Time management - logboekanalyse en Eisenhowerschema

Transcriptie

1 pag.: 1 van 5 Time management - logboekanalyse en Eisenhowerschema Tijd is een schaars goed. U heeft als inkoper slechts een beperkte hoeveelheid tijd tot uw beschikking om uw taken uit te voeren. Deze beperking leidt ertoe dat u keuzes moet maken en prioriteiten moet stellen. Time management is bedoeld om u inzicht te geven in het maken van deze keuzes, om daarmee uw persoonlijke effectiviteit te vergroten. Bij time management is het onderscheid tussen effectiviteit en efficiëntie van belang. Om efficiënt én effectief te kunnen werken, moet u dus enerzijds weten hoeveel tijd u tot uw beschikking heeft en anderzijds wat werkelijk belangrijk is. Om de vraag wat belangrijk is en wat prioriteit heeft te beantwoorden, maken wij gebruik van de volgende hulpmiddelen: een logboekanalyse en het onderscheid tussen belangrijk en urgent. Logboekanalyse Meten is weten en kennis over hoe u uw tijd besteedt, is belangrijke input voor het maken van keuzes. Op basis van een logboekanalyse kunt u bepalen waar u met betrekking tot uw tijdsinvestering tevreden over bent en waar u verandering in wilt brengen, als bepaalde zaken onnodig veel tijd blijken te vergen. Het inzicht dat u door zorgvuldige analyse van uw logboek verkrijgt, kunt u gebruiken om veranderingen aan te brengen in de manier waarop u met zaken omgaat. Logboekformulier afbeelding: opzet van een logboekformulier Vandaag wil ik: Tijd Activiteit Prioriteit Bron Telefoon Commentaar

2 pag.: 2 van 5 Het Eisenhowerschema Om in uw werk de juiste keuzes te kunnen maken, is het noodzakelijk een onderscheid te maken tussen taken en activiteiten die belangrijk zijn en taken en activiteiten die urgent zijn. Een taak of activiteit is belangrijk als het onzorgvuldig uitvoeren daarvan schadelijke effecten heeft voor het inkoopproces en het inkoopresultaat. Een taak of activiteit is urgent als meteen actie noodzakelijk is. Activiteiten kunnen dus meer of minder belangrijk zijn, en meer of minder urgent. Dit levert het Eisenhowerschema op. Dit schema is genoemd naar de Amerikaanse president Eisenhower die dit schema gebruikte om zijn werkzaamheden in te delen. afbeelding: Eisenhowerschema + + belangrijk - Belangrijk en urgent Meteen doen! Urgent, niet belangrijk Kort tijd aan besteden! urgent - Belangrijk, niet urgent Plannen! Niet urgent, niet belangrijk Negeren! U kunt de volgende keuzes maken: Bij belangrijke én urgente activiteiten of taken: meteen doen. Bijvoorbeeld het plaatsen van een spoedbestelling. Bij urgente maar minder belangrijke zaken: kort tijd aan besteden. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan het beantwoorden van een kleine vraag van een interne klant. Bij belangrijke én nog niet urgente activiteiten of taken: plannen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het plannen van de werkzaamheden die horen bij een zorgvuldig marktonderzoek. Onbelangrijke én niet urgente zaken: negeren. Denk bijvoorbeeld aan het doornemen van allerlei ongevraagd leesvoer, bijvoorbeeld brochures of informatie van onbekende leveranciers over producten die op dit moment goed zijn geregeld in een raamcontract. Belangrijke en urgente zaken hebben prioriteit. Maak daarvoor ruimte in de dag op een tijdstip dat u er ongestoord aan kunt werken. Wel belangrijk maar niet urgent betekent plannen. Maak er tijd voor vrij in de komende periode. Urgente maar niet belangrijke zaken moeten niet teveel tijd kosten; check dit aan de hand van uw logboekanalyse.

3 pag.: 3 van 5 Uitvoering van een logboekanalyse Houd op uw werk gedurende (bijvoorbeeld) drie dagen een logboek bij. Doe dit volgens onderstaande instructies. Voorbereiding: Achter deze opdracht vindt u een voorbeeld van een logboekformulier. Maak aan de hand van het voorbeeld een hoeveelheid formulieren voor drie dagen. Één formulier zal in de meeste gevallen onvoldoende zijn voor een dag. Maak voor de zekerheid ook wat vervolgvellen. Leg iedere ochtend direct een formulier en een pen klaar op uw bureau en zorg er voor dat dit de hele dag onder handbereik blijft. Zet een klok op uw bureau. Overige instructies: (1) Vul de datum in. (2) Noteer de belangrijkste geplande activiteiten die voor deze dag op het programma staan op volgorde van prioriteit van 1 t/m 6. Minder mag, méér niet, dus probeer u echt te beperken tot de allerbelangrijkste werkzaamheden! (3) Kolom tijd Zodra u met een activiteit gaat beginnen, noteert u hier de tijd. Ditzelfde doet u zodra u een activiteit hebt voltooid en op het moment dat er iets anders tussendoor komt. Als de onderbreking achter de rug is, schrijft u weer de tijd op wanneer u van bezigheid verandert en noteert u hoe laat het is. Het lijkt bijna niet te doen, maar na een korte tijd wordt de blik op de klok zo n routine, dat het verder als vanzelf gaat. (4) Kolom activiteit Hier noteert u wat u uitvoert en wat er van buiten op u af komt. Maak uw notities niet te vaag. Vergadering, offertes of brief schrijven is onvoldoende. Noteer welke brief, welke offerte. Schrijf alles, maar dan ook alles op. Ook de meest onbelangrijke dingen. Noteer alles direct; een halve dag later weet u echt niet meer nauwkeurig wat u precies heeft gedaan en aan alleen hoofdlijnen heeft u in dit geval helemaal niets. (5) Kolom prioriteit Wanneer u werkt aan een van de taken die u bovenaan het formulier onder 1 t/m 6 heeft genoteerd, schrijf dan het bijbehorende nummer in deze kolom. (6) Kolom bron Op deze plaats noteert u waar de betreffende activiteit vandaan komt. Is het iets dat u op eigen initiatief doet? Gaat het om een opdracht van uw baas of van iemand anders in wiens opdracht u werkzaamheden uitvoert? Is het een verzoek van een collega? Komt de activiteit nog ergens anders vandaan? Gebruik zoveel mogelijk afkortingen, bijvoorbeeld initialen.

4 pag.: 4 van 5 (7) Kolom telefoon Bij sommigen komen er misschien wel veertig of zestig telefoontjes per dag binnen. Veel van deze telefoontjes duren niet langer dan één tot vijf minuten (een snel antwoord op een vraag, het intern doorverbinden van een gesprek, het noteren van een boodschap). Het is in die gevallen ondoenlijk om ieder inkomend gesprek als aparte activiteit op het formulier te noteren. Daarom kunt u de telefoon -kolom gebruiken om de binnenkomende telefoontjes per dag te turven. Schrijf op hoe lang ze gemiddeld duren en let daarbij vooral ook op de hoeveelheid tijd die u in zijn totaliteit door zo n telefoontje kwijt bent. Dus: hoe lang het gesprek duurde en lang het duurde voor u met uw oorspronkelijke taak verder ging. Zodra een blik op de klok u leert dat het om een telefoongesprek gaat dat langer duurt dan vijf minuten, beschouw het dan als een aparte activiteit, noteer het in de daarvoor bestemde kolom en schrijf erbij van wie het telefoontje kwam en waar het over ging. Ja, dat geldt óók voor privé-gesprekken! Uitgaande telefoongesprekken - óók het tot stand brengen van gesprekken voor anderen - worden ongeacht de tijdsduur genoteerd onder activiteiten. (8) Kolom commentaar Deze ruimte kunt u voor verschillende doeleinden benutten. Om te beginnen kunt u bepaalde gebeurtenissen alvast heet van de naald van een kort commentaar voorzien. Dat kan een idee zijn voor verbeteringen in uw systeem of een opmerking om een bepaald probleem aan te gaan pakken. U kunt hier tevens noteren welke onverwachte bezoekers er bij u binnenvallen, wat ze komen doen, hoe lang ze blijven hangen en of het echt nodig was dat zij u uit uw werk haalden. Onder onverwachte bezoekers valt iedereen die zonder afspraak binnenkomt, inclusief bazen die de gewoonte hebben om u steeds uit uw concentratie te halen om te vragen of u even iets wilt doen of wilt noteren. Maak desnoods een aparte kolom voor binnenvallers. Kijk heel kritisch naar al uw activiteiten. Vraag u bij alles af wat u nu precies doet, wat het nut ervan is, waarom u het op dit moment doet en waarom speciaal u dit doet. (9) Wees volledig Begint uw werkdag met een kopje koffie en de krant? Noteren! Heeft u een kwartiertje zitten dagdromen? Opschrijven! Had u met uw directeur een werkbespreking van drie kwartier en is daarvan een half uur gaan zitten in een gezellige boom over wildwatervaren in de Ardennen? Op papier met die details! Vergeet vooral niet op te schrijven van wie dat praatje uitging. Begon u er zelf over of was het de ander? Wees eerlijk tegen uzelf! Ga kritisch na of er sprake is van spanningen en schroom niet ze op te schrijven. Met stress op zich is niets mis, dat kan zelfs positief werken. Te veel stress kan echter negatieve effecten hebben en dan is het het beste om dit zo snel mogelijk te onderkennen. U heeft er alleen uzelf mee als u spanningen bagatelliseert, en meten is weten. (10) Analyse Maak aan het einde van elke dag een analyse. Leg uw indrukken vast. Bekijk de notities in de kolommen. Is er een lijn te ontdekken, een gevoel dan vaak terugkomt, mentaal of fysiek? Zijn er overeenkomsten te ontdekken in de stresskolommen? Hoe staat het met de stressniveaus per dag, hoe is dit verdeeld?

5 pag.: 5 van 5 Logboekformulier Vandaag wil ik: Tijd Activiteit Prioriteit Bron Telefoon Commentaar