BETERANDERS. Hoe kan een mail policy je helpen? In dit magazine. Regels en afspraken. Efficiënt lezen en schrijven van mails

Transcriptie

1 BETERANDERS Outlook beter gebruiken nov 2016 Hoe kan een mail policy je helpen? Voor iedereen, maar voor kenniswerkers in het bijzonder is mailen een alledaagse bezigheid geworden. Voor sommigen onder ons tot wel 25% van onze dagtaak, zoveel tijd gaat er op aan mails schrijven, en vooral mails lezen. In grote bedrijven neemt men daarom allerlei maatregelen om iedereen aan te moedigen effectief en efficiënt met mails om te gaan. Een mailpolicy helpt daarbij. Oorspronkelijk ging de mailpolicy vooral over de formele regels waaraan iedereen zich te houden had. Omdat mail ondertussen zo een belangrijke invloed heeft op ons tijdsgebruik, behandelt een moderne versie van een policy ook manieren om efficiënter met mail om te gaan. In dit magazine Regels en afspraken Efficiënt lezen en schrijven van mails Hoe Outlook minder storend maken? Hoe schrijf je een goede mail? Met sneltoetsen steeds wat extra tijd uitsparen. Tegenwoordig verloopt het Iets moderner, en veel meer storend 1

2 Je mail van het werk is voor mails van je werk. Privé mails stuur je met je privé account. Maar lees je ook vooral in je vrije tijd. Tijd is belangrijk en waardevol. Zorg Het versturen van SPAM-mails toont een gebrek aan respect Wees beleefd en volg de wet dat jij de tijd van je werkgever niet zomaar steelt. Racistische, pornografische en haatdragende mails mag je niet zomaar versturen. Het kwetst anderen en je maakt je er strafbaar door. Daarom wordt dat ook in een mailpolicy verboden. Verstuur geen vertrouwelijke documenten. Copy right geldt ook voor het ZOL en voor jou. Mails die je in vertrouwen gestuurd krijg, hou je vertrouwelijk. Wees vooral behoedzaam als je met externen mailt. Verberg je identiteit niet als je een mail verstuurt; Beperk het versturen van mails buiten de werkuren en tijdens weekends tot het absoluut noodzakelijke. Virussen zijn kwaadaardig en schadelijk. Dat je zelf doelbewust geen virussen verstuurt of verspreidt is vanzelfsprekend. Bij elke mail van een afzender die je niet kent of vertrouwt of waarin je rare bijlagen aantreft ben je best heel behoedzaam. Open vooral de bijlages niet. Maar neem dadelijk contact met de helpdesk. Bijlages versturen met bepaalde uitvoerbare extensies is niet verboden (exe, zip ). Elke mail die je stuurt zal iemand anders lezen. All mails versturen is niet toegelaten. Het meest nabije alternatief, naar heel veel mensen mails sturen, is ten zeerste afgeraden. Dikwijls zijn deze mails nutteloos en overbodig, bovendien storen ze de goede werking van het ziekenhuis. Commerciële of wervende s, hoe goed bedoeld ook, sturen is niet toegelaten. Neem contact met de verantwoordelijke voor de communicatie. Zij kunnen je helpen. Ben je langer dan een werkdag afwezig? Zet dan een out of office boodschap in. Laat er in weten waar mensen in geval van dringende zaken terecht kunnen.

3 De mail dient voor veel maar niet om ruzie te maken. Waarvoor een mail gebruiken? Enkele tips: Informeren en toelichten Eer je een mail schrijft: vraag je af of mail het beste medium is. Er bestaat nog steeds de telefoon, of je kan even bij iemand langs lopen. Mail dient om te informeren, een toelichting te geven bij een bestand of tekst, of om een opdracht te geven of vraag te stellen. Een mail is niet geschikt om discussies te voeren, en dient zeker niet om emoties of gevoeligheden te schrijven. Bewijsvoering Soms is het goed een mail te schijven die als latere bewijsvoering kan dienen. Om afspraken nog eens te beklemtonen bijvoorbeeld. Of als bewijs dat je iets deed. CTRL+SHIFT+M opent een nieuwe mail. CTRL + ENTER verstuurt een mail Vanuit de werkbalk kan je snel nieuwe Outlook items openen. Een standaard handtekening met al je gegevens opent zich bij elke nieuwe mail. Leesbevestiging Als je een beetje tijd investeert om Outlook beter te leren kennen, dan spaar je minuten per dag uit. Wees heel zuinig met het vragen van een ontvangst of leesbevestiging. Vele mensen beschouwen dit als een inbreuk op hun privacy en dus storend. Outlook heeft vele mogelijkheden om zaken te automatiseren. Filters instellen en snelle stappen gebruiken. De verschillende views naar jouw wensen aanpassen. Sneltoetsen gebruiken bij zaken die je dikwijls doet. In ZOL zijn verschillende teksten en boeken op het ZOLnet beschikbaar. Je kan raad vragen aan verschillende experten, of aan de mensen van de helpdesk. Op het internet vind je via Google heel vele tips en handleidingen.! Dit loont echt de moeite.. Maak niet elke mail urgent, laat dat rode uitroepteken achterwege!

4 Verwerk je mails met aandacht Lees je mail in bulk Beperk het lezen van s tot enkele keren per dag en verwerk dan je mails in bulk. Deze regel vergt veel discipline, maar helpt echt als je veel wil bereiken op een dag. Voor vele mensen is een drietal keer per dag je inbox verwerken een werkbaar gemiddelde. Open elke mail niet meer dan 1 keer Elke mail open je maar één keer en je verwerkt hem onmiddellijk volgens je workflow. Op deze manier krijg je snel een lege inbox. En dit is heel belangrijk om rust in je hoofd te krijgen. Door de mails in de inbox te laten staan, kom je ze, telkens je onbeantwoorde mails gaat behandelen, terug tegen. Misschien open je ze niet, maar gewoon het feit dat je ze ziet zorgt voor afleiding. En onrust, want het herinnert je aan de 1001 dingen die je nog moet doen. Een lege inbox geeft rust in je hoofd en laat je toe rustig te werken. Onderzoeken tonen aan dat we al gauw tot 25% van onze dagtaak afgeleid zijn door storingen door onze mail. Vooral de pingetjes leiden je af. Zorg dat Outlook je niet de hele tijd stoort Het is een heel goed idee om je werkdag niet te starten met het lezen van mails. Er zijn belangrijker zaken! Start Outlook op in het takenscherm Zet alle signalen dat je een nieuwe mail ontvangt uit. Je doet dat bij de opties. Elk pingetje of boodschap onderaan je scherm dat aangeeft dat er nieuwe mail is, leidt je af van je eigenlijke taak. 4

5 Hoe schrijf je een goede mail? Dit is de volgorde : Elke mail die jij stuurt zal iemand anders lezen. Respecteer hun en jouw tijd. Voeg de bijlage toe. Dat bespaart je een tweede oopsie mail. Schrijf de inhoud. Deze moet kort zijn. Maximaal 200 woorden of ongeveer 1 scherm. Start met enkele regels waarin de opdracht, vraag, bedoeling of korte inhoud staat. Dit is een uitgebreide betreft. Onderteken met minstens je naam, voornaam en telefoonnummer. Een automatische ondertekening bespaart tijd. Je onderwerpregel is een samenvatting van je ail. Maximaal vijftig tekens. Zo zorg je ervoor dat je lezer en jezelf steeds aan het onderwerp zien waarover de mail handelt. Dit is erg handig voor de mensen die taken van hun mails maken. Voeg de geadresseerde toe.. Maximaal 1 in het Aan -veld, beperk het CC veld voor diegenen die jouw mail echt ter info moeten krijgen. Als je verwacht dat meer dan één persoon iets met je mail doet, spreek hen dan in je mail afzonderlijk aan doe jij dit doe jij dat. Beperk het aantal mails dat jij schrijft. Zoek naar de perfect leesbare mail! Mails ter info of agendauitnodigingen mogen naar Lees elke mail nog even na voor je op verzenden duwt. Het zal je rode kaken besparen Doe niet mee aan kettingmails. Bij een nieuw onderwerp, start een nieuwe mail. 5

6 Een mailpolicy helpt jou en je hele organisatie de last van mail te beperken, en het plezier ervan te verhogen. Ook mailen kan efficiënt! Zet alle signalen van nieuwe mail uit zodat je rustig kan werken. Werk met het principe van een lege inbox. Wees beleefd als je mailt en beperk mails tot deze die nodig zijn. Contact opnemen Neem voor meer informatie over onze inzichten of voor hulp bij het installeren van werkschema s contact met ons op. Wij geven opleiding en begeleiding. Ons verhaal is ideaal voor het verrijken van een teambuildingdag of als inleiding op langdurige werksessies of visiedagen. BeterAnders of elke@beteranders.be jos@beteranders.be Bezoek onze website op Schrijf korte mails naar weinig personen. BeterAnders brengt je extra tijd waar je die niet verwachtte.