Uw kinmtrk Accountants verslag van gemeente Drechtsteden voor het boekjaar eindigend op 31 december 2010

Transcriptie

1 IVIPGR g47084 GR Accountants B«V. Wilhelminakae 3072 AP Rotteram Postbus CA Rotteram Tel: Fax: \: Aan e leen van e Drechtraa van e gemeenschappelijke regeling Drechtsteen Postbus AP DORDRECHT Datum Behanel oor Ons kenmerk C. Wemmerus M.Sc RA lr048/mv/550- Onerwerp Uw kinmtrk Accountants verslag van gemeente Drechtsteen voor het boekjaar einigen op 3 ecember 200 Geachte mevrouw, heer, Hierbij ontvangt u het accountantsverslag over het boekjaar 200. Dit verslag geeft onze belangrijkste beviningen weer. Wij hebben e jaarrekening 200 van e Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteen (GRD), opgestel oner verantwoorelijkhei van irectie, gecontroleer. Bij eze jaarrekening hebben wij op 9 mei 20 een goekeurene controleverklaring verstrekt. In het bijgevoege accountants verslag treft u een analyse aan van uw vermogen en resultaat. Vervolgens zijn onze controlebeviningen samengevat. Op alle oprachten verricht oor zijn e 'Algemene Voorwaaren Dienstverlening Netrian, november 200' geeponeer bij e Kamer van Koophanel oner nummer van toepassing. Accountants B.V. is ingeschreven In het hanelsregister van e Kamer van Koophanel tt Rotteram oner nummer Member of Touche Tohmatsu Limite

2 Bla 3 van 24 Inhou Managemeiitsamenattmg 4. Inleiing 8.. De opracht ie u ons hebt verstrekt 8.2. Onze onafhankelijkhei is gewaarborg 9 2. Uw vermogen en resultaat Algemeen Weerstansvermogen/risicomanagement 3. ControlebeYiningen jaarrekening , L Van Accountantsverklaring naar Controleverklaring Goekeurene controleverklaring Transparantie besluitvorming Manen Maken Kasgellening gemeente Papenrecht Voreringen en overige nog te ontvangen beragen 5 3J. Vooruitbetaale kosten Voorzieningen Kortlopene schulen WMO Single information Single auit (SiSa) Ontwikkelingen Fouten en onzekerheen SiSa Beviningen rechtmatigheiscontrole 7 4. Speerpunten van e auitcommissie 9 4. Inhuur externe eskunighei 9 5. Aministratieve organisatie en interne beheersing Samenvatting beviningen Uurtarieven Frauerisico 22 Appenix A: Overwicht controleverschillen 24

3 Ö CD a ü «Ö g W)' ü N 'S (D I j5 B S 'm S Ö U «ü 2 fl S S o j i 8 ft '. : 5 ' CD o fe aj ' t O» ' CD b) ( <D lil Q ü ' Q ö i 'M Tt e s i«-( O s c 00 s o f-n M m es i s m «S 8 to ë bc 's 3 g 'S 8 ö s & E'S,g Q ü l u «ö Q Q ' i2 ö ü s CD - g 'S - (U O N O I SP S 2 o s ö CD Q Q 3 ö o «2 S. &0 ÜQ ö ë I - tij J qj. < o -S o Ö r S 'S. o «D w r " S H ' *~' <u <U CD 2 - S 'E CD -7:5 'S ö -ö as CU " jsr Q C/3 Q SP o C/3 W) c ë ffi; Ü feb' t/3 CJ M Q S <i5 g-ö

4 a r in m o 'C a so f 00 a f ( 5 I I bö C/5 J 'B - N rt ü a -8 s e.8 s en e qp e.8 g ÖN V qp o 8 OP C4P 0) c S ly -0 a c 0 *J 'é-iï ö c K3 T-H Q * m M 9 -Ö G { 4 Ö w 4-ï a 43 e c # en M I I s O il I <s

5 g a 03 e 2 ü 6 p rs s e efoutengroter an e pporteringstolerantie zij: it rapport toegelicht. a SM o gevolgen voor i strekking van e controle verklaring.. ö S i l g ra Q ë o i gevolge strekking van.3 o 't 'S M 8 X ex O P- ra -a ra ' O *»M s i 8 i S OJ.s N O S 'M "o 8 i S J 2 van e eelne gemeenten. e Q öjo fl fd H Q 5/) ' Ü e ë Ü.2 - s cip 2,0 miljoen ten, waarvan rapporterings _, p,, Het betreft in totaa ongecorrigeere fo miljoen beneen «van c en 8 Het betreft in totaa oozekerheen. & 3 l* a M "C i P "Ö O yd o ra u o o 4 Q i m ft o Q i 4mJl " N O m 3 Ö tg g O Q risico's om UW risi : vanbelang. CS O CS 00 Pi ê g g ring 4.2) «c<» g; 'S S 0) s C9 '' «i ' A S 2J ö erene foi fstuk4) ei S i m s) II ii m [s

6 Tt CN n r PQ i_h f < O CN fl fi vn f nf) ï*m «rh

7 Bla 8 van 24, Inleiing.. De opracht ie u ons hebt verstrekt De onerlinge afspraken tussen uw gemeenschappelijke regeling en Accountants B,V. tot het controleren van uw jaarrekening woren elk jaar bevestig via een oprachtbevestiging. Met eze oprachtbevestiging van 30 november 200 heeft u ons op meer geetailleere wijze opracht gegeven tot het controleren van e jaarrekening 200. Gezamenlijlce risicoanalyse als basis Onze controle start met het maken van een analyse van e risico's waar u als gemeenschappelijke regeling mee te maken heeft. Deze risicoanalyse zien wij als een gezamenlijke actie van ons controleteam en vertegenwoorigers van uw gemeenschappelijke regeling (bestuur en management) en mat eel uit van ons pre-auitgesprek. Het oel hiervan is op basis van gezamenlijke kennis van uw organisatie en uw omgeving en branche tot een zo volleig en bruikbaar mogelijke risicoanalyse te komen, ie als basis voor verere controlewerkzaamheen zal ienen. Het gaat hierbij om e externe risico's en e risico's in e berijfsvoering. Bij eze inventarisatie zal focus liggen op e risico's in e voor e jaarrekening relevante processen. De uitkomsten van eze processen ienen te resulteren in verantwoore transacties in e jaarrekening. Onze risicoanalyse en aarop gebaseere controleaanpak richten zich niet uitsluiten op e jaarrekening zelf, maar ook op het systeem van interne beheersing. Hoe beter at systeem functioneert, hoe meer zekerhei er bestaat at betrouwbare informatie wort opgelever, zowel tussentijs als bij e jaarverantwooring. Omat eze interne beheersing het gehele jaar goe ient te functioneren, hoeven wij met e aanvang van onze controle niet te wachten totat e jaarrekening geree is. Onze controle vint aarom voor een belangrijk eel rees in e tweee helft van het boekjaar plaats. Wij onerzoeken tijens e interim-controle e proces- en programmarisico's, om te bepalen of hierin voloene beheersmaatregelen (e AO/IC) zijn getroffen. Het prouct van eze fase van e controle is een managementletter met aarin, wanneer it aan e ore is, opgenomen verbeterpunten ter verere optimalisatie van e interne beheersing. De interim-controle is uitgevoer in ecember 200. De managementletter is op februari 20 besproken in e auitcommissie. Bij e jaarrekeningcontrole stellen wij vast of e jaarrekening is opgestel volgens e gelene verslaggevingsvoorschriften (het Besluit Begroting en Verantwooring Provincies en Gemeenten, hierna: BBV), of e oor u opgestele jaarrekening een getrouw beel geeft en of e baten en lasten en balansmutaties rechtmatig tot stan zijn gekomen. Ook stellen wij vast at e posten in e jaarrekening aequaat zijn toegelicht. Onze controle hout niet in at wij alle posten controleren.

8 Deloïtte Bla 9 van 24 Onze aanpak heeft als oel om belangrijke onjuistheen en/of onrechtmatigheen te ontekken, rekening houen met e materialiteitsgrenzen zoals vastgeleg in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (BAPG). Het prouct van e jaarrekeningcontrole is e controleverklaring bij e jaarrekening en it voorliggene accountantsverslag. Wij zijn op 4 maart 20 gestart met e controle van e jaarrekening 200. Bij aanvang van e balanscontrole was e kwaliteit van e ter controle aangeboen conceptjaarrekening voloene om onze controle te starten. De kwaliteit van e aministratie en het samenstelproces is ten opzichte van vorig jaar toegenomen. We hebben an ook eerer an vorig jaar een goekeurene controle verklaring kunnen geven. Wij hebben tijens onze controle nog wel materiële correcties laten uitvoeren in e aministratie en e jaarrekening 200. Daarnaast blijft e onerbouwing van e jaarrekeningposten, het voloen aan e BBV-verslaggevingsvoorschriften en e juiste verwerking van besluitvorming in voorstellen aan het agelijks bestuur en e Drechtraa en in e aministratie een belangrijk aanachtspunt voor uw gemeenschappelijke regeling. De belangrijkste beviningen vanuit onze controle en e aaraan gekoppele aviezen hebben wij in it verslag opgenomen. Wij vragen e komene perioe uw aanacht voor het opvolgen van e gegeven aviezen ie naar onze mening irect bijragen aan een verbetering van e verslaglegging, het inzicht in e financiële positie an wel e verbetering van e interne beheersing van uw organisatie. Wij aviseren u om e follow-up van e beviningen te bewaken.,2, Onze onafliankelijkhei is gewaarborg De voorschriften in het kaer van onafhankelijkhei zijn binnen e beroepsorganisatie van registeraccountants (e NBA) opgenomen in e "Naere Voorschriften inzake onafhankelijkhei van e openbaar accountant" (hierna: NVO) en vormen een belangrijk onereel van het normenkaer' waaraan een accountant moet voloen. De naleving van e NVO is binnen e organisatie van ingebe. Op basis van onze toetsing aan het 'normenkaer' en waar noig aanvullen getroffen maatregelen conclueren wij at onze onafhankelijkhei als certificeren accountant bij uw Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteen (GRD) in 200 voloene is gewaarborg. 2, Uw vermogen en resultaat 2X Algemeen In het BBV, e verslaggevingsregels van gemeenten, wort een uielijk onerschei gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten ienen via e programmarekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen woren gemuteer.

9 . Bla 0 van 24 Resultaat voor bestemming De mutaties in het eigen vermogen vinen plaats oor miel van e resultaatbestemming. Het resultaat vóór bestemming beraagt 9,9 naelig. Per salo is tussentijs rees 4, miljoen aan e reserves onttrokken, zoat het uiteinelijke nog te bestemmen jaarresultaat 5,8 miljoen naelig beraagt. Dit berag is afzonerlijk vermel oner het eigen vermogen in e balans. In e figuur hierna hebben wij e ontwikkeling van het eigen vermogen grafisch weergegeven; Ontwikkeling vermogen (x , , , O \ Vermogen De reserves van uw gemeenschappelijke regeling zijn in 200 met een berag van 9,9 miljoen afgenomen. Dit komt overeen met het resultaat voor bestemming van 9,9 miljoen naelig. De grootste onttrekkingen hebben plaatsgevonen in e reserve inkomenseel WWB ( 2,4 miljoen), bestemmingsreserve WMO ( 2, miljoen), Bestemmingsreserve BWS ( 2,0 miljoen), Investeringsfons manen maken ( 2, miljoen) en bestemmingsreserve BLS ( 5,4 miljoen). De omvang van uw reserves beraagt ultimo 200 3% van het balanstotaal (2009: 26% van het balanstotaal). In e nota reserves en weerstanscapaciteit van ecember 2007 zijn uitgangspunten neergeleg over e omvang van e benoige reserves. Uitgangspunt is at elke GRD ochter naast programmareserves beschikt over een exploitatiereserve van maximaal 3% van e totale apparaatskosten met een minimum van Op it moment beschikken e ochters groteneels over een ergelijke reserve. De GRD zelf beschikt op it moment niet over een algemene reserve. Algehele conclusie is an ook at e gemeenschappelijke regeling ''weinig vet" op haar botten heeft en at uw financiële positie oner ruk staat.

10 Bla van 24 De reservepositie op balansatum bestaat an ook groteneels uit besternmingsreserves ie bestem zijn voor het uitvoeren van beleisprogramma's. Wij aviseren u in 20 te werken aan een plan om e reservepositie en uw weerstansvermogen verer op ore te brengen. Hierna geven wij een overzicht van e ontwikkeling van het resultaat (vóór bestemming) van 2008 tot en met 200. Resultaat voor bestemming (x.000) o "V. \ Resultaat Resultaat na bestemming De exploitatie over 200 laat een naelig salo na bestemming van 5,8 miljoen zien, ten opzichte van een naelig salo van,3 miljoen over het boekjaar De belangrijkste componenten in het naelige resultaat 200 zijn: Sociale Dienst Gemeentebelastingen Onerzoekscentrum Algemene ekkingsmielen 6,5 miljoen naeel 0,4 miljoen vooreel 0, miljoen vooreel 0,2 miljoen vooreel Voor een meer uitgebreie analyse van het rekeningresultaat over het jaar 200 verwijzen wij naar e toelichting op e programmarekening en het overzicht van incientele baten en lasten at is opgenomen in eze toelichting. 2*2. Weerstansvermogen/risicomanagement De samenhang tussen weerstanscapaciteit en risico's van uw gemeenschappelijke regeling hebben wij in e navolgene figuur samengevat (beragen in miljoenen):

11 Bla 2 van 24 Risico's Bereken profiel onvoloene gekwantificeer Het weerstansvermogen kan, zoals uit bovenstaan overzicht ook blijkt, niet los woren gezien van e risico's. Het berekene profiel van e risico's is e optelsom van alle oor uw organisatie benoeme risico's (zie paragraaf Weerstansvermogen in uw jaarverslag). In een situatie van voloene financiële manoeuvreerruimte is eze benaering meestal wel toereiken; in e huiige tij met tal van onzekerheen is het gewenst om e risico's beter te preciseren. Het komt er nu op aan beter in beel te brengen wat e kans is at een risico zich aawerkelijk zal vooroen, bijvoorbeel oor te werken met scenarioanalyses en beter te sturen op het voorkomen van risico*s. Dit laatste is mogelijk oor gerichte beheersingsmaatregelen te nemen. Alleen op eze wijze kunt u e meest waarschijnlijke "pijn" zichtbaar maken. Daarnaast verwijzen wij u naar e rees eerer oor ons gemaakte opmerkingen over e omvang van uw weerstanscapaciteit in paragraaf 2. L 3. Controlebeviiiingen jaarrekening Van Accountantsverklaring naar Controleverklaring Vanaf 5 ecember 200 is e naamgeving van e 'Accountantsverklaring' gewijzig in *Controleverklaring van e onafhankelijke accountant'.

12 Bla 3 van 24 Dit sluit aan bij e aar van e opracht van e accountant: het geven van een onafhankelijk ooreel over e jaarrekeningen als resultaat van e controle. Hieroor is een meer herkenbaar onerschei ontstaan met e beoorelingsopracht en samenstelopracht ie ook oor accountants woren uitgevoer. De controleverklaring van e accountant is ingebe in e in Neerlan voor accountants gelene controlestanaaren (NV COS). Oner invloe van internationale aanpassingen in regelgeving is ook e inhou van e controleverklaring op onerelen veruielijkt. In e stanaartekst van e controleverklaring melt e accountant meer expliciet an voorheen e aangelegenheen ie naar e mening van e accountant relevant kunnen zijn voor e gebruiker. Denk aarbij aan: Het benoemen van afwijkingen van materieel belang met betrekking tot e toelichting in e controleverklaring. Verklaring betreffene overige bij of krachtens e wet gestele eisen: expliciete opmerking of jaarverslag overeenkomstig e wet is opgestel en of oor wet vereiste gegevens zijn toegevoeg. Een voorbeel is het opnemen van bestuurersbezoliging en het opnemen van zogenoeme WOPT-melingen Goekeurene controleverklaring Bij e jaarrekening 200 van uw gemeenschappelijke regeling hebben wij op 9 mei 20 een goekeurene controleverklaring verstrekt. Deze hebben wij separaat aan u toegezonen. In it hoofstuk rapporteren wij u e belangrijkste beviningen ten aanzien van e jaarrekening 200. Een overzicht van alle gecorrigeere en geconstateere niet-gecorrigeere controleverschillen hebben wij in appenix A opgenomen. De posten beneen e rapporteringstolerantie hebben wij niet afzonerlijk maar als totaal opgenomen Transparantie besluitvorming Wij hebben bij e controle van uw jaarrekening geconstateer at e formulering van e genomen besluiten in het Drechtsteenbestuur en e Drechtraa niet altij uielijk zijn en eenuiig woren uitgeleg om ze op een juiste manier in e aministratie an wel jaarrekening te verwerken. Dit heeft tot gevolg at e interpretatie van esbetreffene besluiten verschillen kan zijn. Wij noemen hierbij als voorbeel e besluitvorming ronom e tekorten bij e SDD in e 2"" tussenrapportage, e wijze van verwerken van e opbrengst bree oorlichting en het afhechten Manen Maken via maatregelenpakket. Wij aviseren u e formulering van bestuursbesluiten aan te scherpen en te toetsen op aspecten van het BB V,

13 Bla 4 van 24 Ook geven wij in overweging narukkelijk e regie te nemen over e verwerking van ergelijke besluiten in e aministratie en jaarrekening van uw gemeenschappelijke regeling en e eelnemene gemeenten en e gemeenschappelijke regelingen Veiligheisregio Zui-Hollan Zui, Regio Zui-Hollan Zui en e Omgevingsienst Zui-Hollan Zui Manen Maken In e jaarrekening is in bijlage verantwooring afgeleg over het verloop van het fons Manen Maken. Het fons heeft op balansatum een salo van 2,2 miljoen. Op basis van het overzicht in bijlage lijkt it voloene te zijn om e toekomstige claims op te vangen (salo te realiseren uitgaven - inkomsten 2,2 miljoen). In het overzicht in bijlage en e stan van het fons op balansatum zijn echter alleen besluiten opgenomen over claims tot en met balansatum. Inmiels is uielijk geworen at, vooral oor een veranere inzet van e mielen oor e provincie Zui-Hollan, het risico aanwezig is at het fons in 20 een fors negatief salo zal hebben. Het geraame tekort is becijfer op 3,8 miljoen. Het Drechtsteenbestuur heeft op 3 april 20 een maatregelenpakket genomen at it tekort moet opheffen. Op het arrangement van gemeenten wort 4,55 miljoen bezuinig (vooral: Maasterras gemeente Dorrecht,25 miljoen en Euryza gemeente Zwijnrecht 2,0 miljoen). Daarnaast wort 4,85 miljoen bij gemeenten in rekening gebracht en wort nog een bijrage van,9 miljoen van e provincie Zui-Hollan verwacht. Het besluit van het Drechtsteenbestuur zal in e jaarrekening van 20 en aarna woren verwerkt. Gezien e verstrekkene gevolgen van it besluit en e aarmee samenhangene risico's aviseren wij u na te gaan of e nota 'afliechten Manen Maken via maatregelenpakket' oor e Drechtraa moet woren vastgestel. Verer is opmerkelijk at e eelnemene gemeenten op verschillene wijze met e bezuiniging op het arrangement en e bijrage van 4,85 miljoen in e jaarrekening 200 of 20 omgaan. 3*5* Kasgellening gemeente Papenrecht In e balans van uw gemeenschappelijke regeling is een berag van 45 miljoen verantwoor uit hoofe van kasgelleningen. Hierin is 7 miljoen opgenomen welke betrekking heeft op e gemeente Papenrecht. De gemeente Papenrecht lift mee als ''gastgebruiker" en heeft via e GRD eze 7 miljoen uitgezet bij e ABN/AMRO bank. Het vigerene financieringsstatuut stelt at e GRD gelen mag uitzetten en aantrekken in het kaer van e publieke taak. Daarnaast is opgenomen at e GRD en e eelnemene gemeenten ernaar streven elkaar oner zo voorelig mogelijke conities onerling van mielen te voorzien, één en aner mits e omstanigheen en e rentemarkten it toestaan en it niet op gespannen voet staat met relevante wetgeving. Omat sprake is van een aner overheislichaam (us publieke taak) staat eze transactie naar onze mening niet op gespamien voet met e relevante wetgeving. Wij hebben wel geconstateer at aan e transactie geen overeenkomst ten gronslag ligt waarin e onerlinge aftpraken woren bevestig. De transactie is via geaccoreer oor e zakelijk irecteur.

14 Bla 5 van 24 Wij aviseren u ergelijke transacties schriftelijk te bevestigen in een overeenkomst. Daarnaast vragen wij u aanacht voor e manatering van e transactie. Volgens het statuut is e zakelijk irecteur gemachtig om transacties aan te gaan op e gelmarkt van maximaal jaar. Wanneer e constructie met Papenrecht langer loopt an jaar ient u actie te onernemen ten aanzien van e autorisatie van eze transactie Voreringen en overige nog te ontvangen beragen In e balans is een vorering op e Provincie Zui-Hollan opgenomen voor een berag van 0,2 miljoen. Deze vorering is ten onrechte in e balans van e GRD opgenomen, omat eze bestem is voor e gemeente Dorrecht. De SDD heeft voor een berag van 0, miljoen een vorering opgenomen op RST Zorgverleners en Stichting e Wieleborgh. Beie zorgleveranciers hebben bezwaar aangeteken tegen eze vorering. Momenteel beooreelt e SDD e omvang van eze voreringen opnieuw. Voor eze voreringen is het risico aanwezig at zij niet geïn gaan woren. Voor it risico is geen voorziening getroffen. Het SCD heeft een berag van 0, miljoen als nog te ontvangen van KPN opgenomen op basis van een monelinge toezegging van IN. Wij hebben vastgestel at e vorering oor KPN niet schriftelijk is bevestig. De inning van eze vorering is naar onze mening an ook onzeker Vooruitbetaale kosten Oner e vooruitbetaale kosten is in totaal 04 miljoen opgenomen wat geen werkelijke vooruitbetaale kosten zijn. Een eel van it berag ha ten laste van e exploitatie 200 gebracht moeten woren en een aner eel is onjuist gepresenteer op e balans, 3.8. Voorzieningen In e balans is een voorziening opgenomen voor het FUWA-traject bij e SDD. Wij hebben vastgestel at op basis van e onerliggene berekeningen en claims e voorziening voor een berag van in totaal 0,2 miljoen te laag is opgenomen. Dit betekent at het resultaat 200 voor een berag van 0,2 miljoen te hoog is verantwoor Kortlopene schulen In e overlopene passiva is een berag opgenomen van 0,2 miljoen, zijne ontvangsten van het UWV. Deze ontvangen mielen staan nog op een tussemekening verantwoor omat e betreffene afeling geen tij heeft gevonen e tussenrekcning uit te zoeken en e noozakelijke boekingen ten gunste van e exploitatie uit te voeren. Dit betekent, at het exploitatieresultaat 200 voor een berag van 0,2 miljoen te laag is gepresenteer.

15 Bla 6 van 24 Daarnaast hebben wij bij onze controle vastgestel at ontvangen facturen voor een berag van in totaal 0, miljoen ten onrechte ten laste van 20 zijn verantwoor. Hieroor zijn in e jaarrekening 200 e kortlopene schulen en e exploitatielasten voor een berag van 0, miljoen te laag verantwoor WMO De coörinatie van e uitvoering van e Wet maatschappelijke onersteuning (WMO) vint vanaf 200 plaats oor het WMO kantoor. Het WMO kantoor legt hierover verantwooring af aan het SDD. Wij hebben op basis van e verantwooring van het WMO kantoor vastgestel at e exploitatielasten uit hoofe van e WMO in e jaarrekening voor een berag van 0,3 miljoen te laag zijn verantwoor* 3.. Single information Single auit (SiSa) 3... Ontwikkelingen De proceure ie uw gemeenschappelijke regeling moet naleven bij e aanlevering van e bestanen aan het CBS is niet wezenlijk gewijzig. Uw gemeenschappelijke regeling ient in een vast, voorgeschreven stramien een zevental ocumenten aan het CBS te leveren, Fouten en onzekerheen SiSa Op gron van het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten, artikel 5, li 4, rapporteren wij in it rapport over e fouten en onzekerheen van e specifieke uitkeringen ie in 200 vallen oner SiSa. Wij oen it via een tabel, ie ook moet woren opgenomen als er geen fouten of onzekerheen geconstateer zijn. Wij hebben e controle op eze regelingen uitgevoer op basis van e oor u opgemaakte SiS a-bij lage en e nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 200.

16 Bla 7 van 24 Per regeling wort aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheen zijn geconstateer: Specifieke uitkering Fout of onzekerhei Financiële omvang in Toelichting fout/onzekerhei A2 Besluit oeluitkering bestrijing van rampen en zware ongevallen, artikelen 8 en 0 Besluit veiligheisregio's artikelen 83 en 8.4 EllB Nationaal Samenwerkingsprogramma Luchtkwaliteit E27B Bree oeluitkering verkeer en vervoer G2B Gebunele uitkering (WWB + WIJ + loaw + 0 AZ + levensonerhou beginnene zelfstanigen (Bbz 2004) + WWIK) G3B Besluit bijstanverlening Zelfstanigen 2004 (exclusief levensonerhou beginnene zelfstanigen) G5B Wet Participatie Buget (WPB) Totaal 3,2. Beviningen rechtmatigheiscontrole Algemeen Bij uw gemeenschappelijke regeling vint verbijzonere interne controle plaats. Deze interne controle heeft niet gesprei over het jaar plaatsgevonen, maar in e perioe irect voora%aane aan het samenstellen van e jaarrekening.

17 , Bla 8 van 24 Hieroor loopt uw gemeenschappelijke regeling het risico at niet tijig gereageer kan woren op eventuele rechtmatigheisbeviningen en wort het uitvoeren van mogelijke herstelwerkzaamheen bemoeilijkt. Om in 20 te waarborgen at e rechtmatigheiscontrole tijig woren uitgevoer, aviseren wij u een intern controleplan op te stellen met aarin een planning voor wanneer bepaale controlewerkzaamheen verricht moeten zijn. Wij hebben vastgestel at e verbijzonere interne controle op aequate wijze is uitgevoer. B egrotingsrechtmatighei De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseer op artikel 89, 90 en 9 van e Gemeentewet en moeten oor e Drechtraa zelf naer woren ingevul en geconcretiseer. Dit gebeurt oor miel van e begroting en via e verorening op het financieel beheer ex artikel 22 van e Gemeentewet. Het systeem van bugetbeheer en -bewaking moet waarborgen at e baten en lasten binnen e begroting blijven en at belangrijke wijzigingen of reigene overschrijingen tijig woren gemel aan e gemeenteraa, zoat eze tijig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoloene waarborgen voor tijige meling aan e Drechtraa van bugetoverschrijingen heeft het risico in zich at inbreuk wort gemaft op het bugetrecht van e Drechtraa. Het begrotingscriterium is verer verfijn en uitgewerkt in e Kaemota 200 van het Platform Rechtmatighei Provincies en Gemeenten (PRPG). De belangrijkste inhouelijke aanpassing betreft e vaststelling at het overschrijen van e begroting altij onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te woren meegewogen in het accountantsooreel Essentieel is at e raa naere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijingen ie woren gecompenseer oor irect gerelateere opbrengsten (), kostenoverschrij ingen passen binnen het belei (2) en kostenoverschrij ingen bij openeineregelingen (3) moeten meewegen bij het ooreel van e accountant. In ie gevallen at e gemeenteraa geen naer belei stelt, gelt het uitgangspunt at eze kostenoverschryingen oor e accountant niet woren betrokken bij e beslissing of al an niet een goekeurene controleverklaring kan woren afgegeven. Deze kostenoverschrij ingen moeten an wel goe herikenbaar in e jaarrekening zijn opgenomen. Deze zijn in e jaarrekening van e GR Drechtsteen terug te vinen in paragraaf 3.5, Hiermee legt uw GR op een aequate wijze verantwooring af over e rechtmatighei van e lasten over 200. Daarnaast moet e accountant in het verslag van beviningen eze kostenoverschrij ingen, waarvan e irectie in e jaarrekening moet aangeven at ze nog ienen te woren geautoriseer, aan e ore stellen. Extra lasten ie woren gemaakt omat extra opbrengsten aarvoor e ruimte bieen terwijl eze extra lasten niet irect zijn gerelateer aan e extra opbrengsten, en waarbij e raa nog geen besluit heeft genomen over e aanwening van eze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig. In totaal heeft uw GR 275 miljoen aan lasten begroot (na wijziging), tegenover 279 miljoen werkelijke lasten. Dit is in totaal een overrealisatie van 4 miljoen (%),

18 Bla 9 van 24 Aan baten ha uw gemeenschappelijke regeling een berag van 274 miljoen, tegenover 275 miljoen begrote baten. In totaal gaat het om een onerrealisatie aan baten van miljoen (< %). In het kaer van e begrotingsrechtmatighei moet gekeken woren naar e lastenoverschrijingen per programma. Op iverse programma's (inclusief algemene inkomsten en uitgaven) zijn begrotingsoverschrijingen op e lasten te constateren. Deze zijn in te elen in categorieën, zoals genoem uw controleprotocol voor e jaarrekeningen 200. Wij verwijzen voor een inhouelijke en meer specifieke analyse van eze overschrijingen naar e toelichting op e programmarekening, waarin een analyse begrotingsafwijkingen en begrotingsrechtmatighei 200 is opgenomen. Naar onze mening is eze analyse aequaat in e jaarrekening 200 opgenomen. 4* Speerpunten van e auitcommissie 4tl Inhuur externe eskunighei Wij hebben tijens onze interim-controle vastgestel at e rechtmatighei van e aanbesteing van inhuur eskunighei onvoloene is geborg oor e onerliggene processen. Naar aanleiing hiervan is een aanvullene verbijzonere interne controle uitgevoer. Bij eze verbijzonere interne controle is aan e han van e creiteurenaministratie vastgestel of inkopen en aanbesteingen rechtmatig hebben plaatsgevonen. Met betrekking tot inhuur van externe eskunighei is per ochter onerzocht of inhuur boven het rempelberag van ruim Europees is aanbestee. Uit eze analyse komen geen onrechtmatigheen naar voren. Wij zijn echter van mening at e motivatie en e ooreelsvorming in eze analyse beperkt is. Wij blijven erhalve van mening at uw GRD risico's loopt ten aanzien van e rechtmatighei van e aanbesteing van e inhuur van eren. Aangezien e meeste inhuur binnen uw GRD te bestempelen is als zogenaame 2B-iensten, heeft it geen gevolgen voor onze controleverklaring. Eventuele onrechtmatige aanbesteingen betreffen formele rechtmatigheisfouten en woren niet als rechtmatigheisfout in ons ooreel meegenomen. De borging van rechtmatighei op e inhuur eren blijft naar onze mening an ook een belangryk aanachtspunt voor uw organisatie. Vooral e motivatie voor contractverlengingen waaroor grensberagen woren overschreen is voor verbetering vatbaar. Daarnaast vragen wij uw aanacht voor het rechtmatigheisbewustzijn bij e ochters aangaane it onerwerp. 5. Aministratieve organisatie en interne beheersing Samenvatting beviningen In onze managementletter over boekjaar 2009 (kenmerk 0C099,.. 6 februari 200) hebben wij u een top vijf gegeven van zaken ie belangrijk zijn om bestuurlijk en ambtelijk op te pakken.

19 I«l%#l W«lV««Bla 20 van 24 Tijens onze interim-controle hebben narukkelijk e follow up van eze punten getoetst. In onerstaane tabel hebben wij e voortgang van eze punten voor uw zichtbaar gemaakt. Speerpunt Follow up in 200 Verere uitwerking van e concemvisie, centrale aansturing versus verantwoorelijkhei van e ochters, visie op interne beheersing en rechtmatighei. Kwalitatief op ore brengen van e interne beheersing (inclusief interne controle). Doorontwikkelen van e kwaliteit van e informatievoorziening en e planning en controlcyclus. Verere ontwikkeling van e strategische en tactische netwerkgeachte. De vereling van e bevoegheen en verantwoorelijkheen voor e bugetten van e ontwikkelomgeving (IP&A-buget) scherp maken. Via e bestuurlijke riehoek wort hieraan invulling gegeven. De effecten hiervan zullen zichtbaar zijn in boekjaar 20L De interne beheersing is op onerelen verbeter (beheer tussenrekeningen, beheer subsiiestromen), echter aan verbijzonere interne controle wort oor het SCD, e GBD en Bureau Drechtsteen nog niet structureel geurene het jaar invulling gegeven. Via e bestuurlijke riehoek wort hieraan invulling gegeven. De effecten hiervan zullen zichtbaar zijn in het boekjaar 20. In het najaar van 200 zijn e eerste stappen gezet om tot verere ontwikkeling te komen. Consoliatie hiervan vint in 20 plaats. Inmiels vint maanelijkse analyse van eze bugetten centraal plaats en vint afstemming plaats met e bestuurlijk portefeuillehouer. Ook voor e rie grootste ochters hebben wij in onze managementletter van 2009 bestuurlijk relevante punten onerscheien.

20 Bla 2 van 24 Ook voor eze punten hebben wij e follow up getoetst, in onerstaane tabel vint u onze beviningen; Speerpunt Follow up in 200 SCD: verbeteren kwaliteit ienstverlening, kwaliteit automatisering, implementeren verbijzonere interne controle, versterken proceures (ebiteuren, tussenrekeningen) en e interne financiële beheersing. Verbeteringen zijn aangebracht en vooral bij financiën zichtbaar. Wij constateren echter nog wel belangrijke aanachtspunten ie opgelost ienen te woren voor afgifte van e systeemverklaring. Daarnaast zijn e onerelen personeelszaken en archief (DDF) nog kwetsbaar. Ook bij eze onerelen zijn inmiels maatregelen getroffen. In november 200 zijn tussen het SCD, e eelnemers en ons afspraken gemaakt over het samenstelproces en e controle. De afspraken en toepassing waren scherper an voorgaane twee jaren. Dit was wennen, heeft zeker resultaten opgelever en zal in juni 20 woren geëvalueer. De verbeterpunten zullen woren meegenomen naar het samenstel- en controleproces over 20. SDD: optimale benutting van het participatiebuget. GBD: verere implementatie conversie gemeentepakketten. De optimale benutting van het participatiebuget heeft voloene e aanacht bij SDD. De implementatie van e conversie is afgeron. In 200 zijn verschillene maatregelen getroffen, zoals e formele vorming van e regionale staf per januari 200, gericht op verbetering control en compliance functie, e versterking van e QRD-irectie met het aantreucen van een algemeen irecteur (juist gericht op verbeteren interne sturing, bestuurlijke informatievoorziening, helere rolefiniëring en -invuling en moerne governancestructuur en -cultuur), opbouw van e GRD-concemstaf en het actieprogramma beryfsvoering. In 200 is ook gestart met het zichtbaar volgen van aanbevelingen en aviezen via e **to o lijst''. Via eze lijst vint communicatie met oner anere uw auitcommissie plaats over e wijze waarop aanbevelingen en aviezen in e organisatie woren opgepakt. Een groot eel van e aanbevelingen en aviezen zijn inmiels opgepakt oor e organisatie, echter e effecten aarvan zullen vooral in 20 meetbaar en zichtbaar zijn.

21 Bla 22 van 24 Het belang van e getroffen maatregelen onerschrijven wij en onze conclusie is an ook at in 200 belangrijke (eerste) goee stappen zijn gezet en at e effecten hiervan vooral in 20 meetbaar en zichtbaar zullen zijn. Deze stappen vormen naar onze mening een belangrijke basis om op voort te bouwen. Voor het samenstellen van e jaarrekening en het formuleren van een ooreel hierover is het voor uw organisatie van belang at e komene perioe prioriteit wort gegeven aan e uitvoering van e verbijzonere interne controle en het toetsen van e rechtmatighei van e aanbesteing van inhuur van eren. S*2t Uurtarieven Bij onze controle hebben wij met e irectie van uw gemeenschappelijke regeling gesproken over e uurtarieven waarmee meewerkers binnen het Drechtsteen-netwerk woren geetacheer. Hierbij stellen wij onerlinge verschillen vast en zijn e gehanteere uurtarieven geregel aanleiing van iscussie. Wij geven an ook in overweging om te kijken naar een meer eenuiige calculatie van uurtarieven voor het etacheren van meewerkers in het Drechtsteennetwerk. Dit voorkomt iscussies, leit tot eenuiighei en verhoogt e flexibiliteit van e inzet van meewerkers. Hierbij verient ook aanbeveling met een eenuiige kostprijs voor alleen e irecte kosten te werken zoner opslag voor overhea an wel met slechts één tarief voor overiiea Beviningen EDP-auit 200 Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een ooreel omtrent e jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het oen van uitspraken omtrent e betrouwbaarhei en e continuïteit van e geautomatiseere gegevensverwerking als geheel of van onerelen aarvan. Onze beviningen aaromtrent raken an ook slechts ie onerelen ie wij onerzocht hebben, wat wil zeggen at wij ter zake geen volleighei preteneren. Hiervoor is een specifiek aarop gericht onerzoek noozakelijk. 6, Frauerisico Van e accountant wort op gron van e regels van e beroepsorganisatie (NIVRA) een professioneel-kritische houing verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraue in e jaarrekening. Ter invulling van eze professioneel-kritische houing zal e accountant een inschatting moeten maken van e frauerisico's, zich een beel moeten vormen van e maatregelen van interne beheersing ie e organisatie heeft getroffen om mogelijke fraues van materieel belang te voorkomen, en te bezien of eze maatregelen effectief zijn. Wamieer sprake is van een aanwijzing voor fraue, an zal e accountant it moeten communiceren met, afliankelijk van e aar van e fraue, e irect leiinggevene, het bestuur en, in sommige gevallen (fraue in e top van e organisatie) en wanneer onvoloene herstelwerkzaamheen woren onemomen, e Drechtraa.

22 Bla 23 van 24 Om invulling te geven aan e eerergenoeme verplichting hebben wij een fraueiscussie gevoer binnen het controleteam en met het management van uw gemeenschappelijke regeling, waarbij wij e naruk hebben geleg op e eventuele mogelijkheen van materiële onjuistheen als gevolg van fraue in e jaarstukken, en op preventieve maatregelen aarbij. Van het college hebben wij e bevestiging ontvangen at er geen onregelmatigheen zijn geconstateer. Daarnaast hebben wij conform onze beroepsregels zelfstanig werkzaamheen uitgevoer ie erop waren gericht om het risico van het 'omzeilen" van e interne beheersingsmaatregelen oor het management te etecteren. Tevens hebben wij specifieke controles uitgevoer op memoriaalboekingen, controles van schattingen en zijn wij alert geweest op significante en ongebruikelijke transacties. aanwijzingen at er sprake is geweest van materiële fraue Hoewel wij, zoals hiervoor beschreven, een kritische houing hebben ten opzichte van risico's van fraue in e jaarrekening, merken wij op at onze controle niet specifiek gericht is op het ontekken van fraue. Tijens e uitvoering van onze controle van e jaarrekening 200 is een mogelijke onregelmatighei geconstateer. Intern is it naer geanalyseer en zijn e noige maatregelen getroffen. Ook is een vervolgonerzoek ingestel. Naar onze mening zijn tot usverre toereikene maatregelen getroffen..jlsachteftl Deloi Accountants B.V. fs. R.M.J. van Vugt RA

23 , Bla 24 van 24 Appenix A: Overzicht controle verschillen Impact van controleverschillen op e jaarrekeningrubrieken: Aar van e fouten Rechtmatighei Getrouwhei Effect niet gecorrigeere controleverschülen voorgaane perioe Effect niet gecorrigeere controleverschillen huiige perioe: Rechtmatigheisfout is tevens getrouwheisfout Rechtmatigheisfout is per salo ook een getrouwheisfout (Sub)Totaal getrouwheisfouten Extra absolute waare rechtmatigheisfouten Extra foutieve financiële beheershanelingen zoner irect financieel effect vanuit externe regels (EUaanbesteing/fio) Extra foutieve financiële beheershanelingen zoner irect financieel effect vanuit interne regels (geoog belei) Overige rechtmatigheisfouten Totaal rechtmatigheisfouten,\:-.-v:orvi:.ft?*t,0 miljoen Subtotaal,0 miljoen 0,5 miljoen 0,6 miljoen, miljoen Aar van e onzekerheen Onzekerhei rechtmatighei betreft tevens getrouwhei Onzekerhei rechtmatighei is per salo ook een onzekerhei inzake getrouwhei (Sub)Totaal onzekerheen in e controle getrouwhei Extra absolute waare onzekerheen rechtmatighei Extra financiële beheershanelingen met een onzeker irect financieel effect vanuit externe regels (EU-staatssteun) Extra financiële beheershanelingen een onzeker irect financieel effect vanuit interne regels (geoog belei) Overige onzekerheen inzake e rechtmatighei Totaal onzekerheen in e controle rechtmatighei Rechtmatighei 03 miljoen Subtotaal 0,3 miljoen Getrouwhei 0, miljoen 0, miljoen

24 Accountants B.V, Wllhelmlnakae 3072 AP Rotteram Postbus CA Rotteram Tel: Fax: Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteen Accountantswerslaci Oor het bcjekjaar eiriciigeri op 3 rff»ri3rnber 200 Drechtsteen Op alle oprachten verricht oor zijn e 'Algemene Voorwaaren Dienstverlening Neerlan, november 200' geeponeer bij e Kamer van Koophanel oner nummer van toepassing, Accountants B.V. is ingeschreven in het hanelsregister van e Kamer van Koophanel te Rotteram oner nummer S3. Member of Touche Tohmatsu Limite