2015_GR_ /GC006 - Project mobiel ISLP - Goedkeuring

Transcriptie

1 Gemeenteraad zitting van 31 augustus 2015 PZ LEUVEN Financiën en Logistiek Besluit Goedgekeurd 2015_GR_ /GC006 - Project mobiel ISLP - Goedkeuring Samenstelling Aanwezig: de heer Louis Tobback, burgemeester-voorzitter; de heer Carl Devlies, schepen; de heer Dirk Robbeets, schepen; de heer Dirk Vansina, schepen; mevrouw Denise Vandevoort, schepen; mevrouw Myriam Fannes, schepen; de heer Mohamed Ridouani, schepen; de heer Erik Vanderheiden, schepen; mevrouw Bieke Verlinden, schepen; de heer Herwig Beckers, schepen; de heer David Dessers, raadslid; mevrouw Els Van Hoof, raadslid; mevrouw Eveline Madrid, raadslid; mevrouw Fatiha Dahmani, raadslid; de heer Fons Laeremans, raadslid; de heer Fred Debrun, raadslid; mevrouw Frieda Aerts, raadslid; mevrouw Griet Valgaeren, raadslid; de heer Hagen Goyvaerts, raadslid; mevrouw Hilde Van Wichelen, raadslid; de heer Jaak Brepoels, raadslid; de heer Johan Geleyns, raadslid; mevrouw Karen Van Herck, raadslid; mevrouw Karin Brouwers, raadslid; mevrouw Laila El Abouzi, raadslid; mevrouw Lalynn Wadera, raadslid; mevrouw Lies Corneillie, raadslid; mevrouw Liesbet Stevens, raadslid; mevrouw Lothe Ramakers, raadslid; de heer Luc Ponsaerts, raadslid; de heer Mich De Winter, raadslid; mevrouw Mieke Wellens, raadslid; de heer Pierre Neefs, raadslid; mevrouw Renate Hufkens, raadslid; mevrouw Sabine Bovendaerde, raadslid; de heer Saïd El Khadraoui, raadslid; de heer Thomas Van Oppens, raadslid; mevrouw Tine Eerlingen, raadslid; de heer Toon Toelen, raadslid; de heer Zeger Debyser, raadslid mevrouw Leen Peeters, waarnemend stadssecretaris Afwezig: de heer Rik Daems, raadslid Verontschuldigd: de heer Gunther Rens, raadslid; mevrouw Heleen Witdouck, raadslid; mevrouw Katelijne Dedeurwaerder, raadslid; mevrouw Marleen Demuynck, raadslid de heer Gust Vriens, stadssecretaris Status Goedgekeurd met unanimiteit Beschrijving Beknopte samenvatting Project mobiel ISLP voor de lokale politie Leuven. Regelgeving: bevoegdheid (bijzonder) - de wet van 7 december 1998 houdende de organisatie van een geïntegreere politiedienst, gestructureerd op 2 niveaus en latere wijzigingen Juridische grond - de wet van 15 juni 2006 betrefende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en dienst, en latere wijzigingen - het koninklijk besluit van 5 september 2001 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de lokale politie Argumentatie In het dagelijkse leven en in de private sector is mobiel werken al lang ingeburgerd. Dat is niet verwonderlijk, want het biedt talloze voordelen. Ook voor een politiedienst kan mobiel werken een grote meerwaarde bieden.

2 bladnummer: 2 van 6 Politiediensten werken echter met gevoelige informatie. Daarom was het voor de Federale Politie, die verantwoordelijk is voor het nationale politienetwerk, lange tijd onbespreekbaar om er 'toegang op afstand' op toe te laten. Door de technologische en maatschappelijke evoluties van de laatste jaren is men echter van standpunt veranderd en zijn er verschillende firma s die door de Federale Politie goedgekeurde oplossingen kunnen implementeren bij de lokale politie. Ondertussen zijn er dan ook al verschillende politiezones die positieve ervaringen hebben met dit mobiel werken (PZ Antwerpen, PZ Brugge, PZ Amow, ). De kinderziektes zijn uit de oplossingen verdwenen en daarom vindt de PZ Leuven dat de tijd rijp is om mee te stappen in dit verhaal. Concept De PZ Leuven wil haar operationele diensten een toegang aanbieden vanop het terrein tot het politionele netwerk. Concreet gaat het om: - de dienst Interventie met als kantoor uitgeruste combi's voor onder andere het opvolgen en aanvullen van interventies, het verhoren, het aanmaken van processen-verbaal en het consulteren van politionele databanken; - de lokale onderzoeksdienst voor onder andere het verhoren (gevangenis, op het terrein, bij een slachtoffer thuis,...), het aanmaken van processen-verbaal tijdens huiszoekingen, acties, enzovoort; - de jeugd- en sociale dienst voor onder andere het verhoren bij slachtoffers thuis, hulp bij de slachtofferbejegening; - de dienst verkeer voor onder andere het opmaken van processen-verbaal en de bijbehorende verhoren tijdens verkeersacties (bijvoorbeeld alcohol in het verkeer); - de officier met weekdienst (OBP) voor onder andere het thuis kunnen opvolgen van interventies, het kunnen consulteren van documentatie in het geval vanrampen of grootschalige gebeurtenissen; - de permanentie van de dienst technologie voor onder andere het kunnen leveren van technische steun zonder ter plaatse te moeten komen; - de perswoordvoerder voor onder andere het kunnen volgen van interventies; - de wijkkantoren voor onder andere het verhoren en het aanmaken van processen-verbaal; - de doelgroepenwerking voor onder andere het kunnen werken bij de verschillende doelgroepen of tijdens contactmomenten in politieantennes (UZ Leuven, KU Leuven, horeca, senioren). Meerwaarde van mobiel werken De meerwaarde van mobiel werken voor deze verschillende diensten ligt voor de hand. Alleen al voor het afnemen van verhoren op het terrein is de tijdswinst significant: tot op heden gebeurt een dergelijk verhoor in het 'inlichtingenboekje' van de opsteller, waarna die het verhoor volledig moet overtypen op kantoor. Een ander voorbeeld is het verdacht overlijden: vaak moet een interventieploeg lang wachten tot er een wetsgeneesheer ter plaatse is. Tijd die al kan worden gewijd aan het opstellen van het uitgebreide proces-verbaal dat moet worden opgesteld. Tot op heden loopt de shift van zo n interventieploeg al gauw een paar uur uit door die administratie achteraf. Ook de lokale onderzoeksdienst zou veel tijd winnen bij complexe huiszoekingen door het nodige ter plaatse op te tekenen in plaats van achteraf op kantoor.

3 bladnummer: 3 van 6 Ook bij verkeersacties kan de meerwaarde van mobiel werken groot zijn: na een dergelijke actie zijn de politiemensen lange tijd zoet met het verwerken van alle administratie (verhoren en dergelijke). Die kan ook tijdens de actie worden afgewerkt door een ploeg 'administratie' terwijl de andere ploegen de controles op zich voor hun rekening nemen. Daarnaast zijn er verschillende diensten waarbij het een tijdswinst zou betekenen als ze van thuis uit op het politienetwerk kunnen werken: de perswoordvoerder of de officier met weekdienst zou op die manier de interventies kunnen opvolgen, opdrachten geven, enzovoort. Iets waar men vandaag de dispatching voor moet lastigvallen. De dienst technologie is dan weer oproepbaar om technische problemen op te lossen. Veel problemen zouden kunnen worden opgelost zonder dat men zich ter plaatse moet begeven. Tot slot zijn er de diensten die er baat bij hebben om hun 'volledig kantoor' mee op de baan te nemen, zoals de studentenflik, de senioreninspecteur, de horeca-inspecteur, enzovoort. Mobiel ISLP leent zich perfect tot het openhouden van politieantennes zonder dat er zwaar moet worden geïnvesteerd in die lokalen. Praktische uitvoering Het project kan worden verdeeld in verscheidene aparte dossiers die met elkaar samenhangen: - de aankoop van de centrale backoffice oplossing: op het hoofdcommissariaat moet de nodige harden software worden geïnstalleerd die toelaat om er vanop afstand op in te loggen. Deze oplossing wordt door een leverancier geïnstalleerd en moet zijn goedgekeurd door de Federale Politie. Bijhorend is er het jaarlijks onderhoudscontract voor deze oplossing; - de aankoop van laptops die worden gebruikt op het terrein: deze laptops maken via 4G verbinding met de centrale backoffice; - de verplichte softwarelicenties voor deze laptops voor deze laptops voor Caché-ISLP en MS Office; - de ombouw van de voertuigen: in de combi's van de diensten Interventie en Verkeer wordt een meubel voorzien met een ingebouwde draadloze printer; - de aankoop van kleine mobiele printers voor de overige diensten; - de aankoop van een lockersysteem om de laptops voor de dienst Interventie te bewaren en logistiek te behren; - de maandelijkse abonnementen op het 4G-netwerk van Mobistar, via het lopende contract mobiele telefonie stad Leuven; (een overzicht met de geraamde uitgaven van de gerelateerde projecten is toegevoegd als bijlage, evenals een tabel met een overzicht van de systemen per gebruikersgroep). Interventie en Verkeer Voor de diensten Interventie en Verkeer worden de voertuigen uitgerust met een minimum aan aanpassingen om toch comfortabel te kunnen werken in de soms barre omstandigheden op het terrein. Zo worden de voertuigen uitgerust met een bureautafel met (weggewerkte) draadloze laserprinter. Er komen stopcontacten en een opberglade voor de laptops. De dienst Interventie heeft zeven combi s, de dienst Verkeer twee. Daarvan zijn er vier die op dit moment al bij de ombouwer staan gezien het nieuwe voertuigen betreft. Daarvoor worden alle nodige aanpassingen meteen gedaan. Er zijn dus nog vijf bestaande voertuigen over, die moeten worden omgebouwd naar de nieuwe specificaties. Het dossier voor de ombouw van de vijf bestaande voertuigen, volgt op een latere gemeenteraad (conform financiëel overzicht). De ombouw van deze

4 bladnummer: 4 van 6 bestaande combi s zelf gebeurt best binnen een paar maanden, als de dienst de installatie in nieuwe combi s hebben kunnen evalueren. Overige diensten Voor de overige diensten wordt er enkel gewerkt met een losstaande laptop en kleine draagbare printer. Keuze van de laptops De politiemensen zullen gebruik maken van klassieke laptops of hybride tablets om vanop afstand in te loggen. Gezien de dienst de gebruikers willen betrekken bij de keuze van deze toestellen, gebeuren er in augustus 2015 testen met verschillende toestellen. Een aantal van deze toestellen zijn beschikbaar via een federaal raamcontract. De dossiers voor de aankoop van deze toestellen en de bijhorende mobiele printers volgen op een latere gemeenteraad. Centrale backoffice oplossing De grootste kost zit uiteraard in de centrale oplossing waarop de gebruikers inloggen. De door de Federale Politie goedgekeurde oplossingen werken met 'virtualisatietechnologie'. Eenvoudig gesteld nemen gebruikers met hun laptop vanop afstand een virtuele computer over. Die virtuele computer draait op een server. Als er 30 laptops in omloop zijn, moeter er 30 virtuele computers bestaan. De PZ Leuven beschikt over een virtualisatieplatform met drie fysieke servers. Op deze drie fysieke servers draaien tientallen virtuele servers (Citrix, , Bestandsserver, Printserver, Gebruikersbeheer,...). Deze drie fysieke servers zijn geclusterd en kunnen mekaars functionaliteit overnemen. In het geval van pannes of onderhoudswerken, kunnen twee fysieke toestellen al die virtuele servers draaien zonder dat er veel moet worden aangepast, maar dan draaien ze wel op volle kracht. Gebruikers zullen dit merkbaar voelen. Voor de Mobiel ISLP toepassing werken de verschillende leveranciers ook met dezelfde virtualisatietechnologie (markleider en 'industry standard' VMWare). Voorheen verplichtte de Federale Politie om een aparte virtualisatiecluster te installeren voor ISLP, maar sinds kort laat ze ook toe dat de virtualisatie van ISLP wordt geënt op de bestaande virtualisatie van het administratief netwerk. De PZ Leuven kiest er bewust voor om geen aparte virtualisatiecluster (met twee servers) op te zetten voor ISLP, maar om de bestaande virtualisatie-farm met twee fysieke servers uit te breiden. Op korte termijn is dit duurder omwille van de licentiepolitiek van VMWare: om kleine organisaties te laten kiezen voor hun platform zijn clusters tot drie fysieke servers vrij goedkoop. Clustert men meer dan drie fysieke servers, gaat men over naar duurdere licenties. Dit heeft op lange termijn echter veel voordelen, namelijk: - er zijn schaalvoordelen want de beschikbare (vrije) capaciteit wordt immers gebundeld; - op termijn is er meer reservecapaciteit die kan worden aangewend voor nieuwe toepassingen (vakantietoezicht, bezoekersregistratie, nieuw intranet, ). Als die capaciteit moet worden gecreëerd op het moment dat er nood aan is, komt ze meestal te laat; - er kan worden geschoven met virtuele servers zodat de rekenkracht wordt gespreid. In het geval van pannes is er veel meer ruimte; - het onderhouden en beheren van één grote cluster is minder tijdrovend dan het onderhouden van twee kleine clusters;

5 bladnummer: 5 van 6 - het personeel van de PZ Leuven is vertrouwd met VMWare; - VMWare is een beproefde technologie en is de standaard voor professionele omgevingen. De presentatielaag en de 'two factor authentication' Naast VMWare, die de virtualisatie doet van servers en desktops, werkt de PZ Leuven ook met Citrix. Citrix is de verkeerswisselaar tussen de toestellen en de server: het bepaalt welk toestel welk virtueel toestel mag overnemen. Bovendien is het gespecialiseerd in het doorsturen van een desktopomgeving op een extreem bandbreedtevriendelijke manier. De PZ Leuven kiest er bewust voor om verder te werken met Citrix omwille van de volgende redenen: - het personeel van de PZ Leuven is vertrouwd met Citrix en het zou onverstandig zijn om een nieuwe technologie binnen te halen die exact hetzelfde doet; - ongeveer 400 gebruikers werken vandaag reeds met Citrix. Hun ervaringen zijn uitermate positief en het systeem is perfect ingeburgerd. Het is ondoenbaar deze gebruikers een tweede technologie te leren kennen die hetzelfde doet. Dat zou contraproductief zijn; - Citrix is een beproefde technologie en is de standaard voor professionele omgevingen. Gezien mobiel ISLP benaderbaar is vanop internet, volstaan gebruikersnaam en wachtwoord niet om in te loggen. Iedereen zou deze op termijn kunnen raden, met alle gevolgen van dien. Daarom moet er (op instructie van de Federale Politie) gebruik worden gemaakt van 'two factor authentication'. Naast het 'kennen' van gebruikersnaam en wachtwoord, moet de gebruiker ook een fysiek bewijs 'hebben' dat enkel door de PZ Leuven kan worden uitgereikt. Ook hier gebruikt de PZ Leuven reeds een industry standard: gebruikers die vanop afstand willen inloggen op ons administratief netwerk, gebruiken een Vasco-token dat hen telkens opnieuw een unieke sleutel geeft. Dit zorgt ervoor dat onbevoegden nooit toegang kunnen krijgen tot dit netwerk. De PZ Leuven wil ook hier hetzelfde systeem hergebruiken. Zo heeft elke gebruiker één token dat hij gebruikt op beide netwerken. Dit dossier omvat de centrale backoffice oplossing van het mobiel ISLP-project. Rekening houdend met de geraamde kostprijs van deze backoffice oplossing, wordt gekozen voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking (beperkte procedure). Financiële en beleidsinformatie Financiële informatie De totale kostprijs voor de investering in de backoffice oplossing van het mobiel ISLP project wordt geraamd om euro inclusief btw, de jaarlijkse kostprijs voor het onderhoud van de backoffice oplossing van het mobiel ISLP project wordt geraamd op euro inclusief btw. Besluit Artikel 1 De gunningswijze (via vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking, wet van 15 juni 2006, artikel 26, 2, 1 d), de gunningsvoorwaarden (bestek) en de indicatieve raming, ten bedrage van euro, inclusief btw, aangaande investeringskost voor de bakcoffice oplossing van het mobiel ISLP project, met een geraamde jaarlijkse onderhoudskost van euro, inclusief btw, goed te keuren.

6 bladnummer: 6 van 6 Artikel 2 De investeringsuitgave voor de backoffice oplossing van het mobiel ISLP project te ramen op euro, inclusief btw, en aan te rekenen op artikel 33000/ van de buitengewone politiebegroting Artikel 3 De jaarlijkse kostprijs voor het onderhoud van de backoffice oplossing van het mobiel ISLP project te ramen op euro, inclusief btw, en aan te rekenen op artikel 33000/ van de gewone politiebegrotingen van 2016, 2017, 2018 en Aldus beslist in bovenvermelde zitting, Op last van de raad: de wnd. stadssecretaris de voorzitter Leen Peeters Louis Tobback