Werkinstructie digitaal boeken training. Status : Definitief Versie : 1.4 Datum : 2 juli Versie 1.13 Pagina 1 van 16

Transcriptie

1 Werkinstructie digitaal boeken training Status : Definitief Versie : 1.4 Datum : 2 juli 2012 Versie 1.13 Pagina 1 van 16

2 Inhoudsopgave: 1. Werkinstructie digitaal boeken training Inleiding Aanmeldingsprocedure digitaal boeken trainingen via Internet Explorer Training/cursus boeken Boekingen en annuleringsoverzicht Inleiding Opvragen Boekingen overzicht en Annuleringsoverzicht Communicatie rondom het boeken van trainingen Inleiding Overzicht automatisch verstuurde s Versie 1.13 Pagina 2 van 16

3 1. Werkinstructie digitaal boeken training 1.1 Inleiding Het boeken van één van uw medewerkers (of u zelf) op een training/cursus in SAP, verloopt sinds 3 jaar digitaal. Met betrekking tot het digitaal boeken, zijn de volgende aspecten van belang: Niet voor alle trainingen / cursussen welke zijn opgenomen in SAP, bent u geautoriseerd om digitaal te kunnen boeken. Voor bepaalde trainingen (bijvoorbeeld Managementtraining en Bedrijfshulpverlening vervolg ) zult u contact moeten opnemen met de afdeling Mediq Opleidingen via opleidingen@mediq.com; Tevens is het niet mogelijk om zelf digitaal een medewerker te boeken binnen 4 weken voor aanvang van een training/cursus. Ook in deze gevallen zult u contact moeten opnemen met de afdeling Mediq Opleidingen via opleidingen@mediq.com; Tot slot is het ook niet mogelijk om zelf een boeking van een medewerker te annuleren. Ook hiervoor wordt u vriendelijk verzocht contact op te nemen met de afdeling Mediq Opleidingen via opleidingen@mediq.com. Ook de kwartaal rapportage is gedigitaliseerd. U kunt nu zelf een overzicht opvragen van alle door u zelf en/of uw personeel gevolgde trainingen en de hierbij behorende kosten evenals de eventuele kosten als gevolg van annuleringen. Zie hiervoor hoofdstuk 2 van deze werkinstructie. Tot slot is ook een groot gedeelte van de communicatie rondom het boeken van trainingen / cursussen geautomatiseerd en gedigitaliseerd. U ontvangt bijvoorbeeld bij een boeking op een wachtlijst automatisch een ter bevestiging van de wachtlijstboeking. Ook de uitnodigingen vier weken voor aanvang van een training / cursus worden automatisch per verstuurd. Een overzicht van in welke gevallen automatisch een wordt verstuurd, vindt u in hoofdstuk Aanmeldingsprocedure digitaal boeken trainingen 1. Start SAP HRM op Het volgende scherm verschijnt: 2. Dubbelklik op Productie met gebruikersnaam en wachtwoord Het volgende scherm verschijnt: Versie 1.13 Pagina 3 van 16

4 3. Typ hier uw SAP gebruikersnaam en SAP wachtwoord in en klik op enter. 4. Het volgende scherm verschijnt: 5. Klik op het driehoekje voor de map Opleidingen Het volgende scherm verschijnt: 6. Dubbelklik vervolgens op de regel ZHR_OPL_BSP Boeken training of cursus. Het volgende Teamoverzicht verschijnt: Versie 1.13 Pagina 4 van 16

5 Op dit overzicht zijn alle medewerkers zichtbaar waarvoor u bent geautoriseerd om een training / cursus te boeken; Achter de naam van elke medewerker is zijn/haar agenda voor de gekozen maand zichtbaar. Zie de Legenda kalender voor een toelichting van de activiteiten in de agenda; Staat de medewerker op een bepaalde dag geboekt voor een bepaalde training/cursus (voor de betreffende dag is een O, M of D zichtbaar), dan kan door hier met de muis op te gaan staan, worden bekeken om welke training het gaat: Standaard wordt voor elke medewerker de huidige maand getoond. Een andere maand en/of jaar kan worden gekozen via de Datum navigatie : 1.3 Training/cursus boeken Het boeken van één van uw medewerkers of u zelf op een training/cursus start altijd vanuit het hierboven besproken scherm Teamoverzicht : 1. Klik op de medewerker welke u wilt boeken op een training/cursus. Het volgende Totaal overzicht verschijnt (zie printscreen volgende pagina): Versie 1.13 Pagina 5 van 16

6 In dit Totaaloverzicht vindt u aan de rechterkant bovenin het scherm een overzicht van de reeds door de medewerker gevolgde trainingen/cursussen. Hieronder vindt u een overzicht van de nog door de medewerker te volgen trainingen/cursussen. 2. Zoek vervolgens aan de linkerkant in de catalogus van trainingen/cursussen, de training/cursus waar u de medewerker op wilt boeken. Het zoeken van de gewenste training/cursus kan op een aantal manieren: LET OP: standaard worden de trainingen/cursussen vanaf de datum van vandaag + 90 dagen getoond. Bent u op zoek naar trainingen welke meer in de toekomst liggen, verander dan eerst de einddatum van de periode: a. U maakt gebruik van de zoekhulp: Type in het veld Zoeken naar een woord of gedeelte van een woord dat voorkomt in de training/cursus die u zoekt (in dit voorbeeld het woord Agressie ) en klik vervolgens op de knop Zoek : Open vervolgens de mapjes om het zoekresultaat te bekijken: Versie 1.13 Pagina 6 van 16

7 b. U opent de gehele catalogus: Klik op de knop Alles openen : Versie 1.13 Pagina 7 van 16

8 Zoek de gewenste training/cursus door handmatig de catalogus door te lopen. c. U kent de opbouw van de catalogus en zoekt de training/cursus door zelf de juiste mappen te openen door te klikken op de zwarte driehoekjes voor de mapjes: 3. In de catalogus wordt van elke training/ cursus in de opgegeven periode de volgende informatie getoond: a. Of er nog plaatsen vrij zijn: bij een groen vierkantje zijn er nog genoeg plaatsen vrij, bij een geel driehoekje is de training bijna vol geboekt en bij rood rondje zijn er geen plaatsen meer vrij. De deelnemer zal op de wachtlijst worden geplaatst; b. Status van de training/cursus: is de status van een training/cursus Gepland, dan kunt u de deelnemer digitaal boeken. Vier weken voor aanvang van de training/cursus wordt door Versie 1.13 Pagina 8 van 16

9 de afdeling Mediq Opleidingen de status gewijzigd naar Vastgelegd. Bij deze status kunt u de deelnemer NIET meer digitaal boeken. Neem contact op met de afdeling Mediq Opleidingen via opleidingen@mediq.com om te informeren of deelname nog mogelijk is; c. Datum waarop de eerste trainingsdag plaatsvindt; d. Datum waarop de laatste trainingsdag plaatsvindt (bij een eendaagse training/cursus gelijk aan de datum waarop de eerste trainingsdag plaatsvindt); e. Locatie waar de training/cursus wordt gehouden; f. Plaats van de locatie. 4. Hebt u de gewenste training/cursus gevonden, klik deze dan aan, en rechts onderin het scherm verschijnt het subscherm met nadere details over de training/cursus: Door te klikken op het vierkantje helemaal rechts bij het veld Rooster, wordt een overzicht getoond van de trainingsdagen en tijden: Dient de medewerker te beschikken over een (of meerdere) kwalificaties voor een training/ cursus, dan is ook dit zichtbaar: Versie 1.13 Pagina 9 van 16

10 Door te klikken op het vierkantje helemaal rechts bij het veld Deelnemers, wordt een overzicht getoond van de deelnemers aan de geselecteerde training/cursus: N.B. U ziet alleen de namen van de medewerkers waarvoor u bent geautoriseerd. Van deelnemers uit andere apotheken ziet u alleen het personeelsnummer. 5. Als u de medewerker (of u zelf) wilt boeken op de geselecteerde training, klik dan op de knop Medewerker boeken helemaal rechts onderin onder het overzicht van de deelnemers: N.B. De knop Medewerker boeken is NIET zichtbaar, wanneer de gekozen medewerker reeds staat geboekt voor de betreffende training/cursus op een bepaalde datum. U kunt dit controleren in het overzicht van Nog te volgen trainingen/cursussen. Mocht u de medewerker willen overboeken, neem dan contact op met de afdeling Mediq Opleidingen via opleidingen@mediq.com om te informeren of dit mogelijk is. Na het klikken op de knop Medewerker boeken kunnen verschillende dingen gebeuren: a. De medewerker kan worden geboekt en het volgende schermpje verschijnt: Versie 1.13 Pagina 10 van 16

11 Klik op de knop Medewerker boeken om de boeking te bevestigen of de knop Annuleren om de boeking te annuleren b. De medewerker kan worden geboekt, maar is vrij volgens zijn/haar rooster en/of heeft verlof gepland. In dit geval verschijnt het volgende schermpje: Klik op de knop Medewerker boeken om de boeking te bevestigen of de knop Annuleren om de boeking te annuleren c. De boeking kan niet plaatsvinden, omdat de training/cursus de status Vastgelegd heeft. Dit betekent dat de training binnen 4 weken van start gaat. Het volgende schermpje verschijnt: Klik op de knop Ok en neem contact op met de afdeling Mediq Opleidingen met het verzoek of zij de medewerker voor u kunnen boeken. Versie 1.13 Pagina 11 van 16

12 d. De boeking kan niet plaatsvinden, omdat de medewerker op de dag dat de training plaatsvindt, reeds is geboekt voor een andere training/cursus. Het volgende schermpje verschijnt: Klik op de knop Ok en zoek een alternatief. Nadat de boeking van de medewerker is bevestigd, is het digitaal boeken klaar. De boeking is terug te vinden onder het overzicht Nog te volgen trainingen / cursussen van de medewerker: In bovenstaand voorbeeld betreft het een boeking op een training waarvoor nog genoeg plek was. In dit geval is in de kolom Status het volgende icoontje zichtbaar:. Betreft het een boeking op de wachtlijst, dan is in de kolom Status het volgende icoontje zichtbaar:. N.B. Bij een boeking op de wachtlijst ontvangt u automatisch een ter bevestiging van de wachtlijstboeking en de afdeling Mediq Opleidingen zal contact met u opnemen zodra er een plaats vrij komt. Bent u klaar met het boeken van trainingen / cursussen, dan kunt u het programma sluiten via het kruisje helemaal rechts boven in het scherm. Wilt u voor een andere medewerker nog een boeking doen, klik dan op de knop Terug naar teamoverzicht. U komt dan terug in het scherm Teamoverzicht : Versie 1.13 Pagina 12 van 16

13 2. Boekingen en annuleringsoverzicht 2.1 Inleiding Naast het digitaal kunnen boeken van één van uw medewerkers of u zelf op een training/cursus, kunt u nu zelf ook een overzicht opvragen van alle door u zelf en/of uw personeel gevolgde trainingen in een bepaald kwartaal en de hierbij behorende kosten. Eenzelfde overzicht kunt u ook opvragen met betrekking tot de annuleringen in een bepaald kwartaal en de eventuele kosten als gevolg van deze annuleringen. 2.2 Opvragen Boekingen overzicht en Annuleringsoverzicht 1. Start de SAP HRM op zoals vermeld in hoofdstuk 1.2; 2. Klik in het scherm Teamoverzicht links boven in op het tabblad Boekingen overzicht respectievelijk het tabblad Annuleringsoverzicht : 3. Automatisch wordt nu het overzicht getoond van het lopende kwartaal. Onderstaand een voorbeeld van het Boekingen overzicht : Versie 1.13 Pagina 13 van 16

14 LET OP: Alle kosten zijn exclusief BTW en de kosten van een training / cursus worden doorbelast in het kwartaal waarin de laatste dag van de training / cursus plaatsvindt. Met betrekking tot dit laatste punt een voorbeeld ter verduidelijking: Hoewel in dit voorbeeld een totaal bedrag van 3430,- euro is vermeld, zal voor het vierde kwartaal van 2006 geen 3430,- euro, maar 1680,- euro in rekening worden gebracht. Immers, de laatste dag van de managementtraining voor Mevr. C.R. Mooij-Kerkdijk vindt niet plaats in het vierde kwartaal van De kosten van deze training zullen in het eerste kwartaal van 2007 in rekening worden gebracht: En een voorbeeld van het Annuleringsoverzicht : Versie 1.13 Pagina 14 van 16

15 LET OP: Indien er sprake is van annuleringskosten, dan zijn ook hier alle kosten exclusief BTW en worden de kosten doorbelast in het kwartaal waarin de laatste dag van de training / cursus zou hebben plaats gevonden. 4. Wilt u het overzicht van een ander kwartaal opvragen, selecteer dan links boven in het gewenste kwartaal en wijzig eventueel het jaartal en klik vervolgens op de knop Overzicht bekijken. Versie 1.13 Pagina 15 van 16

16 3. Communicatie rondom het boeken van trainingen 3.1 Inleiding Met de introductie van het digitaal kunnen boeken van één van uw medewerkers of u zelf op een training/cursus, is ook een groot gedeelte van de communicatie rondom het boeken van trainingen/ cursussen geautomatiseerd en gedigitaliseerd. In dit overzicht vindt u een overzicht van in welke gevallen automatisch een wordt verstuurd naar het adres van de apotheek. 3.2 Overzicht automatisch verstuurde s 1. Deelnemer is op de wachtlijst geboekt: in de volgende gevallen wordt automatisch een e- mail gestuurd: Als u zelf een deelnemer digitaal boekt op een training / cursus, en de training was reeds vol. De deelnemer wordt dan op de wachtlijst geboekt; Als een medewerker van de afdeling Mediq Opleidingen een medewerker voor u boekt op een training welke reeds vol is. 2. Bevestigingsmail boeking deelnemer door afdeling Mediq Opleidingen: in het volgende geval wordt automatisch een gestuurd: Als een medewerker van de afdeling Mediq Opleidingen een medewerker voor u boekt op een training welke niet binnen vier weken start (de status is Gepland ). 3. Uitnodigingsmail: vier weken voor aanvang van de training / cursus ontvangt elke deelnemer automatisch een , tenzij: Een deelnemer op de wachtlijst staat. 4. Annulering deelname: wanneer de deelname van een medewerker aan een training door een medewerker van de afdeling Mediq Opleidingen wordt geannuleerd, wordt automatisch een e- mail verstuurd ter bevestiging van de annulering. Versie 1.13 Pagina 16 van 16