuven was er nood aan een eigen plek. Fonk vzw is een culturele speler die de laatste jaren prima werk heeft geleverd en hiervoor zowel in Leuven als op Vlaams en internationaal niveau erkenning en waardering krijgt. Gezien de sterke evolutie van de werking van Fonk vzw was het logisch dat de ambitie groeide om voor de werking over een eigen plek te kunnen beschikken. De zoektocht naar een eigen huis voor Fonk vzw startte begin Er passeerden verschillende scenario's de revue: huur van de oude Studio Filmtheaters, renovatie van een oud pand, bouw van een eigen complex. Finaal kwam de oplossing uit de bus, op

2 bladnummer: 2 van 6 voorzet van BUUR: de Vesaliussite. In een eerste fase werd bekeken in hoeverre Fonk vzw een 3- zalen complex zelf zou kunnen financieren. Ondanks de inspanningen van Groep T en Allfin bleek dit scenario onbetaalbaar. Een belangrijke stap met betrekking tot het gebruik van filminfrastrucutuur in de Vesaliussite werd gerealiseerd in de zomer van 2012, er werd een principieel akkoord gesloten tussen stad Leuven, KU Leuven en Fonk vzw: - KU Leuven zou twee zalen, personeelsruimte en cafetaria bouwen; - Fonk vzw zou deze ruimte huren; - stad Leuven voorzag een ondersteuning in de vorm van een renteloze lening van 1 miljoen euro (aan KULeuven) om dit mee mogelijk te maken. en KU Leuven wilden er op deze manier voor zorgen dat er in Leuven - sinds het sluiten van de Studio Filmtheaters - voor inwoners en studenten opnieuw een filmhuiswerking kan worden uitgebouwd. Vraag van KU Leuven eind 2014 om te verhuren aan STUK vzw in plaats van aan Fonk vzw. Op een overleg half december 2014 met stad Leuven (de heer Louis Tobback, burgemeester, mevrouw Denise Vandevoort, schepen, en de heer Steven Dusoleil, toenmalig directeur cultuur), Fonk vzw (de heer Johan Vanschaeren, directeur) en KU Leuven (de heer Stefaan Saeys, directeur technische diensten) stelde de heer Stefaan Saeys dat de verhuur vanuit de KU Leuven rechtstreeks aan Fonk vzw niet aangewezen was, omdat KU Leuven geen relatie heeft met Fonk vzw, maar dat het de voorkeur genoot van de KU Leuven om te verhuren aan STUK vzw, waarmee KU Leuven wel een historische relatie heeft, die dan op zijn beurt zou onderverhuren aan Fonk vzw. Bezorgdheid omtrent inhoudelijke autonomie werking Fonk vzw. Zowel vanuit Fonk vzw als vanuit de stad Leuven was er enige bezorgdheid bij deze piste omdat ten allen prijze diende vermeden te worden dat de onderverhuurder (STUK vzw) op deze manier inhoudelijke inspraak of zeggenschap zou bekomen over de werking van de huurder (Fonk vzw). Op een overleg van 2 juli 2015 met de betrokken spelers (KU Leuven, Fonk vzw, stad Leuven en op vraag van KU Leuven ook STUK vzw) stelde de heer Louis Tobback, burgemeester, het volgende: - dat de stad Leuven het cruciaal vindt dat Fonk vzw een eigen plek kan krijgen en dat ze daar ook hun werking autonoom kunnen verder invullen/uitbouwen; - dat een constructie waarbij STUK vzw als verhuurder mee inspraak krijgt in de inhoud van de werking van Fonk vzw moet vermeden worden; - expliciete vraag dat KU Leuven spoedig een ontwerp van huurovereenkomst zou voorstellen, op basis waarvan kan worden gezien waar eventuele knelpunten precies zitten. Overleg tussen de vier betrokken partijen sinds lente Na herhaaldelijke vraag vanuit de stad Leuven, werden uiteindelijk in de lente 2016 ontwerpen van huurovereenkomsten voorgelegd. Op basis van deze ontwerpteksten nam de heer Gust Vriens, stadssecretaris, het voortouw om tussen juni 2016 en september 2016 de vier betrokken partijen, KU Leuven, Fonk vzw, stad Leuven en STUK vzw, verschillende keren samen te brengen. Het resultaat hiervan zijn de teksten die nu voor liggen, gedragen door de vier partijen. Compromis.

3 bladnummer: 3 van 6 Uiteindelijk kwam een compromis uit de bus waarbij alle partners water bij de wijn hebben gedaan en op een positieve manier tot een oplossing zijn gekomen. In het algemeen staan de vier betrokken partners KU Leuven, Fonk vzw, stad Leuven en STUK vzw achter de doelstelling dat er in Leuven - sinds het sluiten van de Studio Filmtheaters - voor inwoners en studenten opnieuw een filmhuiswerking kan worden uitgebouwd. De KU Leuven ondersteunt dit doel door ruimtes voor een filmhuiswerking te bouwen in de Vesaliussite. De stad Leuven doet haar deel door de werking van Fonk vzw vanaf 2016 extra te ondersteunen via een nominatieve subsidie voorzien in de financiële meerjarenplanning (er is geen renteloze lening meer voorzien vanuit de stad aan de KU Leuven). Fonk vzw en STUK vzw sluiten onder mekaar een co-productieovereenkomst zodat de werking van Fonk vzw op de Vesaliussite en in het STUK vzw (Cinema Zed) afgestemd zijn. Concreet: - verbindt de KU Leuven zich ertoe om twee kleine filmzalen (beide tussen 70 en 150 zitplaatsen), een horecaruimte en kantoorruimtes te realiseren op de Vesaliussite ten behoeve van de filmhuiswerking van Fonk vzw; - KU Leuven zal deze ruimtes verhuren aan STUK die deze zal doorverhuren aan Fonk vzw. De voorwaarden van de verhuring worden geregeld in afzonderlijke handelshuurovereenkomsten (hoofdhuur en onderhuur); - Fonk vzw en STUK vzw hebben een co-productieovereenkomst afgesloten waarin ze afspraken maken over het gebruik van ruimtes van STUK vzw door Fonk vzw. Indien STUK vzw of Fonk vzw de co-productieovereenkomst wenst te wijzigen, komt een comité van de vier partijen samen. Besluit Artikel 1 De vierpartijenovereenkomst tussen de stad Leuven, de KU Leuven, STUK vzw en Fonk vzw met betrekking tot de huur van de Filmhuisinfrastructuur in de Vesaliussite goed te keuren. Bijlagen vierpartijen overeenkomst FONK.docx Aldus beslist in bovenvermelde zitting, Op last van de raad: de stadssecretaris de voorzitter Gust Vriens bij delegatie Denise Vandevoort schepen van cultuur, deeltijds kunstonderwijs, gelijke kansen, diversiteit en Noord-Zuidwerking

4 bladnummer: 4 van 6 OVEREENKOMST TUSSEN STAD LEUVEN, vertegenwoordigd door haar College van Burgemeester en Schepenen, met burelen te 3000 Leuven, Professor Roger Van Overstraetenplein 1, hierna genaamd hierbij vertegenwoordigd door. ; EN KU Leuven, met zetel te 3000 Leuven, Oude Markt 13, en met ondernemingsnummer , hierna genaamd KU Leuven ; hierbij vertegenwoordigd door..., EN FONK vzw, met zetel te 3000 Leuven, Zwartzustersstraat14, en met ondernemingsnummer hierna genaamd Fonk hierbij vertegenwoordigd door, EN STUK Kunstencentrum vzw, met zetel te 3000 Leuven, Naamsestraat 96, en met ondernemingsnummer , hierna genaamd STUK hierbij vertegenwoordigd door, OVERWEGENDE WAT VOLGT : Fonk vzw wenst een filmhuiswerking op poten te zetten. Hiervoor heeft ze, naast de bestaande filmzaal in het gebouw van STUK, Naamsestraat 96 te 3000 Leuven, bijkomend twee kleine uitgeruste cinemazalen, een cafetaria en voldoende kantoorruimtes nodig. Deze filmhuiswerking omvat verschillende filmfestivals, een filmdistributiewerking, dagelijkse filmvertoningen, educatieve werking en proproductie. KU Leuven is bereid deze bijkomende ruimtes te bouwen op de Vesaliussite, gelegen langs de Vesaliusstraat te 3000 Leuven en te verhuren aan STUK, dat op zijn beurt bereid is deze onder te verhuren aan Fonk. Fonk en STUK hebben op [ ] een coproductieovereenkomst voor onbepaalde duur afgesloten waarin ze afspraken maken over het gebruik van ruimtes van STUK door Fonk. De stad Leuven wenst dit project te ondersteunen via het toekennen van subsidies aan Fonk. WORDT OVEREENGEKOMEN WAT VOLGT : Artikel 1 De KU Leuven verbindt zich ertoe om twee kleine cinemazalen (beiden tussen 70 en 150 zitplaatsen), een horecaruimte en kantoorruimtes te realiseren op de Vesaliussite ten behoeve van de filmhuiswerking van Fonk. De op te richten ruimtes worden verder omschreven door de plannen zoals

5 bladnummer: 5 van 6 gevoegd als bijlage 1. KU Leuven streeft met alle mogelijke middelen naar een oplevering uiterlijk 31 januari Zij zal deze ruimtes verhuren aan STUK die deze zal doorverhuren aan Fonk voor een termijn van 36 jaar aan een bescheiden huurprijs, zonder winstoogmerk. De voorwaarden van de verhuring worden geregeld in afzonderlijke handelshuurovereenkomsten, die worden gevoegd als bijlagen 2 (hoofdhuur) en 3 (onderhuur). Artikel 2 Fonk verbindt zich ertoe om in de bestaande filmzaal van STUK en in de door KU Leuven gebouwde en door STUK verhuurde ruimtes een filmhuiswerking te realiseren. Ze gebruikt de ruimtes om haar doelstellingen geformuleerd in haar statuten te realiseren. De stad Leuven ondersteunt de werking van vzw Fonk via een nominatieve subsidie voorzien in de financiële meerjarenplanning. Deze subsidie wordt toegekend in conformiteit met de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen (B.S. 6 december 1983) en het gemeentelijk reglement van 25 maart 2002 op de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen. Artikel 3 Indien Fonk om een of andere reden in ontbinding en vereffening zou worden gesteld, dan vervallen de door haar afgesloten huurovereenkomst en heeft de stad Leuven een voorkeurrecht om desgevallend de huurovereenkomst over te nemen. Indien de stad Leuven haar voorkeurrecht uitoefent, neemt ze de ruimtes op de Vesaliussite over in huur van STUK en de KU Leuven aan dezelfde financiële voorwaarden als Fonk voorheen, tot het einde van onderhavige overeenkomst. De voorwaarden van de huurovereenkomst tussen KU Leuven en STUK zullen van toepassing zijn op de stad Leuven. De zal de ruimtes kunnen aanwenden voor het gebruik waarvoor ze werden voorzien of voor een ander gebruik, overeen te komen met KU Leuven en STUK. Artikel 4 Indien zou blijken dat Fonk in de ter beschikking gestelde ruimtes géén of onredelijk weinig inspanningen levert om haar statutaire doelstellingen (zoals op heden gekend) te bewerkstelligen, waaronder doch niet uitsluitend de vaststelling dat minder dan XX dagen per jaar publieksvoorstellingen worden gegeven, of indien uit de door de vzw voorgelegde jaarverslagen of jaarrekeningen zou blijken dat de subsidie niet wordt aangewend voor het doel waarvoor ze is toegekend, dan zal (1) de stad Leuven de toegezegde werkingssubsidie kunnen verminderen of stopzetten, onverminderd de toepassing van de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen (B.S. 6 december 1983) en (2) dan zal STUK op eenvoudige vraag van KU Leuven de huurovereenkomst met Fonk beëindigen. In dit geval zal de stad Leuven eveneens een voorkeurrecht hebben om de huurovereenkomst over te nemen aan dezelfde financiële voorwaarden als Fonk voorheen, tot het einde van onderhavige overeenkomst. De voorwaarden van de huurovereenkomst tussen KU Leuven en STUK zullen van toepassing zijn op de stad Leuven. De zal de ruimtes kunnen aanwenden voor het gebruik waarvoor ze werden voorzien of voor een ander gebruik, overeen te komen met KU Leuven en STUK. Artikel 5 Indien STUK of Fonk de tussen hen gesloten coproductieovereenkomst wenst te wijzigen, komt een comité van 4 partijen samen: Fonk, STUK, KU Leuven en. Deze laatste fungeert als

6 bladnummer: 6 van 6 voorzitter van het comité en leidt de totstandkoming van een compromis betreffende een nieuwe, bijgewerkte coproductieovereenkomst in goede banen. Artikel 6 Deze overeenkomst heeft een duurtijd vanaf haar ondertekening tot de beëindiging van de handelshuurovereenkomsten bedoeld in art. 1 om welke reden dan ook Artikel 7 Partijen richten een stuurgoep op, waarin van elke partij één vertegenwoordiger zetelt. De stuurgroep heeft als taak om toe te kijken op de contractuele afspraken en wordt tevens belast met het opstellen van een huishoudelijk reglement. Artikel 8 Onderhavige overeenkomst wordt beheerst door het Belgische recht. Voor eventuele betwistingen zijn enkel de rechtbanken te Leuven bevoegd. Opgesteld te.. op. in 4 originele exemplaren, waarvan elke partij erkent een ondertekend exemplaar te hebben ontvangen Voor de stad Leuven, Voor de KU Leuven, Voor STUK, Voor FONK,