Jan Buermans Time Management

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Jan Buermans Time Management"

Patricia Cools
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Jan Buermans Time Management

2 Mensen hebben tussen de en gedachten op een dag 95% ervan is in het verleden of in de toekomst Slechts 5% van onze tijd zijn we in het NU!

3 Iedereen heeft evenveel tijd Je moet dus bewust met de tijd omgaan Je moet tijd maken om je eigen tijd te bepalen en in te delen

4 Time Management = Zelfmanagement Iedereen heeft immers dezelfde 24u per dag ter beschikking

5 CREATIEF met tijd Doorbreken van routines : dingen ANDERS doen Time-out om oplossingen te zoeken Vóór-denken, want na-denken komt te laat! pro-actief ipv re-actief Leidt tot verbeteringen

6 Onduidelijke doelstellingen Teveel tegelijk willen doen TIJDROVERS Slechte organisatie Geen prioriteiten Slechte planning Overvol bureau

7 TIJDROVERS Telefonische onderbrekingen Last minute requests Niet afmaken van werk Onverwachte bezoekers Geen NEE kunnen zeggen Afleiding Gebrek aan zelfdiscipline

8 Irrelevant perfectionisme TIJDROVERS Uitstellen van (moeilijke) taken Te weinig delegeren Meetings Geen goede voorbereiding s Alles willen weten

9 Bepalen van prioriteiten

10 Bepalen van prioriteiten Urgent activiteiten die onmiddellijke aandacht en/of actie vragen, zonder uitstel Important activiteiten die betekenisvol zijn voor het bereiken van eigen objectieven

11 Bepalen van prioriteiten Urgent Urgent Urgent Not important Important Not urgent Not urgent Not important Important Important

12 Urgent and Important Re-actief Crisissituaties + onmiddellijke, onverwachte en onvoorziene problemen Deadlines En ook : DO IT NOW (do not postpone anymore) Gevaar : zorgt voor hoge stress Slachtoffer van de situatie Reageren tot dingen zich voordoen, ipv. ze te voorzien en ze a priori te PLANNEN

13 Urgent and Important Voorbeelden Afhandelen van een woedende klant Halen van de uiterste deadline Computer die crasht Arbeidsongeval Brand

14 Not urgent but Important Pro-actief Planning opmaken voor belangrijke dingen Voorbereiding Anticiperen op problemen Kwaliteit verhoogt en geeft rust Gevaar : Ze zijn niet dringend, dus ze blijven liggen en worden zo opnieuw U + I

15 Not urgent but Important Voorbeelden Persoonlijk zelfmanagement! Planning! Voorbereiding Constante zelfontwikkeling

16 Urgent but not Important Re-actief Onderbrekingen Anderen helpen, maar met dingen die jouw persoonlijke doelstellingen en de algemene organisatie niet ten goede komen Gevaar : Hypotheek op de eigen prioriteiten bv. kan je mij helpen met de bestellingen voor morgen, want ik heb te veel werk

17 Urgent but not Important Voorbeelden Onverwachte, te lange telefoontjes Meetings waar je niet bij moet zijn Nutteloos mailverkeer Onverwachte bezoekers (intern of extern) Tegemoetkomen aan de prioriteiten van anderen

18 Not urgent and not important Niet-actief = druk bezig lijken (met nutteloze dingen) Activiteiten die enkel tijdverlies zijn Activiteiten in deze categorie zijn van geen enkel belang en mogen dan ook geen deel uitmaken van je dagelijkse bezigheden! Gevaar : Mismanagement + tijd- & energieverlies

19 Voorbeelden Not urgent and not important Oneindig opruimen & klasseren Eindeloos agenda updaten Klagen Doorschuiven problemen Junk mail Tijdrovers

20 Bepalen van prioriteiten Urgent MISLEIDING CRISIS VERSPILLING KWALITEIT Important

21 Bepalen van prioriteiten Urgent Onderbrekingen Kritieke activiteiten Afleidingen OBJECTIEVEN Important

22 Bepalen van prioriteiten Urgent Urgent Urgent DELEGATE DO Not important Important Not urgent Not urgent DUMP PLAN Not important Important Important

23 Bepalen van prioriteiten Urgent 15% 20 25% 50-60% 25 30% Rood : bedrijven met hoge prestaties Zwart : gemiddelden minder dan 1% 65 80% 2 3% 15% Important

24 Tips Maak een planning en overzicht/schema van uw belangrijkste werkzaamheden Stel niet uit Los de urgente issues onmiddellijk op en vermijd ze in de toekomst Werk aan 1 taak tegelijk Delegeer Organiseer uw archief (mappen per onderwerp)

25 Tips Laat u niet storen op elk moment Selecteer uw informatie (80% van uw archief bekijkt u nooit meer) Houd telefoongesprekken kort en bondig Behandel uw mail op een vast tijdstip Plan meetings Leer neen te zeggen

26 Lijstje Begin elke dag met het maken van een lijstje :! Het geeft rust! Onze hersenen worden leeggemaakt! Het schept orde en vermijdt chaos in ons hoofd! Het creëert overzichtelijkheid

28 Gouden regel voor lees nu, doe het nu, klasseer nu, verwijder het nu!!! = post : DO, DELEGATE, DUMP OR PLAN

29 Inbox : maximum 15 GELEZEN berichten (enkel TO DO s!!!) The best inbox is an empty inbox!

30 Maak mappen/folders Zorg voor een logische indeling! Per onderwerp! Per departement! Op naam! Per project

31 Desactiveer de signalen die een mail aankondigen

32 Open uw mail ENKEL op vastgestelde tijdstippen

33 Mailadres selectief doorgeven

34 Unsubscribe van mailinglists

35 Behandel de oudste mails eerst FIFO

36 Do not PRINT mails

37 Delete Verzonden en Verwijderde berichten

38 Gebruik duidelijke titels (subject) Hou het KORT (geen lange boodschappen) : no scrolling rule Maak duidelijk of er actie vereist wordt : actie vereist of FYI

39 Vermijd reply to all Forward : elimineer vorige mails + bijlagen Wees spaarzaam met cc

40 Gebruik de Out of Office Maak group lists en hou ze up to date Maak afspraken met team over -protocol

41 Wet van doorlopend werken Een werk doorlopend afwerken neemt minder tijd in beslag dan het in verschillende fasen te doen Na elke onderbreking moet je er terug ingeraken Na elke onderbreking verlaagt de concentratie

42 Wet van doorlopend werken Blokkeer één/enkele moment(en) per dag waarbij u door niemand mag gestoord worden Dit is de belangrijkste afspraak van de dag Zet ze in uw agenda (al dan niet gecodeerd) U bent dan NIET bereikbaar Kies moment(en) uit waarbij u riskeert het minst gestoord te worden

Vergelijkbare documenten

Jan Buermans Time Management

Jan Buermans Time Management Mensen hebben tussen de 40.000 en 60.000 gedachten op een dag 95% ervan is in het verleden of in de toekomst Slechts 5% van onze tijd zijn we in het NU! Iedereen heeft evenveel