Bijlage A bij hoofdstuk 1 1 Het kostprijsmodel van Dienst Regelingen 2 Tariefnota Bestuursraad

Transcriptie

1 Bijlagen Bijlage A bij hoofstuk 1 1 Het kostprijsmoel van Dienst Regelingen 2 Tariefnota Bestuursraa Bijlage B bij hoofstuk 3 Begrotings- en jaarplancyclus Bijlage C bij hoofstuk 4 1 Verantwooring 2 Begrippen 3 Onerbouwing moelkeuze toekomstige berijfsprocessen 4 Uitwerking van e moelkeuze 5 Het berijfsprocesmoel van Dienst Regelingen 6 Inventarisatie berijfsprocessen Bijlage D bij hoofstuk 5 1 Inventarisatie verbeterpunten financieel beheer bij Tijbalk bij 5.4 Bijlage E Gebruikte afkortingen

2 Bijlage A bij hoofstuk 1 1 Kostprijsmoel Dienst Regelingen DEFINITIEVE VERSIE.. 20 juli 2004 Werkgroep Kostprijsmoel : Marcel Dijkstra Dick Beekman Rolinka Spriensma Martin e Rooij Tim van er Werf Erik Kamminga Martin Vermeulen Ronal Kuiper Marcel van Dooren Henry Winter (FEZ) Janneke Wubs (trekker) Johan Jansma (trekker) Femke Stuut (trekker)

3 Inhou 1 Doelstelling en ranvoorwaaren 7 pagina 2 Keuze van e kostprijsmethoe Overzicht van mogelijke kostprijsmethoen 2.2 Beooreling van e gepresenteere varianten 2.3 Toelichting score 2.4 Conclusie 3 Interne en externe sturing Uitgangspunten kostprijsmoel 4 Kostprijsmoel Dienst Regelingen De kostenvereelsystematiek 4.2 Onerhanen werk 4.3 Methoe voor voorcalculatie en nacalculatie 5 Tariefstelling Dienst Regelingen 26

4 Managementsamenvatting Het kostprijsmoel (KPM) is belangrijk voor het functioneren én het beoorelen van DR. Het Ministerie van Financiën heeft e creatie van een KPM aarom als één van e instellingseisen benoem bij e vorming van DR als agentschap. Verere kaers weren aangelever vanuit e SOV, het O&F plan, het BPM en e Werkgroep Proucten & Diensten van DR. Samen leveren eze het volgene beel op van het nieuwe KPM: Open calculatie kan in principe niet meer plaats vinen. Dat betekent at proucten en iensten voortaan woren aangeboen tegen een vooraf vastgestele prijs. Efficiencyverliezen woren niet in rekening gebracht bij e oprachtgever. Efficiencywinsten zijn ten gunste van DR. Alleen als e externe omstanigheen veraneren, kunnen afspraken aangepast woren. Hieroor ontstaat meer risico voor DR an voorheen. Dit risico wort afgeekt oor e opname van een risicomarge in e prijs per prouct. Een strakke sturing van e processen is essentieel. Deze wort oner meer uitgewerkt oor e verantwoorelijkheen zo laag mogelijk in e organisatie neer te leggen, aar waar e kosten beïnvloe kunnen woren. Op RVE-niveau moeten an ook afspraken woren gemaakt met e afelingshoofen van EIA. De ivisie Primaire Processen is aar leien in. Een RVE-manager is qua kosten verantwoorelijk voor: e irecte kosten van zijn/haar proucten e kosten ie voortvloeien uit e SLA met EIA over oor hem/haar gewenste proucten en iensten. De resterene overhea gaat wel naar e proucten voor e prijsbepaling en nacalculatie, maar valt oner verantwoorelijkhei van e irectie, niet oner e verantwoorelijkhei van een RVE. Die kan at niet beïnvloeen. Dit is e uitwerking van Integraal Management binnen kaers. Dit zal ook in e perioieke rapportages tot uiting moeten komen. Een EIA-manager ontvangt buget op basis van: e SLA-afspraken met e iverse RVE-managers; e afspraken met e irectie over algemene of DR-bree activiteiten; eventuele irecte werkzaamheen aan einproucten/regelingen, zoals bijvoorbeel bij Preaccessie en DZB. Door eze systematiek kan voorcalculatorisch een onerekking ontstaan bij een EIA-afeling, bijvoorbeel als e vaste formatie hoger is an e binnengehaale oprachten. Dat is een terechte prikkel op e juiste plek. Per situatie zullen an afspraken gemaakt moeten woren. De rol van e afeling PiB wort erg belangrijk tijens het offertetraject. Bij een vaste tariefstelling per eenhei prouct wort extra ruk geleg op e prognosekracht van DR. PiB kan in bijzonere gevallen aparte afspraken maken met e oprachtgever over e ekking van e vaste kosten. Aanbevelingen: De tariefstelling van e (eel)proucten als onerelen van e regelingen raakt e kern van e business van DR. Beslissingen met betrekking tot it onerwerp moeten bree geragen woren. Ook moeten alle gelijke proucten gelijk geprijs woren, ongeacht e prouctielocatie. Het jaar 2005 is met recht een proefjaar. Dit moet op alle niveaus uielijk gemaakt woren. In 2005 moet DR ervaringen opoen met alle nuances van it KPM, met het scala aan (eel-) proucten en iensten, met e impact van het BPM. De iverse keuzes en normeringen kunnen een grote impact hebben op het resultaat van DR. In 2006 moet DR er klaar voor zijn. Onerhanen Werk: oor het feit at DR het BPM invoert, met zijn eigen eelproucten per processtap, is het mogelijk om een aangepaste vorm van e Completion Metho toe te passen, waarbij niet gewacht moet woren op e afroning van e regeling als geheel, maar slechts op e afroning van eelproucten.

5 De Regelingsverantwoorelijkhei zoals we ie nu kennen zal oner invloe van e werkelijke implementatie van het BPM uiteen moeten vallen in een operationele regelingsverantwoorelijkhei en een financiële verantwoorelijkhei. De RVE s concentreren zich op e eerste, terwijl e tweee meer bij een overkoepelene afeling zal komen te liggen, zoals Planning & Control van kolom B in samenwerking met PiB. De huiige aansturing van e FO oor e BO kan oor het BPM ook vervallen. Een SLA tussen FO en BO is nog wel relevant, maar alleen in operationele zin. De prijzen en normen voor e eelproucten uit e FO woren elers bepaal. Die zijn een gegeven voor e BO.

6 Inleiing Dienst Regelingen zal woren gevorm uit vier organisaties: Bureau Heffingen (BHf), LASER, Dienst Basisregistraties (DBR) en Het LNV-Loket. Hiervan hebben LASER (in 1999) en BHf (in 1998) e status van agentschap verkregen. Deze organisaties voleen al aan e estijs gestele eisen. Eén van e algemene uitgangspunten binnen e strategische onernemingsvisie (SOV) van Dienst Regelingen is at e ienst een (relatief) zelfstanige positie heeft en at eze erken is als batenlastenienst. Dit betekent at e nieuwe organisatie zal moeten voloen aan e gestele eisen. In e instellingsproceure is e eis opgenomen at een ienst in het kaer van een voorgenomen verzelfstaniging tot agentschap moet voloen aan e voorwaare van een kostprijsmoel. In het kostprijsmoel moet een koppeling woren geleg tussen e geïentificeere proucten en e aan perioen toegerekene uitgaven. Uitrukkelijk wort vermel at e kostprijzen kunnen afwijken van e in rekening te brengen tarieven. Dit hout voornamelijk verban met e oprachten voor eren. De kostprijs ient als basisinicator om vast te stellen of e ienst oelmatig werkt. De ontwikkeling van het kostprijsmoel voor Dienst Regelingen is geen op zichzelf staan gebeuren geweest. Het kostprijsmoel is een tanwiel binnen het uurwerk at Dienst Regelingen moet gaan woren. Het voloen aan e instellingseisen om een agentschap te vormen, is aarin kaerscheppen. Daarnaast vormen e Strategische Onernemingsvisie en het Organisatie- en Formatieplan het raamwerk waaraan het Kostprijsmoel onersteunen zal moeten zijn. Er is bij het ontwerpen van het kostprijsmoel kritisch gekeken naar eze ocumenten. Keuzes en aviezen zijn gemaakt in overeenstemming met oelstellingen, uitgangspunten en ranvoorwaaren ie aarin zijn geformuleer. In e afgelopen perioe zijn e berijfsprocessen en e proucten van e Dienst Regelingen geïentificeer en beschreven. Deze beschrijvingen hebben als input geien voor e ontwikkeling van het kostprijsmoel Dienst Regelingen. Deze rapportage ient als avies richting e stuurgroep voor het kostprijsmoel. De volgene onerelen woren hierin behanel. Hoofstuk 1 geeft e oelstelling en ranvoorwaaren van het kostprijsmoel, waarna in hoofstuk 2 ingegaan wort op e keuze van kostprijsmoel. In hoofstuk 3 woren e uitgangspunten besproken. Ook geeft it hoofstuk een overzicht van e kostenvereling van e verschillene kostengroepen. De tariefstelling wort in hoofstuk 4 uitgewerkt. Ten slotte gaat hoofstuk 5 in op e aanachtspunten ie van belang zijn voor het laten slagen van e oelstelling van het kostprijsmoel.

7 Hoofstuk 1 Doelstelling en ranvoorwaaren Het kostprijsmoel biet e mogelijkhei om informatie te genereren voor sturing en beheersing van e kosten van e organisatie. Tevens voorziet het kostprijsmoel in kostprijzen waarmee een kostenekken tarief per prouct/ienst (integrale kostprijs) kan woren vastgestel. Bovenstaane oelstelling is een ranvoorwaare van het ministerie van Financiën (MinFin) waaraan een kostprijsmoel moet voloen om als een baten-lastenienst te kunnen opereren. Daarnaast heeft Dienst Regelingen haar missie geformuleer, wat betekent at er aitionele criteria aan het kostprijsmoel zijn gelinkt. De Strategische Onernemingsvisie van Dienst Regelingen geeft e volgene kernkwaliteiten: Internationale Deskunighei Betaalorgaan-proof Slagvaarighei Maatwerk Partner in Belei Door eze kernkwaliteiten is e Dienst in staat op een efficiënte en effectieve wijze belei uit te voeren. Daarnaast richt e Dienst zich ook op het onerhouen en verbeteren van haar professionaliteit, aanpassingsvermogen, externe gerichthei en kennis van specifieke oelgroepen. Het kostprijsmoel fungeert als instrument om bovenstaane missie van Dienst Regelingen optimaal te kunnen verwezenlijken. Hiertoe heeft e werkgroep e volgene criteria voor het kostprijsmoel geformuleer. Inzicht in kosten Het gaat hierbij om e mate waarin het kostprijsmoel inzicht verschaft in e aar van e toegerekene inirecte kosten. Dit inzicht is noig om zo goe mogelijk te kunnen bijsturen op het moment at er afwijkingen ontstaan van e vastgestele norm. Prijs per prouct (optimalisatie) Het kostprijsmoel biet e mogelijkhei om e kosten per prouct zo correct mogelijk vast te stellen. Flexibiliteit (inspelen op nieuwe ontwikkelingen) Het moel biet e mogelijkhei om snel in te springen op nieuwe ontwikkelingen, waarbij het een bijrage kan leveren aan e slagvaarighei van e Dienst Regelingen. Efficiency (sturing op prouctiemielen) Het kostprijsmoel verschaft voloene inzicht in het beslag op (prouctie-)capaciteit en biet e mogelijkhei om een helere verschillenanalyse uit te voeren. Interne sturingsinformatie De mate waarin het kostprijsmoel mogelijkheen biet om interne sturingsinformatie te genereren. Meetbaar/Vergelijkbaar De mate waarin het kostprijsmoel mogelijkheen biet tot het gebruik van inicatoren. Beheersbaar (eenuiige structuur) De mate waarin het kostprijsmoel eenvouig te beheren en te onerhouen is. Effectiviteit meten (inzicht in input, throughput en output) De mate waarin het kostprijsmoel in staat is om e oelstellingen ie aan het moel hangen te verwezenlijken.

8 Eenvou (begrijpelijkhei) De mate waarin het moel voor alle betrokken DR-meewerkers uielijk, begrijpelijk en werkbaar is. Aministratieve inspanning De mate waarin e implementatie en het gebruik van het kostprijsmoel beslag legt op capaciteit van e meewerkers (financiële) aministratie en e meewerkers control. Aansluitbaarhei op anere systemen De mate waarin het kostprijsmoel aansluit op bestaane, bij e te fuseren iensten rees aanwezige, systemen.

9 Hoofstuk 2 Keuze van e kostprijsmethoe Voortvloeien uit e tijelijke agentschapstatus moet er een keuze woren gemaakt met betrekking tot het te hanteren kostprijsmoel. Zoals al eerer aangegeven, heeft e werkgroep e missie van Dienst Regelingen en e aaruit voortvloeiene oelstelling en ranvoorwaaren voor een kostprijsmoel als uitgangspunten genomen bij haar keuze voor een kostprijsmoel. Hieroner zijn e verschillene methoes van kostentoerekening kort uiteengezet. In het onereel Beooreling van e gepresenteere varianten zijn eze methoes getoetst op bruikbaarhei voor DR, aan e han van e in hoofstuk 1 vastgestele criteria. Als laatste onereel wort op basis van e uitgevoere beooreling een keuze gemaakt voor e te hanteren kostentoerekeningsmethoe voor DR. 2.1 Overzicht van mogelijke kostprijsmethoen Bij e kostentoerekening gaat het bij alle methoen om het toerekenen van kostensoorten aan kostenragers. Met kostenragers woren e proucten en iensten van het agentschap DR in oprichting beoel, ie oor e gelijknamige werkgroep geefinieer zijn. De irecte kosten kunnen rechtstreeks aan e proucten woren toegereken. Voor e toerekening van e inirecte kosten moet een keuze gemaakt woren uit onerstaane methoes: Delingscalculatiemethoe Voor het berekenen van e kostprijs woren e totale kosten van e prouctie in een bepaale perioe geeel oor het aantal in eze perioe voortgebrachte proucteenheen. Deze methoe is eenvouig en gemakkelijk toe te passen. De methoe is toepasbaar in een organisatie ie volkomen gelijksoortige proucten voortbrengt, waaroor er in feite maar één kostenrager is waarvoor e kostprijs moet woren bepaal. Bij meerere verschillene proucten werkt e methoe niet. Opslagmethoe De irecte kosten woren rechtstreeks ten laste van een prouct gebracht. De inirecte kosten woren oor miel van een opslag op e irecte kosten toegereken aan e proucten. Hierbij bestaat e keuze om gebruik te maken van één vereelsleutel voor e toerekening of van meerere vereelsleutels. Bij één vereelsleutel wort gesproken over e enkelvouige opslagmethoe, bij meerere vereelsleutels is er sprake van een meervouige of verfijne opslagmethoe. Deze methoe veronerstelt een oor e vereelsleutel(s) gerepresenteer verban tussen e inirecte kosten en e irecte kosten. In e praktijk wort bij eze methoe veelal een evenreig verban veronerstel, at er in werkelijkhei niet hoeft te zijn. Kostenplaatsmethoe Bij eze methoiek wort onerschei gemaakt naar hulpkostenplaatsen, hoofkostenplaatsen en kostenragers. Op basis van activiteiten ie e inirecte kosten veroorzaken woren kostenplaatsen gecreëer. In veel gevallen vallen eze samen met organisatorische eenheen (afelingen of teams). Kosten ie geen irecte relatie hebben met proucten woren verzamel op hulp- en hoofkostenplaatsen. Als e kosten, ie woren verzamel op een kostenplaats, op basis van e activiteiten irect kunnen woren oorbereken aan een prouct, wort gesproken over een hoofkostenplaats. De functies in e organisatie waarvan e kosten geen relatie hebben met e kostenragers woren eerst verbijzoner op een hulpkostenplaats. Via vereelsleutels woren eze kosten toegereken naar e hoofkostenplaatsen waarvoor eze activiteiten woren ingezet (bijvoorbeel: e kosten van huisvesting woren op basis van gebruik van m 2 oorbelast naar e afnemers van e huisvesting). Aangezien bij een hoofkostenplaats wel een irecte relatie

10 tussen e activiteiten van e hoofkostenplaatsen en e kostenragers (proucten) bestaat, kunnen e kosten van e hoofkostenplaatsen, inclusief e aarin begrepen toegerekene kosten van hulpkostenplaatsen, woren verbijzoner naar e proucten. Bij e kostenplaatsmethoe kan e volgene fasering woren aangebracht: 1. het groeperen van e inirecte kosten naar kostensoorten 2. het verelen van e inirecte kosten over e kostenplaatsen 3. oorbelasting van e kosten van hulpkostenplaatsen en algemene kosten over e hoofkostenplaatsen 4. oorbelasting van e kosten van hoofkostenplaatsen naar proucten Activity Base Costing ABC is primair een kostencalculatiemethoe en hanteert als uitgangspunt at e in e organisatie plaats vinene activiteiten e kosten veroorzaken. Deze methoe kent e volgene stappen: 1. het op basis van activiteitenanalyse bijeenbrengen van hanelingen in e inirecte sfeer tot activiteiten 2. het bepalen van kostenveroorzakene factoren, costrivers genoem, ie e relatie tussen e activiteiten en e kostenobjecten weerspiegelen 3. het bijeenbrengen van activiteiten met een zelfe costriver in costpools 4. het toerekenen van e op e costpools verzamele kosten aan e kosten objecten oor miel van e costrivers De kostenveroorzakene activiteiten en hun relatie met e kostenobjecten woren bij toepassing van e ABC-methoe zichtbaar gemaakt. Aners gezeg: niet e proucten veroorzaken e kosten, maar e activiteiten ie noig zijn om proucten te maken. Voor toepassing van eze methoe moeten aarom alle activiteiten woren vastgestel. 2.2 Beooreling van e gepresenteere varianten De gepresenteere varianten zijn getoetst op e beoorelingscriteria zoals ie voor Dienst Regelingen gelen. Hierbij wort opgemerkt at e geïentificeere proucten en iensten niet homogeen zijn. Tevens zullen er naar verwachting regelmatig wijzigingen in e organisatie- en managementstructuur optreen, waaroor een grote mate van flexibiliteit van het kostprijsmoel van groot belang wort geacht. Denk aan e stees wijzigene mestwetgeving, nieuwe projecten/proucten (bijvoorbeel het project Fischler), een nog niet volleig uitgekristalliseere organisatie en eventuele crisissituaties (vogelpest, mkz). In e onerstaane matrix is e samenvatting van e uitkomsten weergegeven. De matrix wort gevolg oor een toelichting op e beooreling.

11 MATRIX Kosten- Beoorelingscriteria Opslag plaats ABC 1 Inzicht in e kosten Prijs per prouctbepaling (optimalisatie) +/ Flexibiliteit (inspelen op nieuwe ontwikkelingen) Efficiency (sturing op prouctiemielen) Interne sturinginformatie Meetbaar/vergelijkbaar Beheersbaar (eenuiige structuur) Effectiviteit meten (inzicht input, throughput en output) Eenvou (begrijpelijk voor ieereen) Transparant voor e klant/manager +/ Aministratieve inspanning +/ Zoveel mogelijk aansluitbaar op anere systemen Toelichting score Elk beoorelingcriterium is getoetst in relatie tot Dienst Regelingen. 1. Inzicht in kosten Definitie: De mate waarin het kostprijsmoel inzicht verschaft in e aar van e toegerekene inirecte kosten. Beooreling: Opslagmethoe Door e eenvouige wijze van vaststelling van e vereelsleutels biet e opslagmethoe onvoloene mogelijkheen om kosten te alloceren en geeft aaroor te weinig mogelijkheen eze te beïnvloeen. Kostenplaatsmethoe Vanwege e methoe van oorbelasten (Hulpkostenplaatsen -> Zelfstanige kostenplaatsen -> Hoofkostenplaatsen -> Kostenragers -> Proucten) woren kosten per kostensoort per prouct heler in beel gebracht en aaroor beter beïnvloebaar. Activity Base Costing De wijze van oorbelasten van kosten naar activiteiten geeft een heler beel van e kosten per prouct uitgesplitst naar activiteiten. De geetailleere verfijning biet mogelijkheen kosten te beïnvloeen

12 2. Prijs per prouct (optimalisatie) Definitie: De mate waarin het moel mogelijkheen biet zo correct mogelijk e kosten per prouct vast te stellen. Beooreling: Opslagmethoe Door e eenvouige wijze van vaststelling van e vereelsleutels ontstaat het risico at aan kostenragers een onevenreig eel van e inirecte kosten woren oorbelast. De opslagmethoe biet onvoloene nauwkeurighei. Een vooreel is wel e snelhei waarmee een kostprijs kan woren bereken. Kostenplaatsmethoe Vanwege e methoe van oorbelasten (Hulpkostenplaatsen -> Zelfstanige kostenplaatsen -> Hoofkostenplaatsen -> Kostenragers -> Proucten) woren kosten op een evenreige wijze en met een hoge mate van nauwkeurighei oorbelast aan kostenragers. Activity Base Costing Vanwege e systematiek van het toewijzen van (eel-) activiteiten aan kostenragers ontstaat een hoge mate van nauwkeurighei, voorts woren kosten aan kostenragers oorbelast op basis van het beslag op capaciteit. +/- + +/+ 3. Flexibiliteit (inspelen op nieuwe ontwikkelingen) Definitie: De mate waarin het moel mogelijkheen biet snel in te springen op nieuwe ontwikkelingen. Beooreling: Opslagmethoe Kostenplaatsmethoe Activity Base Costing Binnen e opslagmethoe kan op een eenvouige en snelle wijze een kostprijsberekening woren gemaakt. Een kanttekening moet w oren gemaakt bij e nauw keurighei van kostprijsbepaling. De kostenplaatsmethoe biet voloene mogelijkheen om snel en eenvouig een kostprijs te berekenen, vereelsleutels hoeven in principe alleen binnen hoofkostenplaatsen en/of kostenragers te woren aangepast. Activity Base Costing is een complex van activiteiten en relaties ie leien tot een kostprijs, wijzigingen in activiteiten werken oor in het hele proces Efficiency (sturing op prouctiemielen) Definitie: De mate waarin het kostprijsmoel inzicht verschaft in het beslag op (prouctie) capaciteit en e mogelijkhei biet helere verschillenanalyse uit te voeren. Beooreling: Opslagmethoe Kostenplaatsmethoe Activity Base Costing Vanwege e opzet van e opslagsystematiek zijn er weinig mogelijkheen om op nauw keurige wijze hoeveelheiverschillen, bezettingsverschillen en prijsverschillen inzichtelijk te krijgen. Vanwege e opzet van e kostenplaatsmethoe is het per kostensoort mogelijk een verschillenanalyse uit te voeren. Activity Base Costing biet mogelijkheen om per activiteit verschillenanalyses uit te voeren, naeel hiervan is at het behoorlijk arbeisintensief is vanwege e veelhei aan activiteiten

13 5. Interne sturingsinformatie Definitie: De mate waarin het kostprijsmoel mogelijkheen biet interne sturingsinformatie te genereren. Beooreling: Opslagmethoe Kostenplaatsmethoe Activity Base Costing Vanwege e eenvou van het moel, afgezet tegen e complexiteit van DR-processen, biet e opslagmethoe te weinig etailinformatie om te kunnen sturen. Met e kostenplaatsmethoe kan op een vrij nauwkeurige wijze een verschillenanalyse woren uitgevoer (prijs-, bezettings- en hoeveelheiverschillen) en biet voloene input ten behoeve van sturing. Activity Base Costing biet mogelijkheen om een aanzienlijke hoeveelhei sturingsinformatie te genereren. De kanttekening ie hierbij moet woren geplaatst is het risico at e kwaliteit van e informatie afhangt van e juiste keuze/ontwikkeling van inicatoren Meetbaar/Vergelijkbaar Definitie: De mate waarin het kostprijsmoel mogelijkheen biet tot het gebruik van inicatoren. Beooreling: Opslagmethoe Kostenplaatsmethoe Activity Base Costing De opslagmethoe is beperkt voor wat betreft het gebruik van inicatoren en e volleighei van uitkomsten. Vanwege e algemeenhei van het moel zullen inicatoren slechts een algemeen beel schetsen. Met e kostenplaatsmethoe kan op een vrij nauwkeurige wijze een verschillenanalyse woren uitgevoer (prijs-, bezettings- en hoeveelheiverschillen), e analyses geven een behoorlijke juiste weerspiegeling van e werkelijkhei. Activity Base Costing biet mogelijkheen om een aanzienlijke hoeveelhei inicatoren in te bouwen. Hier schuilt een risico in van meten om te meten, waarbij het oel van e inicatoren voorbijgeschoten wort Beheersbaar (eenuiige structuur) Definitie: De mate waarin het kostprijsmoel eenvouig te beheren en te onerhouen is. Beooreling: Opslagmethoe Kostenplaatsmethoe Activity Base Costing Vanwege e eenvou van het moel, zal het beheer en onerhou ervan (b.v. invoegen van kostenplaatsen) relatief makkelijk gaan. De kostenplaatsmethoe is relatief eenvouig te beheren en te onerhouen oor e helere inrichting en e overzichtelijkhei van het systeem. Gevolgen van aanpassingen in bijvoorbeel vereelsleutels zijn goe te volgen. Binnen het systeem van Activity Base Costing bestaan er relaties tussen e verschillene activiteiten. Aanpassingen in e activiteiten hebben gevolgen voor e onerlinge relatie (b.v. kostenvereling), wat ten koste gaat van e transparantie en het overzicht

14 8. Effectiviteit meten (inzicht in input, throughput en output ) Definitie: De mate waarin het kostprijsmoel in staat is e oelstellingen ie aan het moel hangen, te verwezenlijken. Beooreling: Opslagmethoe Kostenplaatsmethoe Activity Base Costing Vanwege e eenvou van het moel wort onvoloene inzicht gegeven in etailgegevens van kosten. Dit zal het gebruik van het moel beperken. Met e kostenplaatsmethoe woren op een vrij nauwkeurige wijze kosten van input, throughput en output gealloceer. Dit verhoogt e bruikbaarhei en het nut van het moel aanzienlijk. Activity Base Costing biet een geetailleer beel van kosten van input, throughput en output, wat mogelijkheen biet om op elk niveau processen en us kosten te beïnvloeen /+ 9. Eenvou (begrijpelijkhei) Definitie: Beooreling: Opslagmethoe Kostenplaatsmethoe Activity Base Costing De mate waarin het moel voor alle betrokken DR-meewerkers uielijk, begrijpbaar en werkbaar is. De eenvou van het moel maakt het mogelijk at het voor nagenoeg ieereen begrijpelijk en te volgen is. De kostenplaatsmethoe heeft een hogere complexiteit an e opslagmethoe, maar is ook voor het mereneel van e betrokken meewerkers goe te volgen. Activity Base Costing is een geheel van activiteiten ie in relatie met elkaar tot een kostprijs leit. Onerlinge relaties tussen activiteiten hebben vaak gevolgen ie niet eenuiig te verklaren zijn Transparant (klant/manager) Definitie: De mate waarin zowel bijklanten als bij e verantwoorelijke manager uielijkhei bestaat over e opbouw van e kostprijs. Beooreling: Opslagmethoe Kostenplaatsmethoe Activity Base Costing De eenvou van het moel verschaft een uielijk beel van e opbouw van e kostprijs. De kostenplaatsmethoe geeft een vrij uielijk beel van e opbouw van e kostprijs, miner inzichtelijk is vaak e totstankoming van e vereelsleutels. Activity Base Costing geeft een heler beel van e activiteiten ie verricht moeten woren om tot een prouct te komen, het is echter gecompliceer om tot inzichten in e toerekening van kosten per activiteit te komen. +/+ + -

15 11. Aministratieve inspanning Definitie: De mate waarin e implementatie en het gebruik van het kostprijsmoel beslag legt op capaciteit van e meewerkers (financiële) aministratie en e meewerkers control. Beooreling: Opslagmethoe Kostenplaatsmethoe Activity Base Costing Vanwege e eenvou van het moel vergt e opslagmethoe relatief weinig aministratieve inspanning. De methoe is eenvouig om mee te werken. De kostenplaatsmethoe zal meer aministratieve inspanning vergen, aangezien eze gecompliceerer is an e opslagmethoe. Desalniettemin is het een methoe waarmee zoner al te veel problemen gewerkt kan woren. Vanwege e complexiteit zal e ABC-methoe een behoorlijke aministratieve inspanning vergen. Dit gelt voor oner anere e implementatie, e kennis van e methoe, e impact op e organisatie etc. +/ Aansluitbaarhei op anere systemen Definitie: De mate waarin het kostprijsmoel aansluit op bestaane, bij e te fuseren iensten rees aanwezige, systemen. Beooreling: Opslagmethoe Kostenplaatsmethoe Activity Base Costing Binnen LASER en Bureau Heffingen wort rees gebruik gemaakt van e kostenplaatsmethoe. Een nieuw systeem kan mogelijk conflicteren werken met huiige systemen. De kostenplaatsmethoe wort rees oor Bureau Heffingen en LASER gebruikt, implementatie technisch zullen bij e kostenplaatsmethoe e minste problemen ontstaan. Binnen LASER en Bureau Heffingen wort rees gebruik gemaakt van e kostenplaatsmethoe. Een nieuw systeem kan mogelijk conflicteren werken met huiige systemen Conclusie Als we e rie genoeme methoen van kostprijsberekening op een rijtje zetten aan e han van e uitgevoere beooreling, kunnen we conclueren at voor Dienst Regelingen e kostenplaatsmethoe e voorkeur verient boven e opslagmethoe en Activity Base Costingmethoe. De opslagmethoe scoort op een aantal van belang geachte ranvoorwaaren een onvoloene. De eenvou van het moel heeft oner meer tot gevolg at er een bepaale onnauwkeurighei en onvolleighei optreet in e kostprijsbepaling, waaroor e betrouwbaarhei van het moel ter iscussie komt te staan. Daarnaast verschaft e opslagmethoe onvoloene informatie ten behoeve van interne sturing en kan weinig inzicht woren gegeven in input, throughput en output. Naast e eenvou van e opslagmethoe hebben we e complexiteit van e ABC-methoe. De belangrijkste kenmerken van e ABC-methoe zijn at eze een grote mate van nauwkeurighei, betrouwbaarhei en volleighei kent en zooene e meest juiste weerspiegeling van e werkelijkhei geeft. Een aantal belangrijke naelen ie aan it moel kleven zijn oner anere e enorme aministratieve inspanning ie gelever moet woren met betrekking tot implementatie, beheer en onerhou van het moel, en het feit at e organisatie- en managementstructuur voor een langere tij uitgekristalliseer moet zijn. Daarnaast is het belangrijkste naeel van e ABCmethoe at eze absoluut niet flexibel is, wat ten koste gaat van e slagvaarighei.

16 Uit e beooreling op basis van e verschillene criteria blijkt at e kostenplaatsmethoe het beste voloet aan e eisen en wensen ie DR aan een kostprijsmethoe stelt. Op alle relevante criteria scoort e kostenplaatsmethoe een voloene resultaat. Daarnaast vergt het implementatietechnisch e minste inspanning, aangezien LASER en Bureau Heffingen e kostenplaatsmethoe rees hanteren.

17 Hoofstuk 3 Interne en externe sturing Bij het leveren van onersteuning aan e SOV oor het kostprijsmoel speelt het creëren van e juiste prikkel een belangrijke rol. Dit gelt zowel voor interne als externe sturing. Met betrekking tot externe sturing is ie prikkel gelegen in e tariefstelling. Interne sturing is vooral gericht op kostenbeheersing, voortgangbewaking en efficiency, us een prikkel moet ook aarop gefocust zijn. Het zijn van een going concern, om in accountantstermen te spreken, is kaerstellen aan e missie van e ienst. Dat betekent at risicobeheersing ook een belangrijke rol speelt in it geheel. Dit is van belang bij zowel interne als externe sturing. Het kostprijsmoel is enkel en alleen een miel, het garaneert niet e kwaliteit van e sturing. Hoe bijvoorbeel een afelingsmanager hiermee omgaat, is cruciaal voor het effect at het kostprijsmoel kan hebben op e missie van DR. Het vergt een anere manier van kijken naar e processen en naar inkoop van zowel personeel als materieel. Voor externe sturing speelt e vraag: wie raagt e risico s? Het stellen van een tarief per prouct is een uitstekene externe prikkel om zo efficiënt mogelijk een regeling uit te voeren. Op het moment echter at het aantal gerealiseere proucten aanzienlijk verminert ten opzichte van e prognose, zou DR een groot risico lopen met betrekking tot e ekking van haar kosten. Dus wie raagt at risico? De werkgroep kostprijsmoel ziet hierin een vitale rol van e afeling PiB. Tijens het offreringstraject ient eze vraag specifiek aan e ore te komen. Tevens moet een accountmanager genoeg specifieke informatie hebben over oner meer e mate van kwaliteit van een beschikking en e oelgroep van een regeling. De mate van nauwkeurighei of kwaliteit ie e oprachtgever eist op een beschikking, heeft zijn weerslag op het aantal uren at aan zo n beschikking bestee zal woren. Zowel e accountmanager van DR als e oprachtgever moeten zo specifiek mogelijk aangeven wat e verwachtingen zijn. Het specifiek maken van een opracht heeft overigens het vooreel at e rol van Partner in Belei meer gewicht krijgt. DR kan an beter voloen aan e wensen van e oprachtgever, terwijl e ienst tegelijkertij haar eigen risico s beter kan beheersen. Het invoeren van het moel van e generieke berijfsprocessen heeft ook zijn effecten op e interne sturing. Ten eerste: e regelingsverantwoorelijkhei zoals we ie nu kennen zal vervangen woren oor een abstractere vorm aarvan, ie niet per se bij een RVE hoeft te liggen. De RVE s concentreren zich in e eerste plaats op het eelproces waarvoor zij verantwoorelijk zijn en woren aar op afgereken via e ekkingsresultaten. Ten tweee: e huiige aansturing van e FO oor e BO zal ook vervallen oor e hiervoor genoeme verantwoorelijkheen voor e eigen processen en e afrekenbaarhei via ekkingsresultaten per proces. De FO is immers net als e BO een gelijkwaarig eel van e processen binnen het BPM. Om e juiste prikkel voor zowel interne als externe sturing te genereren, zijn onerstaane uitgangspunten voor het kostprijsmoel uitgewerkt. Een aantal van eze uitgangspunten zijn letterlijk overgenomen uit e strategische onernemingsvisie, omat eze bepalen zijn voor e manier van kostenvereling binnen het kostprijsmoel. De werkgroep ziet eze uitgangspunten als basis om aan e SOV van DR een bijrage te kunnen leveren.

18 3.1 Uitgangspunten kostprijsmoel Verantwoorelijkheen woren zo laag mogelijk in e organisatie neergeleg. Wat ecentraal aangestuur kan woren, wort ecentraal aangestuur. Wat centraal aangestuur moet woren, wort centraal aangestuur. In het kostprijsmoel moet eze managementfilosofie tot uitrukking komen. De verantwoorelijkhei van e kostenbeheersing wort neergeleg, aar waar eze beïnvloebaar is. Naast oprachten van e irectie kopen managers in het primair proces via eenvouige SLA s iensten/proucten in van kolom EIA. Mee op basis hiervan krijgen afelingsmanagers in e kolom EIA een buget. Er kunnen efficiency- en bezettingsverschillen optreen bij e Stafafelingen. De irecteur EIA is hiervoor (ein-)verantwoorelijk. Geurene het jaar kan e afname van iensten van e staf toenemen, tegen actuele tarieven. Over verlaging van afname van e stafiensten ienen bij jaarplan (afsluiten SLA s) afspraken gemaakt te woren. Inien e vaste personele bezetting groter is an e vraag vanuit e organisatie rechtvaarigt, an ontstaat bij betreffene (staf)afeling een voorcalculatorisch tekort. Meerjarig moet woren bezien of eze Stafmanagers een target krijgen om eze overbezetting te vermineren. Uiteinelijk gaan e efficiencyverschillen e.. uit Kolom A via e opslag van overhea wel naar e proucten van Kolom B. De managers uit Kolom B zijn aar weliswaar niet verantw oorelijk voor, maar er moet een nacalculatie komen van e integrale kostprijs. Op basis van e werkelijk tijgeschreven uren kan woren besloten om e kostenvereling voor een volgen jaar aan te passen. Binnen het kostprijsmoel is tijschrijven essentieel om tot een goee vereling van e kosten te kunnen komen. Inirecte kosten ie niet via SLA s woren vereel, woren via een vereelsleutel omgeslagen over e verschillene proucten. Nieuwe oprachten, ie geurene het jaar binnenkomen, krijgen ook e stanaar overhea oorbelasting. Ontstane prijsverschillen en bezettingsresultaten zijn winst/verlies voor DR. Vanaar at e prijs voor e oprachtgever ontstaat oor op e stanaarkostprijs een risicomarge te leggen.

19 Hoofstuk 4 Kostprijsmoel Dienst Regelingen De kostenvereelsystematiek Het generieke berijfsproces van e Dienst Regelingen is als gronslag gebruikt voor e vereling van kosten (zie onerstaan moel). Om e kosten te kunnen verelen, heeft e werkgroep eerst een categorisering aangebracht. Kosten zijn gesplitst in kosten Kolom A en kosten Kolom B. Oner Kolom A vallen e werkprocessen onersteuning en staf. De werkzaamheen ie binnen eze kolom uitgevoer woren, zijn in sommige gevallen (b.v. Pre-accessie en Dierziektebestrijing) irect toe te wijzen aan een prouct of ienst. De meeste kosten ie gemaakt woren zijn echter inirect (at wil zeggen, niet irect toe te rekenen aan een prouct). Deze inirecte kosten kunnen woren onerscheien in kosten ie miels Service Level Agreements (SLA s) aan RVE s woren toegereken, en niet toewijsbare kosten. Dit wort verer uitgewerkt in e paragraaf Kostenvereelsystematiek Kolom A. Oner Kolom B vallen e RVE s (Resultaatverantwoorelijke eenheen), ie zorg ragen voor het primaire proces. De kosten ie hier gemaakt woren, met uitzonering van e onersteunene afelingen, zijn rechtstreeks toe te rekenen aan e proucten zoals eze zijn geformuleer oor e werkgroep Proucten & iensten. De paragraaf Kostenvereelsystematiek Kolom B gaat hier verer op in. Kostenvereelsystematiek Kolom A Een stafafeling maakt irecte en inirecte kosten ten behoeve van het primaire proces. Deze kaerstellene en onersteunene werkzaamheen zijn oner te verelen in e volgene categorieën: a) onersteunene werkprocessen, ie primair ten ienste staan van (een specifieke regeling uit) het primaire proces ( onersteuning primair proces ), zoals met name communicatie (voorlichtingsmateriaal etc.), onersteunene juriische werkzaamheen, ICT-ontwikkeling, e Partner in Belei functie en het inregelen van regelingen. Deze werkzaamheen kunnen rechtstreeks aan e betreffene regelingen toegereken woren. b) onersteuning van e RVE, ie voor haar interne kwaliteitsborging rechtstreeks iensten afneemt van een stafafeling. Denk hierbij aan e personeelsconsulente, avies van FA voor e FA-RVE. c) staf processen ie primair ten ienste staan van e Dienst als zoanig en niet op kostenbasis toegereken kunnen woren aan bij DR belege regelingen. Het gaat hierbij met name om P&O-activiteiten, facilitaire onersteuning, interne controle op proces en/of beheer (kwaliteitsborging, algemene planning en control, interne auit), algemene juriische onersteuning en corporate communicatie. Deze categorisering maakt het mogelijk om kosten zoveel mogelijk irect toe te schrijven aan een prouct en aaroor e overhea op proucten te minimaliseren. De oner a) genoeme kosten woren irect aan een prouct toegereken, terwijl e oner b) en c) genoeme kosten via vereelsleutels vereel woren aan e verschillene proucten. De volgene paragrafen behanelen respectievelijk b) en c). In bijlage 1 is per afeling aangegeven hoe e kosten toegereken moeten woren. Hierbij is het organisatie- en formatieplan als uitgangspunt gebruikt.

20 Aan RVE s toewijsbare inirecte kosten Aan RVE s toewijsbare inirecte kosten moeten jaarlijks woren vastgeleg in een (eenvouige) SLA, met aarin opgenomen afspraken over prijs en hoeveelhei van e af te nemen proucten/iensten. Beslispunt is of er per RVE één SLA ient te woren opgestel met alle staven, of per RVE meerere SLA s met e verschillene stafafelingen. Overige niet toewijsbare inirecte kosten Voor e overige, niet toewijsbare (niet verkoopbare) inirecte kosten zijn twee mogelijke toerekeningmethoen onerken: 1. oorbelasting van overige inirecte kosten aan RVE s, miels een vereelsleutel per kostensoort 2. overige inirecte kosten woren verzamel als post overheakosten en woren vervolgens versleutel naar proucten/iensten als overheapost Optie 1: oorbelasting inirecte kosten aan RVE s Alle niet toewijsbare kosten van e stafafelingen woren via een vereelsleutel toegereken aan e RVE s, waarbij e RVE-manager bepaalt hoe eze woren toegereken aan e proucten/iensten, vallen oner e betreffene RVE. Vooreel: op RVE-niveau is beter zicht op reële vereling van e overhea naar proucten/iensten Naelen: miner eenuiige toerekening (er kunnen verschillen ontstaan tussen RVE s) per RVE anere afspraken miner transparant het betreft een restpost, ie niet beïnvloebaar is oor e RVE-managers Optie 2: overige inirecte kosten als overhea toerekenen aan proucten Alle niet toewijsbare inirecte kosten woren via een algemene vastgestele vereelsleutel vanuit e post overhea rechtstreeks toegereken aan e proucten. Voorelen: transparant eenuiig verantwoorelijkhei blijft aar waar e beïnvloebaarhei is Naelen: gaat voorbij aan inzicht/verantwoorelijkhei RVE-manager hout geen rekening met specifieke omstanigheen Avies werkgroep De werkgroep aviseert om voor optie 2 te kiezen. De beïnvloebaarhei van eze kosten ligt bij e managers van e betreffene stafafelingen en e irecteur EIA. Het heeft us geen zin om e RVE-managers hiermee te belasten. Verer komt eze optie e transparantie, eenvou en eenuiighei ten goee. De hiervoor te hanteren vereelsleutel kan het beste op basis van e irecte (fabricage) omzet per prouct/project/regeling. Hieroor wort rekening gehouen met het effect van zowel arbeisintensieve als kapitaalintensieve regelingen.

21 Kostenvereelsystematiek Kolom B Kolom B is opgeeel in een Frontoffice (FO) en een Backoffice (BO). Zowel e kosten ie gemaakt woren binnen FO als binnen BO zijn voornamelijk irect, aangezien het primaire proces aar wort uitgevoer. FO en BO bestaan uit Resultaat Verantwoorelijke Eenheen (RVE s). De werkgroep heeft ervoor gekozen om e kosten ie binnen een FO gemaakt woren, niet oor te berekenen aan e BO s. De kosten ie binnen e FO gemaakt woren, zijn namelijk irect toe te wijzen aan een prouct. Een RVE heeft te maken met zowel irecte als inirecte kosten. De irecte kosten bestaan uit kosten ie gemaakt zijn ter uitvoering van het primaire proces binnen e verschillene afelingen van een RVE. Daarnaast is er een geeelte aan inirecte kosten at miels SLA s vanuit kolom A aan e RVE s is toegereken (zie hierna). Tenslotte woren binnen kolom B zowel op RVE niveau als op afelingsniveau inirecte kosten gegenereer ie niet irect toewijsbaar zijn aan een bepaal prouct. De volgene paragraaf gaat verer in op e irecte kosten ie voortvloeien uit het primaire proces, waarna e inirecte kosten op RVE- (incl. toegerekene kosten vanuit kolom A) en afelingsniveau aan bo komen. Bijlage 2 geeft een schema van e kostenvereling van het primaire proces in kolom B. Directe kosten uit primair proces Om e irecte kosten naar een prouct of ienst toe te rekenen, en tegelijkertij e verantwoorelijkhei voor efficiency bij een afeling of RVE te beleggen, stelt e werkgroep voor om een prijs per uur voorcalculatorisch vast te stellen. Daaraan gekoppel wort een aantal normuren per prouct of prestatie vastgestel. Dat betekent at aan een prestatie altij eenzelfe prijskaartje hangt. Het aantal prestaties at een afeling verwerkt in een jaar, bepaalt an hoeveel irecte kosten oorbereken zullen woren aan een bepaal prouct. De werkelijke kosten ie oor e afeling gemaakt woren, kunnen afwijken van e oorberekening. Een voorbeel hiervan is het overschrijen van het vastgestele aantal normuren. Er ontstaat an een ekkingsresultaat oorat e afeling miner efficiënt werkt an geplan. Het vooreel van eze methoe is at een resultaat op een prouct irect te herleien is naar een afeling. Om e prijs per prestatie te berekenen, stelt e werkgroep voor om een stanaar prijs per prestatie voor geheel DR vast te stellen. Een stanaar DR-prijs per prestatie Er wort een stanaar prijs per prestatie voor alle afelingen ie primair werk uitvoeren, vastgestel. Er wort geen verschil gemaakt tussen afelingen, noch tussen RVE s. Wel wort hier rekening gehouen met e verschillene functiecategorieën en wort e prijs per uur bepaal aan e han van een gewogen gemiele van e prijs voor ambtelijk en e prijs voor tijelijk personeel. Aan e han van een voorbeel wort e techniek van berekening van e prijs per prestatie, alsmee e toerekening van e kosten, uitgeleg. Voorbeel Stel at DR uit 2 primaire afelingen bestaat, X en Y. Bij het opstellen van het jaarplan heeft afeling X 1829 manuur ter beschikking, terwijl afeling Y uur (3 fte s) ter beschikking heeft. Dit bestaat in zijn geheel uit ambtelijk personeel.van e 1829 uur (1fte) is slechts 1400 uur prouctief. De overige 429 uur bestaat uit non-prouctieve en improuctieve uren, zoals ziekteverzuim of intern overleg. Dus afeling Y heeft (3*429) = prouctieve uren bij jaarplan. De totale geplane kosten van afeling X beraagt Afeling Y gaat uit van een totaal van De kosten van e afelingsmanagers zijn hierbij buiten beschouwing gelaten.

22 Afeling X voert werk uit voor 3 verschillene proucten of prestaties, te weten prouct A; prouct B en prouct C. De volgene hoeveelheen woren geprouceer: A B C Aantal proucten/prestaties Aantal normuren per prouct Totaal aantal uur Dit betekent at in totaal 1200 ( ) van e 1829 aan capaciteit benut wort. Afeling Y voert werkt uit voor 2 verschillene proucten of prestaties, te weten prouct B en prouct C. De volgene hoeveelheen woren geprouceer: A B C Aantal proucten/prestaties Aantal normuren per prouct Totaal aantal uur Berekening van e uurprijs Om op voorcalculatie het prijs per prestatie te berekenen, woren e totale kosten geeel oor e prouctieve uren, te weten (afeling X) (afeling Y) = uur. Dus: / = Afeling X De oorberekene kosten voor prouct A van afeling X zijn: 10*10* 21,07 = Voor prouct B: 20*15* 21,07 = En prouct C: 40*20* 21,07= Het totaal aan oorberekene kosten beraagt Het ekkingsresultaat is bestaat an uit (zie overcapaciteit optie 1) + (1.200* 1,07) = De 1,07 is het geeelte at e stanaar DR-prijs hoger ligt an e afelingsprijs bereken in optie 1 a 20,= Afeling Y De oorberekene kosten voor prouct B van afeling Y zijn: 100*15* 21,07 = Voor prouct C: 145*20* 21,07: Het totaal aan oorberekene kosten beraagt Afeling Y heeft geen overcapaciteit ( = uur). Het resultaat wort erhalve veroorzaakt oorat e stanaar DR-prijs lager ligt an e aawerkelijke prijs: = Inirecte kosten Kolom B De inirecte kosten van kolom B kunnen op RVE- niveau en op afelingsniveau gemaakt woren. In beie gevallen woren eze kosten vereel aan e han van e voorcalculatorische uurgebonen omzet inclusief prouctgebonen omzet exclusief overhea van e esbetreffene RVE of afeling. 4.2 Onerhanen werk Afrekening oor DR met haar oprachtgevers kan uielijk plaatsvinen zora prestaties zijn afgeron. Maar oor e aar en e looptij van e regelingen ie DR uitvoert, kan over e afroning van eze prestaties geruime tij heengaan. Dan komen e vragen op wat e waare is

23 van eze zogenaame post Onerhanen Werk en wat er met e facturering aan e oprachtgever moet gebeuren, zeker bij een ijkmoment als het eine van het (boek)jaar. Winst en verlies woren sterk beïnvloe oor e keuze van e oplossing en aarmee ook e elementen voor sturing. Het thema Onerhanen Werk behanelen we in rie stappen: 1. Wat is e aar van het probleem van onerhanen werk? 2. Welke zijn e (theoretische) mogelijkheen om met it probleem jaarrekeningtechnisch om te gaan? 3. Welke afweging kunnen we maken tussen beie methoen. De aar van e problematiek Binnen het werk van DR betekent het afrekenen op een afgerone prestatie (aanvraag, bezwaarschrift) at e omzet aan het ein van e rit binnenkomt, terwijl e kosten geurene e rit woren gemaakt. Bijgaane figuur illustreert it gegeven grafisch. t t + 1 t + 2 Looptij regeling (ontvangst t/m betaling) 0 Omzet regeling (komt binnen ein looptij regeling) 0 Kosten regeling (bouwen zich geurene looptij regeling) 0 Omzet minus kosten (geurene looptij verlies, pas aan het ein afrekening) De kern van het probleem is at als it niet aministratief gecorrigeer wort, er geurene e looptij van e regeling een verlies zichtbaar wort, at aan het ein opeens sterk afneemt an wel positief wort bij e toerekening van e omzet. Dit leit op DR-niveau tot enorme schommelingen in het resultaat van perioe op perioe. Als er in een perioe veel afrekeningen plaatsvinen, zou at opeens een sterk positief effect hebben op het resultaat. Dit betekent at e basis voor sturing zeer onzeker wort. Twee (theoretische) mogelijkheen om hier aministratief mee om te gaan Ook e accountancy ziet natuurlijk it probleem: in accountantstermen is e matching van kosten en opbrengsten verwenen. Van oorsprong oet it probleem zich met name voor in e bouw bij het aannemen van grote projecten. In eze zin zijn e regelingen te zien als projecten. Er zijn in e theorie twee methoen te vinen om hiermee om te gaan, namelijk: 1. Completion Metho (CM). Pas na afroning van het project woren zowel kosten als omzet genomen, at wil zeggen in e resultatenrekening verwerkt. Maanelijks wort voor elk project bekeken of er sprake is van een verwachte verliessituatie. Als it het geval is, an

24 wort het verwachte verlies uit voorzichtigheisoverwegingen geboekt. Voor DR: e kosten woren geurene e looptij van e regeling op e balans gezet (en aarmee niet in e resultatenrekening verwerkt). Bij e ontvangst van e omzet wort alles in e resultatenrekening verwerkt. 2. Percentage-Of-Completion Metho (POCM). Geurene e looptij van het project woren omzet en kosten genomen in relatie tot e voortgang van het werk. Als 80% van het werk geaan is, betekent it at ook 80% van e omzet wort genomen en e kosten tot op at moment. Voor DR: e omzet wort geboekt naar rato van e voortgang van het werk, e kosten woren irect in e resultatenrekening genomen. Afweging CM en POCM POCM is een stuk eenvouiger (geen geoe met kosten op e balans) en relatief zuiverer (er is sprake van een gelijkmatiger verloop van omzet en kosten in lijn met e uitvoering van het werk). De angel zit hem in e mogelijkheen tot beïnvloeing van het resultaat. Bijvoorbeel: oor e voortgang van het werk gunstiger voor te stellen, is een verhoging van e winst in een perioe mogelijk. In ie zin zijn e waareringen van POCM us arbitrair. Belangrijk voor e toepassing van POCM is: Goee procesbeheersing, zoat maanelijks e voortgang van het werk (per regeling) op een betrouwbare en controleerbare wijze kan woren aangegeven. Ook voor CM van belang. Maanelijks boeken van e gerealiseere omzet op e regeling aan e han van e voortgang op het werk (extra werk t.o.v. huiige werkwijze LASER via allocatiemoule). Ook voor CM extra werk in beooreling projecten/regelingen. Afstemming met en accorering oor accountant van e ins en outs van e toepassing. Intern binnen DR volleige transparantie over e wijze van omzetboeking. Voor e toepassing van CM ontkom je bijna niet aan een aparte subaministratie voor e projecten/regelingen in e aministratie. Aners krijg je een ingewikkele situatie met vele balansposten en coeringen. Voor e POCM hoeft it niet, omat hierin veel meer irect via e resultatenrekening gaat. Een praktische tussenvorm Een tussenvorm wort geboen oor het feit at DR het BPM invoert, met zijn eigen eelproucten per processtap. Dan is het mogelijk om binnen e methoe CM via e afrekening van e eelproucten e intervallen tussen het maken van kosten en e realisatie van omzet sterk te verkorten. Dit verminert het belangrijkste naeel van eze methoe. Er blijven enkele kleine naelen over: 1. Er blijven kosten op e balans terechtkomen, ie e interne sturing bemoeilijken. De effecten op winst en verlies voor DR gelen ook op regelingsniveau en, afhankelijk van e wijze van sturing, ook op RVE-niveau. Als we er echter van uitgaan at it elk jaar in ongeveer gelijke mate gebeurt, an is het effect weer verwaarloosbaar. Het uitstel van e ontvangsten aan het ein van het jaar valt an namelijk w eg tegen e verlate inkomsten aan het begin van het jaar. 2. De oprachtgever van LNV wort geconfronteer met een naheffing vanuit het voorgaane jaar voor e afgerone prestaties. Dit is overigens wel een éénmalig effect, omat it het eenmalig naar achteren halen betekent van e afrekening. Daar kan bij e invoering van it systeem al rekening mee gehouen woren oor het uitgestele berag te reserveren. De voorlopige conclusie van e werkgroep is at e voor DR mogelijke tussenvorm van afrekening van eelproucten e voorkeur heeft, omat e arbitraire effecten wegvallen terwijl e sturing voor een groot eel op vaste gron kan plaatsvinen. Er blijkt geen manier te zijn ie alle naelen volleig wegneemt.

25 4.3 Methoe voor voorcalculatie en nacalculatie Binnen het kostprijsmoel w ort voor e vereling van zowel e irecte als e inirecte kosten gebruik gemaakt van voorcalculatie. Directe kosten Zowel voor e uurgebonen als e prouctgebonen irecte kosten, wort bij voorcalculatie een prijs per prestatie vastgestel. Deze prijs blijft geurene het jaar gelijk. De ekking ie een afeling aan e han hiervan genereert, is onereel van e totale kostprijs van een prouct. Aangezien e ekking niet altij gelijk is aan e werkelijk gemaakte kosten, is het mogelijk at er een verschil ontstaat op afelingsniveau. Deze afwijking wort als overhea alsnog naar het esbetreffene prouct versleutel, om zo een volleige kostprijs te bepalen. Inirecte kosten Voorcalculatie: Onerstaan figuur geeft een voorbeel van e voorcalculatorische oorbelasting op basis van omzet, zoals het geval zal zijn bij e vereling van inirecte kosten: Prouct Omzet Doorbelasting A 50 25% B 50 25% C % Totaal % In e voorcalculatie woren kosten aan e han van vereelsleutels oorbelast. Hieroor ontstaan er binnen een vereelsleutel oorbelastingspercentages. Dit hout in at prouct A bij e voorcalculatie 25% aan kosten krijgt oorbelast. Op basis van e voorcalculatie (stanaarkostprijs) wort met e oprachtgever een contract afgesloten. Nacalculatie: Doelstelling is om bij e nacalculatie op een eenvouige manier een verschillenanalyse op te kunnen stellen, zoat sturing op basis van kostprijzen plaats kan vinen. Het werkelijke oorbelastingspercentage wijkt af van e voorcalculatie. Het hanteren van it werkelijke percentage zorgt ervoor at in e tussentijse verschillenanalyse op e nacalculatie rekening moet woren gehouen met bijvoorbeel seizoenseffecten. Deze effecten verlagen e transparantie van e kostprijs, en zorgen in het verlenge voor een geringer raagvlak. Het voorstel voor e voor- en nacalculatie is beoel om het oorbelastingpercentage uit e voorcalculatie voor het lopene jaar vast te zetten en te hanteren bij e nacalculaties. Hieroor wort een stijging of aling van een kostprijs enkel en alleen veroorzaakt oor een stijging of aling van e kosten. Dit zorgt voor transparantie. Intern moet uiteraar woren vastgestel wat het gerealiseere oorbelastingpercentage is zoat in e voorcalculatie van jaar n+1 hiermee rekening kan woren gehouen. Hierbij ient overigens wel rekening gehouen te woren met uitbreiing van het prouctenpakket geurene het jaar. Efficiency op e inirecte kosten heeft bij nacalculatie geen effect op het oorbelastingspercentage. Een aling van e kosten zorgt voor een aling van e oor te belasten kosten en aarmee voor een aling van e werkelijke kostprijs.