2016_GR_ Liefst Leuven vzw - Samenwerkingsovereenkomst in het kader van de financiering van het Handelsdistrict Leuven Centrum - Goedkeuring

Transcriptie

1 Gemeenteraad zitting van 25 januari 2016 RUIMTELIJKE ONTWIKKELING Economie en Handel Besluit Goedgekeurd 2016_GR_ Liefst Leuven vzw - Samenwerkingsovereenkomst in het kader van de financiering van het Handelsdistrict Leuven Centrum - Goedkeuring Samenstelling Aanwezig: de heer Louis Tobback, burgemeester-voorzitter; de heer Carl Devlies, schepen; de heer Dirk Robbeets, schepen; de heer Dirk Vansina, schepen; mevrouw Denise Vandevoort, schepen; mevrouw Myriam Fannes, schepen; de heer Mohamed Ridouani, schepen; de heer Erik Vanderheiden, schepen; mevrouw Bieke Verlinden, schepen; de heer Herwig Beckers, schepen; de heer David Dessers, raadslid; mevrouw Els Van Hoof, raadslid; de heer Etienne Bruggemans, raadslid; mevrouw Eva Platteau, raadslid; mevrouw Eveline Madrid, raadslid; mevrouw Fatiha Dahmani, raadslid; de heer Fons Laeremans, raadslid; de heer Fred Debrun, raadslid; mevrouw Frieda Aerts, raadslid; mevrouw Griet Valgaeren, raadslid; de heer Hagen Goyvaerts, raadslid; mevrouw Heleen Witdouck, raadslid; mevrouw Hilde Van Wichelen, raadslid; de heer Jaak Brepoels, raadslid; de heer Johan Geleyns, raadslid; mevrouw Karen Van Herck, raadslid; mevrouw Karin Brouwers, raadslid; mevrouw Katelijne Dedeurwaerder, raadslid; mevrouw Lies Corneillie, raadslid; mevrouw Liesbet Stevens, raadslid; de heer Luc Ponsaerts, raadslid; de heer Mich De Winter, raadslid; mevrouw Mieke Vandermotte, raadslid; mevrouw Mieke Wellens, raadslid; de heer Pierre Neefs, raadslid; mevrouw Renate Hufkens, raadslid; de heer Saïd El Khadraoui, raadslid; de heer Thomas Van Oppens, raadslid; mevrouw Tine Eerlingen, raadslid; de heer Toon Toelen, raadslid; de heer Zeger Debyser, raadslid de heer Gust Vriens, stadssecretaris Verontschuldigd: de heer Gunther Rens, raadslid; mevrouw Lothe Ramakers, raadslid; de heer Rik Daems, raadslid; mevrouw Sabine Bovendaerde, raadslid Status Goedgekeurd met unanimiteit Beschrijving Beknopte samenvatting In het kader van de opstart van het Handelsdistrict Leuven Centrum hebben de handelaars zich verenigd in de vzw 'Liefst Leuven'. De stad Leuven en de vzw Centrummanagement sluiten met deze een samenwerkingsovereenkomst af. Deze samenwerkingsovereenkomst regelt het doel en de algemene opdracht van de vzw, de engagementen van de vzw, het gebruik van de middelen door de vzw evenals de werking en het financieel beheer van de vzw en de rapportering door de vzw. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om deze samenwerkingsovereenkomst goed te keuren. Juridische grond - de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen - het besluit van de Vlaamse regering van 25 juni 2010, artikel 16, punt 6 met betrekking tot de lijst met nominatief toegekende subsidies als verplichte lijst bij de beleidsnota - het gemeenteraadsbesluit van 25 maart 2002 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen - het artikel 160, 2, van het gemeentedecreet waarin bepaald wordt dat de voorgenomen financiële verbintenissen over uitgaven onderworpen zijn aan een voorafgaand visum van de financieel beheerder in het kader van zijn opdracht zoals vermeld in artikel 94 van het gemeentedecreet

2 Handelsdistrict Leuven Centrum - Goedkeuring bladnummer: 2 van 9 - de gemeenteraadsbeslissing van 24 september 2007 betreffende de vaststelling van de voorwaarden voor het verlenen van advies en visum door de financieel beheerder Argumentatie De stad Leuven en de vzw Centrummanagement willen bijkomende middelen ter beschikking stellen van het Handelsdistrict Leuven Centrum, waarvan de handelaars zich verenigd hebben in de vzw 'Liefst Leuven', met als doelstelling de bevordering van de handel en het horecagebeuren in het Handelsdistrict Leuven Centrum. Daartoe wordt een samenwerkingsovereenkomst gesloten in het kader van de financiering van het Handelsdistrict Leuven Centrum tussen de stad Leuven, de vzw Centrummanagement en de vzw 'Liefst Leuven'. Deze samenwerkingsovereenkomst regelt het doel en de algemene opdracht van de vzw, de engagementen van de vzw, het gebruik van de middelen door de vzw evenals de werking en het financieel beheer van de vzw en de rapportering door de vzw. Voor de jaren 2016, 2017 en 2018 zal de vzw Centrummanagement jaarlijks een toelage uitbetalen van euro en de stad Leuven een toelage van maximum euro zoals beschreven in artikel 5 van de overeenkomst. Financiële en beleidsinformatie Visum: Visum verleend Financiële informatie De toelage is opgenomen in de meerjarenplanning 2016, 2017 en De toelage, jaarlijks geraamd op maximum euro, zal aangerekend worden op budgetsleutel ECH/2016/ /5/0500 en volgende jaren. De toelage wordt uitbetaald volgens de modaliteiten in artikel 5 van de samenwerkingsovereenkomst. Dit houdt in een voorschot van euro en het saldo na indienen van de jaarrekening en de bewijsstukken. Besluit Artikel 1 Kennis te nemen van het gunstig visum van de financieel beheerder. Artikel 2 De samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Leuven, de vzw Centrummanagement en de vzw 'Liefst Leuven' voor de werkingsjaren 2016, 2017 en 2018 goed te keuren.

3 Handelsdistrict Leuven Centrum - Goedkeuring bladnummer: 3 van 9 Artikel 3 De toelage in het kader van de financiering van het Handelsdistrict Leuven Centrum, jaarlijks geraamd op maximum euro, aan te rekenen op budgetsleutel ECH/2016/ /5/0500 en volgende jaren. De toelage wordt uitbetaald volgens de modaliteiten in artikel 5 van de samenwerkingsovereenkomst. Dit houdt in een voorschot van euro en het saldo na indienen van de jaarrekening en de bewijsstukken. Bijlagen 1. LiefstLeuvenStatuten (def).pdf 2. samenwerkingsovereenkomst_handelsdistrictleuvencentrum.pdf Aldus beslist in bovenvermelde zitting, Op last van de raad: de stadssecretaris de voorzitter Gust Vriens bij delegatie Erik Vanderheiden schepen van communicatie, sport, handel en landbouw

4 Handelsdistrict Leuven Centrum - Goedkeuring bladnummer: 4 van 9 SAMENWERKINGSOVEREENKOMST IN HET KADER VAN DE FINANCIERING VAN HET HANDELSDISTRICT LEUVEN CENTRUM TUSSEN De STAD LEUVEN, met kantoren te 3000 Leuven, Professor Van Overstraetenplein 1, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie optreedt de heer Louis Tobback, burgemeester en de heer Gust Vriens, stadssecretaris, handelend in uitvoering van het besluit van de gemeenteraad van Hierna genoemd de stad EN De vzw Centrummanagement Leuven, met zetel te 3000 Leuven, Professor Van Overstraetenplein 1, ondernemingsnummer , vertegenwoordigd door de heer Erik Vanderheiden, voorzitter, en de heer Michel Warlop, secretaris, handelend in uitvoering van het besluit van de raad van bestuur van Hierna genoemd de vzw Centrummanagement EN De vzw LIEFST LEUVEN Hierna genoemd de VZW hierna samen genoemd de partijen wordt overeengekomen wat volgt TITEL I VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST Artikel 1. Voorwerp van deze overeenkomst en algemene opdracht van de VZW 1. Deze overeenkomst wordt gesloten met als doelstelling de bevordering van de handel en het horecagebeuren in Leuven en betreft zowel de organisatie van acties en evenementen ter ondersteuning van handel en horeca, het organiseren van de communicatie en de promotie, als acties die de innovatie en creativiteit in de handel en horeca stimuleren. 2. De vereniging mag alle handelingen stellen die rechtstreeks of onrechtstreeks met de verwezenlijking van voormeld doel te maken hebben. Zij mag hiertoe bijkomende commerciële en Pagina 1

5 winstgevende besluit: 2016_GR_00006 activiteiten - Liefst organiseren Leuven vzw op - Samenwerkingsovereenkomst voorwaarde dat de opbrengsten in het kader daarvan de uitsluitend financiering besteed van het worden Handelsdistrict aan het Leuven hoofddoel. Centrum - Goedkeuring bladnummer: 5 van 9 3. Tegen deze achtergrond legt de samenwerkingsovereenkomst de wederzijdse rechten en plichten van partijen vast. 4. Alle aan de VZW toevertrouwde middelen worden binnen de krijtlijnen van deze overeenkomst ter beschikking gesteld voor het stimuleren van de handel en het horecagebeuren in de stad. 5. De VZW beschikt over een algemeen en bijzonder budget: Algemeen budget: promotie van een deel van Leuven als winkelgebied of van heel Leuven als handelsstad Bijzondere budget: het ter beschikking stellen van gelden aan winkelwijken voor eigen campagnes De Raad van Bestuur van de VZW bepaalt de verdeling van de gelden enerzijds over de verschillende winkelwijken voor eigen campagnes en anderzijds over acties ter promotie van een deel van Leuven als winkelgebied of van heel Leuven als handelsstad. De raad van bestuur motiveert deze verdeling in een schriftelijk verslag. Artikel 2. Engagementen van de VZW TITEL II ENGAGEMENTEN 1. De VZW concretiseert jaarlijks haar maatschappelijke opdracht, alsmede de concrete uitwerking ervan in een gedetailleerd en becijferd jaarprogramma en begroting die worden voorgelegd aan de centrummanager en de afdeling economie en handel van de stad. 2. Bij de verwezenlijking van haar doelstellingen worden de aan de VZW ter beschikking gestelde middelen en goederen uitsluitend aangewend voor het bereiken van deze doelstellingen en het vervullen van de opdrachten van de VZW zoals vermeld in art1 1. Dit geldt zowel voor de financiële toelage van de stad en van de vzw centrummanagement, als voor de middelen toegekend door andere overheden of private (rechts)personen, middelen die door de VZW zelf gegenereerd worden of enige andere middelen waarover de VZW beschikt, alsmede alle goederen die aan de VZW worden toevertrouwd. 3. De VZW moet alle middelen en goederen steeds zorgvuldig en voorzichtig beheren op de wijze van een goede huisvader. 4. De VZW verbindt zich ertoe de beginselen van behoorlijk bestuur te respecteren. 5. De VZW verbindt er zich toe te goeder trouw en constructief samen te werken met alle diensten van de stad en de vzw Centrummanagement en haar acties maximaal te coördineren met andere actoren die binnen het gemeentelijk beleidsveld actief zijn. Met de gemeentelijke diensten kunnen daartoe bijkomende werkafspraken worden gemaakt. Pagina 2

6 besluit: 6. De 2016_GR_00006 VZW engageert - Liefst zich Leuven om in elk vzw van - Samenwerkingsovereenkomst haar activiteiten de samenwerking het kader van met de de financiering van het stad Handelsdistrict Leuven te Leuven vermelden. Centrum - Goedkeuring bladnummer: 6 van 9 Artikel 3. Overheidsopdrachten 1. De VZW is verplicht voor de aanstelling van aannemers, leveranciers of dienstverstrekkers de wetgeving overheidsopdrachten te volgen. Ze dient de nodige marktraadplegingen te doen, dit om de meest gunstige of beste voorwaarden te bekomen. Artikel 4. Oprichting, deelneming en vertegenwoordiging in andere rechtspersonen 1. De VZW zal geen andere rechtspersonen oprichten, erin deelnemen of zich erin laten vertegenwoordigen. Artikel 5. Toelagen TITEL III MIDDELEN 1. De voor deze samenwerkingsovereenkomst geraamde jaarlijkse financiële toelage van de stad aan de vzw Centrummanagement ( euro) en aan de VZW ( euro) wordt vastgelegd in het meerjarenbudget van de stad en van de vzw Centrummanagement. De reëel uit te keren toelage bedraagt jaarlijks euro van de vzw Centrummanagement plus de gerealiseerde opbrengst van de promotaks van de stad Leuven. Deze jaarlijkse financiële toelage wordt via storting op de rekening van de VZW overgemaakt volgens de principes in art. 5, 2 en De vzw Centrummanagement stort euro en de stad euro op de rekening van de VZW, ten laatste twee maanden na goedkeuring van de begroting door de algemene vergadering van de VZW. In 2016 stort de stad in afwijking hiervan euro op de rekening van de VZW uiterlijk 1 maand na de ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst. In 2016 stort de vzw Centrummanagement eveneens in afwijking hiervan euro op de rekening van de VZW binnen de maand na ontvangst door de vzw Centrummanagement van de eerste schijf van 80 % van de toelage die deze jaarlijks van de stad Leuven ontvangt. 3. Het saldo van de ingekohierde opbrengsten, met een maximum van euro, van het overeenkomstige boekjaar zal door de stad gestort worden op de rekening van de VZW ten laatste twee maanden na goedkeuring van de jaarrekening door de Algemene Vergadering van de VZW en na overlegging van alle bewijsstukken aan de afdeling economie en handel van de stad Leuven. 4 Indien het bedrag van de effectief gerealiseerde opbrengsten van de promotaks lager zou uitvallen dan de initieel ingekohierde opbrengst van de promotaks kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om over te gaan tot terugvordering van het verschil. 5. De boekhouding van de VZW wordt integraal gevoerd en beheerd door de VZW, die hiervoor de volledige en uitsluitende verantwoordelijkheid draagt. Pagina 3

7 6. Handelsdistrict De stad zal Leuven onder Centrum geen beding - Goedkeuring tussenkomen in het verlies van de VZW. 7. bladnummer: Voor deze 7 van uitkering 9 van toelagen blijft de wet van 14 november 1983 van kracht alsook het gemeenteraadsbesluit van 25 maart 2002 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen. TITEL IV WERKING VAN DE VZW Artikel 6: Algemene Vergadering en Raad van Bestuur 1. Elke handelaar, horeca-uitbater, commerciële dienstenverstrekker of uitoefenaar van een ambacht die valt onder het toepassingsgebied van de promotaks moet lid kunnen worden van de algemene vergadering en moet zich kandidaat kunnen stellen voor de raad van bestuur van de VZW. Deze bestuursorganen moeten een democratische afspiegeling zijn van alle (rechts)personen die vallen onder het toepassingsgebied van de promotaks. 2. Met het oog op de werking van een algemene vergadering en van een raad van bestuur, en in het bijzonder met het oog op het kunnen vaststellen van meerderheden, moeten de leden nominatief bekend zijn. 3. De voorzitter en secretaris van de vzw Centrummanagement en de adviseur handelsactiviteiten van de stad Leuven kunnen de bijeenkomsten van de algemene vergadering en van de raad van bestuur bijwonen als waarnemer. Zij kunnen zich laten bijstaan door experten van binnen en buiten de stadsadministratie. 4. Bestuurders kunnen noch rechtstreeks, noch onrechtstreeks, noch via een rechtspersoon deelnemen aan opdrachten die door de VZW worden uitgeschreven. Artikel 7 Autonomie TITEL V FINANCIEEL BEHEER De VZW streeft ernaar maximaal, binnen de grenzen van haar maatschappelijk doel eigen inkomsten te verwerven, hetzij door betalende activiteiten, hetzij door het aantrekken van sponsoring, hetzij door op een andere wijze zelf werkingsmiddelen te genereren. Artikel 8. Toezicht op de financiële toestand van de VZW 1. De VZW volgt de wettelijk opgelegde boekhouding. Pagina 4

8 2. besluit: Het 2016_GR_00006 toezicht op de financiële - Liefst Leuven toestand vzw - Samenwerkingsovereenkomst op de jaarrekeningen van in het de kader VZW van wordt de financiering uitgevoerd van door het Handelsdistrict financieel beheerder Leuven Centrum van - de Goedkeuring stad en/of zijn afgevaardigde(n) en door een bedrijfsrevisor aangeduid door de VZW. bladnummer: 8 van 9 3. De stad Leuven zal de technisch-financiële controle op de vzw laten uitvoeren door de financieel beheerder van de stad of zijn afgevaardigde(n). Voornoemde ambtenaar heeft de meest uitgebreide bevoegdheid om alle stukken op te vragen en/of deze ter plaatse in te kijken en alle informatie op te vragen die hij nuttig acht. Artikel 9. Rapportering door de VZW TITEL V RAPPORTERING 1. De VZW stelt volgende documenten ter beschikking aan de stad: - een verslag over de goedkeuring van het jaarprogramma en de begroting - de verslagen van de algemene vergaderingen en de vergaderingen van de raad van bestuur - een jaarverslag en een financieel verslag met betrekking tot elk werkingsjaar alsook de daarbij horende jaarrekening 2. Het verslag over de goedkeuring van het jaarprogramma omvat: - een overzicht van de geplande acties in het komende jaar en het aan elke actie gekoppeld budget 3. Het jaarverslag en financieel verslag omvat: - een beknopte rapportering over de uitvoering van deze overeenkomst, meer in het bijzonder over de verschillende doelstellingen en opdrachten zoals bepaald in deze overeenkomst - een beknopt overzicht van de uitgevoerde acties, te situeren binnen de opdrachten van de VZW - een financieel verslag, bestaande uit de jaarrekening (balans en resultatenrekening), het verslag met betrekking tot de goedkeuring van de rekeningen, alsmede het verslag van de bedrijfsrevisor en de sociale balans Artikel 10. Toezicht en opvolging door de stad 1. De VZW erkent het inlichtingenrecht van de stad m.b.t. informatie en/of stukken waarover deze overeenkomst handelt. 2. De stad mag op ieder ogenblik bijkomende informatie en documenten vragen. 3. De VZW en de stad streven steeds naar een vlotte, snelle, correcte en eenvoudige informatieuitwisseling. Pagina 5

9 TITEL VI SLOTBEPALINGEN Handelsdistrict Leuven Centrum - Goedkeuring Artikel 11. Aanpassing aan wijziging van de regelgeving bladnummer: 9 van 9 1. Partijen zullen deze overeenkomst aanpassen aan elke wijziging in de toepasselijke regelgeving. Zij zullen er dan naar streven om het evenwicht vervat in deze overeenkomst maximaal en te goeder trouw te behouden. Artikel 12. Uitvoeringsmodaliteiten 1. Met het oog op de uitvoering, vervollediging en verfijning van deze overeenkomst kunnen de partijen addenda/convenanten sluiten die aan deze overeenkomst zullen worden gehecht. 2. Op grond van een bijzondere motivering kan aan deze addenda/convenanten terugwerkende kracht worden verleend. Artikel 13. Duur 1. Deze overeenkomst treedt in werking bij ondertekening en eindigt op 31 december 2018 Artikel 14. Ontbinding 1. De overeenkomst kan eenzijdig ontbonden worden door de stad bij ernstige tekortkomingen in hoofden van de VZW bij de uitvoering van deze overeenkomst. Als dergelijke ernstige tekortkomingen worden o.a. aanzien: Het aanwenden van de door de stad Leuven en de vzw Centrummanagement verstrekte toelagen voor andere doeleinden dan deze omschreven in deze overeenkomst. Het aanleggen van kennelijk te hoge reserves zonder gegronde redenen waardoor de door de stad en de vzw Centrummanagement verstrekte toelagen onvoldoende benut blijven voor de realisatie van de in deze overeenkomst bepaalde doelstellingen. Ernstige inbreuken tegen wettelijke bepalingen, waaronder het arbeidsrecht, de vzw-wet, het verbod op non-discriminatie, het wetboek economisch recht, Het niet-verstrekken van de door deze overeenkomst vereiste rapportering aan de stad. Andere ernstige inbreuken tegen de bepalingen van deze overeenkomst. 2. Bij een eventuele ontbinding kan er geen enkele schadevergoeding gevorderd worden van de stad en/of van de vzw Centrummanagement en komen de overblijvende financiële middelen die de stad en de vzw centrummanagement hebben verschaft aan de VZW voor het vervullen van haar maatschappelijk doel, terug naar de stad en de vzw centrummanagement a rato van de door hen verstrekte middelen. Pagina 6