Procedure Avis bij Verbrugge Terminals B.V.

Transcriptie

1 Pagina: 1/8 Procedure Avis bij Verbrugge Terminals B.V.

2 Pagina: 2/3 1. AVIS In de afgelopen jaren heeft onze organisatie, mede door uw steun en vertrouwen, zich verder kunnen ontwikkelen in marktsegmenten, zoals cellulose, papier, hout, staal, metalen, enz. Deze groei heeft vanzelfsprekend consequenties voor de manier waarop we de expeditie werkzaamheden op onze terminals moeten aansturen en inrichten. Onze doelstelling in deze is niet de kwaliteit en service te handhaven, maar daar waar mogelijk verder te verbeteren. Ervaringen op onze Verbrugge Terminals hebben geleerd dat we door een systeem van voormeldingen, het AVIS-systeem, in staat zijn de doorlooptijd van vrachtauto s te verkorten; we kunnen capaciteit en personeel beter afstemmen op de vraag. Om deze belangrijke verbeteringen op Verbrugge Terminals te realiseren verzoeken we u ons hier in te steunen en deze procedure met uw vervoerder te bespreken, zodat we ook op de medewerking van uw vervoerder mogen rekenen. Naast de noodzaak om de kwaliteit van onze dienstverlening verder te verbeteren, worden we op grond van internationale regelgeving (ISPS) gedwongen alle om bezoekers van onze terminals op voorhand aan te melden, dus ook vrachtauto s. De procedure ziet er als volgt uit: 1. Zodra de goederen zijn vrijgesteld wordt er een laadreferentie, een uniek nummer, aan de goederen toegekend. De eigenaar van de lading moet deze laadreferentie doorgeven aan de vervoerder of expediteur. 2. De vervoerder of expediteur doet een voormelding via met een eigen inlogcode en wachtwoord (deze kunt u telefonisch bij afdeling Avis aanvragen: +31 (0) ). Ten laatste een werkdag (voor 12:00 s middags) voorafgaande aan de dag van belading indien de belading in blok 1 of 2 plaats zal vinden. Ten laatste op de dag van belading voor 10:00 uur s ochtends indien de belading in blok 3 plaats zal vinden. 3. Aan iedere voormelding wordt een pincode toegekend. De combinatie ladingreferentie / pincode is uniek en kan maar een keer gebruikt worden. Om veiligheidsredenen wordt de pincode alleen in de bevestigingsmail vermeld. 4. De chauffeur meldt zich bij de Cargo Service of Fast Track aan de ingang van de terminal met de combinatie ladingreferentie / pincode. De gegevens worden geverifieerd aan de hand van de voormelding. Indien een vrachtauto niet of onjuist is aangemeld zal deze zo spoedig mogelijk beladen worden, echter pas nadat de vrachtwagens die zich wel juist hebben aangemeld afgehandeld zijn. Voor vrachtwagens die goed zijn voorgemeld, maar waarvan de doorlooptijd langer dan 2 uur bedraagt, kunt u voor de overschrijding van de doorlooptijd, wachtgeld a 35,- per uur in rekening brengen. Door deze procedure zijn we in staat mensen en materieel efficiënter (niet te veel, niet te weinig) te plannen en de doorlooptijd tot maximaal twee uur te beperken. We zijn ervan overtuigd dat het naleven van deze procedure alle partijen direct voordeel zal bieden. Wachttijden worden voorkomen en vervoerders zullen hun transporten beter kunnen plannen. Klanten kunnen zonder vertraging worden geholpen en als terminal kunnen wij onze medewerkers en machines beter inplannen. Met vriendelijke groet, -AVIS Team- Verbrugge Terminals B.V. Tel: +31 (0) Web:

3 Pagina: 3/3 2. AVIS website inloggen Ga naar: Klik op AVIS - Indien u geen Login naam en wachtwoord heeft, neemt u contact op met het Avis Team. Tel: +31 (0) Vul uw Login naam en wachtwoord in. Klik op Login.

4 Pagina: 4/3 U komt terecht in het volgende scherm: Kies één van de volgende 3 opties: - HISTORIE - ACTUEEL - NIEUW 3. Een nieuwe voormelding maken - Kies de optie NIEUW. U komt terecht in het volgende scherm: U dient eerst de hierna genoemde gegevens in te vullen: - Terminal (laad locatie) - Vervoerder (transporteur) - Kenteken en kenteken trailer - Aankomst datum (geplande datum van aankomst)

5 Pagina: 5/3 Daarna kunt u uw referentie toevoegen. Klik op Referentie toevoegen. U dient eerst de hierna genoemde gegevens in te vullen: - Interne of externe referentie - Container ID (alleen van toepassing bij containerlading) - Blok U kunt nu uw transport toevoegen door op de knop Toevoegen >>. U komt terecht in het volgende scherm:

6 Pagina: 6/3 Hier heeft u 3 opties: - Annuleren - om het voorgemelde transport te annuleren - Opslaan - om uw transport op te slaan met 1 laadreferentie - Referentie toevoegen - met deze optie kunt u meerdere referenties op 1 transport plaatsen Als u kiest voor een tweede referentie klikt u op de knop Referentie toevoegen en voert u de benodigde gegevens in. Hieronder een voorbeeld van een voormelding met meerdere referentie nummers: Om uw voormelding te bevestigen klikt u op de knop Opslaan. Uw voormelding is nu compleet. U krijgt automatisch een bevestiging via van uw voormelding. Graag controleren of u deze ontvangt. Indien u geen bevestiging per ontvangt neemt u contact op met het Avis Team via avis@verbrugge.nl of +31 (0) In deze is tevens een pincode opgenomen welke uw chauffeur nodig heeft om via onze Fast Track te gaan, maar ook bij aanmelding via de Cargo Service. Met de knop Export grid to xls kunt u uw geplande transporten naar een Excel bestand overzetten.

7 Pagina: 7/3 4. Overzicht van uw transporten Nadat uw voormelding is opgeslagen komt u automatisch in het scherm Voorgemelde transporten. In dit overzicht ziet u alle transporten welke door u zijn voorgemeld. 5. Voormelding wijzigen U kunt een voormelding wijzigen door op het hierna getoonde icoon te klikken. Ook in het volgende scherm dient u te klikken op het icoon. Om uw wijziging in de voormelding te bevestigen klikt u op de knop Opslaan. Nadat de wijziging is opgeslagen, ontvangt u een nieuwe mailbevestiging met de gewijzigde gegevens.

8 Pagina: 8/3 6. Geschiedenis In het historisch overzicht kunt u uw transporten volgen. Dit betekent dat u kunt zien of uw auto al aangekomen is of al vertrokken is. - Kies de optie HISTORIE. U komt terecht in het volgende scherm: Vanuit het historisch overzicht kunt u alleen terug naar ACTUEEL of kunt de knop HOME gebruiken. Als u op de knop TERUG klikt, komt u in het login scherm.