Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Welkom op de website van Hulshoff Voorraadbeheer ten behoeve van ABN AMRO Bank N.V. Onderliggende gebruikershandleiding is van toepassing op het reserveren en bestellen via de webapplicatie van gebruikt meubilair uit de centrale opslag van Hulshoff Projectverhuizingen. De opbouw van deze webapplicatie is gericht op 4 onderdelen, het reserveren, koppelen aan een archibusreferentie, het definitief bestellen en het per versturen van de bestelgegevens (incl. exacte kostenopgave) Elke order dient vooraf te worden gegaan door een reservering. Een reservering blijft 4 weken beschikbaar, na 2 weken volgt een herinneringsmail. Een bestelling maakt de reservering definitief, een geplaatste bestelling is alleen nog telefonisch te annuleren, Hulshoff Projectverhuizingen informeert dan direct of al kosten zijn gemaakt. Iedere bestelling moet gepaard gaan met een unieke archibusreferentie. In de module reserveringen is het mogelijk om de reserveringen van je collega in te zien. Geautoriseerde medewerkers voor de webapplicatie Het beheer- en bestelsysteem is op basis van een webapplicatie ingericht, via deze real-time webapplicatie kan het meubilair ten bate van een klant worden gereserveerd en na goedkeuring, definitief worden besteld. Reserveren en bestellen van meubilair via de webapplicatie kan door een aantal vooraf benoemde medewerkers van ABN AMRO uitgevoerd worden. De webapplicatie genereert bij iedere reservering een kostenopgave welke per toegezonden wordt.. Zowel de medewerker als de facilitymanager van de medewerker, welke gerechtigd zijn om met de webapplicatie te werken, krijgen beide bij iedere reservering of bestelling een cc: van de bevestigingsmail. De webapplicatie is via een inlog-id en een wachtwoord voor geautoriseerde medewerkers toegankelijk. Als inlogcode is de aanlog-id van de bank gehanteerd, het wachtwoord is gelijk aan de inlog-id van de geautoriseerde medewerker. Dit wachtwoord is via de optie Instellingen naar eigen inzicht te wijzigen.

2 Openen van de webapplicatie De webapplicatie wordt gestart door de internetbrowser te openen en de onderstaande link te kopiëren en te plakken.( of direct op deze link te klikken ctrl+muis ) Sla na het openen van de link, de meubelopslag op onder de favorieten. (rechtermuistoets) Nadat de webapplicatie is gestart, kan door middel van het intoetsen van de login en wachtwoord worden ingelogd. Gebruik hiervoor altijd kleine letters.

3 Nadat is ingelogd, verschijnt de beginpagina, op deze pagina vind u aan de linkerzijde 5 hoofdrubrieken. Catalogus Orderoverzicht Reserveringen Instellingen Managementinfo foto-overzicht voorzien van omschrijving en aantal op voorraad overzicht van geplaatste bestellingen overzicht van geplaatste reserveringen mogelijkheid om o.a. het wachtwoord te wijzigen diverse overzichten, o.a. verloop per kwartaal

4 In de catalogus zoeken Indien u wilt weten of een bepaald artikel in de opslag voorkomt, kies dan voor Catalogus en klik vervolgens op het getoonde klantnummer. Het getoonde klantnummer omvat het meubilair waarvoor u als gebruiker geautoriseerd bent om te bestellen. Daarna kunt u door de artikel kolom scrollen om een keuze te maken uit het soort meubilair. Nadat u uw keuze hebt bepaald verschijnen in de kolom zoek op merk de merken van het gekozen artikel, waarna u nog verder kunt uitsplitsen op zoek op kleur.

5 Reserveren en bestellen Stel: u bent op zoek naar een Gispen bureau, maak dan uw keus via Catalogus-klantnummer-artikel-merk-kleur. Hierna toont het systeem een foto van de gemaakte keuze, in dit geval een bureau van Gispen in de kleur Amerikaans Esdoorn. Bij de foto ziet u een nadere omschrijving, bijvoorbeeld links rechts model en hoeveel er beschikbaar zijn (in dit geval 20). Via de keuze details kunt u de foto vergroten, worden de gegevens gerubriceerd getoond en kunt u zien of er ook andere reserveringen voor het desbetreffende artikel zijn geplaatst. Wil u het aantal artikelen beperken tot alleen de artikelen die in voorraad zijn, vink dan Toon alleen items die op voorraad zijn aan. De top 10 lijst laat de meest gereserveerde en bestelde artikelen zien.

6 In dit voorbeeld is in de catalogus gekozen voor 4 stuks bureau Gispen, Amerikaans Esdoorn. Er hoeven geen verdere artikelen toegevoegd te worden, en kies daarom voor Reservering plaatsen. Mocht u wel artikelen willen toevoegen, kies dan eerst voor Artikelen toevoegen

7 Na de keuze Reservering plaatsen verschijnt een invulscherm. Bovenaan in het groene kader worden de totale orderkosten (excl BTW) getoond van de gemaakte reservering. Vul op het invulscherm zoveel mogelijk gegevens in (in ieder geval het werkbonnummer (archibusreferentienummer), de locatie en de contactpersoon). Klik daarna onderaan het invulformulier op de button Reserveren

8 Hierna wordt het scherm afgesloten met de bevestiging van de reservering, en wordt e.e.a. via de aan de aanvrager (en aan de desbetreffende Facility Manager) teruggekoppeld.

9 Voorbeeld terugkoppelmail

10 De gereserveerde artikelen worden nu maximaal 4 weken gereserveerd. Na die periode vervalt de reservering automatisch. Twee weken na de gemaakte reservering wordt een herinneringsmail gestuurd. In dit voorbeeld op de reservering welke gemaakt is op 19 januari 2007 From: To: cc: opslag@ hulshoff.nl cordula.m ourik@ nl.abnam ro.com bart.bos@ nl.abnam ro.com Datum: :02 Subject: Herinnering reservering: Geachte klant, Uw reservering met nummer vervalt over 2 weken. Met v riendelijke groet, Hulshoff Voorraadbeheer

11 Indien u overtuigd bent dat het gereserveerde meubilair voor de juiste prijs is aangeboden en voor de klant goed toepasbaar is, kunt u de bestelling definitief maken. Kies dan in het hoofdmenu voor de optie Reserveringen

12 Binnen de optie reserveringen, selecteert u het desbetreffende reserveringsnummer. In de optie reserveringen kunt u ook het veld Toon alle clusterreserveringen aanklikken. Een overzicht van in uw cluster geplaatste reserveringen verschijnt.

13 Heeft u de desbetreffende reservering geselecteerd, dan volgt eerst een overzicht van de reservering. U kunt nu de reservering kosteloos annuleren of alsnog gekozen artikelen wijzigen of artikelen toevoegen (op basis van de eerder geplaatste bestelling). Na het wijzigen wordt weer opnieuw een bevestiging van de reservering verzonden (ook aan de Facility Manager) Vervolgens zet u de reservering om in een bestelling: kies voor Bestellen.

14 Hierna verschijnt het scherm Reservering omzetten in bestelling. U heeft nu de mogelijkheid om zelf te bepalen wanneer de artikelen geleverd dienen te worden. Kiest u een datum zonder dat u het hokje exacte datum aanvinkt, dan worden de artikelen binnen 2 tot 5 werkdagen vanaf de opgegeven datum, tegen de opgegeven orderkosten op de locatie bezorgd. De bestelling wordt weer per mail bevestigd. Kiest u er echter voor om zelf de datum te bepalen, dan wijzigen de orderkosten. De gekozen datum en de gewijzigde orderkosten worden direct getoond en per mail bevestigd. Hiermee is de reservering omgezet in een bestelling en kunt u de artikelen binnen de afgesproken levertermijn en tegen de vast afgesproken orderkosten verwachten.

15 Hierna sluit het scherm af met de bevestiging van de reservering. Via wordt de aanvrager (en aan de desbetreffende Facility Manager) van zijn bestelling op de hoogte gehouden.

16 Bevestigingsmail van de bestelling Dit is tevens het document waar tot het moment dat het gebruik van de webapplicatie door FMS en Audit is goedgekeurd, de twee handtekeningen op geplaatst kunnen worden, waarna de fax aan Hulshoff verstuurd kan worden. Een definitief geplaatste bestelling kan alleen na telefonisch overleg met Hulshoff Projectverhuizingen worden geannuleerd. Eventueel gemaakte kosten, worden op basis van nacalculatie via de archibus-referentie in rekening gebracht. Om een juiste historie te kunnen opbouwen en de managementinformatie goed te laten verlopen, kan een eerder gehanteerde archibus-referentie niet voor een volgende bestelling worden gebruikt.