15/10/14. Time Management Company Onze visie

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "15/10/14. Time Management Company 2014. Onze visie"

Saskia van Dam
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Onze visie 1

2 Uw webpagina Plan van aanpak Don VM 16/10 1/2 de dag training in groep Don NM 16/10 individueel gesprek Vrij 17/10 mail met actieplan & weblink & opdracht logboek Vrij 24/10 deadline logboek Tot 13/11 uitvoer actieplan met opvolging Dag 2 na 1 mnd individueel gesprek 2

3 Cursusdoelen q doelen & prioriteiten stellen q op een verantwoorde manier 'neen' zeggen q effectiever delegeren q uw tijdrovers opsporen q systematisch plannen q efficiënter en/vergaderen q uw persoonlijk organisatiesysteem Rust & overzicht 3

4 Uw actieplan Stellingen 19 4

5 EFFECT-Methode Essentie 5

6 Omzetten in doelstellingen q S pecifiek (sporten => drie keer per week joggen) q M eetbaar (veel => tenminste 100K verdienen) q A cceptabel (8 kilo op 2 dagen vermageren) q R ealiseerbaar (diploma arts op een jaar) q T ijdsgebonden (eind 2014: 15K sparen) Altijd SMART? Zelf prioriteiten stellen niet dringend wel belangrijk dringend én belangrijk niet dringend én niet belangrijk niet belangrijk wel dringend 6

7 Uw doelstellingen 39 SMART-model q S pecifiek (sporten => drie keer per week joggen) q M eetbaar (veel => tenminste 100K verdienen) q A cceptabel (8 kilo op 2 dagen vermageren) q R ealiseerbaar (diploma arts op een jaar) q T ijdsgebonden (eind 2014: 14K sparen) 7

8 Functie Administratief bediende q Waar willen jij en je baas naartoe? q Wat zal ik eerst doen? X of Y? q Wat zijn de dringende problemen? Het is cruciaal te weten wat jouw doelstellingen precies zijn. 8

9 Project Manager q Operationele activiteiten q Strategische activiteiten q Evaluatieve activiteiten 80% operationele activiteiten, 15% naar strategische activiteiten en 5% naar evaluatieve momenten? Wat is uw rol thuis? q Ouder q Poetsdienst q Kinderopvangdienst q Klusjesdienst q Tuindienst q Kookdienst q 9

10 Wie ben je thuis? 10

11 Modewoord 11

12 Focus Minimaliseren storingen 12

13 Attention management q Elke 12 minuten een onderbreking q 5 keer per uur q 40 keer per dag q 200 keer per week q Open kantoren Thuiswerk 13

14 Neen durven zeggen q Hou je eigen planning voor ogen. q Zeg meteen als iets niet mogelijk is. q Hoe? Vriendelijk en leg het uit. Delegeren 14

15 Clean desk Archief 15

16 Digitaal Hoe vaak? 16

17 Mailverkeer Mailtips q Controleer je s 3x per dag q Pas interval send/receive aan q Wees spaarzaam met cc q Liever geen reply to all q Zet melding nieuwe uit 17

18 Mailtips q Gebruik volle onderwerpregels q Neem de telefoon voor dringende berichten of complexe vragen q Schrijf je uit voor alle nieuwsbrieven die je niet leest Mails 18

19 Uren in mailsysteem Efficiëntie 19

20 Logboek 92 Elke dag plannen 20

21 Plan een Shituur Braindump q Projecten (milestones & deadline) q To Do s (ik & anderen/tegen wanneer) q Andere To Do s q. 21

22 3 Folders q Actie q Follow up q Archief q Doe het nu Elke mail = beslissen Ø doen/archiveer/delete Ø 2 minuten-regel 22

23 q Stel het uit Elke mail = beslissen Ø indien vandaag = actiefolder Ø Ø indien later voor kleine taak = takenlijst indien later voor grotere taak = agenda met tijdsblok q Delegeer Elke mail = beslissen Ø indien vandaag = follow-up folder Ø indien later = takenlijst 23

24 Voorwaarde = schone lei q Beslis nu tot welke datum uw mails in de nooit meer te bekijken folder q Je hebt ze nog voor het geval dat q Ga aan de slag met de rest van je mails Uw To Do list q Werken met taken q Maak taken van uw mails & Archiveer q Te veel taken? q To Do blokken in agenda q Categorieën q Delegeer indien mogelijk 24

25 Categorieën q De kracht van het bundelen q Taken of s q To do list die u kunt filteren q Wat zijn uw categorieën? q #project ABC Bekijk je systeem elke dag q Hygiëne q 2 maal per week q Maak je het eigen systeem q Routine q 2 de natuur 25

26 Vergaderen Efficiënt vergaderen q Moet iedereen de hele vergadering aanwezig zijn? q Bezorg iedereen een agenda: informeren/beslissing/rondvraag. q Leg een start- én einduur vast. 26

27 Efficiënt vergaderen q Maak een tijdsplanning per punt. q Behandel de belangrijkste punten eerst. q Sluit agendapunten af met: wie doet wat tegen wanneer? q Verspreid een actielijst binnen de 24u. Tijdvreters

28 Projecten & Contexten 122 Uw actieplan 28

29 Creativiteit? q tegenpolen? q studie bij 68 R&D ingenieurs q betere omstandigheden verkrijgen om creatief bezig te zijn Tools doodle.com phraseexpress.com 29

30 30

Vergelijkbare documenten

Jan Buermans Time Management

Jan Buermans Time Management Mensen hebben tussen de 40.000 en 60.000 gedachten op een dag 95% ervan is in het verleden of in de toekomst Slechts 5% van onze tijd zijn we in het NU! Iedereen heeft evenveel