Zo hou je tijd over. Slim omgaan met .

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Zo hou je tijd over. Slim omgaan met ."

Katrien Boender
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Zo hou je tijd over Slim omgaan met

Slim omgaan met e-mail - pag. 2 Zo hou je tijd over Mail gaat de hele dag door; op je werk, thuis en op je smartphone. Het houdt eigenlijk nooit op.

2 Slim omgaan met - pag. 2 Zo hou je tijd over Mail gaat de hele dag door; op je werk, thuis en op je smartphone. Het houdt eigenlijk nooit op. Heb je het gevoel dat je geleefd wordt door de geluidjes en envelopjes die verschijnen door ? Vooral op je smartphone? En kijk je meer dan 2 keer per uur op je telefoon of er nog berichtjes of nieuwtjes zijn? En word je daar best een beetje onrustig van? Dan is dit werkblad voor jou. In je werk en privéleven komt ontzettend veel informatie op je af. Steeds meer. De hele dag door. Mail, nieuwsbrieven, social media berichtjes, sms-jes en ga zo maar door. Je kunt de hele dag druk zijn met het opzoeken van nieuws en het reageren op berichten. Je loopt de kans hiermee niet meer toe te komen aan de belangrijke dingen. Die dingen waar je succesvoller van wordt. Hoe zorg je dat je overzicht houdt in de hoeveelheid informatie die op je afkomt? Dit werkblad gaat over het slim omgaan met . In dit werkblad leer je om: 1. Effectiever om te gaan met je 2. Meer tijd te creëren om aan belangrijke dingen te werken 3. Meer rust in je werk te ervaren omdat je grip houdt op je tijd

3 Slim omgaan met - pag. 3 Wat heb je nodig? Laptop/PC/smartphone/tablet met Outlook (of ander programma) Je (elektronische) agenda Pen (bij papieren agenda) Stap 1 - Gebruik waar het voor bedoeld is is feitelijk niets anders dan (letterlijk) elektronische post; post die via je elektronische brievenbus binnenkomt. Waar gebruik je wél voor Het maken van afspraken die geen spoed hebben Het versturen van documenten: brieven, verslagen Korte berichten of vragen die geen haast hebben Het beantwoorden van korte vragen Waar gebruik je niet voor? (Persoonlijke) inhoudelijke discussies voeren Spoedberichten Zaken die veel persoonlijke toelichting nodig hebben Het verspreiden van vertrouwelijke informatie Je kunt er ook voor kiezen om je op slechts 1 kanaal te laten binnenkomen, bijv. alleen op je vaste computer. Zo plan je veel bewuster de tijd in om je mail te lezen en beantwoorden en wordt je onderweg of tijdens een afspraak niet steeds afgeleid door binnenkomende mail op je telefoon.

4 Slim omgaan met - pag. 4 Bekijk je mails eens goed: welke mails zijn overbodig? Denk aan bepaalde nieuwsbrieven, mails die dubbel op zijn met papieren brieven, mails die beter op een andere manier gecommuniceerd kunnen worden (zie de lijst hierboven) Meld je af voor nieuwsbrieven die overbodig zijn en niet bijdragen aan jouw doelen. Stap 2 - Maak duidelijke s Als je zelf duidelijke mails maakt, scheelt dat jou en de ander ook tijd. Let op: Eén onderwerp per mailbericht Duidelijke onderwerpregel over dat onderwerp Pas het onderwerp aan als deze verandert in de mailwisseling Kort en duidelijk communiceren Bericht langer dan beeldscherm? Bellen of inkorten. Verdeel de tekst in hapklare brokken, gebruik opsommingen/rijtjes Geef aan wat je verwacht van de ander Wees zuinig met de cc en de bcc cc: - is ter informatie - je verwacht dus niets van deze persoon, alleen lezen - is zichtbaar voor hoofdontvanger bcc: - gebruik je in principe niet - is niet zichtbaar voor hoofdontvanger - kun je gebruiken om jezelf een mail te sturen die je niet wilt verliezen - of als je meerdere mensen hetzelfde mailtje wilt sturen, maar discreet wilt zijn met de adressen Denk goed na aan wie je cc of bcc stuurt Als je zelf kort en bondig bent in je mails, zullen de beantwoorders dat ook sneller doen. Dat scheelt dubbel tijd: voor het opstellen van je mail én voor het beantwoorden ervan! Als je veel mailt, krijg je ook veel mail terug. Als je zelf minder mailt, krijg je ook minder mail.

5 Slim omgaan met - pag. 5 STAP 3 Slimme indeling Maak een slimme indeling in mappen. Een mail is altijd onderdeel van iets groters, bijvoorbeeld een klanttraject, een project en/of samenwerking. En je moet er iets mee doen of niet. Maak allereerst mappen voor acties die je moet ondernemen, bijv. lezen of beantwoorden. Maak een logische indeling met mappen voor klanten/projecten/samenwerkingen en indien nodig daaronder submappen. En gebruik dit als archief. Zet de gewenste indeling eerst hier op papier, voordat je de mappen aanmaakt in je mailprogramma. Denk aan de volgende onderwerpen/mappen: Actie Afwachten Lezen Per project/klant/afdeling MAP SUBMAP(PEN) (indien nodig) STAP 4 Planning Plan tijd in voor het verwerken van je Een valkuil bij e- waardoor het je tijd kost die je eigenlijk niet (ingepland) hebt. Richtlijnen voor het lezen van je plan tijd in voor je check bij voorkeur 2, maximaal 3 keer per dag Ontvang je via ook notificaties van social media kanalen, zoals twitter-volgers en berichten, Linkedin updates en groepen? Pas dit dan aan bij de instellingen van de betreffende social media. Je kunt daar ook instellen welke meldingen je wel en niet wilt ontvangen (bijv. alleen updates van een specifieke groep).

6 Slim omgaan met - pag. 6 STAP 5 Beslissingen Actie (inclusief lezen); meteen actie ondernemen of inplannen Afwachten; in afwachten-map Afval: wegdoen Archief: bewaren bij project/klant/afdeling Bij de mails die Actie behoeven, pas je de 2 minutenregel toe: kun je de actie binnen 2 minuten doen, doe het dan meteen. Bijvoorbeeld: Afspraak bevestigen Doorsturen Snel antwoord geven Plan andere acties die voortvloeien uit mails in, in je agenda en to-do lijst. Zo hou je overzicht. (zie ook het werkblad: ZO hou je tijd over de geeltjesmethode)werk hieronder uit hoe het verdienmodel er bij deze 3 mogelijkheden uit zou kunnen zien. Tips: 1. Heb je een grote mailachterstand weg te werken? Begin bovenaan; meestal zijn de mails eronder al oud nieuws. 2. Stop al je oude mail in een map tijdelijke mail; Gebruik de zoekfunctie als je er toch iets uit nodig hebt. Als je er na 3 maanden niets van nodig hebt gehad, dan kun je het weggooien. 3. Staat het op internet? Weg ermee! Als je iets terug kunt vinden op internet, waarom zou je het dan in je mail bewaren? Wist je dat.. Een mail gemiddeld 8 keer bekeken wordt, alvorens er iets mee te doen? Je 10 minuten verliest als je een mail tussendoor bekijkt? Je kunt een apart mailadres (bijv. gmail of hotmail) gebruiken voor nieuwsbrieven en mailtjes die niet zakelijk of belangrijk zijn. Zoals de nieuwsbrief van je favoriete webshop of mailtjes over je bestelde theaterkaartjes. Deze mailbox kun je dan heel bewust openen, bijv. als je iets verwacht (e-tickets) of tijd voor jezelf hebt gepland.

7 Slim omgaan met - pag. 7 Wil je meer? Wil je weten hoe ik je kan helpen bij je ontdekkingstocht? Bijvoorbeeld met een ambitiesessie of via coaching. Kijk op mijn website voor meer informatie of mail mij, info@stefaniehoogland.nl Meer lezen? Werkbladen: - De Geeltjesmethode - Vragen wat je waard bent - Jouw Next TOPmodel - Ke(r)n je waarde - Priorieiten stellen - Slim omgaan met - Ondernemersvleugels (werkblad bij boek De Flamingo Factor) E-boeken: - 25 vragen om erachter te komen wat je echt wilt Boeken: - Geef jezelf een break mama het geheim van parttime perfectionisme - De Flamingo Factor jouw leven, jouw bedrijf, jouw succes Schrijf je ook in voor de nieuwsbrief op, voor nog meer inspiratie en tips. info@stefaniehoogland.nl partner in Zij Onderneemt

Vergelijkbare documenten

de Geeltjes methode slim plannen helpt je verder

de Geeltjes methode slim plannen helpt je verder de geeltjesmethode pag. 2 De Geeltjesmethode Ben je altijd druk en geleefd te worden door alles wat je moet of wat anderen van je willen? Je kunt je soms