Jan Buermans Time Management

Transcriptie

1 Jan Buermans Time Management

2 Mensen hebben tussen de en gedachten op een dag 95% ervan is in het verleden of in de toekomst Slechts 5% van onze tijd zijn we in het NU!

3 Iedereen heeft evenveel tijd Je moet dus bewust met de tijd omgaan Je moet tijd maken om je eigen tijd te bepalen en in te delen

4 Tijd is subjectief We ervaren tijd Tekort aan tijd is persoonlijk De tijd kan vliegen of kruipen

5 Time Management = Zelfmanagement Iedereen heeft immers dezelfde 24u per dag ter beschikking

6 Het beheren van tijd is echter moeilijk, want die gaat steeds vooruit Dus : we moeten onszelf beheren

7 CREATIEF met tijd Doorbreken van routines : dingen ANDERS doen Time-out om oplossingen te zoeken Vóór-denken, want na-denken komt te laat! pro-actief ipv re-actief Leidt tot verbeteringen

8 Management By Objectives Maatschappij Bedrijf IK Privé

9 Tijdrovers

10 Onduidelijke doelstellingen Teveel tegelijk willen doen TIJDROVERS Slechte organisatie Geen prioriteiten Slechte planning Overvol bureau

11 TIJDROVERS Telefonische onderbrekingen Last minute requests Niet afmaken van werk Onverwachte bezoekers Geen NEE kunnen zeggen Afleiding Gebrek aan zelfdiscipline

12 Irrelevant perfectionisme TIJDROVERS Uitstellen van (moeilijke) taken Te weinig delegeren Meetings Geen goede voorbereiding s Alles willen weten

13 Bepalen van prioriteiten

14 Bepalen van prioriteiten Urgent = Important

15 Bepalen van prioriteiten Urgent activiteiten die onmiddellijke aandacht en/of actie vragen, zonder uitstel Important activiteiten die betekenisvol zijn en leiden tot het bereiken van doelen en objectieven

16 Bepalen van prioriteiten Urgent Urgent Urgent Not important Important Not urgent Not urgent Not important Important Important

17 Urgent and Important Re-actief Crisissituaties + onmiddellijke, onverwachte en onvoorziene problemen Deadlines En ook : DO IT NOW (do not postpone anymore) Gevaar : zorgt voor hoge stress Slachtoffer van de situatie Reageren tot dingen zich voordoen, ipv. ze te voorzien en ze a priori te PLANNEN

18 Urgent and Important Voorbeelden Afhandelen van een woedende klant Halen van de uiterste deadline Computer die crasht Arbeidsongeval Brand

19 Not urgent but Important Pro-actief Planning opmaken voor belangrijke dingen Voorbereiding Anticiperen op problemen Kwaliteit verhoogt en geeft rust Gevaar : Ze zijn niet dringend, dus ze blijven liggen en worden zo opnieuw U + I

20 Not urgent but Important Voorbeelden Persoonlijk zelfmanagement! Planning! Voorbereiding Constante zelfontwikkeling

21 Urgent but not Important Re-actief Onderbrekingen Anderen helpen, maar met dingen die jouw persoonlijke doelstellingen en de algemene organisatie niet ten goede komen Gevaar : Hypotheek op de eigen prioriteiten bv. kan je mij helpen met de bestellingen voor morgen, want ik heb te veel werk

22 Urgent but not Important Voorbeelden Onverwachte, te lange telefoontjes Meetings waar je niet bij moet zijn Nutteloos mailverkeer Onverwachte bezoekers (intern of extern) Tegemoetkomen aan de prioriteiten van anderen

23 Not urgent and not important Niet-actief = druk bezig lijken (met nutteloze dingen) Activiteiten die enkel tijdverlies zijn Activiteiten in deze categorie zijn van geen enkel belang en mogen dan ook geen deel uitmaken van je dagelijkse bezigheden! Gevaar : Mismanagement + tijd- & energieverlies

24 Voorbeelden Not urgent and not important Oneindig opruimen & klasseren Eindeloos agenda updaten Klagen Doorschuiven problemen Junk mail

25 Bepalen van prioriteiten Urgent MISLEIDING CRISIS VERSPILLING KWALITEIT Important

26 Bepalen van prioriteiten Urgent Onderbrekingen Kritieke activiteiten Afleidingen OBJECTIEVEN Important

27 Bepalen van prioriteiten Urgent Urgent Urgent DELEGATE DO Not important Important Not urgent Not urgent DUMP PLAN Not important Important Important

28 Bepalen van prioriteiten Urgent 15% 20 25% 50-60% 25 30% Rood : bedrijven met hoge prestaties Zwart : gemiddelden minder dan 1% 65 80% 2 3% 15% Important

29 Tips Maak een planning en overzicht/schema van uw belangrijkste werkzaamheden Stel niet uit Los de urgente issues onmiddellijk op en vermijd ze in de toekomst Werk aan 1 taak tegelijk Delegeer Organiseer uw archief (mappen per onderwerp)

30 Tips Laat u niet storen op elk moment Selecteer uw informatie (80% van uw archief bekijkt u nooit meer) Houd telefoongesprekken kort en bondig Behandel uw mail op een vast tijdstip Plan meetings Leer neen te zeggen

31 Waarom zeggen we geen NEEN?

32 Omdat we BANG zijn! BANG dat de ander

33 me vanaf dan bij niets meer zal betrekken me niet aardig vindt me niet sympathiek vindt me het kwalijk zal nemen agressief zal antwoorden me zal dwarsbomen in mijn carrière

34 Vooral bij succesvolle en ambitieuze mensen

35 NEEN zeggen kan consequenties hebben

36 Maar altijd JA zeggen nog veel meer

37 Ongelukkig Altijd JA zeggen Overwerkt Oververmoeid Uitgebuit Er wordt steeds meer van jou geprofiteerd

38 Zeg onmiddellijk NEE Stel niet uit!

39 Zeg niet : Ik ga het even bekijken Ik laat het u weten Het is nu wat druk Het is op het moment een beetje moeilijk Misschien later

40 Zeg wel : Ik vind het fijn dat u aan mij heeft gedacht, maar ik kan dit niet doen. Dat gaat niet. Ik heb teveel werk en ik wil dat goed doen.

41 OF stel vragen : Waarom vraagt u dat aan mij? Wat bedoelt u juist? Wat wil u bereiken? Wanneer moet het af?

42 En VOORAL : Bied een alternatief aan In tijd In mensen In ideeën Een OPLOSSING

43

44 Gouden regel voor lees nu, doe het nu, klasseer nu, verwijder het nu!!! = post : DO, DELEGATE, DUMP OR PLAN

45 Inbox : maximum 15 GELEZEN berichten (enkel TO DO s!!!) The best inbox is an empty inbox!

46 Maak mappen/folders Zorg voor een logische indeling! Per onderwerp! Per departement! Op naam! Per project

47 Desactiveer de signalen die een mail aankondigen

48 Open uw mail ENKEL op vastgestelde tijdstippen

49 Mailadres selectief doorgeven

50 Unsubscribe van mailinglists

51 Behandel de oudste mails eerst FIFO

52 Do not PRINT mails

53 Delete Verzonden en Verwijderde berichten

54 Gebruik duidelijke titels (subject) Hou het KORT (geen lange boodschappen) : no scrolling rule Maak duidelijk of er actie vereist wordt : actie vereist of FYI

55 Vermijd reply to all Forward : elimineer vorige mails + bijlagen Wees spaarzaam met cc

56 Gebruik de Out of Office Maak group lists en hou ze up to date Maak afspraken met team over -protocol

57 5 stappen methode

58 5 stappen methode 0 DUMP alles uit je brein Schrijf alle taken / to do s op

59 5 stappen methode 1 Maak een lijst met de belangrijkste taken (best maximum 5 items)

60 5 stappen methode 2 Neem dé belangrijkste en meest kritische taak die de resultaten positief zal beïnvloeden

61 5 stappen methode 3 Voer deze taak uit : 100% focus! Het is niet toegestaan om andere dingen te doen

62 5 stappen methode 4 Take a break!!! Geniet ervan en schrap de taak van de lijst

63 5 stappen methode 5 Herbegin! En vul eventueel uw lijst terug aan tot 5

64 Lijstje Begin elke dag met het maken van een lijstje :! Het geeft rust! Onze hersenen worden leeggemaakt! Het schept orde en vermijdt chaos in ons hoofd! Het creëert overzichtelijkheid

65 Wet van doorlopend werken Een werk doorlopend afwerken neemt minder tijd in beslag dan het in verschillende fasen te doen Na elke onderbreking moet je er terug ingeraken Na elke onderbreking verlaagt de concentratie

66 Wet van doorlopend werken Blokkeer één/enkele moment(en) per dag waarbij u door niemand mag gestoord worden Dit is de belangrijkste afspraak van de dag Zet ze in uw agenda (al dan niet gecodeerd) U bent dan NIET bereikbaar Kies moment(en) uit waarbij u riskeert het minst gestoord te worden