Vergader efficiënt! Maak van vergaderen een uitdaging en geen opgave

Transcriptie

1 Vergader efficiënt! Maak van vergaderen een uitdaging en geen opgave Ken Pieters Ken Pieters IMPACT nv Inhoud van deze opleiding De vergadering als voorzitter leiden Haal meer uit een meeting als deelnemer Spelregels binnen communicatie Hoe pak ik verschillende deelnemers aan? 15 tips voor een geslaagde conference call Doel en deelnemers Is vergadering beste methode? Alternatief? Info verstrekken : maximum deelnemers Info inwinnen : maximum 8 deelnemers Problemen oplossen : maximum 8 deelnemers Besluiten nemen : maximum 6 deelnemers 1

2 Agenda en uitnodiging Duidelijke agenda : onderwerp, situatieschets, doelstelling Makkelijke punten eerst Duur per agendapunt Respecteer de agenda Agenda en uitnodiging Uitnodiging : datum, plaats, tijdstip, deelnemers, duur Uitnodiging : week op voorhand Voorbereiding? Agenda en uitnodiging Datum 12 december 2018 Uur Van 9 tot 11 uur Plaats Deelneme rs Zaventem, vergaderzaal Da Vinci, 2 de verdieping Heidi Arnauts, Mieke Casier, Els Ory, Stijn Vandenberk, Alex Van Vlerken CC Annemiek Hoogsteyns, Harry Timmers 2

3 Begin op tijd Kies geen traditioneel beginuur : 8.48 Begin op tijd Plaats interessante punten bovenaan agenda Confronteer laatkomers afzonderlijk Punt per punt afronden Wijzen op de timing Samenvatting maken Kunnen we het hierover eens zijn? Beslissingen nemen Consensus nastreven Geen consensus : stemmen Meningen 50/50 : voorzitter beslist Niet terugkomen op beslissingen 3

4 Het actieplan Wie doet wat tegen wanneer? SMART-afspraken Opvolgen Het verslag Verslaggever bepalen Verslag meteen na vergadering afwerken Actieplan is basis verslag Geen feiten of meningen toevoegen Binnen twee dagen na vergadering verspreiden De evaluatie achteraf Wat liep goed? Wat kon beter? Wat zijn de aandachtspunten? 4

5 Inhoud van deze opleiding De vergadering als voorzitter leiden Haal meer uit een meeting als deelnemer Spelregels binnen communicatie Hoe pak ik verschillende deelnemers aan? 15 tips voor een geslaagde conference call Haal meer uit de vergadering als deelnemer Kom op tijd Zit in de buurt van de voorzitter Bereid je voor Neem actief deel aan de discussie Probeer niet te winnen Haal meer uit de vergadering als deelnemer Luister om te begrijpen Spreek op begrijpbare manier Hou je aan de agenda Bouw verder op iemand anders idee Focus op oplossingen 5

6 Haal meer uit de vergadering als deelnemer Benader andere deelnemers met respect Blijf positief Geen persoonlijke discussies Respecteer de gemaakte afspraken Wees je eigen voorzitter Inhoud van deze opleiding De vergadering als voorzitter leiden Haal meer uit een meeting als deelnemer Spelregels binnen communicatie Hoe pak ik verschillende deelnemers aan? 15 tips voor een geslaagde conference call Spelregels binnen communicatie Luister meer dan je praat Laat elkaar uitpraten Empathie : begrip, inlevingsvermogen 6

7 Spelregels binnen communicatie Elementen bij het overtuigen : Spelregels binnen communicatie Lichaamstaal : Oogcontact Open houding Geen belerend vingertje Prullen is storend Spelregels binnen communicatie Intonatie: Geen stemverheffingen Rustig en kalm 7

8 Spelregels binnen communcicatie Inhoud: Feiten en cijfers Concrete voorbeelden To the point Geen afzwakkingen Inhoud van deze opleiding De vergadering als voorzitter leiden Haal meer uit een meeting als deelnemer Spelregels binnen communicatie Hoe pak ik verschillende deelnemers aan? 15 tips voor een geslaagde conference call Hoe pak ik de verschillende deelnemers aan? Zwijgzame deelnemer Agressieveling Betweter Negatieveling Babbelaar 8

9 Hoe pak ik de verschillende deelnemers aan? Geblokkeerde Stokpaardjesberijder Schiet met losse flodders Zwijgzame deelnemer Kenmerken : Durft mening niet te zeggen Bang voor reacties Zwijgzame deelnemer Non-verbale signalen Akkoordvragen Op gemak stellen Vragen naar voorbeelden Niet dwingen om te spreken 9

10 Agressieveling Kenmerken: Neemt zaken persoonlijk Emotioneel Stemverheffingen Wantrouwig Agressieveling Kalm blijven Laten uitrazen Erkenning geven Luister actief Agressieveling Olifantenhouding : Brede rug Dik vel Grote oren Korte tenen Zwiepend staartje 10

11 Betweter Kenmerken: Voert hoogste woord Moeite met andere meningen Agressieve of meewarige reacties Betweter Laten uitspreken Erken positieve inbreng Aanstellen als deskundige Uitzendtijd geven Empathisch neen -zeggen Negatieveling Kenmerken: Enkel negatieve standpunten Negatief kritisch 11

12 Negatieveling Stel vragen ter verduidelijking Hou rekening met mening Geef vertrouwen Negatieveling EPO Empathisch Positief Objectief Babbelaar Kenmerken: Woordenvloed Wijkt af Herhaalt zichzelf 12

13 Babbelaar Bruikbare elementen samenvatten Terug naar onderwerp brengen Beurtrollen Af en toe afblokken Geblokkeerde Kenmerken: Trekt zich onverschillig terug Geblokkeerde Vraag mening over andere meningen Respecteer inbreng 13

14 Stokpaardjesberijder Kenmerken: Pint zich vast op één onderwerp Komt telkens op één punt terug Stokpaardjesberijder Terugfluiten in vraagvorm Verwijs naar agenda, gemaakte afspraken Schiet losse flodders Kenmerken: Geeft vage opmerkingen Komt niet ter zake 14

15 Schiet losse flodders LSD : Luisteren, Samenvatten, Doorvragen Vat samen Inhoud van deze opleiding De vergadering als voorzitter leiden Haal meer uit een meeting als deelnemer Spelregels binnen communicatie Hoe pak ik verschillende deelnemers aan? 15 tips voor een geslaagde conference call Conference call Video: 15

16 Conference call 3 tot 6 deelnemers Stel voorzitter en notulist aan Meld je op tijd aan, bel in Micro uit als je niet spreekt Niet multitasken, mailen, Audio + video Conference call Zonder je af Zeg wie je bent Laat elkaar uitpraten Stel vragen/gebruik polls Laat mensen om beurt reageren Neem de conference call op, neem nota Conference call Gebruik een agenda Geef een tijdsbudget aan elk item 30 minuten = tijdslimiet 16