De kunst van het leidinggeven: Organiseren en delegeren

Transcriptie

1 De kunst van het leidinggeven: Organiseren en delegeren Een creatieve workshop Health & Care, 28/9/2016 Patrick Laisnez Sr. Consultant

2 Inleiding Druk, druk, druk!!! 2

3 4 cruciale vragen: Moet ik dit nu doen? 3

4 4 cruciale vragen: Moet ik dit nu doen? Moet ik dit nu doen? 4

5 4 cruciale vragen: Moet ik dit nu doen? Moet ik dit nu doen? Moet ik dit nu doen? 5

6 4 cruciale vragen: Moet ik dit nu doen? Moet ik dit nu doen? Moet ik dit nu doen? Moet ik dit nu doen? 6

7 Het Pareto-principe

8 Eisenhouwer

9

10

11

12

13 Even in de spiegel kijken 13

14

15 Definitie: Werk door iemand anders laten uitvoeren? 15

16 Definitie: Werk door iemand anders laten uitvoeren? over Delegeren is het overdragen van bevoegdheden, inclusief de verantwoordelijkheid. Dit in tegenstelling tot mandateren, wat ook het overdragen van bevoegdheden betekent, maar dan zonder die verantwoordelijkheid. 16

17 Definitie: Werk door iemand anders laten uitvoeren? over Delegeren is het overdragen van bevoegdheden, inclusief de verantwoordelijkheid. Dit in tegenstelling tot mandateren, wat ook het overdragen van bevoegdheden betekent, maar dan zonder die verantwoordelijkheid. tot Maakt dat een andere persoon het recht en het vermogen krijgt om te handelen, door toewijzing van taken naar medewerkers, door toestemming (bevoegdheid) te geven om actie te nemen en door een verplichting (verantwoordelijkheid) vast te leggen voor medewerkers ten behoeve van tevreden stellende werkuitvoering. 17

18 18

19 Definitie: Werk door iemand anders laten uitvoeren? over Delegeren is het overdragen van bevoegdheden, inclusief de verantwoordelijkheid. Dit in tegenstelling tot mandateren, wat ook het overdragen van bevoegdheden betekent, maar dan zonder die verantwoordelijkheid. tot Maakt dat een andere persoon het recht en het vermogen krijgt om te handelen, door toewijzing van taken naar medewerkers, door toestemming (bevoegdheid) te geven om actie te nemen en door een verplichting (verantwoordelijkheid) vast te leggen voor medewerkers ten behoeve van tevreden stellende werkuitvoering. Eindverantwoordelijkheid blijft bij de delegerende! 19

20 Delegeren in 10 stappen: 1. Waarom wel waarom niet 2. Wat delegeren? 3. Besluit om te delegeren 4. Aan wie delegeren? 5. Bereid het delegeringsgesprek voor. 6. Het delegeringsgesprek 7. Laat los 8. Evalueer het eindresultaat 9. Neem (eventueel) de taak terug af 10.Evalueer en verbeter 20

21 Stap 1: Waarom wil je delegeren en wat weerhoudt je ervan? Opdracht: zoek (jouw) redenen om te willen delegeren. We vergelijken ze met de belangrijkste redenen (zes): 1. Tekort aan tijd 2. Als leidinggevende ben je te duur 3. Je helpt de ontwikkeling van medewerkers 4. en hun motivatie 5. Je bent niet altijd zelf de best geplaatste persoon 6. Het is goed voor jouw carrière 21

22 Stap 1: Waarom wil je delegeren en wat weerhoudt je ervan? Opdracht: zoek (jouw) redenen om niet te delegeren. We vergelijken ze met de belangrijkste redenen (vier): 1. Als ik het zelf doe kost het minder tijd 2. Ik kan het zelf beter 3. Ik ben bang door de mand te vallen 4. Ik weet niet aan wie ik kan delegeren 22

23 Stap 2: Bepaal welke taken je kunt delegeren Takenlijst opstellen (methodiek) Selecteer welke je gaat delegeren (welke vragen zou je hierbij kunnen stellen?) 23

24 Stap 2: Bepaal welke taken je kunt delegeren Vuistregels: Je delegeert: 1. Wat ook door een ander kan gedaan worden (efficiëntie) 2. Wat beter door een ander zal gedaan worden (effectiviteit) 3. Wat anderen ook moeten leren (ontwikkeling) 4. Wat anderen leuk vinden (motivatie) Je delegeert niet: 1. Wat gevoelig ligt 2. Je kerntaken als leidinggevende 3. De eindverantwoordelijkheid 24

25 Stap 3: Besluit om te delegeren! Deze taak ga ik niet meer zelf doen. Proficiat! Je hebt een grote stap gezet. 25

26 Stap 4: Zoek de juiste medewerker voor deze taak Inventariseer competenties Methodiek: situationeel leidinggeven Leiderschap: de kunst om een ander iets te laten doen dat jij wil, omdat hij het zelf wil. (Dwight Eisenhower, Amerikaans president van 1953 tot 1961) 26

27 Stap 5: voorbereiding van het delegeringsgesprek 1. Wat is de doelstelling of beoogde resultaat? 2. Welke instructies dien je te geven voor het uitvoeren van de taak? 3. Bevoegdheden en middelen 4. Evaluatiemomenten en controlepunten 5. Motivatie van de medewerker Moet de medewerker zich ook voorbereiden? 27

28 Stap 6: Het delegeringsgesprek 1. Onderwerpen: zie voorbereiding 2. De toon van het gesprek: Rustig Interesse in de ander Uitnodigend 3. Gesprekstechnieken aanloop, open vragen, samenvatten, checken, 28

29 Stap 7: Laat los / controleer en volg op Niet doen: - Ongevraagd met tips komen. - Op de vingers kijken - Perfectie verwachten - overrulen - Omhoog laten delegeren Wel doen: - Afspraken checken - Coachend begeleiden - Afstand nemen en houden - Reminder sturen als een deadline nadert - Ingrijpen als het echt misgaat 29

30 Stap 8: Nabespreking met de gedelegeerde Als de taak goed is verlopen en je bent tevreden over het resultaat Als je niet (helemaal) tevreden bent over het resultaat Evalueer ook het delegeringsproces 30

31 Stap 9: Ontdelegeren indien noodzakelijk Wanneer? (positieve redenen) 1. Je wil ander werk aan deze medewerker delegeren 2. De medewerker is de taak ontgroeid (ontwikkelingskansen) 3. Je bent niet tevreden (slecht-nieuws-gesprek) 31

32 Stap 10: (Zelf)Reflectie Resultaat Keuze en inschatting gedelegeerde Stappenplan Succeservaringen Feedback gedelegeerde En: hoe heb je het delegeren ervaren? 32

33 33