Timemanagement met Outlook Op de agenda voor vandaag

Transcriptie

1 Timemanagement met Outlook 1 Op de agenda voor vandaag 2 3 1

2 Zelfmanagement Timemanagement = Prioriteitenmanagement = Zelfmanagement 4 Once you begin to see where your time is used best and where it s wasted, you can begin to invest in yourself during pockets of focused time. Tonya Dalton 5 6 2

3 Outlook = mailbox Maar zoveel meer Agenda, planner, taken, notities, principes van timemanagement PRIORITEITEN PLANNING ZELFMANAGEMENT TIME WELL SPENT 9 3

4 Zelfmanagement Per dag steekt iedereen teveel tijd in en. Ons doel: MINDER MAILEN 1. Inkomende mail beperken 2. Inkomende mail verwerken 3. Mailjail TIP: Start klein en bouw op 10 Zelfmanagement Inkomende beperken Je tools 1. client configureren 2. Mailgedrag 3. Opt-out 4. filteren Systeem & discipline 11 Zelfmanagement Inkomende mail beperken 1. client configureren 12 4

5 Zelfmanagement Inkomende mail beperken 2. Mailgedrag Kies je kanaal zorgvuldiger 13 Zelfmanagement Inkomende mail beperken 2. Mailgedrag Automatiseren 1. Project/doel steeds in het onderwerp 2. Laat je outlook automatisch s sorteren 14 Zelfmanagement Inkomende mail beperken 3. Opt-out 1. Nieuwsbrieven 2. Mailgroepen 15 5

6 Zelfmanagement Inkomende mail beperken 4. filteren kort beantwoordbaar? meteen doen met 1 zin vereist kleine actie (5 min) taken vereist grotere actie (5 min <) agenda 16 Zelfmanagement Inkomende mail beperken 4. filteren Noodzakelijk om het bericht nog als zelf bewaren? Verplaats het naar de betreffende map (automatisch?) 17 Zelfmanagement Inkomende mail beperken 4. filteren - mobiel Plannen 18 6

7 Zelfmanagement Inkomende mail verwerken ZERO YOUR INBOX 1. strategie 2. Keep or delete 3. Mappenstructuur 19 Zelfmanagement Inkomende mail verwerken 1. strategie Doen Stop auto-check & meldingen a Mail enkel tijdens mailblok a Op het einde van de dag een lege inbox a Touch only once a Dagelijks: delete, store, act Niet doen Inbox als to-do-lijst Inbox als opslagplaats Elk moment van de dag mailen Steeds meteen reageren 20 Zelfmanagement Inkomende mail verwerken 2. Keep or delete Enkel voor jou? Verwacht meestal actie of is een vraag of communicatie Heeft het te maken met je taak? Nee delete Kan je de info ergens anders ook vinden? Ja delete Info nodig binnen de 6 maand? Nee delete Bij te houden voor Legal of HR? Nee delete 21 7

8 Zelfmanagement Inkomende mail verwerken 2. Keep or delete Voor enkelen? Voor jou, maar verwacht waarschijnlijk geen reactie. store Niet dringend om te lezen 22 Zelfmanagement Inkomende mail verwerken 2. Keep or delete Voor hele groep? Kan of kan niets van jou verwachten of je tijd waard zijn Verlies je veel tijd aan om uit te zoeken of dit iets voor jou is Benader idem als CC 23 Zelfmanagement Inkomende mail verwerken 3. Mappenstructuur Mappen komen overeen met belangrijke taken (doelen of projecten) Geen persoonlijke mappen Gebruik dezelfde indeling op je pc of Sharepoint 24 8

9 Zero-inbox geeft je meer mentale ruimte om je taken uit te voeren. 25 Poll Hoeveel ongelezen s heb jij momenteel? 0 t.e.m. 5 s 6 t.e.m. 10 s 11 t.e.m. 20 s 20 t.e.m. 30 s +31 s 26 Zelfmanagement Mailjail Iedereen kent dit gegeven. Oplossing? Map Mailjail maken Elke dag: 10 minuten Delete act/file answer 27 9

10 4 principes van timemanagement PRIORITEITEN PLANNING ZELFMANAGEMENT TIME WELL SPENT 28 Prioriteiten De allegorie van de grot knikkerpot 29 Prioriteiten Prioriteiten stellen = beslissen welke taken zeer belangrijk, tweederangs en welke van ondergeschikt belang zijn. Gouden regel Prioriteiten Moet ik dit nu doen? Moet ik dit nu doen? Moet ik dit nu doen? Moet ik dit nu doen? Moet ik dit nu doen? Taken met hoogste prioriteit: eerst uitvoeren 30 10

11 Prioriteiten Prioriteiten stellen - De theorie 31 Prioriteiten Prioriteiten stellen - De praktijk 1 2 Elimineren Automatiseren 3 4 Delegeren Ik 32 4 principes van timemanagement PRIORITEITEN PLANNING ZELFMANAGEMENT TIME WELL SPENT 33 11

12 Planning 34 Planning MULTITASKING 35 Planning - PRINCIPE ALPEN-methode Activiteiten, taken en afspraken opschrijven Lengte (tijdsduur) van activiteiten inschatten Problemen voorzien Eindbeslissingen nemen (prioriteiten, delegeren,..) Nacontrole (onafgewerkte taken) 36 12

13 Planning Hoe? ACTIVITEITEN, TAKEN EN AFSPRAKEN OPSCHRIJVEN Tip 1: Vooraf plannen Sluit je dag af met alle taken ingepland voor de volgende dag. 37 Planning Hoe? ACTIVITEITEN, TAKEN EN AFSPRAKEN OPSCHRIJVEN Tip 2: Deadlines Duidelijke en haalbare deadlines geven je ruimte. 38 Planning Hoe? ACTIVITEITEN, TAKEN EN AFSPRAKEN OPSCHRIJVEN Tip 3: Opschrijven voorkomt braintraffic 2DO 2DO 2DO 2DO 2DO 39 13

14 Planning Hoe? LENGTE (TIJDSDUUR) VAN ACTIVITEITEN INSCHATTEN Tip: Time-boxing - Per blok van 15 min plannen - Tijdslimiet verhoogt de focus & motivatie Planning Hoe? PROBLEMEN VOORZIEN Ruimte 20% Tip: Voorzie ruimte Tijdrovers 20% Geplande activiteiten 60% - Uitloop - Stoorders - Tijdsrovers 42 14

15 Planning Hoe? EINDBESLISSING PRIORITEITEN Tip: Efficiëntie - Effectiviteit - Efficiëntie = de juiste dingen doen - Effectiviteit = het op het juiste manier doen 43 Planning Hoe? EINDBESLISSING PRIORITEITEN Efficiëntie - Effectiviteit - Start met belangrijke taken, niet met je planning of mailblok - Controleer je 2 keer per dag 44 4 principes van timemanagement PRIORITEITEN PLANNING ZELFMANAGEMENT TIME WELL SPENT 45 15

16 Time well spent Ken jezelf Ieders prestatiecurve ligt anders, hou rekening met je eigen inzichten. 46 Time well spent Ken jezelf 47 Time well spent Durf NEEN zeggen 48 16

17 Time well spent Schakel zoveel mogelijk afleiders uit Meldingen of social-media Automatisch binnenhalen van s Waarom? Extra aanloop- en inwerktijd Concentratie neemt af Steeds langere aanlooptijden Soms wel 30 % tijdverlies 100% Effectiviteit Onderbrekingen Tijd