28 efficiency tips voor een productievere werkdag

Transcriptie

1 28 efficiency tips voor een productievere werkdag Gun jezelf de rust en de kwaliteit van een goed georganiseerd werkproces! Doen is de "Missing Link" tussen goede voornemens en daadwerkelijke verandering Iedereen kan belangrijke verbeteringen realiseren door zijn werkgewoonten aan te passen. Probeer het eens op een andere manier en zie hoe je tijd en energie kunt besparen. Bijvoorbeeld met deze 28 tips om ingesleten routines om te zetten in acties die je efficiency verhogen.

2 28 efficiency tips voor een productievere werkdag Gun jezelf de rust en de kwaliteit van een goed georganiseerd werkproces! Vaak het gevoel dat er te weinig uit je handen komt? Of dat je zaken niet onder controle hebt? Wie in een kantooromgeving werkt, weet hoe moeilijk het is om grip te houden op tijd en vooral: op jezelf. Geordend werken, een opgeruimd bureau, je post en iedere dag behandeld, een agenda die niets aan duidelijkheid te wensen overlaat en een planning tot in de puntjes geregeld. Wie efficiënt werkt en overzicht houdt, houdt de touwtjes in handen. Maar hoe doe je dat? Missing Link heeft jarenlange ervaring in het succesvol begeleiden van mensen die op zoek zijn naar meer rust en een hogere productiviteit. Een deel van deze praktijkervaringen hebben wij samengevat in 28 tips die we je graag willen meegeven zodat je vast kunt beginnen. Met 28 efficiency tips voor een productievere werkdag kun je direct aan de slag en worden de eerste verbeteringen al snel merkbaar. Vanzelfsprekend is nog maar een deel van wat we met onze trainingen bereiken. Maar het zal je zeker al helpen om met minder moeite méér te doen. Wij wensen je veel leesplezier en succes met deze eerste stap naar het verbeteren van je persoonlijke effectiviteit! Het team van Missing Link Zuideinde PM Amsterdam T F e. info@missing-link.nl i.

3 Beslis meteen Veel mensen komen in tijdnood omdat zij steeds uitstellen en geen besluiten nemen. Lang nadenken om een beslissing te nemen, is vaak niet nodig. Toch doen veel mensen dat, omdat zij alles wat op hun bordje komt met hetzelfde gewicht behandelen. Terwijl sommige zaken veel verdergaande gevolgen hebben dan andere. Daarom: beslis meteen. Over alle zaken die je op het werk tegenkomt, kun je in 80 procent van de gevallen meteen een besluit nemen: 1. Beslis meteen of je aan een mondeling, post- of verzoek gehoor gaat geven. 2. Maak geen onderscheid tussen klussen die je leuk of juist vervelend vind. Kun je niet meteen beslissen? 3. Identificeer dan welke informatie ontbreekt om wél een besluit te kunnen nemen. 4. Noteer welke actie je moet ondernemen om aan die informatie te komen. 5. Laat de betrokkene weten wanneer je hem je besluit meedeelt en noteer dat in je agenda. Doe zaken één keer Mensen stellen niet alleen uit, zij kwartetten ook heel wat op het werk. Herken je dit? Je komt op je werk, pakt een kopje koffie, kijkt eens naar de paperassen op je bureau en checkt je Inbox. Je neemt wat papieren in handen en besluit net wat je vandaag gaat doen, als de telefoon gaat. Een kort gesprek, waarna je het stapeltje nog eens doorloopt en je opnieuw besluit wat je vandaag gaat doen. Dan komt een collega langs of ga je nog een kopje koffie halen. Na dit intermezzo check je je Inbox nog eens. En intussen heb je niets gedaan! Uit onderzoek blijkt dat mensen gemiddeld acht keer een document in handen nemen of een lezen voordat zij er iets mee doen. Kwartet niet met informatie, maar: 6. Lees een document of één keer. 7. Doe er meteen iets mee: weggooien, meteen afhandelen, later afhandelen (inplannen) of delegeren. 8. Handel kleine zaken meteen af, plan grote zaken in je agenda. 9. Ruim het document of bericht meteen op. Door meteen te beslissen en zaken één keer te doen, bespaar je 30 minuten per dag. Dat zijn 16,5 werkdagen per jaar!

4 Verminder interne verstoringen Het menselijk geheugen kan zes tot zeven onderwerpen tegelijkertijd actief houden voor onmiddellijk gebruik. Maar wat doen veel mensen? Zij proppen hun geheugen vol met allerlei zaken die ze nog moeten doen. Als je die bij elkaar optelt, kom je wel tot vijfhonderd activiteiten. Zo n berg onvoltooide bezigheden in je hoofd verstoort je concentratie en put je uit. En dan hebben we het nog niet eens over alle informatie op je bureau die ongemerkt ook aandacht vraagt. Vaak verstoren niet de grote, onvoltooide zaken je concentratie, maar houden juist de kleine zaken je bezig. Roep daarom deze interne verstoringen een halt toe: 10. Breng structuur aan. Leg werk op één plek vast en schrijf op wat je moet doen (agenda of takenlijst). 11. Ruim de informatie op die bij een klus hoort. 12. Ruim zaken op die je afleiden. Wat ligt er bijvoorbeeld allemaal op je bureau? Hoeveel geeltjes hangen er aan je beeldscherm? Wat staat er op je vloeiblok? Wat hangt er aan de muur? 13. Doe wat aan de kleine, onvoltooide zaken die je een overbelast gevoel geven. Reserveer tijd voor de kleinere zaken en handel ze één voor één af. Verminder externe verstoringen Er zijn verstoringen die inherent zijn aan het werk dat je doet. Een telefoniste kan nu eenmaal verwachten dat de telefoon geregeld gaat. Net zo kan het bij jouw rol horen dat interne en externe klanten je kunnen consulteren. Dit is het type verstoringen waar je in je planning rekening mee moet houden. Het tijdstip waarop die vragen komen, verrast je waarschijnlijk meestal en niet altijd komt het gelegen: ben je net bezig met een beleidsstuk, meldt zich een collega die even met je wilt overleggen. Wist je dat je na een verstoring gemiddeld 8 minuten nodig hebt om weer op het concentratieniveau te komen waarop je zat vóór de verstoring? Je kunt simpele maatregelen treffen om een dergelijk oponthoud te kanaliseren : 14. Haal die uitnodigende, lege stoel bij je bureau weg of ga staan als er iemand komt. Collega s houden het gesprek dan vanzelf kort! 15. Vraag een collega de telefoon aan te nemen als je geconcentreerd aan iets wilt werken. Je kunt ook de deur van je kamer sluiten (als je die tenminste hebt), ergens anders gaan zitten of je voice mail aanzetten. Een aantal bellers zal je niet eens terugbellen. 16. Staat iemand aan je bureau, vraag dan wat hij wil en hoeveel tijd hij nodig heeft voor vraag en antwoord. Maak een afspraak als hij meer tijd nodig heeft dan waarover je op dat moment beschikt. 17. Spaar onderwerpen op en maak vaste afspraken met collega s met wie je veel te bespreken hebt. 18. Geef complete informatie als je opdrachten verstrekt. 19. Spreek af dat collega s complete boodschappen aannemen als anderen je proberen te bereiken. 20. Zet de melding (geluid en/of pop-up) van nieuwe berichten uit.

5 Zorg voor een positieve werkreputatie Dat je regelmatig gestoord wordt in je werk, kan ook te maken hebben met je werkreputatie. Hoe betrouwbaar ben je in het nakomen van afspraken? Stel, je bent gevraagd een beleidsnotitie aan te leveren voor een bepaalde datum. Je collega kan zonder dat stuk niet verder en is dus van jou afhankelijk. Hij komt bij je langs om te vragen hoe het werk vordert, want het is in het verleden een paar keer gebeurd dat jij stukken waarop hij wachtte niet op tijd afhad. Misschien komt hij nog wel een paar keer bij je aan het bureau of stuurt hij je een ter herinnering. Je zit daardoor niet alleen opgeschept met die klus die je moet afronden, maar je collega houdt je ook nog eens van je werk door steeds te informeren hoe het ermee staat. En waarschijnlijk is hij niet de enige die zo doet. Wil je dergelijke verstoringen vermijden, dan is het hoogste tijd om je werkreputatie werken. Collega s moeten op je kunnen bouwen en vertrouwen. Je kunt nog meer doen om je reputatie te verbeteren: 21. Communiceer duidelijk. 22. Zeg nee met een alternatief (bijvoorbeeld: nu schikt het niet, maar dan en dan wel ). 23. Controleer een brief of voordat je die verstuurt: is de boodschap duidelijk? 24. Delegeer op tijd en geef duidelijke instructies bij delegeren of vraag om duidelijke instructies als er wat aan je wordt gedelegeerd. 25. Lever volledig werk af. 26. Schuif je verantwoordelijkheden niet af. 27. Maak duidelijk in je agenda waar je bent. Voorkom olifanten 28. Tot slot. Veel problemen ontstaan doordat mensen problemen negeren als ze nog klein zijn. Intussen groeit en groeit de ellende. Wat eerst een mug in je leven was, komt als een olifant terug als je er niet tijdig aandacht aan besteedt. En die olifant manifesteert zich dan meestal op een moment dat het je helemaal niet uitkomt. Anticipeer. Gebruik je ervaring en intuïtie en kom meteen in actie bij potentiële problemen. Op zoek naar raad én daad? Missing Link biedt meer dan alleen adviezen. In onze doelgerichte efficiency trainingen trainen we je op je eigen werkplek. Met onder andere als resultaat meer rust, overzicht en tijdwinst. Duizenden deelnemers profiteerden hier al van. Meer weten? Kijk op of neem contact met ons op: telefoon of info@missing-link.nl