Welkom bij de Workshop. Efficiënter Werken Programma (EWP)

Transcriptie

1 Welkom bij de Workshop Efficiënter Werken Programma (EWP)

2 Yvonne Drissen (tel ) Sr. Trainer/consultant bij: Van Soest - Koedam Consultancy BV yvonne@vansoestkoedam.nl

3 Kom je tijd tekort? Vergeet je geregeld iets? Kun je de benodigde informatie vaak niet snel genoeg vinden? Heb je te veel ? Stel je eigenlijk te veel uit? Wordt je planning vaak door anderen om zeep geholpen? Kun je je soms moeilijk concentreren? Word je vaak verstoord voor niet dringende en niet belangrijke zaken? Kom je niet voldoende aan voorbereiding van zaken toe? Krijg je te veel telefoontjes? Doe je vaak iets dubbel? Lukt het je niet zaken goed af te maken? Doen anderen niet wat je ze vraagt? Beginnen besprekingen vaak later en lopen ze vaak uit? Is er vaak sprake van miscommunicatie?

4 OVERZICHT = INZICHT = SNELLER EN BETER BESLISSEN = RUSTIGER

5 Overzichtelijk (samen)werken

6 Hoeveel pijlen?

7

8 HOEVEEL?

9

10

11 Wist je dat...? Kantoorprofessionals gemiddeld ZES weken per jaar kwijt zijn met het zoeken naar dingen. Bron: Account Temps gepubliceerd in the Wall Street Journal

12 Overzicht = inzicht Zorg dat overzichten correct zijn, want met oude, niet actuele overzichten, is het niet handig werken. Je kunt er immers niet op vertrouwen!

13 Archief Maak duidelijk onderscheid tussen actieve en passieve informatie Zorg voor goede structuur En voor transparantie Maar bewaar alleen nuttige, noodzakelijke of actuele zaken

14 Opzet archiefstructuur: Maximaal 10 hoofdmappen Niet dieper dan 3 lagen Altijd o.b.v. onderwerpstructuur Sorteer o.b.v. consistente principes Meer data dan te zien in je scrolscherm: ruim op en maak evt. submappen

15 Stel niet uit! Doe vervelende klussen eerst, dat levert je meer positieve energie op! * Slik die kikker, door Brian Tracy

16 Verbeter je focus, verminder te veel afleiding Je hoofd is niet bedoeld om alles mee te onthouden, maar om mee na te denken

17 Beta Alpha Theta Delta 14 min 60 %

18 Effectiever vergaderen: Op tijd beginnen en op tijd eindigen Hoe en waar? Staand? Dichtbij werkplek? Zijn er regels? Kent iedereen die? Zijn ze modern? Altijd voorbereiden, anders is vergaderen minder zinvol!

19 Je Inbox als actie lijst?

20 In 3 stappen naar een lege inbox

21 Stap 1. Breng structuur aan via mappen 1. Wacht op reactie/antwoord 2. Lezen 3. cc (optioneel) Archief/naslag

22 Stap 2. Plan tijd in om je te behandelen Hoe vaak en wanneer bekijk je je nieuwe ? maximaal 4 x per dag met de 4D methode

23 Beslissen met de 4 D s: Direct doen (<3 min.) Doe het niet / delete Door naar een ander / delegeren Doen later: naar een andere datum / inplannen

24 Stap 3. Zet een archief op Zorg voor een goed gestructureerd, transparant, nuttig en actueel ( )archief.

25 tips Hou het nieuwe gedrag minstens 21 dagen vol Stop ongewenste s bij de bron duidelijk en compleet, dat voorkomt vertraging Soms overleg i.p.v. heen en weer blijven mailen Reageer binnen 24 uur of plaats afwezigheidsbericht Behandel maximaal 4 x per dag je nieuwe mail Vul altijd de onderwerpregel in Niet meerdere onderwerpen in 1 mail behandelen Alleen cc aan iemand als dat noodzakelijk of afgesproken is

26 Zet je notificaties uit (bestand > opties > > onder ontvangst van bericht alle vinkjes uitklikken)

27 MOET IK DIT NU DOEN? MOET IK DIT NU DOEN? MOET IK DIT NU DOEN? MOET IK DIT NU DOEN?

28 Duidelijkheid! Waarom? Wanneer? Wat? Hoeveel? Waar? Hoe? Wie? SMART WERKEN

29 Kwadrant van Eisenhower/Stephen Covey b e l a n g r i j k 2 Belangrijk, niet dringend proactief 4 Niet belangrijk, niet dringend reactief 1 Belangrijk en dringend reactief 3 Niet belangrijk, wel dringend reactief tijd

30 Stephen Covey: auteur van 7 eigenschappen van effectief leiderschap

31 Proactieve slimme agenda Plan je keien Plan ook je vrije tijd, rapportagetijd, leestijd Laat zien welke afspraken buiten de deur zijn Maak je flexibiliteit visueel zichtbaar Plan realistisch Plan wat meer vooruit (4 weken) Hou rekening met ad-hoc acties (40%) Registreer transparant en bescherm als dat moet Bundel werk (zoals ) Zeg nee tegen zaken die je niet waar kunt maken, niet bij je horen, of waardoor andere zaken in de knel komen

32 Slim startscherm (taak- en tijdfocus) Maar ook volop tips en trucs Agenda, Contactpersonen, Taken, Notities

33 Naast deze workshop verzorgen wij ook trainingen op het gebied van: Vergaderen Onderhandelen Leidinggeven Samenwerken Presenteren Communicatie Projectmatig werken Feedback geven en ontvangen Conflicthantering Effectief werkoverleg Plannen en organiseren Teambuilding Managementsupport Lastige gesprekken voeren