Nota van Inlichtingen behorende bij "Europese Aanbesteding Bedrijfsveilige kleding incl. bewassing".

Transcriptie

1 Wij kunnen ons voorstellen dat alle uitgenodigde Alle gestelde vragen en de beantwoording daarvan 1 Algemeen aanbieders nog vragen hebben. Worden deze vragen publiceert Aanbestedende dienst geanonimiseerd middels (uiteraard anoniem) en de antwoorden van Enexis de Nota van Inlichtingen op Tenderned. hierop met alle aanbieders gedeeld, zodat de uitgangspunten voor een ieder dezelfde zijn? 2 Blz /1/5 4 Blz. 5 par Blz. 5 par Blz. 5 par Blz. 5 par Blz. 6 9 Blz Blz Blz. 6 Het gemiddelde kledingpakket bestaat uit diverse De persoonlijke beschermingsmiddelen vallen buiten de kleding. Aangezien veel partijen naast kleding ook scope van deze aanbesteding, deze zijn eerder aanbesteed persoonlijke beschermingsmiddelen in het samen met onze gereedschappen. assortiment hebben, waarom zijn deze dan niet direct meegenomen in de aanbesteding? In paragraaf 2.2 spreekt u over de levering en Enexis is van plan de kleding te kopen. Daarnaast verlangt bewassing van bedrijfsveilige kleding. Het is ons niet zij dat leverancier zorg draagt voor de bewassing van de volledig duidelijk of het hier gaat om koop of huur kleding en eventuele reparatiewerkzaamheden uitvoert. inclusief onderhoud? Kunt u hier duidelijkheid in Kleding die niet meer voldoet aan de (veiligheids-)eisen / verschaffen? normen dient door leverancier vernietigt te worden. Graag vernemen wij of Enexis de kleding wil gaan afnemen d.m.v. koop of deze wenst te huren? Graag vernemen wij, op artikelniveau, aan welke normeringen de kleding dient te voldoen. Wij vernemen graag aan welke stofsamenstelling de kleding dient te voldoen. Zie antwoord vraag 3. Zie antwoord vraag 8 en 9. De stofsamenstelling waaraan de desbetreffende kledingitems moeten voldoen is opgenomen in het Programma van Eisen wat onderdeel uitmaakt van de Gunningsleidraad (Uitnodiging tot Inschrijving). Is het mogelijk een overzicht te publiceren waarop Aanbestedende dienst heeft als bijlage een matrix van de aantallen per kledingitem per drager worden verstrekking van de bedrijfsveilige kleding toegevoegd. Aan aangegeven? deze bijlage zijn geen rechten te ontlenen. Welke kleding bevat welke normeringen? Ik kan me De normeringen waaraan de desbetreffende kledingitems veronderstellen dat een t-shirt / poloshirt geen moeten voldoen is opgenomen in het Programma van Eisen vlamvertragende normering heeft. wat onderdeel uitmaakt van de Gunningsleidraad (Uitnodiging tot Inschrijving). De volgende kledingitems bevatten beschermende eigenschappen; veiligheidsvest, multifunctionele parka, overall (G+E), amerikaanse overall, multifunctionele werkjas, pilotjas, werkbroek, bodywarmer en regenpak. Deze fase is de selectiefase. Ontvangen we alle details Ja. van de kleding pas in de gunningfase? Dient de kleding van de afdeling Gasnet aan de ATEX Het steekproefsgewijs meten van ontlading bij gaskleding wetgeving te voldoen? Indien dit wel het geval is, acht na het wassen wordt opgenomen in het Programma van u het wenselijk om steekproefsgewijs ontlading van Eisen wat onderdeel uit maakt van de Gunningsleidraad. de kleding te meten na het wassen. Hiervan kunnen we testrapporten met de desbetreffende medewerkers overleggen. Dient er bij de kleding ATEX rapporten geleverd te worden? Alle veiligheidseisen zoals opgenomen in het Programma van Eisen dienen d.m.v. onafhankelijke veiligheidscertificaten bevestigd te worden. Bestellen via de digitale catalogus is geen probleem. Is Enexis wil voor iedere medewerker de mogelijkheid bieden er per locatie 1 besteller? Of bestellen alle 1450 om de kleding in de catalogus te bekijken. Echter het dragers afzonderlijk via de digitale catalogus? daadwerkelijk bestellen van de kleding zal door een beperkt aantal mensen gedaan worden, in de meeste gevallen materieelbeheerders. Dit zijn ongeveer 25 personen. De digitale catalogus is gekoppeld aan het SAP SRM Enexis werkt met het bestelsysteem "SAP - SRM 5.0". bestelsysteem waar Enexis mee werkt. Welk systeem is dit?

2 In paragraaf 2.3 noemt u een digitale Punch out Een "punch out" catalogus is een externe catalogus. In de catalogus. Wat verstaat u hieronder? En welke externe catalogus dienen alle kledingitems opgenomen te bijdrage verwacht u van de leverancier/beheerder en worden die bestelbaar zijn, o.a. voorzien van afbeelding, met welke applicatie dient de leverancier / beheer te artikelnummer, beschrijving, maatvoering, meeteenheid, werken. prijs, prijs eenheid, en levertijd. Bij het bestellen via een externe catalogus kiest de aanvrager een of meerdere artikelen in de externe catalogus van de leverancier. In deze leverancierscatalogus klikt de aanvrager vervolgens op een button waarmee de data wordt verzonden naar het SAP-SRM systeem van Enexis (in het systeem van de leverancier wordt er dus op dit moment nog geen order vastgelegd). Met deze gegevens wordt in het Enexis systeem een 'winkelwagen' aangelegd. SAP-SRM /1/6 controleert of er nog (interne ) goedkeuring nodig is, hierna wordt de (goedgekeurde) winkelwagen omgezet tot een inkooporder, die naar de leverancier wordt gestuurd. Om een leverancierscatalogus aan te sluiten op een SRM systeem dient de leverancierscatalogus OCI-compliant te zijn. OCI staat voor: Open Catalog Interface. De leverancier is verantwoordelijk voor het aanleveren van de catalogus, de koppeling van de catalogus met het SRM systeem van Enexis, het beheer en bijbehorende updates. De kosten voor het koppelen, implementeren en beheer van de catalogus zijn voor rekening van de leverancier. 15 Blz Blz. 6 par Blz. 6 par 3b Heeft elke gebruiker van de kleding een Op dit moment hebben de meeste Enexis medewerkers persoonsgebonden kledingbudget welke gekoppeld is geen persoonsgebonden budget, ook wordt er niet aan zijn of haar kledingkaart in de digitale catalogus? gewerkt met kledingkaarten. Het budget van de medewerkers die wel een persoonlijk budget hebben wordt bijgehouden door de teamleider. Er wordt beschreven dat medewerkers de De beschermende eigenschappen van de huidige mogelijkheid hebben hun kleding aan te bieden ter veiligheidskleding van Enexis zijn inherent aan de stof bewassing. Mogen wij hieruit concluderen dat (geen coating). Enexis stimuleert medewerkers om de medewerkers dan ook de mogelijkheid hebben hun bedrijfsveilige kleding proffessioneel te laten wassen. Het kleding thuis zelf te reinigen? Mocht deze conclusie daadwerkelijke inleverpercentage is op dit moment echter juist zijn, dan willen wij opmerken dat de normering laag. In de nieuwe situatie wordt het ter bewassing op genormeerde kleding bij thuisreiniging komt te aanbieden van de veiligheidskleding voor iedere vervallen. Doordat wij de kleding bij elke bewassing medewerker verplicht. Leverancier kan hier geen rechten impregneren, wordt de normering gehandhaafd. aan ontlenen, daar het verplicht stellen niet automatisch leidt naar het daadwerkelijk ter bewassing aanbieden van de kleding. Indien bekend, ontvangen wij graag een concrete inhoud van de draagproef. Tijdens de draagproef zullen meerdere medewerkers van Enexis per Inschrijver een week lang kleding testen door deze kleding te dragen tijdens hun dagelijkse werkzaamheden. Een concrete inhoud van de draagproef wordt omschreven in de Gunningsleidraad.

3 Graag vernemen wij of eventuele financiële uitgaven Aanbestedende dienst vergoedt een deel van de kosten voor het uitvoeren van de draagproef vergoed gaan voor het kledingitem overall gas, vanwege de specifieke worden. eigenschappen. De totale vergoeding bedraagt maximaal 18 Blz. 6 par 3b 200,00 per Inschrijver voor het totaal aan te leveren kledingpakket, indien het kledingpakket voldoet aan de gestelde eisen en geschikt is om de draagproef mee uit te voeren. Voor de overige kledingitems geldt dat zij dienen te voldoen aan de veiligheidsnormen, echter stelt Aanbestedende dienst geen eisen m.b.t. kleurstelling en logo's. Alle kledingitems worden na de draagproef terug geleverd bij de desbetreffende Inschrijver Blz. 8 Hier geeft u aan dat het niet toegestaan is met andere Ja. personen dan de contactpersonen in de selectieleidraad in contact te treden over het onderwerp van deze aanbesteding. Wij zijn leverancier, en de dienst die wij verzorgen valt onder het onderwerp van deze aanbesteding. Mogen wij tijdens deze procedure wel contact blijven houden over de huidige dienstverlening met de betreffende contactpersonen. Uiteraard zullen wij geen zaken bespreken met als doel de aanbesteding te beïnvloeden, maar alleen operationele zaken spreken met de contactpersonen. De Aanvragen tot deelname worden beoordeeld zoals Zie pagina 6 van de Selectieleidraad. De Aanmeldingen omschreven in hoofdstuk 4 en 5. Alle Inschrijvers worden beoordeelt tussen 20 september 2013 en 4 (uiterlijk 20/9 om uur) ontvangen gelijktijdig een oktober Op 4 oktober 2013 wordt de mededeling mededeling of zij een Uitnodiging tot inschrijving m.b.t. het selectiebesluit medegedeeld. ontvangen. -> Gelijktijdig? Er moet toch eerste een beoordeling plaatsvinden met als deadline 22/10? 21 3/3.5/9 De aanvraag tot Deelname dient uitsluitend digitaal In de verificatiefase mogen deze stukken zowel digitaal als ingediend te worden. Dienen de bewijsstukken in de per post toegestuurd worden. Het hoofdkantoor van Enexis verificatiefase ook alleen digitaal ingediend te verhuist ten tijde van deze aanbesteding naar een nieuwe worden? Zo ja, Dienen wij dit op dezelfde wijze locatie. Vanaf 23 september 2013 is het hoofdkantoor van digitaal aan te bieden per /data transfer Enexis gevestigd aan de Magistratenlaan 116, 5223 MB in website? Zo niet, kunt u dan aangeven op welke wijze Den Bosch. Het postadres blijft ongewijzigd (Postbus 856, wij de bewijsstukken aan dienen te bieden? 5201 AW Den Bosch). Om misverstanden te voorkomen zal Enexis in het verzoek tot toesturen van de stukken de mogelijkheden qua indienen weergeven. 22 Blz Aan de GVA zijn kosten verbonden. Is het GVA Ja, u dient in het bezit te zijn van de GVA. De GVA is twee noodzakelijk om in ons bezit te hebben? We weten jaar geldig en ook te gebruiken bij andere aanbestedingen. van ons zelf dat we in orde zijn! Bewijsmiddelen. U stelt dat een GVA binnen 14 dagen Ja. overhandigd moet kunnen worden na aanvraag van Enexis. Wij hebben inmiddels deze GVA aangevraagd, deze heeft echter een levertijd van 8 weken. Mocht u deze GVA van ons verlangen, dan zullen wij deze naar verwachting pas rond eind oktober kunnen overhandigen. Is dat voor u acceptabel? Wij zijn tegen het problemen aangelopen dat in België Aanbestedende dienst accepteert ook gegevens en het bestaan van een GVA formulier niet bestaat, zou bescheiden uit België die een gelijkwaardig doel dienen of u zo vriendelijk willen zijn ons kunnen berichten wat waaruit blijkt dat de uitsluitingsgrond niet op Gegadigde daar voor in plaats mag komen. van toepassing is.

4 De gemiddeld werkelijk gerealiseerde jaaromzet (ex Deze eis m.b.t. de financiële draagkracht is een 25 Blz. 12 BTW) van ,00. Dit is geen gemiddelde maar minimumeis. Hierbij geldt dat de gemiddelde omzet van de een minimum eis? afgelopen drie boekjaren minimaal ,00 moet zijn. Over welke gemiddelde omzet (per jaar / 4 jaar) Aanbestedende dienst verstrekt geen omzetgegevens van praten we kijkend naar deze aanbesteding? Kan de leveranciers en/ of productgroepen. De gemiddelde omzet overeenkomst, welke 4 jaar betreft, langer lopen per jaar voor de levering van bedrijfsveilige kleding ligt d.m.v. verlenging? tussen de ,00 en ,00 per jaar. Het 26 Blz. 12 gedeelte bewassing bedraagt ongeveer 10%. Afname is afhankelijk van de feitelijke afname per jaar, hierdoor zijn er geen rechten teontlenen aandeze genoemde omzetten. De feitelijke overeenkomst zal een overeenkomst zijn van 36 maanden met eenmaal de optie om de overeenkomst met een (1) jaar te verlengen. 27 4/4.4.1/12 28 Blz. 13 Onze jaarverslagen worden vanzelfsprekend Ja, in dit geval geldt het jaarverslag als voldoende gecontroleerd door een accountant. In onze bewijsmiddel. jaarverslagen zijn ook geconsolideerde omzetten en de reports van de accountant opgenomen waarin geen continuïteitsparagraaf is opgenomen. Is onze aanname correct dat onze jaarverslagen met daarin opgenomen de geconsolideerde omzetten en de reports van accountant voldoende bewijsmiddel is? Zo niet kunt u dit dan nader toelichten? Maximaal zijn twee referenties mogelijk? 2 aparte Aanbestedende dienst hecht er waarde aan dat de referenties (levering en bewassing) en 1 referentie in Gegadigde ervaring heeft in de productie en levering van combinatie maakt 3 referenties. bedrijfsveilige kleding, als ook de bewassing van bedrijfsveilige kleding. Gegadigde heeft de mogelijkheid één referentie in te dienen waarin beide kerncompetenties aan bod komen, of twee referenties waarbij per referentie één kerncompetentie aan bod komt. Het minimum in te dienen referenties bedraagt één (wanneer men spreekt van een opdracht waar Gegadigde zowel de levering als bewassing van bedrijfsveilige kleding (heeft) verzorgd) of twee (wanneer men een aparte referentie indient voor de levering van bedrijfsveilige kleding en een aparte referentie voor de bewassing van bedrijfsveilige kleding). Het maximaal in te dienen referenties is dus twee. 29 Blz /5.1.1/13 1 referentie moet afgerond zijn. Aangezien we veelal Het is Gegadigde toegestaan om in plaats van een werken met langdurige (doorlopende) contracten en afgeronde opdracht een lopende opdracht als referentie in samenwerking op lange termijn (soms 30 jaar +) te dienen, mits deze opdracht gestart is vóór 1 januari kunnen we deze eis bij uitzondering laten vervallen? Voor de tweede referentie (indien van toepassing) Een langdurige samenwerking zegt genoeg. geldt dat deze gestart is tussen 1 januari 2009 en 31 december Wij hebben veel klanten die voldoen aan de gestelde Zie antwoord vraag 29. eisen echter door zeer veel langdurige samenwerkingsverbanden zijn deze niet afgerond. Door de eis te handhaven dat de referentie afgerond dient te zijn is ons inziens dan ook niet proportioneel. Immers juist door een goede samen werkingen met onze klanten blijven deze klant bij ons en zijn deze opdrachten niet afgerond. Wij verzoeken u dan ook de eis dat de referentie afgerond dient te zijn op het moment van indienen van de Aanvraag tot deelname te laten vervallen. Gaat de aanbestedende dienst hiermee akkoord? Zo niet, kunt u dan dit nader motiveren?

5 Wat is de minimaal gerealiseerde omzet per Aanbestedende dienst vraagt om een vergelijkbaar referentie? referentieproject (zie hoofdstuk 2.3. in de selectieleidraad 31 Blz. 13 voor een omschrijving van de opdracht). Aanbestedende dienst stelt geen eis in absolute zin die betrekking heeft op de gerealiseerde omzet per referentie. 32 5/5.1.1/ /5.1.2/ /6.1.1/14 Referenties: u biedt de inschrijver de mogelijkheid om Ja, dit is mogelijk. Indien er wordt gekozen om twee verschillende referenties aan de dragen. Indien de 2e referenties aan te leveren, ieder met een (1) discipline, mogelijkheid ontbreekt (referentie waarbij beide dient wel aangetoond te worden wat de coördinerende rol disciplines aan bod komen) kan dan wel het maximaal in het proces (geweest) is om het volledige aantal punten aantal punten (50) behaald worden. te kunnen behalen. Kunt u bevestigen dat partijen die wel beschikken Ja, dit is correct. over bijvoorbeeld het kwaliteitscertificaat ISO 9001:2008 niets hoeven toe te voegen anders dan partijen die geen ISO 9001:2008 bezitten en de inhoudsopgaven toe dienen te voegen? Het is ons niet geheel duidelijk wat de onderlinge De onderliggende weging is voor de volgende punten als weging is van de beoordeling van de drie subcriteria s volgt opgebouwd: waardoor de 25 punten in totaal worden gegeven. Wij o Ervaring met kleding die voldoet aan veiligheidsnormen verzoeken de aanbestedende dienst de onderlinge die men stelt aan kleding (15 pnt) weging van deze subweging kenbaar te maken. o Het werken voor netwerk- energie- petrochemische- en / of industriële sectoren (5 pnt) o Ervaring met een ( punch out ) catalogus (5pnt) 35 6/6.1.2/ /6.1.2./14 Het is ons niet geheel duidelijk wat de onderlinge De onderliggende weging is voor de volgende punten als weging is van de beoordeling van de drie subcriteria s volgt opgebouwd: waardoor de 29 punten in totaal worden gegeven. Wij Detailniveau (overzicht per locatie/ per medewerker) (10 verzoeken de aanbestedende dienst de onderlinge pnt) weging van deze subweging kenbaar te maken. Overzicht aantal uitgeleverde kledingitems en aangeboden items voor bewassing (10 pnt) Overig, bijv. overzicht uitgevoerde reparaties, klachten en voorwaarden (9 pnt) Kunnen wij vooraf voor de aanbestedende dienst een Het is Aanbestedende dienst niet duidelijk op welke presentatie geven van ons digitale periode het woord 'vooraf' betrekking heeft. Gedurende de kledingbestelsysteem? aanbestedingsprocudure is het niet mogelijk een presentatie te geven. Wanneer u als geselecteerde partij in de Gunningsfase de opdracht gegund heeft gekregen is het mogelijk voor aanvang dienstverlening een presentatie te geven over uw digitale kledingbestelsysteem.