Beslisformulier B en W

Transcriptie

1 Gemeentebestuur Beslisformulier B en W ares: SEssc beleisvoorstel hamerstuk Aan het college van burgemeester en wethouers Portefeuillehouer Agenastuk Datum 4 juli 2002 Dienst Onerwijs & Welzijn Afeling Onerwijs Reacteur J. L. Besseling Telefoonnummer 6295 Reg.ken O2. l 1{ Q ^ Specificatie bijlagen Toelichting Gevraage beslissing BenW Instemmen met e voorgestele afrekening van e aanpassing aan e Oranjelaan 264 voor e ingebruikname oor het Johan e Witt- gymnasium en hiervoor een aanvullen kreiet van beschikbaar te stellen. Akkoo, agenering BenW ier Secretaris / )\ Burgemeester M- BenW- besluit Datum B&W-besluit Gevraage beslissing Raa Akkoor met agenering Raa D HH Griffier Raasvoorzitter Presiium 0- Raascommissie(s) / Datum Datum Avies raascommissie(s) inclusief afwijkene stanpunten Daturn Raasvergaering ~ t O f* e r. *J O o ï. Raasbesluit Aministratieve afwerking besluit: kopie aan ienst/afeling Opmerkingen ft U)' Pagina 1 Vervolg pagina 2

2 Alleen een compleet ingevule lijst (ja/nee) geeft toegang tot e B& W-agena Niet alle vragen hoeven met ja te woren beantwoor! Leeswijzer ja nee toelichting Geformuleere opracht/probleemstelling Samenvatting G D Control is nee Toelichting Prouct of beoog resultaat beschreven E) Prestatie inicatoren aangegeven Risico analyse Informatievoorziening geregel Juriisch getoetst Inspraak na BenW-beslissing Referenabel na BenW-beslissing KI m beperkt 'inspraak' 'inspraak plus' zie ontwerp besluit Totale kosten in beel Incientele kosten Dekking incienteel Structurele kosten Dekking structureel Netto investeringskosten Begrotingswijziging noig ,00 S intern/begrotingsnr.: D aners namelijk: Onerhousreserve ,00 ^ intern/begrotingsnr.: D aners namelijk: 30266,00 B bijgesloten G onvoorzien onvoorzien [2 begrotingsnr.: verzamelvoorstel D e raa van: Afgestem met bestuurer(s) Verwerkte avisering ja nee toelichting Anere betrokken iensten Juriische iscipline Voorlichting Anere interne iscipline SBC AD Externe betrokkenen Ei E] m EI EI EI officiële publicatie Akkjor voor aanbieing aan B&W Controller Directeur SBC (bij ekking 1.1.v. concernmielen) pagina 2 ' toelichting: ontwerp referenumverorening met toelichting en moel besluit raapleegbaar op intranet onereel juriisch.

3 Aan e Gemeenteraa Onerwerp: Aanvulling op het programma voor onerwijshuisvesting 2000 met betrekking tot e ingebruikname van Oranjelaan 264 oor het Johan e Witt gymnasium Samenvatting Op 7 ecember 1999 heeft u het programma voor onerwijshuisvesting voor het jaar 2000 vastgestel. Een onereel hiervan betrof e ingebruikname van het pan aan Oranjelaan 264 oor het Johan e Witt gymnasium (JW) en het wegwerken van achterstallig onerhou aan hetzelfe pan. Hiervoor wer respectievelijk en beschikbaar gestel. Deze beragen waren gebaseer op werkelijke kosten, ie oor het JW weren voorgefinancier, offertes voor nog ut te voeren werkzaamheen en een meerjaren-onerhousplanning voor het totale onerhou aan e Oranjelaan 264. Na e ingebruikname zijn er oor het JW extra kosten gemaakt voor aanpassingen en onerhou waarover geen naere afspraken zijn gemaakt. Een naere beschouwing van e aar van eze kosten leit tot e conclusie at een eel hiervan ten laste van e gemeente kan woren gebracht in het kaer van e verantwoorelijkheen voor onerwijshuisvesting. De meerkosten zijn mee ontstaan oor onuielijke afspraken tussen e verschillene partijen. De toelichting bij it voorstel besteet hier verer aanacht aan. De aanvullene kosten ten laste van e gemeente voor ingebruikname beragen Hier wort een extra kreiet voor aangevraag. Voor het onerhou is extra noig. Dit zal binnen het onerhousfons woren opgevangen. Bijlagen: Toelichting Kostenoverzicht ingebruikname Voorstel Wij stellen voor om aanvullen op het programma voor onerwijshuisvesting 2000 beschikbaar te stellen voor e huisvesting van het Johan e Witt gymnasium aan Oranjelaan 264. Ter ekking hiervoor af te schrijven in 10 jaar, waavan e lasten van ten laste komen van het buget voor onerwijshuisvesting, voor aanvullene werkzaamheen aan het pan Oranjelaan 264 en het restantberag van uit het onerhousfons en reserve voor onerwijshuisvesting te betalen. -3- v 1 rrrryv 5.

4 Toelichting op e aanvulling het programma voor onerwijshuisvesting 2000 met betrekking tot e ingebruikname van Oranjelaan 264 oor het Johan e Witt gymnasium 1. De uitbreiingsbehoefte Het JW ston in 1997 voor een uitbreiing. Zij was in 1997 gehuisvest op het Oranjepark 11. Dit pan heeft m 2 bruto vloeroppervlak exclusief Lichamelijke Oefening (BVO excl. LO) beschikbaar. Het aantal leerlingen op 1 oktober 1996 was 620 en zou volgens e prognoses nog flink gaan groeien. Bij 620 leerlingen bestaat een ruimtebehoefte van m 2 BVO excl. LO. Conform e verorening was sprake van een tekort van m 2 BVO aan een voor blijven gebruik besteme voorziening. De keus beston uit e ingebruikname van e zoler aan het Oranjepark of e ingebruikname van het pan aan e Oranjelaan 264. Gekozen is voor e ingebruikname van Oranjelaan 264 omat e ingebruikname van e zoler van het hoofgebouw (± m 2 ) bijzoner veel kosten met zich mee zou brengen en op e lange termijn niet toereiken zou zijn om alle leerlingen te huisvesten. De verbouwing van e zoler zou het JW in staat stellen om 665 leerlingen te huisvesten. De toenmalige prognose gaf aan at in leerlingen op het JW zouen zitten. Vervolgens is m 2 als resultaat bepaal voor e benoige uitbreiing van e capaciteit. Op hoeveel leerlingen it uiteinelijk is gebaseer valt niet uit e stukken op te maken. Deze m 2 -s zijn als volgt vereel 8 lokalen m 2 meiatheek 354 m 2 Staf 214 m 2 Vrije ruimte 1 27 m 2. Het pan aan Oranjelaan 264 omvat m 2 BVO (exclusief zoler) en is gericht op voortgezet onerwijs. Door inzet van it pan kon aan bovenstaane ruimtebehoefte woren volaan. Geconclueer mag woren at it vloeroppervlak geheel opgeknapt mocht woren ten behoeve van het JW met op basis van een geactualiseere meerjaren-onerhousplan. Onerwijs & Welzijn heeft hiertoe aan Staswerken e opracht gegeven om een staat van onerhou op te maken (23 ecember 1998). Dit heeft volgens Staswerken niet gelei tot acties terwijl bij BAC wer uitgegaan van een meerjaren-onerhousrapportage van 6 april 1999 ervan uitgaane at eze was bijgewerkt. Op e gevolgen ie hier uit voortvloeien wort oner punten 5, 6 en 7 naer ingegaan. 2. De oorspronkelijke aanvragen In e huisvestingsaanvragen van 1998 en 1999 wer e inpanige aanpassing van e zoler aan het Oranjepark 11 aangevraag. Beie keren kwam e aanvraag op het overzicht terecht, terwijl er feitelijk sprake was van ingebruikname van Oranjelaan 264, vooruitlopen op e goekeuring van het programma Met het JW wer afgesproken at zij e ingebruikname zouen voorfinancieren. De gemeente zou voorstellen op het programma 2000 beragen hiervoor op te nemen ten behoeve van e ingebruikname, het achterstallig onerhou en e eerste inrichting. 3. De beschikking Miels het programma 2000 wer oor e raa e ingebruikname van Oranjelaan 264 oor miel van 3 posten van totaal vastgestel. In het overleg met het JW wer aangegeven at het hier ook bij zou blijven. Achterstallig onerhou Het berag voor achterstallig onerhou is gebaseer op e uitraai van 6 april 1999 van een meerjaren-onerhousplan voor het totale onerhou. 4- -üoty. 2 mxv 5

5 Aanpassingen bij ingebruikname Het berag voor aanpassingen bij ingebruikname is gebaseer op werkelijke uitgaven ie waren voorgefinancier oor het JW en een offerte voor nog uit te voeren werkzaamheen. Eerste inrichting leer- en hulpmielen De eerste inrichting voor leer- en hulpmielen is gebaseer op een uitbreiing van m 2 BVO waarbij sprake was van 9 lokalen, 1 overblijf ruimte, 1 meiatheek (107 m 2 ) 4 Staf-werkkamers en een lerarenkamer. Deze vereling kwam tot stan op basis van e toen aanwezige 627 leerlingen. Op e beschikking van het programma is geen bezwaar gekomen. 4. Huiige situatie Inmiels telt het JW 623 leerlingen ( =4.616 m 2 BVO normatief benoig tegen m 2 BVO aanwezig aan het hoofgebouw Oranjepark 11. Dit is tegen een verwachting van e prognose uit 1998 van 738 op 1 januari De huiige prognose (2001) gaat er vanuit at het aantal leerlingen van het gymnasium geleielijk zal stijgen met gemiel zo'n 1 2 leerlingen per jaar. In 2005 zal er ± m 2 BVO bij 683 leerlingen noig blijken volgens e laatste prognoses. Dit betekent at naast het hoofgebouw aan het Oranjepark 11 een uitbreiing van ± m 2 BVO noig is. Het gebouw aan e Oranjelaan 264 telt m 2 BVO excl. zoler. Dit zal voorlopig voloene moeten zijn en wort aarom als basis voor e bekostiging van e ingebruikname aangehouen. 5. Realisatie onerhou en aanpassingen De uitvoering van e ingebruikname van e Oranjelaan 264 is conform e afspraken geheel overgelaten aan het JW. Hierbij is tussentijs slechts zijelings afstemming geweest over e werkzaamheen. Er is oor e gemeente verer geen aanvraag ontvangen voor extra aanpassingen. Wel is tussentijs (ein 2000) nog een overleg geweest over e hoogte van het berag voor achterstallig onerhou. Hier zou nog naer over gesproken woren. Met name omat in het achterstallig onerhou geen vloerbeekking was goegekeur. Het JW is oorgegaan met uitvoering van e werkzaamheen ter realisatie van het stuiehuis. Hierbij is geen onerschei gemaakt tussen kosten ie gemaakt moesten woren voor ingebruikname en kosten voor aanvullene wensen c.q. stuiehuis. 6. Feitelijke meerkosten Per 2001 zijn e werkzaamheen geeeltelijk afgeron en is oor e betreffene schoolleiing een tussenstan van e werkelijke kosten opgezet. Vervolgens is een verzoek ingeien ter vergoeing van e meerkosten. De afrekening van e werkzaamheen tot heen is een stuk meer an het JW op kan brengen. Dit gaf aanleiing tot opnieuw gesprekken met BAC over wat alsnog voor vergoeing in aanmerking kwam. Mee gezien het feit at er nog 8 lokalen in e Oranjelaan 264 opgeknapt moeten woren. 7. Beooreling werkzaamheen Bij naere beschouwing van e uitgevoere werkzaamheen wer uielijk at er meer werkzaamheen zijn verricht ten behoeve van achterstallig onerhou ten opzichte van e planning, ie e gemeente eigenlijk zou moeten vergoeen. De volgene opmerkingen woren hierbij gemaakt: Er zijn veel werkzaamheen verricht aan e zoler. Doorat e zoler niet is toegeken in het aantal m 2 -s waar het Johan e Witt-gymnasium aanspraak op ee vallen eze kosten buiten e mogelijkheen voor vergoeing tlmv. 3 TÏÏMV 6

6 Veel aanpassingen aan e ruimtes haen te maken met e visie van het Johan e Wittgymnasium op het stuiehuis. Hieroor komt een groot eel van e bouwkunige werkzaamheen niet in aanmerking voor vergoeing. Niet alles is oner uitgaven in het kaer van het stuiehuis te scharen omat er ook werkzaamheen zijn verricht aan plafons en wanen. Hier is 25% rekening gemeente, 75% bevoeg gezag voorgestel. De meiatheek neemt in at opzicht een aparte positie in omat een bestaan computerlokaal moest woren omgebouw. Daarom is hier gekozen voor een 50%-50% vereling. Het schilerwerk ha ook betrekking op e specifieke bouwkunige aanpassingen, met name in e kantine en praathuis e.. Daarom is ook bij e meiatheek (weinig aanpassingen) voor 75% vergoeing en bij e overige (veel aanpassingen) voor 50% vergoeing oor e gemeente voorgestel. Bij e elektrische installatie is oor het schoolbestuur gekozen voor hoogwaarige armaturen. Ook kan bij e elektrische installatie niet woren bepaal welk geeelte ten behoeve van ICT is aangeleg. Daarom is hier een 50%-50% vereling voorgestel. Omat e meiatheek in ieer geval een groot eel ICT betreft is er voor het eerste onereel een vergoeing van 25% oor e gemeente voorgestel. 8 lokalen moeten nog woren opgeknapt. Geraame kosten zijn Hiervoor komt in aanmerking voor vergoeing oor e gemeente. Zie ook bijgaan financieel overzicht Aan e buitenzije zijn spoeeisene maatregelen noozakelijk in het kaer van onerhou. Vereling van e kosten: gemeente en schilerwerk bevoeg gezag. Het Johan e Witt-gymnasium maakt immers al 3 jaar gebruik van at gebouw en heeft aarmee ook een onerhousverplichting over ie jaren. 3 jaar is e helft van e tij van een cyclus voor buitenschilerwerk. 8. Vereling van e kosten Op basis van voorgaane uitgangspunten zijn e werkelijke kosten tot op heen naer onerzocht. In e bijlage is it opgenomen als berekening 1. Hierbij zijn e kosten naar verantwoorelijkhei vereel over bevoeg gezag en gemeente op basis van e veronerstele percentages. Op basis van eze berekening zou e gemeente extra beschikbaar stellen voor e rees uitgevoere werkzaamheen. 9. Alternatieve vereling van e gemaakte kosten Tevens moeten er nog 8 lokalen (totaal 495 m 2 ) woren aangepast. De kosten woren globaal geraam op Hiervoor komt in aanmerking voor vergoeing oor e gemeente in het kaer van te maken kosten voor ingebruikname van het pan. Deze raming kan als basis woren gebruikt voor het vergoeen van e kosten van het totaal aantal m 2 -s at voor vergoeing in aanmerking komt (1.824 m 2 ). Ook hierbij is rekening gehouen met een geeeltelijke vergoeing vanwege e specifieke wensen van het Johan e Witt-gymnasium. In e bijlage is benaering opgenomen als berekening 2. Op basis van eze berekening zou e gemeente extra beschikbaar stellen voor e rees uitgevoere werkzaamheen. Omat beie benaeringswijzen en alle uitkomsten arbitrair zijn, kan gekozen woren voor iverse oplossingen. In e bijlage zijn e berekeningen weergegeven. Voorgestel wort om uit te gaan van e benaeringswijze ie e maximale vergoeing oplevert zijne een extra berag van en it beschikbaar te stellen voor e rees uitgevoere werkzaamheen. Het JW is akkoor gegaan met eze benaering.

7 10. Consequenties aanvullen kreiet Aanvullen voor rees uitgevoere werkzaamheen een aanvullen kreiet beschikbaar stellen van , zijne ongeveer het gemiele van bovenstaane methoes. Voor het opknappen van 8 lokalen een aanvullen kreiet van beschikbaar stellen. Zo snel mogelijk onerhou aan buitenzije Oranjelaan 264 laten uitvoeren. Vereling van e kosten: gemeente en schilerwerk bevoeg gezag. Het berag voor rekening van e gemeente zal beschikbaar woren gestel vanuit e onerhousgelen. Totale aanvullene kosten bij it voorstel voor rekening van het buget voor onerwijshuisvesting (ekkingsvoorstel): Rees uitgevoere werkzaamheen (extra kreiet) Ingebruikname 8 lokalen (extra kreiet) Aanvullen buitenkantonerhou (onerhousfons) Totaal Voor e werkzaamheen aan het gebouw is een extra kreiet noig van De jaarlasten van it kreiet (vanaf 2003) van zal in het buget voor onerwijshuisvesting woren verwerkt. Voor het aanvullen buitenkantonerhou van zal een begrotingswijziging bij verzamelvoorstel woren ingeien. Voor een eel van e werkzaamheen is in e meerjarenbegroting al rekening gehouen met e kosten oor storting in het onerhousfons. Het anere eel kan woren geekt met een onttrekking uit e reserve voor onerwijshuisvesting. 9. Juriische consequenties Het betreft hier specifiek een permanente uitbreiing van een school ie wort opgelost met e ingebruikname van een aner pan. Dat een bestaan ou pan aangepast moet woren ten behoeve van een nieuwe permanente gebruiker is te verwachten. Over e kwaliteit van e aanpassing ienen vooraf tussen e partijen uielijke afspraken te woren gemaakt. In eze situatie is hiervoor onvoloene aanacht geweest. In e uiteinelijke kostenvereling is ruimschoots aanacht geweest voor e verantwoorelijkheen van e verschillene partijen in het kaer van voorzieningen in e onerwijshuisvesting. Het gemeentelijk stanpunt is om niet meer m 2 -s te vergoeen an is toegestaan op basis van het (te verwachten) aantal leerlingen. Voorts is ienen aanpassingen in het kaer van het "stuiehuis" niet voor rekening van e gemeente komen. Financieel is hier sprake van een reelijke vergoeing in it specifieke geval. De vergoeing voor aanpassing en opknappen/renovatie beraagt /1.824 m 2 BVO = ± 297 /m 2 BVO. In eze uitzonerlijke situatie wort overgegaan over tot een kostenvereling achteraf. In e toekomst ient te woren voorkomen at er onuielijkheen bestaan met betrekking tot e vereling van verantwoorelijkheen bij e kosten voor ingebruikname. 10. Conclusie Er ient een aanvullen voorstel te woren gemaakt op het programma voor onerwijshuisvesting van 2000 ten behoeve van e ingebruikname van het pan aan e Oranjelaan 264 oor het Johan e Witt gymnasium. Dit besluit heeft betrekking op een aanvullene bijrage voor e ingebruikname van it pan Hierbij zijn e kosten van e ingebruikname ie in aanmerking komen voor vergoeing uit het buget voor onerwijshuisvesting Daarnaast ient er rekening gehouen te woren met onvoorziene werkzaamheen voor achterstallig onerhou voor rekening van het buget voor onerwijshuisvesting. De hiermee gemoeie kosten beragen u 5

8 Kostenoverzicht Oranjelaan (in EUR) Bijlage 2 Kosten ingebruikname A. Uitgevoer m! BVO excl- zoler, excl 8 lokalen. Vloerbeekking Meiatheek Praathuis/kantine/stilteruimte Docentenwerkruimte/zoler AV-ruimte en presentatie / zoler Berekening 1 werkelijke kosten Totaal 7.259, , , ,84 Bevoeg gezag ,84 Gemeente 7.259, ,58 Berekening 2 op basis van raming voor 495 m' Prijs per m 1 Kosten 1 op 1 Kosten voor specifieke activiteiten Kosten voor globale activiteiten Toeslag sla Totaal kosten m 2 prijs lm' kosten m! prijs /m' Bouwkunige werkzaamhe Partiële aanpassingen Meiatheek Praathuis/kantine/stilteruimte Stuieruimte Docentenwerkruimte/zoler AV-ruimte en presentatie / zoler 7.755, , , , , , , , , ,57 75,00% ,94 75,00% 1.999, % 25.00% 25.00% 35,57 53,29 27, , , , Schilerwerk gehele opknapbeurt Meiatheek Praathuis/kantine/stilteruimte Docentenwerkruimle/zoler AV-ruimte en presentatie / zoler 7.211, , , , , , % % ,89 75,00% 50.00% , , ,55 eclrische installatie armaturen gehele opknapbeurt Meiatheek Meiatheek Praathuis/kantine/stilleruimte Oocentenwerkruimte/zoler AV-ruimte en presentatie / zoler 6.364, , , , , , , , ,00% ,27 25,00% ,88 ' Voorbereiing toezicht 8,25 % , , ,28 Totaal , , , ,82 / , ' , ,62 Rees beschikbaar gestel schilerwerk jtptaal A. meerkosten uitgevoere werkzaamheen B. Nog uit te voeren 8 lokalen = 495 m' netto Totaal ,37 ï?3 i 3 ww'öï&t tójiï^tt 3*". iffl1üffis B»«s8Kï»s*sKb^ii^ Bevoeg gezag ,37 -/- Gemeente prijs per m' ' Gemiele tussen 2 berekeningen 2ÜËI 94JÏ1,35 Aanpassing gebouw als gevolg van Ingebruikname ,37 -/- B1. Binnen 8 lokalen Kostenraming ingenieursbureau 29 ecember 2000 Sloopwerk Bouwkunige aanpassingen Schilerwerk ectrische installatie Vloerbeekking Vitrage, gorijnen 1e inrichting Schoolboren 1e inrichting 3.857, , , , , , ,16 964, , ,00% , % , % % % 75,00% 50.00% 41, ,90 Voorbereiing toezicht 8,25 % 5.646, ,33 Totaal B1 binnen nog uitte voeren B2. Buiten Houtrot Buitenschilerwerk Houtreparatie Voorbereiing toezicht 8.25 % , , , , , , , , , ,25 Opknappen 8 lokalen als gevolg van Ingebruikname Totaal B2 bulten nog uit te voeren , , , ,67 Bultonkantonerhou Afrekening Johan e Witlgymnasium.wb3. 17 oktober ,30 '*" " ' ' ' " : - : " : -'- ' <-' ' ,26 (Tötaal bijrage gemeente