Opstarten Om een vergaderruimte te reserveren ga je naar: Je krijgt een keuzescherm: kies voor selfservice.

Transcriptie

1 Voor de vestigingen Almere, Assen, Den Bosch, Gouda, IJsselstein, Moordrecht, Deventer en Son kun je zelf een vergaderruimte reserveren via TOPdesk. Hoe je dit kunt doen, lees je in deze handleiding. In de handleiding lees je over: - Opstarten van TOPdesk selfservice - Reservering maken - Aanvragen van extra diensten - Afgeronde reservering - Uitzonderingen Opstarten Om een vergaderruimte te reserveren ga je naar: Je krijgt een keuzescherm: kies voor selfservice. N.B. Medewerkers die zijn opgenomen in het centrale Centric-domein worden automatisch ingelogd. Medewerkers die nog niet zijn gemigreerd kunnen een reserveringsaanvraag indienen bij de receptie van de betreffende locatie. Het scherm met de selfservice wordt geopend. Hier kies je voor Nieuwe reservering. Onderstaand scherm (figuur 1) verschijnt. Figuur 1 - Startscherm reserveringen Reservering maken

2 1. Kies de vestiging waar je de ruimte wilt reserveren. 2. Selecteer - met behulp van het vergrootglas op de kalender - de dag waarop de reservering van toepassing is. Met de groene pijlen kan eventueel nog vooruit of achteruit gebladerd worden. 3. Bevestig met icoon Kiezen. 4. Voer vervolgens het aantal personen in. 5. Kies voor Toepassen (rechts bovenin het scherm). 6. Selecteer een (vergader)ruimte. Het restaurant kan alleen worden gereserveerd via de receptie van de vestiging. 7. Op het scherm krijg je nu de ruimtes te zien die groot genoeg zijn voor het aantal opgegeven personen. 8. Selecteer de dag, ruimte en gewenste starttijd met de cursor. Sleep de cursor naar de eindtijd. Zie figuur 2. Figuur 2 Selecteren begin- en eindtijd Bij het loslaten van de cursor wordt automatisch het volgende scherm geopend om de reservering volledig te maken. Zie figuur 3. 2

3 Figuur 3 Scherm om reservering volledig te maken Maak de reservering compleet met het invullen van de openstaande velden. Bijvoorbeeld: 1. Vul een korte omschrijving van het overleg in (verplicht). 2. Indien gewenst kun je hier start- en eindtijd corrigeren 3. Vul opnieuw het aantal personen in (verplicht) 4. Selecteer welk soort reservering je maakt. Indien er klanten of relaties bij de afspraak aanwezig zijn, selecteer je extern (verplicht). 5. Geef een contactpersoon op indien dit niet dezelfde persoon is als de aanvrager. 6. Bij korte toelichting of andere aanvullende opmerkingen kun je bijvoorbeeld het tijdstip van de te leveren diensten of de naam van de bezoeker invullen. 7. Om de reserveringsaanvraag definitief te maken klik je op het envelopje. Om de reserveringsaanvraag te annuleren kun je op het rode kruis klikken. Beide opties vind je rechtsboven in het scherm. 8. Let op! Indien een directe collega de status/voortgang van de reservering moet kunnen volgen, vermeldt dan zijn/haar adres in het veld opmerkingen. Je collega wordt dan via de mail geïnformeerd over de reservering. Je krijgt nu een melding dat de reserveringsaanvraag is verzonden en onder welk reserveringsnummer deze is vastgelegd. Dit is voldoende voor een standaardreservering. Wil je bij de reservering extra diensten aanvragen (bijvoorbeeld catering)? Vul dan een aantal aanvullende gegevens in. 3

4 Aanvragen van extra diensten Klik op de tekstlink Hier in de melding. Je krijgt het scherm van figuur 4 te zien. Klik daarna op Dienst toevoegen. Hier kun je een lunch of koffie/thee reserveren. Voor sommige ruimtes is het ook mogelijk om de opstelling te laten wijzigen. Dit is dan als dienst vermeld bij de betreffende ruimte. Voor het reserveren van beamers en/of flipovers kies je voor Object toevoegen. Figuur 4 Aanvragen extra diensten Bij het klikken op Dienst toevoegen verschijnt het scherm van figuur 5. Figuur 5 Dienst toevoegen 4

5 Selecteer de gewenste catering en klik op Volgende. Het scherm van figuur 6 verschijnt. Wanneer er catering wordt aangevraagd, is het invullen van een kostenplaats verplicht in het vak opmerkingen. Vermeld ook het tijdstip waarop de catering geleverd moet worden. Figuur 6 Afronden aanvraag dienst In het veld Omschrijving en opmerkingen is het mogelijk om extra informatie toe te voegen. Kies daarna Volgende. Je krijgt het scherm met het overzicht van de reservering te zien. Zie figuur 7. 5

6 Figuur 7 Overzicht reservering Het is nu nog mogelijk om de reservering te wijzigen. Kies dan het schrijfblok rechts bovenin en selecteer de betreffende dienst die je wilt aanpassen. Afgeronde reservering Je hebt nu een reserveringsaanvraag gedaan (zie ontvangen reserveringsnummer). Deze zal door de receptie worden goedgekeurd. Na goedkeuring door de receptie kan alleen de receptie de reservering nog wijzigen. Reserveringen kunnen tot één dag vóór de betreffende datum worden ingevoerd, daarna loopt een reservering via de receptie. Via het reserveringsnummer zijn de gegevens van jouw reservering altijd beschikbaar. Het is mogelijk de reserveringen tot maximaal drie maanden vooruit in te plannen. Uitzondering Indien je voor het plannen van klantendagen en bijeenkomsten van gebruikersverenigingen eerder moet reserveren dan drie maanden vooruit, dan kun je dit doen in overleg met de receptie van de betreffende vestiging. 6