Vergadernotitie (gewijzigde versie) voor de Drechtraad op 16 juni 2010

Transcriptie

1 bijlage 10 Vergadernotitie (gewijzigde versie) voor de Drechtraad op 16 juni 2010 Onderwerp Jaarrekening GR 2009 Bijlagen - Jaarrekening Managementletter interim-controle - Rapport van bevindingen accountantscontrole - Reactie bestuur op rapport van bevindingen - Advies Auditcommissie - Advies commissie WZI agendapunt 7 Datum 10 juni 2010 Steller J. van Dijk doorkiesnummer jvan.dijk@drechtsteden.nl Gevraagde beslissing 1. Vaststellen van de jaarrekening Vaststellen van de voorgestelde resultaatbestemming Verdere procedure Na vaststelling door de Drechtraad wordt de jaarrekening naar de toezichthouder, de provincie Zuid-Holland gestuurd. Financiële consequenties Zie voorstellen voor resultaatbestemming Toelichting De jaarrekening sluit met een negatief saldo van ruim 1,2 miljoen, dat als volgt per GRD-dochter is opgebouwd: Bedrag x Bureau 0 Sociale Dienst Ingenieursbureau ServiceCentrum + 9 Gemeentebelastingen + 40 Onderzoekcentrum Algemene dekkingsmiddelen Totaal Het saldo bij de Sociale Dienst wordt hoofdzakelijk gerealiseerd op de WMO-huishoudelijke hulp. In de 2 e marap 2009 was op dat onderdeel een positief resultaat van 4,0 miljoen geprognotiseerd. Het uiteindelijke positieve resultaat blijkt echter 2,9 miljoen te zijn, waardoor bij de jaarrekening een negatief saldo van 1,1 miljoen wordt gepresenteerd. De SDD heeft verder een positief

2 pagina 2 resultaat op het onderdeel Inburgering van 0,4 miljoen en een negatief resultaat op de apparaatskosten van 0,2 miljoen. Bij het Ingenieursbureau was de realisatie van de winst ongeveer lager dan verwacht bij de tweede marap. De lagere winst wordt veroorzaakt door het opnemen van oud verlof 2008 en een terugloop in de omzet Het Servicecentrum en de Gemeentebelastingen laten allebei een klein positief resultaat zien. Voorgesteld wordt om dit voor beide in de exploitatiereserve van deze dochters te storten. Het Onderzoekcentrum laat een tekort zien. Dit was reeds aangekondigd bij de tweede marap. Het negatief resultaat bij de Algemene dekkingsmiddelen is in hoofdzaak veroorzaakt door incidentele lasten die voortvloeien uit de afspraken over het oplossen van de discussiepunten rondom de vorming van het SCD, die in de jaarrekening 2008 als risico zijn benoemd. Daarnaast is er een verdere aanvulling in de voorziening Landsbanki gedaan. De specificatie van het resultaat is als volgt: Bedrag x Oplossen discussiepunten SCD Voorziening Landsbanki Onderschrijding + 71 gemeenschappelijke kosten Renteresultaat + 23 Totaal Bij de verdere voorstellen voor resultaatbestemming is als uitgangpunt genomen hetgeen in de bijdrageverordening is vastgelegd, en de aanvullende financiële afspraken over de SDD. In de voorstellen voor resultaatbestemming is nu niet meer opgenomen de vorming van een voorziening van 1,0 miljoen voor de packagedeal met de regio Zuid-Holland Zuid. De packagedeal is bedoeld als oplossing voor de discussie die sinds 2008 loopt tussen de regio ZHZ en het SCD, over dienstverlening (omvang, kwaliteit, mismatch), samenloop met deelprogramma 1B van het programma Informatisering, Processen & Automatisering (IP&A) en verschuldigde bijdragen, mede in relatie tot de garantieafspraken. De voorziening was bedoeld voor het dekken van de financiele bijdrage van de GRD. De packagedeal is echter nog niet zover dat tot besluitvorming kan worden overgegaan. Gemeenten wordt wel aangeraden er rekening mee te houden dat ze op een later tijdstip alsnog gevraagd zullen worden een financiele bijdrage te leveren. De voorstellen voor resultaatbestemming leiden per saldo tot onttrekkingen aan de reserves van 4,8 miljoen en een uitbetaling aan de gemeenten van 3,5 miljoen. Vanuit praktische overweging is er geen nieuwe concept-versie van de jaarrekening 2009 verstuurd. Indien de Drechtraad de resultaatbestemming vaststelt zoals in deze vergadernotie, wordt dat vanzelfsprekend op die manier in de definitieve jaarrekening opgenomen.

3 pagina 3 Voorstellen resultaatbestemming Programma Bedrag Bestemming (x 1.000) Bureau 0 Sociale Dienst 332 Toevoegen aan reserve inburgering 50 Resultaat inburgering uitkeren aan gemeenten Onttrekking aan reserve WMO-HH ivm bereiken maximum Resultaat WMO-HH uitkeren aan gemeenten Resultaat apparaatskosten; onttrekken aan exploitatie-reserve SDD Onttrekking aan reserve WMO-HH ivm nog te verwachten kosten 2009 Toelichting Punt 1 Punt 2 Punt 3 Ingenieursbureau Service Centrum Gemeentebelastingen Onderzoekcentrum Algemene dekkingsmiddelen Totaal bestemmingsvoorstellen 512 Uitkeren aan gemeenten Dordrecht en Zwijndrecht 9 Toevoegen aan exploitatiereserve 40 Toevoegen aan exploitatiereserve Extra bijdrage van deelnemers Extra bijdrage van deelnemers Toelichting bij de voorstellen WMO huishoudelijke hulp Punt 1 De stand van de reserve Huishoudelijke hulp was per 1 januari 2009: 3,9 miljoen. Bij de 2 e marap 2009 is aan de reserve 4,0 miljoen toegevoegd in verband met het verwachte positieve resultaat, waardoor de stand 7,9 miljoen werd. Het vastgestelde maximum van de reserve is echter 5,0 miljoen, zodat nu voorgesteld wordt 2,9 miljoen te onttrekken. Punt 2 Oorspronkelijk werd over 2009 een extra positief resultaat van 1,0 miljoen gerapporteerd. Samen met de 2,9 miljoen uit de reserve leidt dat tot een bedrag van 3,9 miljoen waarvan nu wordt voorgesteld dit aan de gemeenten uit te keren. Punt 3 Aan het eind van de accountantscontrole bleken zorgaanbieders met hogere einddeclaraties (ten opzichte van hun reguliere bevoorschotting) te komen, voor een bedrag van 2,1 miljoen. Voorgesteld wordt deze nagekomen last te dekken door een extra onttrekking aan de reserve. Dit resulteert in een stand van de reserve van 2,9 miljoen ( 5,0 miljoen minus 2,1 miljoen). De verwachting is dat dit voldoende is om de toekomstige risico s op te vangen.

4 pagina 4 Afrekening van het rekeningresultaat met gemeenten: Bedragen x Resultaat Bestemming Uitbetalen aan gemeenten Mutaties Reserves Overig A lb la s s e r d a m D o r d r e c h t H I A m b a c h t P a p e n d r e c h t S lie d r e c h t Z w ijn d r e c h t T o ta a l g e m e e n te n Bureau 0 0 Sociale Dienst Reintegratie 0 0 Kinderopvang 0 0 Inburgering WWB-inkomen 0 0 Minimabeleid 0 0 WMO HH WMO hulpmiddelen 0 0 Schuldhulpverlening 0 0 Apparaatskosten Subtotaal SDD Bureau Leerplicht 0 0 Ingenieursbureau Servicecentrum Gemeentebelastingen Onderzoekcentrum Algemene dekkingsmiddelen TOTAAL

5 bijlage 10 Vergadernotitie voor de Drechtraad op 16 juni 2010 Onderwerp Reactie bestuur op de managementletter en het rapport van bevindingen van de accountant bij de jaarrekening 2009 agendapunt 7 Datum 10 juni 2010 Steller J. van Dijk doorkiesnummer jvan.dijk@drechtsteden.nl Bijlagen Geen Gevraagde beslissing Kennis nemen van de reactie van het bestuur. Verdere procedure Nvt Financiële consequenties Nvt Toelichting De controlerend accountant heeft op 21 mei 2010 de accountantscontrole over 2009 afgerond, met het afgeven van de accountantsverklaring en het rapport van bevindingen. Ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole heeft de accountant een interimcontrole uitgevoerd, waarvan de bevindingen worden vastgelegd in een managementletter. De managementletter over de interimcontrole 2009 is afgegeven op 16 februari Alleen al het late tijdstip waarop de jaarrekeningcontrole is afgerond geeft aan dat het proces moeizaam is verlopen. Daardoor is ook de bestuurlijke behandeling van de jaarrekening in het gedrang gekomen. Zo was de jaarrekening niet gereed voor behandeling in de reguliere auditcommissie, van 19 mei De accountant geeft bovendien aan dat de geadviseerde verbeteringen in het samenstelproces van de jaarrekening, ten opzichte van vorig jaar, niet zijn gerealiseerd, en dat op korte termijn verbeteringen moeten worden doorgevoerd. Het bestuur is vanzelfsprekend van mening dat de jaarrekening tijdig gereed had moeten zijn. Dat dat niet is gelukt geeft aan dat een betere planning met betere afspraken en een betere sturing van het proces nodig zijn. Het bestuur geeft opdracht deze verbeteringen te realiseren, gaat daar meer direct toezien op, en zal de Drechtraad daar periodiek, expliciet, over rapporteren. Strakkere planning en sturing zijn ook nodig gezien de complexiteit van het jaarrekening-proces. Zoals de accountant aangeeft worden naast, eigenlijk voorafgaand aan, de controle van de GRDjaarrekening, specifieke controles uitgevoerd bij onderdelen van de GRD. Dat betreft de jaarverantwoordingen van de Sociale Dienst, het Servicecentrum, en de Gemeentebelastingen.

6 pagina 2 Gemeenten gebruiken deze specifieke controles en accountantsverklaringen voor de eigen jaarrekening. De accountant geeft aan dat de kwaliteit van de bedrijfsvoering bij de SDD en het SCD is verbeterd, en dat de accountantscontrole daar soepeler is verlopen. Dit is een voortzetting van het beeld uit de interim-controle, zoals vastgelegd in de managementletter. Bij Gemeentebelastingen stelt de accountant vast dat een inhaalslag heeft plaatsgevonden op de oude openstaande vorderingen, maar dat het niet gelukt is de volledige achterstand weg te werken bij het opleggen van aanslagen. Het bestuur vindt het positief dat verbeteringen bij deze GRD-dochters zijn gerealiseerd. Met name bij het SCD is het goed om dit te kunnen vaststellen, zeker als wordt bedacht dat 2009 het eerste volledige jaar was waarin het SCD heeft geopereerd. Overigens ziet het bestuur, met de accountant, de noodzaak dat verder wordt gewerkt aan de verbeteringen. In zijn algemeenheid geeft de accountant een vijftal ontwikkelpunten aan voor de komende periode: 1. Verdere uitwerking van de concernvisie, centrale aansturing versus verantwoordelijkheid van de dochters. 2. Kwalitatief op orde brengen van de interne beheersing. 3. Doorontwikkelen van de kwaliteit van de informatievoorziening en de P&C cyclus. 4. Verdere ontwikkeling van de strategische en tactische netwerkgedachte. 5. Verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de IP&A-budgetten scherp maken. Die punten waren ook al in de managementletter opgenomen, en de meeste ook al in het adviesrapport van Deloitte van begin 2009 (het stappenplan). Het bestuur ziet wel verbeteringen in genoemde punten, bijvoorbeeld in de inhoud van de tussentijdse maraps, maar vindt dat er onvoldoende voortgang is geboekt. Ook dit zal daarom een hogere prioriteit krijgen, met een meer directe sturing. Zoals in de Drechtraadvergadering van 19 mei 2010 gemeld, wordt er in dat kader gewerkt aan het versterken van de topstructuur, wat er toe moet leiden dat de sturing van de GRD op korte termijn zal verbeteren. Het bestuur heeft de verantwoordelijkheid voor de domeinen sturing en beheersing, en vindt dat het vertrouwen daar moet worden teruggewonnen. Het nieuwe Bestuur heeft in de korte tijd dat het nu functioneert, nog geen concreet voorstel kunnen formuleren, maar doet nu wel de toezegging met een zo n concrete verbeteringsaanpak te komen. Daarin worden de aanbevelingen uit de managementletter en het rapport van bevindingen uitgewerkt. De aanpak bestaat uit praktische en meetbare doelstellingen, zodat de leden van de Drechtraad de voortgang kunnen vaststellen. Met de auditcommissie is afgesproken dat de aanpak in de vorm van een to do lijst in september 2010 met de leden van de auditcommissie wordt besproken. Een belangrijk punt dat de door de accountant nog wordt genoemd is de begrotingsrechtmatigheid. Hoewel de geconstateerde begrotingsonrechtmatigheid relatief beperkt is, 0,8 miljoen onrechtmatig op een totale exploitatie van 275 miljoen, adviseert de accountant beheersing en bewaking van budgetten verder aan te scherpen. Het bestuur is het van harte eens met dat advies. Het budgetrecht van de Drechtraad moet worden gerespecteerd. Dit betekent dat niet alleen aan het eind van het boekjaar budgetten en kredieten aan de Drechtraad moeten worden voorgelegd, maar dat de Raad juist ook tussentijds tijdig in staat wordt gesteld tot een inhoudelijke afweging. DSB ziet het als een belangrijke taak in de komende periode de Drechtraad op dit punt tijdig te informeren en te betrekken.

7 pagina 3 De accountant meldt in het rapport van bevindingen, in de paragraaf weerstandsvermogen, dat er onvoldoende inzicht is in de omvang van risico s in relatie tot de weerstandscapaciteit. Ook het bestuur hecht aan een goede kwantitatieve en kwalitatieve inschatting van de risico s en het benodigde weerstandvermogen, en zal hier in de komende periode aandacht aan besteden. Uitwerking vindt plaats in de financiële kadernota 2012, die wordt behandeld in de Drechtraad van december Over de voorstellen voor resultaatbestemming bij de jaarrekening 2009 adviseert de auditcommissie de voorziening packagedeal ZHZ niet te vormen. Het bestuur neemt dit advies over, aan de Drechtraad wordt een aangepast bestemmingsvoorstel voorgelegd. De packagedeal met regio Zuid-Holland Zuid is nog niet zover dat daarover bestuurlijk besluitvorming kan plaatsvinden, zodat het vormen van de voorziening niet opportuun is. Met die vaststelling is het vraagstuk echter niet van tafel. De packagedeal is bedoeld als oplossing voor de discussie die sinds 2008 loopt tussen de regio ZHZ en het SCD, over dienstverlening (omvang, kwaliteit, mismatch), samenloop met deelprogramma 1B van het programma Informatisering, Processen & Automatisering (IP&A) en verschuldigde bijdragen, mede in relatie tot de garantieafspraken. Onderdeel van de packagedeal is een bijdrage van de GR aan het oplossen van de financiële problematiek. Gemeenten wordt daarom wel aangeraden er rekening mee te houden dat ze op een later tijdstip alsnog gevraagd zullen worden een financiële bijdrage te leveren.