Gemeenschappelijke regeling SRE. Accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2014

Transcriptie

1 Gemeenschappelijke regeling SRE Accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2014

2 Aan het algemeen bestuur van de Metropool Regio Eindhoven Postbus AZ EINDHOVEN drs. L.F.M. van Aubel Accountantsverslag van de gemeenschappelijke regeling SRE voor het boekjaar eindigend op 31 december 2014 Geachte leden van het algemeen bestuur, Hierbij ontvangt u het accountantsverslag over het boekjaar Dit verslag geeft onze belangrijkste bevindingen weer. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Metropool Regio Eindhoven (opvolger van de gemeenschappelijke regeling het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven). In overeenstemming met uw opdracht hebben wij de jaarrekening 2014 gecontroleerd. Bij deze jaarrekening zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken. In het bijgevoegde accountantsverslag treft u een analyse aan van uw vermogen en resultaat. Vervolgens zijn onze controlebevindingen bij de jaarrekening samengevat. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. drs. D.O. Meeuwissen RA cc: het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Metropool Regio Eindhoven.

3 Aan het dagelijks bestuur van Samenwerkingsverband Regio Eindhoven Postbus AZ EINDHOVEN drs. L.F.M. van Aubel Accountantsverslag van de gemeenschappelijke regeling SRE voor het boekjaar eindigend op 31 december 2014 Zonder begeleidend schrijven aangeboden door drs. D.O. Meeuwissen RA

4 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 2 Uw vermogen en resultaat 3 3 Controlebevindingen jaarrekening Goedkeurende verklaring voor getrouwheid én rechtmatigheid Verslaggeving Reorganisatievoorziening Wet normering topinkomens Single information Single audit (SiSa) 5 4 Controle rechtmatigheid Begrotingsrechtmatigheid Niet-financiële rechtmatigheid 7 5 Frauderisico en onafhankelijkheid Geen signalen van fraude geconstateerd Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd 8 6 Tot slot 8

5 2 1 Inleiding De opdracht van uw algemeen bestuur Binnen het kader van een meerjarige overeenkomst tussen uw gemeenschappelijke regeling en Deloitte Accountants B.V. inzake het controleren van uw jaarrekening worden elk jaar de onderlinge afspraken bevestigd door middel van een opdrachtbevestiging. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in de opdrachtbevestiging 2014 d.d. 7 november 2014 met kenmerk /KST/LAU/ /CV / en het Auditplan 2014 dat wij met het managementteam hebben afgestemd. Onderdeel van de uitvoering van dit controleplan is het evalueren van de opzet, het vaststellen van het bestaan en de toetsing van de werking van de interne beheersmaatregelen. Dit betreft onze interim-controlewerkzaamheden. De hieruit voortvloeiende bevindingen en adviezen vinden hun weerslag in de boardletter die is gericht aan het dagelijks bestuur. Wij baseren ons bij de opdracht op de uitgangspunten die zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en het vastgestelde controleprotocol van 17 december In aansluiting hierop brengen wij voor het dechargeproces bij uw gemeenschappelijke regeling dit accountantsverslag onder uw aandacht. Goedkeurings- en rapporteringstoleranties In het door u vastgestelde controleprotocol heeft u aangegeven dat de goedkeuringstolerantie wordt bepaald op 1% van de werkelijke brutolasten conform de jaarrekening. Wij hebben dit weergegeven in onderstaande tabel. Dit accountantsverslag geeft de aandachtspunten aan die in onze visie voor de beoordeling van de jaarrekening van belang zijn. Goedkeuringstoleranties Fouten Onzekerheden Rapporteringstoleranties Fouten Onzekerheden 1% van het totaal van de lasten 3% van het totaal van de lasten

6 3 2 Uw vermogen en resultaat Afname eigen vermogen, resultaat na bestemming positief In het BBV wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het overzicht van baten en lasten over 2014 sluit met een nadelig saldo voor tussentijdse resultaatbestemming van Dit is gelijk aan de toename van het eigen vermogen. Het overzicht van baten en lasten heeft een voordelig gerealiseerd resultaat (na tussentijdse resultaatbestemming) van tegenover een saldo van -/ nadelig in Het saldo is, in afwachting van besluitvorming over de bestemming ervan, afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. In de jaarrekening is in de Toelichting op het overzicht Verschillen programmasaldi een analyse opgenomen van de afwijkingen tussen enerzijds de gerealiseerde baten en lasten en anderzijds de geraamde bedragen na wijziging, waarbij de belangrijkste verschillen worden toegelicht. Voor een nadere analyse van bovengenoemd resultaat mogen wij u verwijzen naar dit onderdeel van de jaarrekening. 3 Controlebevindingen jaarrekening 2014 In dit hoofdstuk rapporteren wij u de belangrijkste bevindingen ten aanzien van de jaarrekening Goedkeurende verklaring voor getrouwheid én rechtmatigheid Bij de jaarrekening 2014 van uw gemeenschappelijke regeling zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring voor de getrouwheid én de rechtmatigheid te verstrekken. 3.2 Verslaggeving De jaarrekening van uw gemeenschappelijke regeling dient te voldoen aan de verslaggevingsvoorschriften zoals die in het BBV zijn opgenomen. Wij hebben vastgesteld dat uw jaarrekening op alle punten aan het BBV voldoet.

7 4 3.3 Reorganisatievoorziening De overgang van SRE naar Metropoolregio Eindhoven zorgt ervoor dat de organisatie ingrijpend wijzigt. Een transformatieplan is hiervoor vorig jaar opgesteld en in februari 2014 is de herziene SRE begroting 2014 vastgesteld met een onderscheid naar de nieuwe Metropoolregio Eindhoven en naar SRE oud. Tevens zijn in dezelfde regioraadsvergadering de uitgangspunten vastgesteld voor de nieuwe gemeenschappelijke regeling welke leidt tot de nieuwe entiteit Metropool Regio Eindhoven (MRE). Als gevolg van deze transformatie is in 2014 een reorganisatievoorziening getroffen van om de reorganisatiekosten tot en met 2018 te kunnen bekostigen. De hoogte van de reorganisatievoorziening in de jaarrekening 2013 van uw gemeenschappelijke regeling was gebaseerd op een beste inschatting naar de situatie, waarbij rekening is gehouden met de ontwikkelingen in het begin van het boekjaar De reorganisatievoorziening moet jaarlijks opnieuw beoordeeld en geactualiseerd worden om vast te stellen dat deze voorziening toereikend is om de uitgaven van de reorganisatie te kunnen bekostigen. De ontwikkelingen in 2014 (nieuwe feiten) hebben een belangrijke invloed gehad op de hoogte van de reorganisatievoorziening, hetgeen heeft geresulteerd in een aanvullende storting in de voorziening van 2,4 miljoen. De belangrijkste oorzaken hiervan zijn: - ontvangen detacheringsvergoedingen boventallige medewerkers ( voordelig); - salarislasten transfertaak ( nadelig); - individuele afvloeiingsregelingen ( nadelig); - opgenomen WW verplichting ( nadelig). - Ontvangen detacheringsvergoedingen 2014 ( voordelig); - Vrijval voorziening eindejaarsuitkering SRE MD ( voordelig); - Overige lasten ( nadelig). Ook voor 2015 en verder moet de reorganisatievoorziening jaarlijks opnieuw beoordeeld en geactualiseerd worden om vast te stellen dat deze voorziening toereikend is om de uitgaven van de reorganisatie te kunnen bekostigen. 3.4 Wet normering topinkomens Met ingang van 1 januari 2013 is door middel van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging van (jaar 2014) niet te boven gaan. Daarnaast dienen gemeenschappelijke regelingen het salaris openbaar te maken van overige medewerkers die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van

8 5 In 2014 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. 3.5 Single information Single audit (SiSa) Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd op basis van de door u opgemaakte SiSa-bijlage en de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa Hierbij stellen wij de juistheid van de gegevens in de SiSa-bijlage vast. Wij willen benadrukken dat u als gemeente zelf verantwoordelijk bent voor de volledigheid van de te verantwoorden indicatoren zoals opgenomen in de SiSa-bijlage. Indien een 0 is ingevuld, zijn wij bij uw organisatie nagegaan of deze 0 terecht is ingevuld. U heeft dit aan ons bevestigd. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit rapport over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2014 in het kader van SiSa zijn verantwoord. Wij doen dit met een tabel, die wij ook moeten opnemen als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling is hierin aangegeven of, en zo ja welke, financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd: Financiële Fout of omvang in Toelichting Specifieke uitkering onzekerheid euro s fout/onzekerheid E27 Brede doeluitkering verkeer en vervoer E28 Regionale mobiliteitsfondsen F10 Nota Ruimte Project Eindhoven Brainport Totaal Interne controle Wij moeten kunnen vaststellen dat de organisatie zelf haar processen in kaart heeft gebracht en daarbij de belangrijkste beheersmaatregelen (key controls) heeft gedefinieerd en getoetst. De belangrijkste processen zijn hierbij: het betalingsverkeer, budgetbeheersing, volledigheid van de opbrengsten, naleving aanbestedingsregels en de jaarrekeningposten waar sprake is van een waarderings- en schattingselement (met name voorzieningen). Het SRE beschikt in 2014 niet over voldoende uitgeschreven procesbeschrijvingen. De controls zijn (nog) niet voldoende concreet beschreven om te kunnen spreken van key controls. Een adequate

9 6 procesbeschrijving bevat een beschrijving van de interne beheersingsmaatregelen die uw organisatie heeft getroffen, waarbij u antwoord geeft op de zogenaamde 6 W-vragen : wie doet wat, waarom, wanneer, waarmee en met welk doel? Een meer gedetailleerde toelichting hierop is opgenomen in de flyer Interne beheersing in de praktijk, die wij u al separaat hebben toegestuurd. Wij verzoeken u deze beschrijvingen aan de hand van de 6 W-vragen voor 2015 gereed te hebben. Wij hebben u hiervoor diverse templates als handreiking verstrekt en verzoeken u deze te gebruiken in Controle rechtmatigheid 4.1 Begrotingsrechtmatigheid Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid 2013 van de commissie BBV. Een overschrijding van de begroting is altijd onrechtmatig, maar hoeft de accountant niet in alle gevallen mee te wegen in zijn oordeel. Essentieel is dat de raad nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die zijn gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat het algemeen bestuur geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat de accountant deze kostenoverschrijdingen niet betrekt bij de beslissing of hij al dan niet een goedkeurend rechtmatigheidsoordeel kan afgeven. Daarnaast moet de accountant in het verslag van bevindingen deze kostenoverschrijdingen, waarvan het dagelijks bestuur in de jaarrekening moet aangeven dat ze nog dienen te worden geautoriseerd, aan de orde stellen. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid volgens het vastgestelde controleprotocol 2014 presenteert het dagelijks bestuur in de jaarrekening een overzicht met een analyse van de aard/soort van de programmasaldo overschrijding. Als algemene regel geldt dat alle begrote overschrijdingen die per begrotingsonderdeel (programmasaldo, algemene dekkingsmiddelen, stelposten, reservemutaties en saldo van kostenplaatsen) per saldo 10 % van het programmasaldo met een ondergrens van te hoven gaan, gemeld worden. Dit is conform de uitwerking van art. 7 lid 3 van de Financiële verordening. Wij hebben deze analyse beoordeeld. De gemeenschappelijke regeling SRE heeft in 2014 twee begrotingsoverschrijdingen die hoger zijn dan 10% van he programma saldo. Dit betreft: - Programma oud SRE - Financiering en algemene dekkingsmiddelen

10 7 In de Toelichting op het overzicht Verschillen programmasaldi zijn de verschillen toegelicht. Op basis van deze toelichting komen wij tot de conclusie dat de overschrijdingen niet meegewogen hoeven te worden in ons oordeel gezien de aard van de overschrijdingen. - Programma oud SRE: Het deelprogramma Oud SRE laat een nadeel zien van ruim Dit wordt veroorzaakt door een nadeel op de apparaatskosten van , een nadeel op de programmakosten van en een voordeel op de programmabaten van Tegenover de hogere apparaatskosten staat een positief saldo van kostenplaatsen dienst SRE ( ). Per saldo is sprake van een overschrijding van Financiering en algemene dekkingsmiddelen: In het kader van de reorganisatie SRE is een bedrag gestort in de voorziening reorganisatie SRE. Op grond van de verslaggevingsregels is dit vereist en hiermee niet onrechtmatig. De hierboven gerapporteerde overschrijdingen hebben overigens geen invloed op de strekking van de verklaring, aangezien ze passen in uw controleprotocol Niet-financiële rechtmatigheid Een ander onderdeel van de rechtmatigheidswetgeving is de niet-financiële rechtmatigheid. Dit is niet primair het onderzoeksgebied van de accountant. De accountant heeft als taak u te wijzen op een niet-financiële onrechtmatigheid als eventuele bijvangst van de reguliere controle en op eventuele tekortkomingen in het interne signaleringssysteem. Wij hebben gedurende onze jaarrekeningcontrole geen niet-financiële onrechtmatigheden geconstateerd. 5 Frauderisico en onafhankelijkheid Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie (NBA) een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude in de jaarrekening. Daarnaast wordt van ons verwacht dat wij de onafhankelijkheidsregels voor accountants in acht nemen. 5.1 Geen signalen van fraude geconstateerd Om invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting ten aanzien van fraude in de jaarrekening hebben wij een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam en met het management van uw gemeenschappelijke regeling, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken en op preventieve maatregelen daarbij.

11 8 Daarnaast hebben wij conform onze beroepsregels zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die erop waren gericht om het risico van het omzeilen van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Tevens hebben wij specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen, controles van schattingen en zijn wij alert geweest op significante en ongebruikelijke transacties. Als onderdeel van onze controle en de gevoerde fraudediscussie hebben wij het management verzocht inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude, in de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat het management daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover. Tijdens deze gesprekken hebben het management aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico s. Uw management heeft daarnaast zelfstandig een frauderisicoanalyse uitgevoerd en vastgelegd. In de frauderisico-analyse is het risico bemoemd, de kans, impact en de aanwezige beheersmaatregel. De huidige analyse is sterk ingestoken op het onttrekken van waarden aan de organisatie. De scope van frauderisico-analyse kan nog verder verbreed worden door bijvoorbeeld ook het risico van foutieve inschattingen (verslaggevingsfraude) te benoemen. Door het management is geen fraude geconstateerd. Van het dagelijks bestuur hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd. Hoewel wij, zoals hiervoor beschreven, een kritische houding hebben ten opzichte van risico s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2014 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. 5.2 Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) opgenomen in de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) en vormen een belangrijk onderdeel van het normenkader waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de ViO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed. Op basis van onze toetsing aan het normenkader concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij de gemeenschappelijke regeling SRE in 2014 voldoende is gewaarborgd. 6 Tot slot Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Dit verslag is alleen bestemd voor de leden van het algemeen bestuur en dagelijks bestuur van de

12 9 gemeenschappelijke regeling en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk aan derden worden verstrekt of aangehaald zonder onze schriftelijke toestemming vooraf. Het is zonder onze voorafgaande toestemming niet toegestaan om dit accountantsverslag te publiceren. Dit geldt ook voor de publicatie op uw website. De in dit verslag aan de orde gestelde onderwerpen zijn door ons geconstateerd gedurende onze controleopdracht waarvan wij van mening zijn dat zij uw aandacht vragen. Het is geen allesomvattend verslag van alle geconstateerde zaken en in het bijzonder kunnen wij niet verantwoordelijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrijfsrisico s of tekortkomingen in het systeem van interne beheersing. Elke conclusie, opinie of opmerking in dit verslag is verstrekt in de context van onze controleverklaring over de jaarrekening als geheel, welke zal worden verstrekt in onze controleverklaring. Wij hopen met dit accountantsverslag een zinvolle bijdrage te leveren aan de bestuurlijke behandeling van de jaarrekening en aan een verdere optimalisering van de verslaggeving van uw gemeenschappelijke regeling. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. drs. D.O. Meeuwissen RA