Vergadernotitie Voor de Auditcommissie op 1 februari 2011

Transcriptie

1 Vergadernotitie Voor de Auditcommissie op 1 februari 2011 Onderwerp Managementletter 2010 Status Ter kennisneming Aandachtspunten van de portefeuillehouder bij agendering De managementletter is nog niet in het Drechtstedenbestuur besproken. Dit is (pas) op 10 februari. De reactie van het DSB is daarom nog niet beschikbaar. Deze reactie zal na 10 februari schriftelijk aan de auditcommissie ter informatie worden toegezonden. Gevraagde beslissing Kennis nemen van de concept-managementletter Korte voorgeschiedenis en wijze van voorbereiding Geen bijzonderheden Verdere procedure De managementletter zal als bijlage bij de jaarrekening 2010 ter kennis van de Drechtraad worden gebracht. Communicatie Niet van toepassing Financiële consequenties Niet van toepassing. Toelichting Ter voorbereiding op de controle van de jaarrekening, houdt de accountant een interim-controle, waarvan de bevindingen worden gerapporteerd in een managementletter. De managementletter is bestemd voor het Drechtstedenbestuur en de algemeen directeur, en dient om waar nodig (extra) maatregelen te nemen om het jaarrekeningproces beter te laten verlopen. Onderliggende stukken Concept managementletter Samenvatting van de bijlagen c.q. bij dit voorstel behorend rapport Niet van toepassing bijlage 2 agendapunt 3 datum 10 januari 2011 bestuurlijk pfh. M.W.M. de Vries akkoord best.pfh d.d. 13 januari 2011 Steller J. van Dijk doorkiesnummer Jvan.dijk@drechtsteden.nl

2 Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden Managementletter 2010

3 Aan het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden t.a.v. de heer M.J.A. van Bijnen, algemeen directeur Postbus AP DORDRECHT C. Wemmerus M.Sc. /ta/5501 Managementletter 2010 Geachte heer Van Bijnen, Wij hebben conform uw opdracht d.d. 30 november 2010 de interim-controle voor uw gemeenschappelijke regeling uitgevoerd en afgerond. U treft in deze managementletter de belangrijkste bevindingen aan. Deze controle is vooral gericht op onderwerpen die van belang zijn voor een goede en betrouwbare jaarverslaggeving mede rekening houdend met de actuele ontwikkelingen. Het gaat hierbij met name om bevindingen en actiepunten op het terrein van interne beheersing, rechtmatigheid en overige activiteiten die van belang zijn voor een kwalitatieve verbetering van de bedrijfsvoering. Wij vertrouwen erop met de managementletter bij te dragen aan het (verder) verbeteren van de interne beheersing van de diverse processen binnen uw organisatie en het waarborgen van de kwaliteit van de jaarrekening Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn geweest. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. drs. R.M.J. van Vugt RA

4 Blad 3 van 21 Inhoudsopgave 1. Inleiding 4 2. Bestuurlijke samenvatting 5 3. Bevindingen interim-controle 6 4. Aandachtspunten bij dochters 7 5. Follow up adviezen voorgaande jaren Jaarrekening Tot slot 13 Bijlage 1: Follow-up adviezen uit voorgaande jaren 14

5 Blad 4 van Inleiding Opdracht Deloitte heeft de opdracht gekregen de jaarrekening 2010 van uw organisatie te controleren. Als onderdeel van deze opdracht hebben wij de interim-controle uitgevoerd. Deze controle is met name gericht op het verkrijgen van inzicht in en het toetsen van de maatregelen van administratieve organisatie en interne controle, voor zover deze relevant zijn voor de controle van de jaarrekening. Wij hanteren voor de controle van de jaarrrekening een risicogerichte benadering. Dit houdt in dat wij samen met u de risico s inventariseren die kunnen leiden tot materiële fouten in de jaarrekening. Daarbij houden wij niet alleen rekening met de omvang in euro s maar ook met kwalitatieve aspecten. Door deze benadering krijgen wij een goed beeld van uw organisatie en zijn wij in staat u binnen onze rol als accountant te adviseren over hetgeen u als bestuurder of controlerend orgaan van uw organisatie belangrijk vindt. De specifieke onderwerpen en risico s uit de pre-auditmeeting zijn opgenomen in het auditplan. Tijdens de uitvoering van de interimwerkzaamheden zijn wij nagegaan of onze risicoanalyse nog adequaat is. De bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van onze interimwerkzaamheden zijn in deze managementletter opgenomen. De aangelegenheden waarover wordt gerapporteerd zijn beperkt tot die tekortkomingen die wij tijdens de controle hebben onderkend en waarvoor wij tot de conclusie komen dat deze voldoende belangrijk zijn om aan u te worden gerapporteerd. Wij hebben de managementletter als volgt ingedeeld. Hoofdstuk 2 bevat de bestuurlijke samenvatting. In hoofdstuk 3 besteden wij aandacht aan de bevindingen van de inteirmcontrole. In hoofdstuk 4 gaan wij nader in op de aandachtspunten bij dochters. Hoofdstuk 5 bevat de follow up van de adviezen uit voorgaande jaren. In hoofdstuk 6 hebben wij vastgelegd wat de bevindingen uit deze managementletter betekenen voor het samenstellen van de jaarrekening. Reikwijdte controle Het doel van deze controle is het geven van een oordeel over de jaarrekening. De controle omvat het in overweging nemen van de interne beheersing die relevant is voor het opstellen van de jaarrekening, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die in de omstandigheden passend zijn. Onze controle is niet gericht op het tot uitdrukking brengen van een oordeel over de werking van de interne beheersing.

6 Blad 5 van Bestuurlijke samenvatting In onze managementletter over boekjaar 2009 (kenmerk 10C099, dd. 16 februari 2010) hebben wij u een top vijf gegeven van zaken die belangrijk zijn om bestuurlijk en ambtelijk op te pakken. Tijdens onze interim-controle hebben nadrukkelijk de follow up van deze punten getoetst. In onderstaande tabel hebben wij de voortgang van deze punten voor uw zichtbaar gemaakt. Speerpunt Follow up in 2010 Verdere uitwerking van de concernvisie, centrale aansturing versus verantwoordelijkheid van de dochters, visie op interne beheersing en rechtmatigheid Via de bestuurlijke driehoek wordt hieraan invulling gegeven. De effecten hiervan zullen zichtbaar zijn in boekjaar Kwalitatief op orde brengen van de interne beheersing (inclusief interne controle) De interne beheersing is op onderdelen verbeterd (beheer tussenrekeningen, beheer subsidiestromen), echter aan verbijzonderde interne controle wordt door SCD, GBD en Bureau Drechtsteden niet structureel gedurende het jaar invulling gegeven. Doorontwikkelen van de kwaliteit van de informatievoorziening en de planning en controlcyclus Verdere ontwikkeling van de strategische en tactische netwerkgedachte Via de bestuurlijke driehoek wordt hieraan invulling gegeven. De effecten hiervan zullen zichtbaar zijn met in boekjaar In het najaar van 2010 zijn de eerste stappen gezet om tot verdere ontwikkeling te komen. Consolidatie hiervan vindt in 2011 plaats. De verdeling van de bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de budgetten van de ontwikkelomgeving (IP&A-budget) scherp maken Inmiddels vindt maandelijkse analyse van deze budgetten centraal plaats en vindt afstemming plaats met de bestuurlijk portefeuillehouder. Ook voor de drie grootste dochters hebben wij in onze managementletter van 2009 bestuurlijk relevante punten onderscheiden. Ook voor deze punten hebben wij de follow up getoetst, in onderstaande tabel vindt u onze bevindingen:

7 Blad 6 van 21 Speerpunt Follow up in 2010 SCD: verbeteren kwaliteit dienstverlening, kwaliteit automatisering, implementeren verbijzonderde interne controle, versterken procedures (debiteuren, tussenrekeningen) en de interne financiële beheersing. Verbeteringen zijn aangebracht. Wij constateren echter nog wel belangrijke aandachtspunten die opgelost dienen te worden voor afgifte van de systeemverklaring. Voor een gedetailleerd overzicht van onze bevindingen verwijzen wij u naar paragraaf 4.1. SDD: optimale benutting van het participatiebudget De optimale benutting van het participatiebudget heeft voldoende de aandacht bij SDD. GBD: verdere implementatie conversie gemeentepakketten De implementatie van de conversie is afgerond. In 2010 is gestart met het zichtbaar volgen van aanbevelingen en adviezen via de to do lijst. Via deze lijst vindt communicatie plaats over de wijze waarop aanbevelingen en adviezen in de organisatie worden opgepakt. Een groot deel van de aanbevelingen en adviezen zijn inmiddels opgepakt door de organisatie, echter de effecten daarvan zullen vooral in 2011 meetbaar en zichtbaar zijn. Onze conclusie is dan ook dat in 2010 belangrijke( eerste) stappen zijn gezet, maar dat de effecten hiervan vooral in 2011 meetbaar en zichtbaar zullen zijn. Deze stappen vormen naar onze mening een belangrijke basis om op voort te bouwen. Voor het samenstellen van de jaarrekening en het formuleren van een oordeel hierover is het voor uw organisatie van belang dat de komende periode prioriteit wordt gegeven aan de uitvoering van de verbijzonderde interne controle en het toetsen van de rechtmatigheid van de aanbesteding van inhuur van derden. 3. Bevindingen interim-controle 3.1. Speerpunt auditcommissie Uw auditcommissie heeft ons één speerpunt meegegeven waarover zij expliciet geïnformeerd wil worden. Dit speerpunt betreft de wijze van verantwoording over inhuur derden. Via de marap 2 bent u geïnformeerd over de financiële gevolgen van de inhuur per dochter en in totaliteit. Een aandachtspunt bij langdurige inhuur vormt naar onze mening de bewaking of de inhuur plaatsvindt conform de Europese aanbestedingsregels.

8 Blad 7 van Verbijzonderde interne controle Met uitzondering van SDD heeft over 2010 vooralsnog geen verbijzonderde interne controle plaatsgevonden op de processen bij uw GR. SCD heeft in het najaar een inleidende risico-analyse uitgevoerd, deze is nog niet vertaald naar een werkprogramma voor de interne controle. De uitvoering van de interne controle vindt echter pas in het 1 e kwartaal van 2011 plaats. Bij GBD is tijdens onze controle overigens wel een start gemaakt met de uitvoering van de interne controle, maar wij hebben de bevindingen hiervan nog niet bij onze controle kunnen betrekken. De interne controlewerkzaamheden bij de overige dochters stonden veelal gepland in het eerste kwartaal van De bevindingen hieruit zullen wij daarom betrekken bij de controle van de jaarrekening Met het oog op het verbeterplan bedrijfsvoering adviseren wij u de verbijzonderde interne controle te spreiden over het jaar en over de uitvoering hiervan afspraken te maken met de directeuren van dochters. 4. Aandachtspunten bij dochters In deze paragraaf gaan wij in op een aantal relevante onderwerpen die bij de interim-controle van de dochters naar voren zijn gekomen. In afwijking tot voorgaande jaren hebben wij geen afzonderlijke rapportages naar de directie van deze dochters gestuurd. De bevindingen hebben betrekking op de interne beheersing met mogelijke gevolgen voor de jaarrekening van de GRD of betrekking op de kwaliteit van de dienstverlening aan de klantorganisaties Servicecentrum Drechtsteden (SCD) In de managementletter van 2009 hebben wij uitgebreid aandacht besteed aan de interne beheersing bij het SCD. Wij hebben de tussentijdse controle 2010 vooral ingestoken op de (zichtbare) follow up hiervan. Wij hebben vastgesteld dat bij het SCD wederom verbeteringen zijn aangebracht. Wij zien verbeteringen op de volgende aspecten: Procesbeschrijvingen voor de processen inkopen en betalingen; Analyses van tussenrekeningen vinden kwalitatief en kwantitatief beter plaats; Doorlichting van de bedrijfsvoering op bureaucratisch is opgepakt in 2010, echter nog niet afgerond; Meer duidelijkheid in de taakverdeling tussen de klantorganisaties en het SCD. Op een aantal andere aspecten vindt naar onze mening te weinig voortgang plaats. Dit betreft: Verbijzonderde interne controle; De verbijzonderde interne controle vindt naar onze mening te laat plaats. Tijdens onze interim-controle moest deze nog worden opgestart. De verbijzonderde interne controle staat gepland voor het 1 e kwartaal Voor afgifte van de systeemverklaring is van belang dat de interne controle is afgerond. Daarnaast vormt de verbijzonderde interne controle een belangrijke kwaliteitsborging om vast te stellen of uw interne beheersing op orde is. Het uitvoeren van deze controle na afloop van het boekjaar heeft als risico dat geen correcties meer mogelijk zijn, danwel dat bijsturing van de uitvoering te laat plaatsvindt. Wij adviseren u de verbijzonderde interne controle gespreid over het jaar uit te voeren.

9 Blad 8 van 21 Oude vorderingen; In onze managementletter 2009 constateerden wij in paragraaf 4.1. dat bij oude vorderingen (van voor de oprichting van het SCD) nog een flinke inhaalslag gemaakt moest worden, waarbij klantorganisaties en het SCD in gezamenlijk overleg tot afwikkelingen moeten komen. SCD heeft in 2010 actie ondernomen om zoveel mogelijk tot afwikkeling te komen, zij is echter voor de afwikkeling ook afhankelijk van de klantorganisaties. Wij adviseren u met het oog op het samenstellen van de jaarrekeningen van de klantorganisaties aan de waardering van deze oude vorderingen bijzondere aandacht te schenken door deze expliciet af te stemmen met de klantorganisaties. Verplichtingen administratie; In onze managementletter 2009 rapporteerden wij u over het risico van onvolledigheid van de verplichtingen. Facturen die bij het SCD binnenkomen worden niet direct in de financiële administratie verwerkt. Zolang de in omloop zijnde inkoopfacturen niet worden geaccordeerd door de verantwoordelijke budgethouders van de klantorganisaties, worden de bijbehorende lasten niet in de financiële administratie opgenomen. Het risico hierbij is dat het saldo van de werkelijke lasten in de tussentijdse informatie niet volledig is, waardoor de relevantie van deze informatie beperkt is. Door het voeren van een verplichtingenadministratie worden alle aangegane verplichtingen geregistreerd en is de omvang van de (aankomende) lasten wel bekend. Voor het invoeren van een verplichtingenadministratie dienen de klantorganisaties afspraken te maken met het SCD. Wij hebben vastgesteld dat in 2010 is gestart met het vormgeven van een pilot naar het werken met een verplichtingenadministratie voor de gemeente Dordrecht. Deze pilot zal in 2011 gaan lopen. Hierdoor is over 2010 alsnog een risico aanwezig op onvolledigheid van de verplichtingen. Wij adviseren u daarom bij de uitvoering van de interne controle nadrukkelijk aandacht te besteden aan de borging van de volledigheid van de verplichtingen door het uitvoeren van een analyse op de werkvoorraad bij budgethouders Sociale Dienst Drechtsteden (SDD) Inleiding SDD heeft naar onze mening de interne beheersing in 2010 verder verbeterd en versterkt. Met name de interne beheersing rondom de WMO, het participatiebudget en algemene financiële bedrijfsvoering is verbeterd. De basis interne beheersing van SDD is, gebaseerd op onze controlewerkzaamheden, hiermee op orde. Onze bevindingen en opmerkingen moeten dan ook in deze context worden gelezen. In de meeste gevallen zijn het de punten op de i, voorstellen tot verdere verbetering van uw bedrijfsvoering. WMO Kantoor In onze managementletter 2009 hebben wij een groot aantal aanbevelingen gedaan over de inrichting van de WMOprocessen. Sinds 2010 heeft de SDD een gedeelte van haar taken met betrekking tot WMO Huishoudelijke Hulp (hierna: WMO HH) overgedragen aan het WMO kantoor. Het WMO kantoor voert de controle op de facturen van de zorgaanbieders uit. De aanbevelingen uit 2009 zijn grotendeels geimplementeerd bij het overdragen van de WMO taken naar het WMO kantoor.

10 Blad 9 van 21 Wij hebben het contract met het WMO kantoor getoetst aan de mandaatregeling en inhoudelijk beoordeeld op aandachtspunten voor de rechtmatigheidscontrole. Het contract met het WMO kantoor heeft een contractwaarde van In de mandaatregeling is opgenomen dat de directeur bevoegd is tot het tekenen van overeenkomsten met een contractwaarde tot aan Dit betekent dat het contract met het WMO kantoor door de bestuurscommissie ondertekend had moeten worden. De ondertekening van het contract voldoet hiermee niet aan de mandaatregeling en is hiermee niet rechtmatig. Wij adviseren u het contract opnieuw (rechtmatig) te laten onderteken danwel de bestuurscommissie het besluit te laten nemen de directeur eenmalig hiertoe mandaat te verlenen. De uitgaven voor WMO vormen een belangrijke post in de begroting van SDD. Om die reden hebben wij het contract met het WMO kantoor ook inhoudelijk beoordeeld. Naar aanleiding van deze beoordeling en vragen hierover vanuit de organisatie hebben wij de volgende aandachtspunten voor u geconstateerd: Het is van belang dat de verantwoording inclusief accountantsverklaring van het WMO kantoor tijdig wordt ontvangen ten behoeve van de verantwoording en controle van de overgedragen regelingen. In de overeenkomst met het WMO kantoor wordt niet specifiek gesproken over de bepaling van de volledigheid van de kosten WMO HH. Wij adviseren u met het WMO kantoor af te stemmen op welke wijze de volledigheid van deze kosten wordt gecontroleerd.. U heeft aangegeven met voorschotbedragen te willen gaan werken aan het WMO kantoor. Deze betalingen zullen via de stichting Derdengelden gaan lopen. Naar onze mening heeft u daarmee actief een oplossing gezocht om financiële risico s te beperken. Echter gezien de financiële omvang van de WMO HH adviseren wij u de financiële situatie van het WMO kantoor periodiek te beoordelen. WSW Vanaf 1 januari 2011 gaat de SDD taken uitvoeren in het kader van de Wet sociale werkvoorziening. De SDD ontvangt dan de WSW budgetten van de gemeenten, legt een taakstelling voor Drechtwerk op en volgt de naleving van de taakstelling. Daarnaast gaat de SDD zelf het wachtlijstbeheer uitvoeren. Gezien het feit dat de WSW een onderdeel van de begroting 2011 van de SDD gaat uitmaken, zal de WSW ook onderdeel van de interne en externe controle 2011 worden. Voor de verantwoording en controle over boekjaar 2011 is van belang dat de SDD verantwoordingen opvraagt bij de SW-bedrijven waar zij budgetten aan verstrekt. Dit betreft grotendeels Drechtwerk, maar dit kunnen ook andere SWbedrijven zijn waar inwoners van de Drechtstedengemeenten werken. Wij hebben overigens met de projectleider WSW van de SDD afgesproken om begin 2011 te toetsen of de registratie van de wachtlijst toereikend is.

11 Blad 10 van 21 Interne controle De verbijzonderde interne controle functioneert inmiddels een aantal jaren binnen SDD. De uitvoering van deze interne controle is van een dusdanig (voldoende) niveau dat wij daar bij onze controle gebruik van kunnen maken. Ook voor 2010 hebben wij geconstateerd dat deze interne controle tijdig en adequaat wordt uitgevoerd. Een ontwikkeling is dat in 2010 de werkzaamheden van de afdeling interne controle gesplitst zijn in werkzaamheden interne controle (IC) en rechtmatigheidsonderzoek (RMO). De interne controles zijn gericht op de naleving van mandaat- en delegatieregelingen en de rechtmatigheidsonderzoeken zijn op inhoudelijke naleving van externe en interne wet- en regelingen met betrekking tot de overgedragen regelingen gericht. Voor een verdere verbetering van de interne controle hebben wij hierna adviezen en aandachtspunten opgenomen. Rechtmatigheidsonderzoek (RMO) Met betrekking tot de uitgevoerde rechtmatigheidsonderzoeken hebben wij de volgende bevindingen en aanbevelingen: De omvang van de deelwaarnemingen wordt bepaald door een risico-analyse. U bent in 2010 voor alle regelingen van een midden risico uitgegaan. Hier ligt echter geen gestructureerde risico-analyse per regeling aan ten grondslag. Met een risicoanalyse per regeling kunt u het aantal deelwaarnemingen verdelen over de massa zodat u in het onderzoek de meeste aandacht geeft aan regelingen met een hoog risico. Hiermee vergroot u de effectiviteit van het RMO. In de RMO rapportages rapporteert u over fouten gespecificeerd naar soort. Een analyse of sprake is van een stucturele of incidentele fout ontbreekt tot nu toe. Een dergelijke analyse is van belang om af te wegen of de geconstateerde fout moet worden vertaald naar de massa en of aanpassing van de interne beheersing noodzakelijk is. Wij adviseren u om deze analyse alsnog uit te voeren. In de RMO rapportages ontbreekt een follow up van eerdere aanbevelingen. Het opnemen van de follow up versterkt de kwaliteit van de interne beheersing doordat vastligt of de aanbevelingen van de RMO ook daadwerkelijk worden opgevolgd. De relevante massa voor het participatiebudget bestaat uit uitgaven die in GWS verantwoord staan en uitgaven die direct in Key2Fnancie worden verantwoord zonder dat hier een vastlegging in GWS aan ten grondslag ligt. Het RMO richt zich op de uitgaven die in GWS staan verantwoord. Hierdoor wordt een deel van de massa niet geraakt door de controle. Wij adviseren u de gehele massa van het participatiebudget bij het RMO te betrekken en voor 2010 aanvullende controles uit te voeren. In de RMO rapportages zijn bevindingen opgenomen die wij onder uw aandacht willen brengen: Bij het ambtshalve toekennen van een uitkering of een voorziening ontbreekt het aan exacte criteria en een eenduidige uitvoering. Dit betreft regelingen zonder ondertekende aanvraag en/of actuele informatie van de klant, zoals de bijzondere bijstand. Wij ondersteunen het advies dat in de RMO rapportages tot het ontwikkelen van exacte criteria en eenduidige uitvoering. Inmiddels heeft een uitgebreid onderzoek plaatsgevonden waarvan de uitkomsten na onze interim-controle bekend zijn geworden. Daarnaast werkt SDD aan een voorstel om een groot deel van dit soort regelingen te vervangen door een persoonlijk minima budget. Wij zullen de follow up van de ingezette acties nader beoordelen tijdens de controle van de specifieke verantwoordingen in het voorjaar van 2011.

12 Blad 11 van 21 Complete dossiervorming is in uw organisatie een belangrijk aandachtspunt. Wij adviseren u, gezien het belang hiervan voor het vaststellen van de rechtmatigheid, de opvolging van dit punt prioriteit te geven. De berekening van de bijstand vindt niet altijd juist plaats. Voorbeelden hiervan zijn dat het vermogen niet juist is vastgesteld of dat over niet juiste perioden bijstand is verleend (berekening over foutieve data). Deze tekortkomingen leiden altijd tot financiële rechtmatigheidsfouten waarvan moet worden onderzocht of sprake is van een incidentele of structurele fout. Een dergelijke analyse heeft nog niet plaatsgevonden. Wij adviseren u prioriteit te geven aan het uitvoeren van deze analyse, zodat een scherp beeld bestaat bij het samenstellen en controleren van de verantwoording over de overgedragen regelingen. Uit het onderzoek op de fraudescorekaarten is gebleken dat bij 3 van de 25 onderzochte kaarten onterecht geen juiste vervolgactie is ingesteld. Hierdoor is geen (zichtbaar) gevolg gegeven aan vermoedens van fraude. De fraudescorekaarten vormen naar onze mening een belangrijk hulpmiddel bij het inschatten van fraudes. Wij adviseren u de invulling en de navolging van de scores prioriteit te geven. Uit het specifieke onderzoek op de geldigheidsduur van verlengde verblijfsvergunningen is gebleken dat voor 6 van de 215 onderzochte verblijfsvergunningen geen recht op uitkering bestond dor ingetrokken verblijfsrecht of geen recht op bijstand. U heeft ingeschat de mogelijke financiële rechtmatigheidsfout circa bedraagt. Inmiddels is adequate actie door SDD ondernomen om dergelijke omissies in de toekomst te voorkomen. Interne controle (IC) De werkzaamheden van het IC-team spitsen zich toe op de volgende onderdelen: 1. Beschikbaarheid van actuele mandaat- en delegatiebesluiten; 2. Beschikbaarheid van actuele parafenkaart; 3. Bevatten individuele klantdossiers de juiste en rechtmatig ondertekende correspondentie. Punt 1 en 2 zijn beoordeeld en akkoord bevonden door het IC team. Bij punt 3 verwijst het IC team naar het RMO onderzoek. In het RMO onderzoek is echter dit controle-aspect onvoldoende zichtbaar en komt dit onvoldoende terug in de rapportage. SDD heeft ons laten weten dat beide aspecten specifiek zullen terugkomen in de jaarrapportage welke begin 2011 wordt opgemaakt. Wij zullen de follow up hiervan vaststellen tijdens de controle van de specifieke verantwoordingen in het voorjaar van Daarnaast vindt geen zichtbare controle op de ondertekening van contracten en overeenkomsten plaats. Ook hierbij is van belang dat de naleving van de mandaat- en delegatieregelingen zichtbaar wordt getoetst. Wij adviseren u de interne controle uit te breiden met de toetsing op rechtmatige ondertekening van majeure contracten. Controleverklaring Drechthopper Door een aanscherping in de controleregelgeving (o.a. van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten en de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants), hebben wij met vergrote aandacht gekeken naar de informatie die u krijgt van verbonden partijen, zoals Drechthopper.Jaarlijks levert Drechthopper bij de SDD een verantwoording met een controleverklaring aan. Deze controleverklaring doet geen uitspraak over de rechtmatigheid van de verleende ritten. Dat wil zeggen dat bij de controle geen aandacht wordt besteed aan de vraag of de deelnemers behoren tot de WMO-doelgroep. Wij adviseren u Drechthopper te verzoeken in hun verantwoording hier aandacht aan te laten schenken.

13 Blad 12 van Gemeentebelastingen Drechtsteden Voor het opleggen van het rioolrecht maakt GBD gebruik van gegevens van het waterleidingbedrijf. Deze gegevens worden door het waterleidingbedrijf in een bestand aan GBD aangeleverd. De authenciteit van dit bestand wordt niet zichtbaar door GBD vastgesteld. Wij adviseren de interne controles op dit bestand te versterken door minimaal het generaal totaal van het verbruik te laten bevestigen door de directeur of controller van het waterleidingbedrijf. Beter zou zijn een generieke mededeling (assurance rapport) op te vragen waarin de accountant van het waterleidingbedrijf rapporteert over de kwalitatieve aspecten van de administratieve organisatie en interne controle en daarbij een oordeel met een redelijke mate van zekerheid uitspreekt over de toereikendheid daarvan ten behoeve van de waarborging van de verbruiksgegevens. Wij merken wellicht ten overvloede op dat de accountantsverklaring bij de jaarrekening van het waterleidingbedrijf onvoldoende zekerheid geeft over de administratieve organisatie van de verbruiksgegevens. 5. Follow up adviezen voorgaande jaren Onze managementletter 2009 bevatte diverse verbeteradviezen voor de planning & controlcyclus en het financieel beheer. In bijlage 1 bij deze managementletter is de stand van zaken voor de openstaande aandachtspunten ten tijde van de interim-controle 2010 vermeld voorzover niet behandeld in de voorgaande paragrafen, met de mogelijke gevolgen daarvan. 6. Jaarrekening 2010 Met het oog op het samenstellen van de jaarrekening 2010 signaleren wij de volgende belangrijke aandachtspunten: Het vaststellen van aansluitingen tussen subadministraties en de financiële administratie; De (financiële) beheersing van investeringskredieten, beoordeling van de restantkredieten met het oog op de begrotingsrechtmatigheid; Het beoordelen van de vorderingen op klantorganisaties en het eventueel opnemen van de voorziening dubieuze debiteuren; Het afronden van de verbijzonderde interne controle. Wij adviseren u voordat de accountantscontrole plaatsvindt, de concept jaarrekening 2010 te toetsen aan de BBV-verslaggevingsregels.

14 Blad 13 van Tot slot Deze managementletter is op 6 januari 2011 besproken met de heer drs. M.J.A. van Bijnen en de heer van Dijk van uw organisatie. Wij gaan ervan uit met deze managementletter een bijdrage te hebben geleverd aan de verdere ontwikkeling van uw organisatie. Wij zijn graag bereid onze bevindingen mondeling toe te lichten. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. drs. R.M.J. van Vugt RA

15 Blad 14 van 21 Bijlage 1: Follow-up adviezen uit voorgaande jaren Legenda Status Het advies is nog niet ten uitvoer gebracht. Het advies wordt uitgevoerd, maar is nog niet afgerond. Het advies is uitgevoerd en afgerond. Onderwerp en verwijzing eerdere rapportage Bevinding Risico Advies H M L Personeelskosten, ML 2008 In 2008 hadden wij vastgesteld dat geen formele overdracht van de personeelsdossiers aan het SCD had plaatsgevonden. Dossiers waarbij na overdracht van de salarisadministratie aan het SCD mutaties hadden plaatsgevonden, zijn overigens wel overgedragen. Onvolledigheid van de personeelsdossiers Aanvullende controle uitvoeren De juistheid van deze mutaties konden wij vaststellen, de juistheid van de stamgegevens van het personeel waarbij geen mutaties hadden plaatsgevonden, konden wij dat niet vaststellen door het ontbreken van de dossiers. Met het SCD is afgesproken dat hierop aanvullende verbijzonderde interne controles in 2009 uitgevoerd zouden worden.

16 Blad 15 van 21 Onderwerp en verwijzing eerdere rapportage Bevinding Risico Advies H M L Over 2009 is in het voorjaar van 2010 een aanvullende controle uitgevoerd waaruit geen signalen kwamen dat de personeelsdossiers onvolledig waren. Personeelskosten, ML 2008 Wij hadden vastgesteld dat er geen onafhankelijk controle op de juistheid van de gehanteerde parameters in de salarisadministratie wordt uitgevoerd (vooral belastingcomponenten). Voor dit punt hebben wij met het SCD afgesproken dat er periodiek een deelwaarneming plaatsvindt op de juistheid van het bruto/netto traject. Risico op naheffing of boetes door hantering onjuiste percentages. Voer periodiek controles uit op de juistheid van het bruto nettotraject Tijdens de interimcontrole van 2010 hebben wij vastgesteld dat de verbijzonderde interne controle nog niet is gestart. Tussenrekeningen, ML 2008 (GRD, SDD en SCD) Wij hadden vastgesteld dat niet alle tussenrekeningen een verklaarbaar saldo hadden. Hierdoor is het onduidelijk of saldi op tussenrekeningen aan het eind van het jaar zijn afgewikkeld dan wel verklaarbaar en terecht op een tussenrekening staan. Risico op onverwachte financiële resultaten Analyseer de tussenrekeningen periodiek en zorg voor administratieve afwikkeling van de saldi. Inzicht in saldi op tussenrekeningen is verbeterd. Wij adviseren nog de ondernomen acties om tot afwikkeling over te gaan toe te lichten in de specificaties

17 Blad 16 van 21 Onderwerp en verwijzing eerdere rapportage Bevinding Risico Advies H M L Vorderingen klantorganisaties, ML 2008 (GRD, SCD) Er was bij de jaarrekeningcontrole 2008 nog geen afstemming mogelijk over onderlinge verrekeningen met deelnemers aan de GR. Het risico was een nabetaling van afrekeningen in 2009, met gevolgen voor het weerstandsvermogen. Wij hebben geadviseerd om zo spoedig mogelijk overeenstemming te bereiken en de effecten van deze overeenstemming af te zetten tegen het weerstandsvermogen. Nabetaling van afrekeningen met gevolgen voor het weerstandsvermogen Voer periodiek een zichtbare analyse en afstemming uit op de onderlinge verrekeningen. Afrekening heeft grotendeels plaatsgevonden bij de jaarrekening Aandachtspunt blijft naar onze mening de (zichtbare) tussentijdse afstemming en monitoring van deze verrekeningen. Investeringsfonds Manden Maken, ML 2008 In de managementletter 2007 hebben wij u geadviseerd om de gemeenten een accountantsverklaring te laten overleggen indien de provincie meefinanciert voor meer dan Daarnaast ligt de handhaving hiervan onvoldoende vast: een zichtbare toets op de provinciale regelgeving ontbreekt vooralsnog. Wij hebben geadviseerd de provinciale eisen expliciet in de Verordening Investeringsfonds op te nemen. Daarnaast hebben wij geadviseerd de toets met de provinciale regelgeving zichtbaar te maken door gebruik van checklisten. Risico op terugbetalingen waardoor financiële tekorten optreden. Voer een zichtbare toets uit op de dossiers om risico op onrechtmatigheden en financiële tekortkomingen in te schatten. Eind 2009 is begonnen hier invulling aan te geven. Tijdens de interimcontrole 2010 hebben wij vastgesteld dat geen verdere voortgang voor dit punt is te constateren.

18 Blad 17 van 21 Onderwerp en verwijzing eerdere rapportage Bevinding Risico Advies H M L Opdrachtverstrekking aan IBD, ML 2008 Het IBD voert voor de deelnemende gemeenten de projectleiding, voorbereiding en toezicht uit op projecten. Voor de opdrachtverstrekking aan IBD is een aparte procesgang met de gemeenten afgesproken. Deze procesgang moet borgen dat de gemeenten bij de opdrachtverstrekking blijven voldoen aan de Europese aanbestedingsregels en aan de normen van integriteit. Voor IBD is van belang dat periodiek wordt beoordeeld of de procesgang moet worden aangepast. De Europese aanbestedingsregels zijn aan wijziging onderhevig, daarom is het van belang periodiek op de hoogte te blijven van de actualiteit. Wij hebben het IBD geadviseerd periodiek (minimaal jaarlijks) de procedures rondom de opdrachtverstrekking en integriteit door IBD te monitoren, een dergelijke zichtbare periodieke beoordeling ontbreekt op dit moment. Risico op onrechtmatigheden bij het aanbesteden. Zichtbare periodieke beoordeling op aanbestedingsregels van het proces rondom de opdrachtverstrekking In 2010 is geen ontwikkeling op dit punt te melden, de periodieke monitoring hiervan ligt niet vast. Formele kaders, procesbeschrijvingen en verbijzonderde IC, ML 2008 en ML 2009 De toepassing en concrete invulling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de netwerkdirectie, de directie van de GR en de dienstdirecteuren vraagt om aandacht. Bij de interne informatievoorziening is essentieel dat zowel de structuur als de inhoud verder wordt geprofessionaliseerd en geformaliseerd. Risico op ongerichtheid van de organisatie. Formaliseren van de bevoegdheden en structureren van de informatievoorziening.

19 Blad 18 van 21 Onderwerp en verwijzing eerdere rapportage Bevinding Risico Advies H M L Hierbij is ook aandacht voor de realisatie van doelstellingen en activiteiten en de realisatie van doelstellingen en activiteiten en de relatie tussen deze realisatie en de besteding van financiële middelen een aandachtspunt. In het 4 e kwartaal van 2010 is invulling gegeven aan het vormgeven hiervan. De effecten hiervan zullen in 2011 merkbaar worden. Controlfunctie, ML 2008 Gelet op het belang van de centrale controlfunctie hebben wij geadviseerd om daaraan een bredere en meer structurele invulling te gaan geven. Behalve een goede invulling van de controlfunctie voor de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden zelf, vraagt ook de invulling van de controlfunctie bij het SCD in relatie tot de invulling van de controlfunctie bij de deelnemende gemeenten en de Regio Zuid-Holland Zuid om aandacht. Risico op financiële nadelen, onrechtmatigheden en ongerichtheid van de organisatie in de verwezenlijking van haar doelstellingen. Geef vorm aan een sterke controlfunctie Begin 2010 is invulling gegeven aan een regionale staf, welke halverwege het jaar weer is opgeheven. Begin 2011 zal verder invulling worden gegeven aan de positionering van de concernstaf. Voor 2010 betekent dit dat aan het advies nog onvoldoende zichtbaar gevolg is gegeven.

20 Blad 19 van 21 Onderwerp en verwijzing eerdere rapportage Bevinding Risico Advies H M L Fiscaliteit, ML 2008 Wij hebben geadviseerd om bij het samenstellen van de jaarrekening een sluitende opstelling te laten maken van de omzetbelasting (zowel met betrekking tot de doorschuif-btw als verrekenbare btw) en daarbij de samenhang zichtbaar te maken met de betreffende kosten en omzet. Risico dat in de jaarrekening een onjuiste BTW positie staat verantwoord. Maak periodiek een sluitende opstelling Deze opstelling wordt opgesteld tijdens het samenstelproces van de jaarrekening. Fiscaliteit, ML 2008 In december 2007 is een aangepaste conceptrapportage van de belastingdienst ontvangen, waaruit blijkt dat nog sprake is van enkele discussiepunten waarover de belastingdienst nader overleg wil. Dit betekent dat het risico op een mogelijke naheffing nog aanwezig is. Risico op naheffing Schat de omvang van het risico in en neem indien nodig een last op in de jaarrekening. Kwaliteit samenstel proces informatievoorziening, ML 2008 Aanscherpen interne beheersing, waarborgen aanbrengen in het proces om de betrouwbaarheid van de informatie te garanderen. Inmiddels is in 2010 actie ondernomen om het proces van samenstellen van de informatievoorziening gestructureerder te laten verlopen. De effecten hiervan zullen bij het samenstelproces van de jaarrekening zichtbaar worden. Risico op onjuiste en onvolledige informatie Scherp de interne beheersing aan om de betrouwbaarheid van de informatie te garanderen. SiSa Inburgering, ML 2008 Aanscherpen van het proces van totstandkoming van de verantwoordingsinformatie inburgering. Onjuiste en onrechtmatige verantwoordingsinformatie Scherp het proces van samenstellen van de SiSaverantwoordingsinformatie aan. Dit is afgerond bij het samenstellen van de jaarrekening in 2009.