2015_GR_ Samenwerking Toerisme Vlaams-Brabant en Toerisme Leuven - Overeenkomst vrijetijdstoerisme - Goedkeuring

Transcriptie

1 Gemeenteraad zitting van 27 april 2015 COMMUNICATIE & STADSMARKETING Stadsmarketing Besluit Goedgekeurd 2015_GR_ Samenwerking Toerisme Vlaams-Brabant en Toerisme Leuven - Overeenkomst vrijetijdstoerisme - Samenstelling Aanwezig: de heer Louis Tobback, burgemeester-voorzitter; de heer Carl Devlies, schepen; de heer Dirk Robbeets, schepen; de heer Dirk Vansina, schepen; mevrouw Denise Vandevoort, schepen; mevrouw Myriam Fannes, schepen; de heer Mohamed Ridouani, schepen; de heer Erik Vanderheiden, schepen; mevrouw Bieke Verlinden, schepen; de heer Herwig Beckers, schepen; de heer David Dessers, raadslid; mevrouw Els Van Hoof, raadslid; mevrouw Fatiha Dahmani, raadslid; de heer Fons Laeremans, raadslid; de heer Fred Debrun, raadslid; mevrouw Frieda Aerts, raadslid; mevrouw Griet Valgaeren, raadslid; de heer Gunther Rens, raadslid; de heer Hagen Goyvaerts, raadslid; mevrouw Hilde Van Wichelen, raadslid; de heer Jaak Brepoels, raadslid; de heer Johan Geleyns, raadslid; mevrouw Karen Van Herck, raadslid; mevrouw Karin Brouwers, raadslid; mevrouw Laila El Abouzi, raadslid; mevrouw Lalynn Wadera, raadslid; mevrouw Lies Corneillie, raadslid; mevrouw Liesbet Stevens, raadslid; mevrouw Lothe Ramakers, raadslid; de heer Luc Ponsaerts, raadslid; mevrouw Marleen Demuynck, raadslid; de heer Mich De Winter, raadslid; mevrouw Mieke Wellens, raadslid; de heer Pierre Neefs, raadslid; mevrouw Renate Hufkens, raadslid; de heer Rik Daems, raadslid; mevrouw Sabine Bovendaerde, raadslid; de heer Saïd El Khadraoui, raadslid; de heer Thomas Van Oppens, raadslid; mevrouw Tine Eerlingen, raadslid; de heer Toon Toelen, raadslid; de heer Zeger Debyser, raadslid de heer Gust Vriens, stadssecretaris Verontschuldigd: mevrouw Eveline Madrid, raadslid; mevrouw Heleen Witdouck, raadslid; mevrouw Katelijne Dedeurwaerder, raadslid Status Goedgekeurd met unanimiteit Beschrijving Beknopte samenvatting overeenkomst tussen stad Leuven en Toerisme Vlaams-Brabant vzw inzake samenwerking vrijetijdstoerisme Regelgeving: bevoegdheid - de gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel van het gemeentedecreet Regelgeving: bevoegdheid (bijzonder) - het artikel 160, 2, van het gemeentedecreet; voor financiële verbintenissen over uitgaven verplicht voorafgaand visum door de financieel beheerder in het kader van zijn opdracht zoals vermeld in artikel 94 van het gemeentedecreet - de gemeenteraadsbeslissing van 24 september 2007 betreffende de vaststelling van de voorwaarden voor het verlenen van advies en visum door de financieel beheerder Argumentatie

2 bladnummer: 2 van 6 Toerisme Leuven en Toerisme Vlaams-Brabant vzw werken al jaren samen om de bestemmingspromotie van Leuven en de provincie te versterken. In onderling overleg werd er reeds samengewerkt in een aantal concrete domeinen (productontwikkeling, marketingacties, onderzoek, pers,...). Om de samenwerking een officieel karakter te geven en te laten bestendigen, werd (naar analogie van de samenwerkingsovereenkomst Meeting Leuven en Vlaams-Brabant) een samenwerkingsovereenkomst opgemaakt inzake vrijetijdstoerisme. Doel is om Leuven en Vlaams- Brabant als kwalitatieve en duurzame verblijfsbestemming op de kaart te zetten aan de hand van een aantal concrete themata die in het verlengde van de eigen strategie liggen (onder andere kennis en innovatie, bier en gastronomie, fietsen, Vlaamse Meesters, WOI). De overeenkomst schetst in detail de samenwerkingsmodaliteiten op vlak van: - strategie, beleid en planning; - onderzoek; - onthaal; - productontwikkeling; - marketing; - communicatie en pers. De twee partijen engageren zich om jaarlijks euro in de eigen werkingsbudgetten te voorzien om deze samenwerking mogelijk te maken. In de meerjarenplanning zijn deze budgetten voorzien op budgetsleutel COM/ /05/0520. Op basis van de jaarlijkse actieplannen, zal er evenwel telkens een concreet (financieel) voorstel aan het college voorgelegd worden (op basis waarvan eventuele budgetverschuivingen zullen gebeuren). Het college beslist de overeenkomst voor te leggen aan de gemeenteraad. Financiële en beleidsinformatie Visum: Visum verleend Financiële informatie Budgetten zijn jaarlijks voorzien op budgetsleutel COM/ /05/0520. Besluit Artikel 1 Kennis te nemen van het gunstig visum van de financieel beheerder. Artikel 2 De samenwerkingsovereenkomst Toerisme Vlaams-Brabant en Toerisme Leuven inzake vrijetijdstoerisme goed te keuren.

3 bladnummer: 3 van 6 Artikel 3 Jaarlijks euro in het exploitatiebudget te voorzien om de samenwerking mogelijk te maken (voorzien in meerjarenbudget op budgetsleutel COM/ /05/0520). Bijlagen 1. Samenwerkingsovk_finaleversie.docx Aldus beslist in bovenvermelde zitting, Op last van de raad: de stadssecretaris de voorzitter Gust Vriens Louis Tobback

4 bladnummer: 4 van 6 Samenwerkingsovereenkomst Toerisme Vlaams-Brabant en Toerisme Leuven inzake vrijetijdstoerisme Overeenkomst tussen Toerisme Vlaams-Brabant vzw met maatschappelijke zetel gevestigd Provincieplein Leuven vertegenwoordigd door mevrouw Monique Swinnen, voorzitter de heer Lieven Elst, directeur en (Toerisme Leuven) Professor Van Overstraetenplein Leuven Vertegenwoordigd door de heer Dirk Vansina, schepen van toerisme de heer Gust Vriends, stadssecretaris Overwegende dat - de partijen willen samenwerken rond vrijetijdstoerisme met respect voor de beleidslijnen van elke partner; - de partijen reeds samenwerken rond zakentoerisme en een samenwerkingsovereenkomst inzake Meeting Leuven en Vlaams-Brabant hebben afgesloten. Wordt overeengekomen wat volgt: Artikel 1 De twee partners hebben als doel om kunststad Leuven en Vlaams-Brabant met de twee groene regio s Hageland en Groene Gordel als kwalitatieve en duurzame toeristische verblijfsbestemming op de kaart zetten in Vlaanderen. Dit gebeurt aan de hand van volgende uitgangspunten: - wederzijds respect voor elkaars strategie; - samenwerking op vlak van bepaalde thema s en opportuniteiten die voor beide partners relevant zijn (vb. kennis en innovatie, bier, gastronomie, fietsen, Vlaamse Meesters, Wereldoorlog I etc. ). Artikel 2 De samenwerking verloopt door middel van gestructureerde overlegmomenten: 1. De STUURGROEP minimaal 2 keer per jaar samen om: - toezicht te houden op de toewijzing van de afgesproken budgetten; - het jaaractieplan goed te keuren; - de samenwerking te evalueren. Voor stad Leuven: schepen van toerisme, directeur communicatie en stadsmarketing en afdelingshoofd stadsmarketing; Voor Toerisme Vlaams-Brabant vzw: voorzitter van Toerisme Vlaams-Brabant vzw, directeur toerisme en diensthoofd toerisme.

5 bladnummer: 5 van 6 2. Het COÖRDINATIETEAM komt minimaal 4 keer per jaar samen om: - het jaaractieplan uit te tekenen en uit te voeren na goedkeuring door de stuurgroep; - gezamenlijke opportuniteiten te ontdekken en uit te werken. Voor stad Leuven: afdelingshoofd stadsmarketing en adviseur(s) toerisme; Voor Toerisme Vlaams-Brabant vzw: diensthoofd toerisme en marketingmedewerker. Artikel 3 Deze overeenkomst treedt in werking op 1 mei 2015 en loopt tot december De overeenkomst is in onderling overleg opzegbaar met een opzegperiode van 3 maanden. De samenwerking wordt uiterlijk 3 maanden voor afloop van de overeenkomst geëvalueerd. Na 31 december 2019 is verlenging van de overeenkomst mogelijk mits expliciete goedkeuring van de partners. Artikel 4 Elke partner voorziet jaarlijks een poolbudget van incl. BTW binnen zijn eigen begroting; in overleg binnen het coördinatieteam wordt beslist wie welke uitgavenposten voor zich neemt. Dit budget wordt alleen ingezet voor acties die passen binnen deze samenwerkingsovereenkomst. De saldi van de door elk van de partners begrote bijdragen, kunnen niet overgedragen worden naar het volgende jaar. De stuurgroep kan de jaarlijkse bijdrage aanpassen. Artikel 5 Jaarlijks wordt voor het begin van het nieuwe jaar een jaaractieplan met concrete acties als addendum toegevoegd aan de samenwerkingsovereenkomst. De acties worden uitgevoerd met het poolbudget en gebruikt om gezamenlijke marketingacties en/of aan gezamenlijke productontwikkeling te doen. Na goedkeuring van de stuurgroep, wordt het budget voorgelegd aan respectievelijk het college van burgemeester en schepenen en de raad van bestuur van de vzw Toerisme Vlaams-Brabant. Artikel 6 De partners werken samen in volgende domeinen: 1. strategie, beleid en planning: de partners betrekken elkaar bij het opmaken van strategische beleidsplannen en bij sectormomenten. Ze engageren zich om elkaars belangen en projecten waar relevant te verdedigen op overlegmomenten waar de andere zelf niet rechtstreeks vertegenwoordigd is.

6 bladnummer: 6 van 6 2. onderzoek: de partners wisselen onderling onderzoeksgegevens uit en werken samen waar relevant rond onderzoek. 3. onthaal: - de balie van Toerisme Leuven is het eerste toeristische aanspreekpunt in Leuven voor Toerisme Vlaams-Brabant. De balie biedt zowel (niet-)betalende producten aan en bepaalt welke producten worden aangeboden in het onthaal. kan hiervoor gebruik maken van de korting die Toerisme Vlaams-Brabant voorziet voor wederverkopers; - niet-betalende publicaties worden indien opportuun meegenomen in wederzijdse leveringsrondes. 4. productontwikkeling: - de partners geven wederzijdse feedback over productontwikkeling waar relevant; - gezamenlijke productontwikkeling wordt onderzocht; - bij drukwerken wordt aanbod van de partner meegenomen wanneer relevant. 5. marketing: - Toerisme Vlaams-Brabant neemt de lead voor bevraging van de logies binnen Logeren in Vlaanderen Vakantieland; - gezamenlijke marketingacties worden opgezet wanneer relevant. 6. communicatie en pers: - beide partners verwijzen naar elkaar op respectieve websites en sociale mediakanalen wanneer relevant; waar mogelijk wordt er een koppeling gelegd naar elkaars databanken om meest up to date, (meertalige) gegevens te verkrijgen; - beide partners nodigen elkaar uit op persconferenties. Voor gezamenlijk ontwikkelde acties/producten worden gezamenlijke persmomenten georganiseerd of gezamenlijke persberichten opgemaakt; - met betrekking tot nationale pers voert elke partner een eigen beleid. Waar relevant, wordt elkaars aanbod meegenomen. Elke partner neemt de desbetreffende kosten op zich. Opgemaakt in twee exemplaren te Leuven op.., waarvan elke partij erkent een exemplaar te hebben ontvangen. Voor stad Leuven Gust Vriens Stadssecretaris Dirk Vansina schepen van toerisme Voor Toerisme Vlaams-Brabant vzw Lieven Elst Directeur Vrije Tijd Monique Swinnen Voorzitter