Time- management in Todoist

Transcriptie

1 Time- management in Todoist Doel van deze korte instruc2e is dat je de basis van de 2me- management technieken die je in onze training hebt geleerd direct kunt gaan toepassen met behulp van de takenmanager Todoist. Outlook kent natuurlijk ook een takenfunc6e maar deze wordt door de meeste mensen niet intensief gebruikt. Enerzijds omdat het moeilijk is om er complexere projecten in te managen. Anderzijds omdat mensen er hinder van hebben dat ze van thuis, online en mobiel niet toegang hebben tot al hun taken. Om deze (en nog vele andere) redenen raden wij je Todoist van harte aan. VOORDELEN VAN TODOIST We hebben geen aandelen in Todoist, we zijn er gewoon heel enthousiast over. Op onze nimmer eindigende zoektocht naar de ul>eme takenmanager is dit de beste die we tot nu toe zijn tegengekomen. De belangrijkste voordelen. > Er is een gra6s en een betaalde variant. In principe heb je aan de gra6s variant genoeg. > Het werkt online: je hoee dus geen programma te installeren. Het werkt namelijk vanuit de webbrowser. Wil je liever het programma downloaden dan kan dat ook, zowel op de Mac als voor Windows. > Ze hebben apps voor alle denkbare smartphones en tablets. > Je kunt takenlijsten delen met anderen. > Je kunt taken mailen naar het programma of e- mails uit je mailprogramma doorsturen (alleen bij de betaalde variant). > Indien je wilt kun je hem laten integreren met taken in Outlook HET TIJDWINST SYSTEEM Bekijk de introduc>evideo op Todoist.com en bekijk ook het screenshot op de laatste pagina. We leggen je aan de hand van het screenshotvoorbeeld (aneelding 1) uit hoe je makkelijk een >me- management systseem inricht in Todoist. Zoals je hebt geleerd in de training is het slim om een systeem op te bouwen dat uit de volgende onderdelen bestaat: Aandachtsgebied > Een verzameling van projecten die onder een bepaald deel van je func>e horen of eenzelfde context hebben Projecten > Iets dat meer dan één ac6e vergt om een gewenst eindresultaat te bereiken Ac6es > Een handeling die jij kunt ondernemen zonder dat je daarvoor nog iets anders hoee te doen of nog op iemand wacht > In het voorbeeld Financien > In het voorbeeld moneybird opzeaen > In het voorbeeld BTW percentages instellen Tip: zet ac2es langer dan 30 minuten niet (alleen) op je takenlijst maar plan ze in je agenda Wachten op > Een handeling die iemand anders moet ondernemen waarop jij wacht > In het voorbeeld Reac2e gehad van X inzake Y Tip: in de betaalde versie van Todoist geef je die een label door te typen en vervolgens een beschrijving.

2 Bespreken > Zaken die je nog met iemand wilt bespreken > Deze wordt zodadelijk uitgelegd bij Veelgestelde vragen De hierboven genoemde onderdelen kun je eenvoudig inrichten in Todoist. In de hierna volgende korte beschrijving lees je hoe. JE EIGEN TIJDWINST- SYSEEM INRICHTEN IN TODOIST In Todoist heb je de op>e om aan de linkerzijde je projecten te ordenen. We gebruiken deze balk om aandachtsgebieden en projecten te organiseren. Eerst maak je jouw aandachtsgebieden aan (indien nodig) Vervolgens maak je subprojecten aan (zie video), deze subprojecten zijn de projecten waaraan je daadwerkelijk werkt. In het voorbeeld (areelding 1) hebben we het project financiën gemaakt maar dit is natuurlijk niet het echte project. Het is een aandachtsgebied. De echte projecten zijn de subprojecten. Bijvoorbeeld Moneybird opzeaen. Vervolgens kun je per project aangeven welke ac>es er zijn in dat project. Deze zie je aan de rechterzijde. Je kunt meteen een einddatum aan de ac>e toevoegen en je kunt er eventueel een label aan toevoegen. Veelgestelde vragen Moet ik Todoist downloaden? > Nee dat hoee niet (het is wel aan te raden) maar Todoist werkt net zo goed vanuit je browser. Hoe maak ik een aandachtsgebied aan? > Klik links onderaan op project toevoegen Hoe maak ik een project aan? > Klik links onderaan op project toevoegen. Type de >tel van het project en druk op het symbool dat je hiernaast ziet. Het project valt nu onder het hoger gelegen aandachtsgebied. Hoe maak ik een taak aan? > Klik rechtsboven op de + en voeg een taak toe. Hoe voeg ik een label toe? > Deze op>e werkt alleen bij de betaalde versie. Type achter de taak (in hetzelfde invoerveld) en vervolgens de naam van een bestaand label of maak meteen een nieuw label aan. Welke labels stellen jullie voor? voor al je wachten op items en maak ook een label voor de collega s waar je het meeste mee samenwerkt. Zo creëer je meteen een 1:1 lijst. Hoe weet ik nou welke taken bij een > In de linkerkolom zie je project het woord labels staan. Als je daarop label staan? klikt zie je al je labels. Als je op een van de labels klikt zie je meteen alle ac>es die bij dat label horen. Kun je mails doorsturen naar Todoist? > Ja dat kan maar deze op>e werkt alleen bij de betaalde versie. Als je met de muis over het project beweegt verschijnen er rechts naast de naam drie puntjes. Klik hierop en selecteer e- mail taken naar dit project. Elk project heee zijn eigen unieke e- mail adres. Wij raden je aan om alleen taken naar je postvak in te mailen. Van daaruit sleep je naar het juiste project. Vergeet overigens niet om het e- mail adres op te geven in de lijst met geaccepteerde e- mail adressen (dit kan op dezelfde pagina). Kun je lijsten ook delen met mensen? > Ja dat kan ook. Klik op dezelfde drie puntjes als hierboven beschreven en selecteer deel project Hee[ todoist ook sneltoetsen? > Ja, klik rechts bovenaan op het tandwiel om de instellingen te zien. Vervolgens selecteer je toetsenbordsneltoetsen. Ik wil geen betaalde versie, hoe maak > Voor de 1:1 lijst maak je een project aan met als >tel 1:1 en creëer je ik nou een wachten op - en een 1:1 lijst voor alle collega s waar je regelma>g overleg mee hebt een subproject (zie aneelding 2).

3 Wat betree de wachten op lijst: meerdere wegen leiden naar Rome maar hier zijn twee op>es. 1 > Je kunt deze taken standaard beginnen met het woord WACHTENOP. 2 > Je geee alle wachten op taken eenzelfde kleur Hoe weet ik nou hoe lang een taak duurt > Simpele >p: begin de taak met het aantal minuten te vermelden dat je er denkt mee bezig te zijn. Maak gewoon een inscha`ng en controleer achteraf of het reëel was. bv: 15 - Bijwerken bankboek Kun je een project ook kopieren? > Ja, als je een project hebt ingericht met alle taken en je wilt deze taken kopieren voor een nieuw project dan druk je (in het project) op deze knop en selecteer je exporteer als sjabloon vervolgens maak je een nieuw project, druk je nogmaals op de knop en selecteer je importeer uit sjabloon. Beste 6ps uit Outlook zodat je met meer focus kunt werken Tip 1 Start outlook op in je agenda zodat je eerst ziet wat je gepland had voordat je jezelf meteen laat verleiden om met de mail aan de slag te gaan. Oultook 2003: Extra > Op2es > Overige > Geavanceerde op2es > Bladeren > selecteer Agenda > OK > OK > OK Outlook 2007: Extra > Op2es > Overige > Geavanceerde op2es > Bladeren > selecteer Agenda > OK > OK > OK Outlook 2010: Bestand > Op2es > Geavanceerd > Klik op bladeren naast Outlook in deze map starten > Selecteer Calendar > Ok Oultook 2013 Bestand > Op2es > Geavanceerd > Outlook in deze map starten > Bladeren > Selecteer Agenda > Ok Tip 2 Zet no6fica6es uit. Check je mail op vaste momenten en laat je voor de rest niet afleiden. Oultook 2003: Extra > Op2es > E- mailop2es > Geavanceerde e- mailop2es > Deselecteer de 4 verschillende no2fica2emogelijkheden > OK > OK > OK Outlook 2007: Extra > Op2es > E- mailop2es > Geavanceerde e- mailop2es > Deselecteer de 4 verschillende no2fica2emogelijkheden > OK > OK > OK Oultook 2010: Bestand > Op2es > E- mail > Scroll naar ontvangst van bericht > Vink alle op2es uit > Ok Oultook 2013: Bestand > E- mail > Scroll naar ontvangst van bericht > Vink alle op2es uit > Ok Tip 3: Verplaats CC- e- mails automa6sch naar een aparte map CC zodat deze je aandacht niet afleiden Als je veel CC- e- mails ontvangt (bijvoorbeeld meer dan 10 per dag) kan het slim zijn om deze niet in je inbox te laten binnenkomen, maar in plaats daarvan deze automa>sch te laten verzamelen in een aparte map CC. Deze map kun je dan bijvoorbeeld 2 keer per week verwerken. Maak hier

4 eventueel een terugkerende afspraak voor aan in je agenda zodat je niet vergeet om deze map leeg te maken. Tip: plaats eventueel een uitroepteken of ander symbool aan het begin van deze mapnaam, dan komt deze bovenaan in je mappenlijst te staan. Een automa>sche CC- map maak je als volgt aan: Oultook 2003 Ga naar het het menu en kies: Extra > Regels en Waarschuwingen... Klik vervolgens op Nieuwe Regel, Regel maken op basis van een sjabloon Selecteer: Berichten van iemand naar een map verplaatsen Klik op Volgende. Deselecteer aioms2g van personen of distribu2elijsten en selecteer met mijn naam in het vak cc Selecteer de map CC > OK > Voltooien > Toepassen > OK Oultook 2007 Ga naar het het menu en kies: Extra > Regels en Waarschuwingen... Klik vervolgens op Nieuwe Regel, Regel maken op basis van een sjabloon Selecteer: Berichten van iemand naar een map verplaatsen Klik op Volgende. Deselecteer aioms2g van personen of distribu2eelijsten en selecteer met mijn naam in het vak cc Oultook 2010 Open e- mail > ga naar tabblad start > klik op regels > klik op regels en waarschuwingen beheren Klik vervolgens op Nieuwe Regel, Regel maken op basis van een sjabloon Selecteer: Berichten van iemand naar een map verplaatsen Klik op Volgende. Deselecteer aioms2g van personen of distribu2elijsten en selecteer met mijn naam in het vak cc Selecteer de map CC > OK > Voltooien > Toepassen > OK Oultook 2013 Open e- mail > ga naar tabblad start > klik op regels > klik op regels en waarschuwingen beheren Klik vervolgens op Nieuwe Regel Selecteer: Berichten van iemand naar een map verplaatsen Klik op Volgende. Deselecteer aioms2g van personen of distribu2elijsten en selecteer met mijn naam in het vak cc. > Volgende > Deselecteer de eerste op2es het verwerken van regels beëindigen > Zorg dat de 2e op2e verplaats het bericht naar naam map aangevinkt blij[. Selecteer de map CC > OK > Voltooien > Toepassen > OK Tip 4: Pas het automa6sch verzenden en ontvangen aan (of schakel het uit) Wanneer je Outlook gebruikt als >me- management systeem is het niet handig om telkens te worden afgeleid door binnenkomende e- mail. Standaard controleert Outlook elke 30 minuten automa>sch op nieuwe e- mail. Je kunt ervoor kiezen om deze termijn van 30 minuten om te zeden naar bijvoorbeeld 2 uur. Een andere mogelijkheid is deze instelling om te zeden naar handma>g

5 controleren op nieuwe mail, zodat je zelf kunt besluiten wanneer je nieuwe e- mail wilt ontvangen en verwerken. De standaard>jd van 30 minuten omzeden naar een andere >jdseenheid doe je als volgt: Outlook 2003 Verander 30 minuten naar de gewenste 2jdseenheid > Sluiten > OK Automa>sch ontvangen van nieuwe berichten helemaal uitschakelen doe je zo: Deselecteer automa2sch verzenden/ontvangen elke 30 minuten > Sluiten > OK Oultook 2007 Verander 30 minuten naar de gewenste 2jdseenheid > Sluiten > OK Automa2sch ontvangen van nieuwe berichten helemaal uitschakelen doe je zo: Deselecteer automa2sch verzenden/ontvangen elke 30 minuten > Sluiten > OK Outlook 2010: Bestand > Op2es > Geavanceerd > Scroll naar Verzenden en ontvangen > Klik op Verzenden/ ontvangen > Pas onder Instellingen voor groep Alle accounts het aantal minuten aan tot de gewenste hoeveelheid > Sluiten > Ok Automa>sch ontvangen van nieuwe berichten helemaal uitschakelen doe je zo: Bestand > Op2es > Geavanceerd > Scroll naar Verzenden en ontvangen > Klik op Verzenden/ ontvangen > Vink onder Instellingen voor groep Alle accounts de op2e Automa2sch verzenden/ ontvangen elke... uit > Sluiten > Ok Oultook 2013 Bestand > Op2es > Geavanceerd > Scroll naar Verzenden en ontvangen > Klik op Verzenden/ ontvangen > Pas onder Instellingen voor groep Alle accounts het aantal minuten aan tot de gewenste hoeveelheid > Sluiten > Ok Automa>sch ontvangen van nieuwe berichten helemaal uitschakelen doe je zo: Bestand > Op2es > Geavanceerd > Scroll naar Verzenden en ontvangen > Klik op Verzenden/ ontvangen > Vink onder Instellingen voor groep Alle accounts de op2e Automa2sch verzenden/ ontvangen elke... uit > Sluiten > Ok

6 AReelding 1 > Standaard opzet in de betaalde en de gra2s versie

7 AReelding 2 > 1:1 lijst in de gra2s versie