Dit is de handleiding voor bardiensten, zaaldiensten en klokdiensten bij Groen Geel

Transcriptie

1 Handleiding Intus Planning voor vrijwilligers Deel 1 Algemene uitleg over Intus Planning Dit is de handleiding voor bardiensten, zaaldiensten en klokdiensten bij Groen Geel Groen Geel heeft een overeenkomst met Intus Planning om hun software onder de licentie van vrijwilliger te mogen benutten. Dit pakket wordt veelvuldig gebruikt bij zorginstellingen waarbij veel mensen hun zowat 24-uurs werk hiermee goed passend rondom hun privé leven kunnen inplannen. Met die achtergrond is nu het zelfroosteren bij Groen Geel ingevoerd. Inloggen Om te zelfroosteren met Intus Planning, moet je eerst inloggen. Dit doe je door naar het juiste adres te gaan in je browser: (let op: zonder www!). Je logt in met je gebruikersnaam en wachtwoord. De eerste keer dat je inlogt is je wachtwoord gelijk aan je gebruikersnaam. De inlognaam krijgt elke vrijwilliger via de mail afkomstig van het mail adres algemenezaken.groengeel@gmail.com. Inlognaam is de eerste vier letters van uw achternaam en de eerste drie letters van uw voornaam.!! kleine letters!! Stel de naam van uw kind is Julias Ceasar. Dan is uw inlognaam ceasjul en uw wachtwoord ceasjul. Alles met kleine letters. Intus Planning zal vervolgens vragen om een nieuwe wachtwoord in te voeren. Voortaan als je inlogt moet je het wachtwoord gebruiken dat je zelf gekozen hebt. Mocht het niet lukken wilt u dan een mail sturen naar algemenezaken.groengeel@gmail.com?

2 Schermopbouw Wanneer je, als vrijwilliger, inlogt in Intus Planning verschijnt het onderstaande scherm. Er staat in eerste instantie bijna niets op het scherm: Bij tabblad Rooster, dan kan je hier de maand kiezen en zien wie er al heeft ingeroosterd Twee tabbladen: Zelfroosteren -> daar vult u in welke dienst u wilt, de uitleg gaat vooral over dit deel. Rooster -> wie heeft er al ingeroosterd? Wij kiezen nu het tabblad zelfroosteren (meestal staat die al zo). Je naam De roosterperioden, door op de linker- en rechterpijltjes te klikken gaat u naar de vorige of de volgende maand. Of u klikt op de naar beneden pijl en kiest een maand. Als u veel veranderd heeft of als er veel mensen tegelijk diensten invoeren is het indrukken van de ververs knop de oplossing. Is soms nodig. Hier kan je kiezen tussen de verschillende diensten. We starten met twee diensten: Bardiensten, deze beginnen met een B Zaaldiensten, deze beginnen met een Z Hier staat het zogenaamde minigrafiekje En over enige tijd volgen de: Klokdiensten, deze beginnen met een 2 / 9 K

3 We gaan nu starten door de diensten soort te kiezen, voor vele van u is dat de bardienst, maar voor team 3 tot en met 5 (of 6 of 7) is dat ook de zaaldienst. De kleuren geven de tijdsperiode weer. Geel geeft starttijden in de ochtend tot weer; Oranje geeft de starttijden van t/m weer; Groen met startijden beginnend van t/m 17.00; Blauw heeft startijden die aanvangen van t/m 20.00; En tenslotte, voor de avondmens, in het paars de starttijden vanaf De bardiensten duren gemiddeld 3 uur. De werkelijke tijden staan in de shift (deze term hanteert Intus) als er bijvoorbeeld staat B dan start deze bardienst om 11 uur en duurt tot 14 uur. We kiezen bardiensten door er op te klikken komt onderstaand beeld in zicht. Je ziet niet direct welke diensten er zijn je moet een handeling verrichten om deze te zien. Door op de knop in de vorm van een klein minigrafiekje te klikken zie je welke 3 / 9

4 diensten die week nodig zijn; dit zijn de zogenaamde bezettingseisen. De bezettingseisen worden vooraf door de aanzegger van Groen Geel ingevoerd. Dit gedeelte is nogal klein weergegeven. In de uitvergroting hiernaast is het beter zichtbaar. U ziet ook staan Z Dit is een zaaldienst die voor de teams 3 t/m 6 zal gelden. Wat zie je in de uitvergroting? Je ziet de datum bovenaan staan. Laten we zaterdag 29 november bekijken: Er zijn nog 2 (getal in het rood) diensten nodig van B en er is er 0 (getal in het wit) ingevuld. Dus uit deze kan je nog kiezen. De dienst van B is al volledig ingevuld. Hier kan je je dus niet meer aanmelden. Je kan (technisch gesproken) jezelf wel opgeven voor diensten die al vol zijn maar dan kleurt het geheel geel en zijn er teveel mensen. De aanzegger zal hier een keuze in maken. Meestal zal dat niet geaccepteerd worden en wordt een ander voorstel gedaan. Hoe kom je aan je informatie om te kijken welke dienst er mogelijk is? De eerste manier is door bij zelfroosteren (kies tabblad zelfroosteren) een roosterperiode (maand) te kiezen en per week op het minigrafiekje te kijken; De tweede manier is om het tabblad rooster te kiezen en na het kiezen van de juiste maand onderaan te zien welke diensten er nog ingevuld moeten worden. Dit wordt verderop in deze handleiding uitgelegd. 4 / 9

5 Daadwerkelijk je zelf inroosteren: Heb je voor een week een voor jou passende dienst gevonden. Dan sleep je die naar de dag waarop die dienst plaatsvindt. Stel je vindt op zondag 30 november de dienst B iets voor jou dan sleep je de dienst met je muis (door de linker muis toest in te drukken en vast te houden) van het linkerscherm naar de zondag. Dit ziet er zo uit: Door verder te schuiven naar 30 november toe zie je dit: Je ziet je dienst verschuiven over het scherm. Het tweede wat je ziet is dat er op 30 november een oranje 1 staat. Dit betekent dat de dienst die je sleept alleen op die dag past. Degene die aanzegt heeft op voorhand bepaald welke diensten / shifts nodig zijn. Probeer maar met slepen en loslaten. Je kan een dienst zo weer verwijderen door in het gekleurde vlak van die dienst op het rode kruisje te drukken. Nu heb je geboekt. En ben je klaar. Verder toelichting op de volgende bladzijden. 5 / 9

6 Je gekozen bardienst staat nu op 30 november ingevuld. B Het rode kruisje, om een dienst te verwijderen zit hier. 6 / 9

7 Hoe bekijk je het Rooster Na kiezen van tabblad Rooster zie je een nagenoeg leeg scherm. De eerste keer zie je aan de linkerkant een mapje staan met het woord open. Druk hierop en je ziet: Bij Groen Geel is gekozen voor de term shiftrooster. Je kan hier kiezen wat je wilt, probeer maar. Het snelste is hier de standaard aan te houden en de voor gedefinieerde periode te kiezen en een roosterperiode (kalander maand) te kiezen. Bijvoorbeeld oktober. Druk daarna op tonen. Dan zie je een rooster. Alle knoppen en schuifbalken kan je benutten, de weergave wordt dan anders maar er kan niks fout gaan er gaat nooit informatie verloren. Dit is weergave klein vierkantje en onderaan de weergave shiftbezetting Hier zie je een rooster dat bijna volledig is ingevuld. Andere weergave -> dat doe je hier Kolom breder of smaller maken hierdoor is het onderaan beter zichtbaar Hier heeft Ferry Daman de dienst van B Met de muis eroverheen zie je details Hier zijn alle diensten ingevuld Hier zijn nog twee diensten nodig 7 / 9

8 Dit is in feite dezelfde informatie als op pagina 7 maar dan in een andere weergave. Dit is de maand november waar nog niet zoveel is ingevuld. Onderaan zie je weergave schraplijst. Op deze plek is gekozen voor een grotere weergave groot vierkantje. Een andere roosterperiode, kies dan hier Open en selecteer een andere roosterperiode Hier zie je de diensten die nog niet ingevuld zijn. Het rode cijfer geeft het aantal weer. Staat er geen getal bij in het rood dan is er nog slechts een enkele persoon nodig. Als alles is ingevuld dan is deze leeg. Dezelfde informatie maar op een algemene en andere manier uitgelegd. Kiezen roosterperiode Stap 1 is het selecteren van de roosterperiode waar je in wilt plannen. Dat doe je door rechts boven het rooster te klikken op het zwarte driehoekje. Kiezen Inzet Wanneer je vrijwilligerswerk doet in verschillende teams / afdelingen krijg je voor elk team / afdeling een eigen tabblad binnen het zelfroosterscherm. Je kunt van tabblad wisselen door te klikken op Afdeling 1 of juist Afdeling 2, zie de afbeelding hieronder. 8 / 9

9 Diensten andere inzet De diensten van de andere inzet zijn in het rooster zichtbaar als grijze diensten. Je kunt alleen diensten toevoegen en verwijderen van de inzet waar het tabblad van open staat. Dit betekent dat het niet mogelijk is om de grijze diensten te veranderen, hiervoor moet je het juiste tabblad selecteren. Diensten kiezen Aan de linkerkant van het scherm staan de diensten die je kan kiezen. Je plant een dienst door deze te 'slepen' naar een dag in het rooster. 'Slepen' wil zeggen dat je de dienst selecteert met de linkermuisknop, deze knop ingedrukt houdt, je muis verplaatst naar de dag in het rooster en dan de knop los laat. De dienst komt dan op die dag in het rooster te staan. Diensten verwijderen Je verwijdert tijdens Ronde 1 een dienst door te klikken op het rode kruisje aan de rechterkant van de Printen rooster Ook is het mogelijk om je ingevulde rooster te printen. Als je op het pfd icoontje klikt wordt een printbare versie van je rooster geopend in een nieuw tabblad. Bezettingseisen tonen Het is mogelijk om de bezettingseisen voor een bepaalde week op te vragen. Klik hiervoor op het icoontje dat aan het begin van een week wordt getoond. 9 / 9