2015_GR_ Gunning - Aankoop van 285 handradio's /GC015 - Goedkeuring

Transcriptie

1 Gemeenteraad zitting van 23 november 2015 PZ LEUVEN Financiën en Logistiek Besluit Goedgekeurd 2015_GR_ Gunning - Aankoop van 285 handradio's /GC015 - Goedkeuring Samenstelling Aanwezig: de heer Louis Tobback, burgemeester-voorzitter; de heer Carl Devlies, schepen; de heer Dirk Robbeets, schepen; de heer Dirk Vansina, schepen; mevrouw Denise Vandevoort, schepen; de heer Mohamed Ridouani, schepen; de heer Erik Vanderheiden, schepen; mevrouw Bieke Verlinden, schepen; de heer Herwig Beckers, schepen; de heer David Dessers, raadslid; mevrouw Els Van Hoof, raadslid; mevrouw Eva Platteau, raadslid; mevrouw Eveline Madrid, raadslid; mevrouw Fatiha Dahmani, raadslid; de heer Fons Laeremans, raadslid; de heer Fred Debrun, raadslid; mevrouw Griet Valgaeren, raadslid; de heer Hagen Goyvaerts, raadslid; mevrouw Heleen Witdouck, raadslid; mevrouw Hilde Van Wichelen, raadslid; de heer Jaak Brepoels, raadslid; de heer Johan Geleyns, raadslid; mevrouw Karen Van Herck, raadslid; mevrouw Karin Brouwers, raadslid; mevrouw Katelijne Dedeurwaerder, raadslid; mevrouw Laila El Abouzi, raadslid; mevrouw Lalynn Wadera, raadslid; mevrouw Lies Corneillie, raadslid; mevrouw Liesbet Stevens, raadslid; mevrouw Lothe Ramakers, raadslid; de heer Mich De Winter, raadslid; mevrouw Mieke Wellens, raadslid; de heer Pierre Neefs, raadslid; mevrouw Renate Hufkens, raadslid; de heer Rik Daems, raadslid; mevrouw Sabine Bovendaerde, raadslid; de heer Saïd El Khadraoui, raadslid; de heer Thomas Van Oppens, raadslid; mevrouw Tine Eerlingen, raadslid; de heer Toon Toelen, raadslid; de heer Zeger Debyser, raadslid de heer Gust Vriens, stadssecretaris Verontschuldigd: mevrouw Myriam Fannes, schepen; mevrouw Frieda Aerts, raadslid; de heer Gunther Rens, raadslid; de heer Luc Ponsaerts, raadslid Status Goedgekeurd met unanimiteit Beschrijving Beknopte samenvatting Aankoop van 285 handradio's ten behoeve van het operationeel personeel van de lokale politie Leuven. Regelgeving: bevoegdheid (bijzonder) - de wet van 7 december 1998 houdende de organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus en latere wijzigingen Juridische grond - de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen - het koninklijk besluit van 5 september 2001 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de lokale politie Argumentatie

2 bladnummer: 2 van 5 Inleiding Eén van de belangrijkste werkingsmiddelen van het personeel van de PZ Leuven is de ASTRID-radio. Met de ASTRID-radio worden de ploegen op het terrein aangestuurd vanuit de dispatching of tijdens ordediensten vanuit een commandopost. Deze radio s werken niet volgens het vroegere principe van de walkietalkie, maar volgens het principe van de GSM, elke radio maakt verbinding met een netwerk van vaste antennes en een centraal systeem die de communicaties beheert. Daarom wordt er voor elke radio een jaarlijkse abonnementskost betaald aan de nationale radionetwerkuitbater. Zonder abonnement kan de radio niet worden gebruikt. De PZ Leuven beschikt over twee types radio: - portofoons: Motorola MTH800 (318 toestellen): radio s die door het personeelslid worden gedragen; - mobiele radio's: Cleartone CM9000 (82 toestellen): radio s die in voertuigen of op bureaus zijn geïnstalleerd. Deze radio s zijn aangekocht in 2005 en zijn ondertussen 10 jaar oud. Sinds enkele maanden is het niet meer mogelijk om defecte toestellen te herstellen omdat de wisselstukken niet meer worden gefabriceerd. Gezien het belang van goed functionerende en betrouwbare radio s voor de dagelijkse operationele werking, wil de PZ Leuven haar radiopark vervangen in twee fases: : de Motorola portofoons; : de Cleartone voertuig- en bureauradio s. Onderstaand dossier behandelt de vervanging van de Motorola handradio s en de bijhorende accessoires en het bijbehorende onderhoudscontract. Hiernaast zal er nog een aankoopdossier moeten worden gestart om de helmen die worden gebruikt bij ordediensten om te bouwen zodat ze kunnen worden gebruikt bij de nieuwe radio s. Deze aankoop kadert volledig in een raamcontract CD-MP-0040 betreffende TETRAradioeindapparatuur. Er zijn vier leveranciers die in totaal drie merken van radio s verkopen. Aantallen en verdeling Naar aanleiding van dit dossier werd het aantal radio s herbekeken. Sinds 2005 is de personeelscapaciteit van de PZ Leuven significant gestegen. Maar ook het organogram en de werking evolueerden en hierdoor moet niet elk personeelslid beschikken over een persoonlijk toegewezen radio. Deze personeelsleden maken, indien nodig, gebruik van radio s uit een gemeenschappelijke pool. Hierdoor daalt het totaal aantal radio s significant. Dat vertaalt zich in minder abonnementen en een goedkoper onderhoudscontract. De personeelsformatie van de PZ Leuven is geen constante: er vertrekken mensen, maar er komen er ook bij. Hierdoor is een één op één relatie van radio s en personeelsleden niet mogelijk. Naast de pool gemeenschappelijke radio s (met actief abonnement) is het noodzakelijk een kleine voorraad toestellen te hebben om nieuwe werknemers meteen te kunnen uitrusten. Op deze toestellen is er echter geen ASTRID-abonnement actief, zodat ze goedkoper zijn dan actieve toestellen. Verdeling handradio s: - interventie: 110; - dispatching: 3; - LOD: 32;

3 bladnummer: 3 van 5 - JSD: 9; - evenementen: 2; - BFBA: 1; - schietstand: 3; - technologie: 3; - communicatie/pers: 2; - wijken: 59; - verkeer: 22; - doelgroepen: 8; - stallingsplaats: 4; - interne controle: 2; - pool (actief): 15; - reserve (niet actief): 10. Dit brengt het totaal op 285 handradio s, een daling van 33 toestellen vergeleken met de huidige situatie. Onderhoudscontract Toestellen gaan helaas af en toe defect. In het verleden had de PZ Leuven steeds een uitgebreid onderhoudscontract op haar radiotoestellen. Deze manier van werken bleek de afgelopen 10 jaar zeer efficiënt en gebruiksvriendelijk en daarom wil de PZ Leuven ook voor de nieuwe toestellen een uitgebreid onderhoudscontract aangaan. Hierin zijn alle kosten inbegrepen voor het herstellen van toestellen (behoudens de gevallen van 'eigen schade', zoals een toestel dat onder een combi wordt geplet, en dergelijke, ). Accessoires Even belangrijk als de radio zijn de accessoires. Het is immers onverstandig en moeilijk om berichtgeving via de luidspreker van de radio te beluisteren. Die kan door omstaanders worden opgepikt en in een rumoerige omgeving zou ze moeilijk hoorbaar zijn. Daarom wordt er gewerkt via oortjes en microfoons op borsthoogte. Naast deze audio-accessoires, zijn er nog andere toebehoren om de radio op te laden, te bevestigen aan de koppelriem of op de kogelwerende vest, Een ander type radio betekent andere accessoires, dus ook hier moeten alle toebehoren worden vervangen. Personeelsleden die géén persoonlijke radio krijgen, maar er wel een gebruiken, krijgen wel de accessoires omdat die persoonlijk zijn (hygiëne, verlies, ). Er wordt gewerkt met een basisdotatie per personeelslid. Daarboven zijn er extra 'rollen'. Een personeelslid dat een extra rol vervult, krijgt een extra accessoire. Bijvoorbeeld: een personeelslid van interventie dat behoort tot het spottersteam, heeft nood aan een iets discreter oortje dat het achtergrondrumoer beter dempt. Voor de basis-accessoires (oortjes) wordt een kleine stock aangelegd omdat deze regelmatig stuk gaan tijdens interventies. Voor de jaren zal er elk jaar een apart dossier worden opgestart om deze stock aan te vullen. Procedure en keuze van de toestellen Zoals eerder werd vermeld, bestaat er voor dit volledige dossier een raamcontract. De keuze van de toestellen, accessoires en het type onderhoudscontract is dus volledig vrij. De PZ Leuven heeft de verschillende toestellen echter uitvoerig vergeleken en getest. Het eindoordeel van deze evaluatie is op het moment van schrijven echter nog niet volledig afgerond. Het exacte type handradio en het

4 bladnummer: 4 van 5 soort accessoires zal gebeuren in de gunningsbeslissing van het college. In de hieronder vermelde prijzen, werd uitgegaan van het duurste toestel. Belangrijk om te weten is dat er geen grote prijsverschillen zijn tussen de verschillende inschrijvers. De kwaliteit van het materiaal zal daarom zeker de doorslag geven. Budgettaire informatie De aankoop van de handradio s wordt geraamd op euro, inclusief btw. De aankoop van de accessoires wordt geraamd op euro, inclusief btw. De prijs van het onderhoudscontract wordt geraamd op maximum euro, inclusief btw, voor de eerste 5 jaar en maximum euro, inclusief btw, voor de volgende 5 jaar. Deze jaarlijkse kostprijs is significant lager dan de kostprijs van het onderhoudscontract van de huidige radio's. Vanaf het jaar 2017 voor het vervangen van accessoires worden de kosten geraamd op euro, inclusief btw, per jaar. Financiële en beleidsinformatie Financiële informatie De aankoop van de handradio s wordt geraamd op maximum euro btw inclusief. De aankoop van de accessoires wordt geraamd op maximum euro btw inclusief. De prijs van het onderhoudscontract wordt geraamd op maximum euro inclusief btw voor de eerste 5 jaar en maximum euro inclusief btw voor de volgende 5 jaar. Deze jaarlijkse kostprijs is significant lager dan de kostprijs van het onderhoudscontract van de huidige radio's. Vanaf het jaar 2017 ramen we de kosten voor het vervangen van accessoires op euro inclusief btw per jaar. Besluit Artikel 1 De vervanging van 285 handradio's met accessoires en bijbehorend onderhoudscontract te verwerven via aankoop Artikel 2 De opdracht te gunnen via een open meerjarige overeenkomst voor de aankoop van TETRA-radio eindapparatuur en bijbehorende diensten (CD-MP-00-40) van 28 februari 2014, wet van 15 juni 2006, artikel 15. Artikel 3 De totale kostprijs voor de aankoop van 285 handradio's met accessoires te ramen op euro, inclusief btw, en aan te rekenen op artikel 33000/ van de buitengewone politiebegroting 2015.

5 bladnummer: 5 van 5 Artikel 4 De jaarlijkse kostprijs voor het onderhoud van de 285 handradio's te ramen op euro, inclusief btw, voor de jaren 2016, 2017, 2018, 2019 en 2020, en op euro, inclusief btw, voor de jaren 2021, 2022, 2023, 2024 en Deze uitgaven zijn te boeken op artikel 33000/ van de gewone politiebegrotingen van 2016 en volgende jaren. Aldus beslist in bovenvermelde zitting, Op last van de raad: de stadssecretaris de voorzitter Gust Vriens Louis Tobback