Meer doen met je tijd!

Transcriptie

1 Meer doen met je tijd! Els Ory 16 oktober TIJDBEHEER 3. PRIORITEITEN 4. PLANNING 1. TIJDBEHEER Wat is tijd? Voorbij is voorbij. Tijd is niet op te sparen. Iedereen heeft evenveel. 1

2 1. TIJDBEHEER Ik heb geen tijd. 1. TIJDBEHEER Ik heb geen tijd. 1. TIJDBEHEER Albert Einstein Tijd is een opeenvolging van gebeurtenissen. 2

3 1. TIJDBEHEER Tijdbeheer of time management = het beheer(sen) van de gebeurtenissen 1. TIJDBEHEER Beïnvloedbare gebeurtenissen 1. TIJDBEHEER Niet beïnvloedbare gebeurtenissen 3

4 Samenvattend We hebben allemaal evenveel tijd, elke dag opnieuw. Tijd is een opeenvolging van gebeurtenissen die we beheren. Niet alle gebeurtenissen zijn echter beïnvloedbaar. 1. TIJDBEHEER 3. PRIORITEITEN 4. PLANNING POLL Wat zie jij het vaakst als een struikelblok in je tijdbeheer? A. Het is voor mij en in de organisatie niet steeds duidelijk genoeg welke mijn prioriteiten zijn B. Ik durf te weinig assertief te zijn of neen te zeggen C. Ik heb moeite met het plannen van mijn werk D. Ik kan me niet aan mijn planning houden 4

5 DAG EVALUATIE MOMENT EVALUATIE 3. Omgaan met werk We zijn effectief als de besteding van onze tijd bijdraagt aan het bereiken van ons doel. We zijn efficiënt als de inspanning overeenstemt met het resultaat. Tijdbeheer heeft meer te maken met effectiviteit dan met efficiëntie. Effectief Efficiënt De juiste dingen doen De dingen juist doen 5

6 Niet efficiënt C. Harry bereidt het evaluatiegesprek van zijn medewerker voor. Ondanks de drukte en de hulpvragen van collega s is hij er tegen het eind van de dag toch in geslaagd deze belangrijke taak af te werken. D. Harry is zijn post aan het verwerken en heeft alvast even zijn nieuwe vakblad doorbladerd en een interessant artikel snel doorgelezen. Hij begint binnenkort aan een project hierover dus die info zal zeker van pas komen. Effectief Niet effectief B. Harry bereidt de presentatie van vrijdag voor ivm budgetgoedkeuring. Hij heeft hiervoor een uur uitgetrokken en in zijn agenda geblokkeerd. Hij gaat in de aparte werkruimte zitten en de telefoon is doorgeschakeld. Efficiënt A. Een collega van Aankoop vraagt Harry om een macro in Excel te controleren. Als expert vindt Harry na een kwartier al het probleem. De collega is geholpen! DAG EVALUATIE MOMENT EVALUATIE 3. Omgaan met werk 6

7 iets te doen < 3 > 3 - < 1 uur > 1 uur Onmiddellijk doen! Noteren op je Noteren in je Ongeacht de prioriteit! TAKENLIJST AGENDA Quick win Afspraak met mezelf De wet van EISENHOWER Onbelangrijke zaken worden zelden belangrijk! Belangrijke zaken worden wel dringend! Belangrijk B-taken Doe zelf Snel, inplannen D-taken A-taken Doe ze zelf Onmiddellijk C-taken Delegeren indien mogelijk; doen indien nodig en wanneer mogelijk Dringend 7

8 1. TIJDBEHEER 3. PRIORITEITEN 4. PLANNING 3. PRIORITEITEN Wat is mijn doel? Welke zijn mijn resultaatgebieden? Welke is de volgorde van belangrijkheid van mijn resultaatgebieden? Zijn mijn prioriteiten doorgesproken en transparant? 3. PRIORITEITEN Harry kent zijn prioriteiten: 1. Continuïteit van de geleverde systemen 2. Coaching medewerkers 3. Projectmanagement 4. Commercieel werk 5. Interne communicatie => dankzij een snelle prioriteitencheck weet je snel wie je terugbelt tijdens je korte pauze 8

9 1. TIJDBEHEER 3. PRIORITEITEN 4. PLANNING 4. PLANNING AGENDA Inzicht Overzicht 9

10 5. Planning via agenda Weekoverzicht Terugkerende agendazaken : wekelijks, maandelijks, jaarlijks Externe afspraken Eigen Uitstelbare taken ( 1 uur) 10

11 Agenda Weekoverzicht Verschillende kleuren Dezelfde aanduiding Reis- en voorbereidingstijd Voeg privé afspraken waar nodig discreet toe Onplanbaar is niet hetzelfde als onvoorzienbaar Plan realistisch (jouw bioritme en dat van je afdeling) => Hou rekening met maximum vulniveau 11

12 TAKENLIJST Beschrijf de taak Geef een tijdsbudget per taak Laat de taak pas verschijnen wanneer ze relevant is (startdatum) Stop met je takenlijst als je tijdbudget op is 12

13 TAKENLIJST Geef met een letter de prioriteit aan Geef met een cijfer de volgorde aan Wees consequent in taalgebruik en nummering/letters 13

14 Ontvangen Taak Indien we voor deze iets moeten doen, maken we er een taak van. Tip! Vermeld expliciet welke taak je moet doen. Indien de taak op een specifiek moment moet besproken worden, maken we er een agenda-item van. Agendaitem Indien het resultaat bevestigd moet worden, maken we van het agenda-item terug een . Planning bedreigd door tijdrovers 14

15 Begin er zo snel mogelijk mee. Quick wins, taken en agenda. Tijdbeheer eindigt nooit. Serenity Prayer (Reinhold Niebuhr) Grant me the serenity To accept the things I can not change, the courage to change the things I can, and the wisdom to know the difference. 15