Welkom. beheer en timemanagement

Transcriptie

1 Welkom beheer en timemanagement

2 Even voorstellen

3 15 jaar geleden Nu! AVK Innovatie > Training > Advies

4 beheer bedrijven complete chaos Onderzoek toont aan: beheer bedrijven complete chaos 22 september Meer dan een derde van de grote Britse ondernemingen geeft toe dat hun e- mailbeheer in complete chaos verkeert en dat ze niet weten hoe ze hun elektronische informatie effectief moeten opslaan en beschermen. is zonder structuur en Uit onderzoek van CMS-expert AIIM bleek dat evenveel ondernemingen geen beleid voeren op het gebied van beheer of niet weten wat dit beleid inhoudt. Eveneens een derde van de bedrijven heeft geen duidelijk beleid en/of kennis procedures binnen op het gebied een van mum autorisatiekwesties, van vooral waar het oude gegevens betreft. Tweederde geeft aan net begonnen te zijn met de tijd ontwikkeling van procedures met betrekking tot het opslaan en archiveren van gegevens, maar een derde is daar nog helemaal niet mee bezig. chaos Chaos Zeven van de tien respondenten geven toe dat content die gecreëerd is door werknemers die alweer vertrokken zijn niet actief herzien of goed gearchiveerd is. Bijna 60 procent weet niet precies wat elektronische gegevens zijn en hoe ze opgehaald moeten worden. Slechts 27 procent archiveert buiten Outlook op een manier waarop de informatie makkelijk teruggevonden kan worden. Ongeveer zestien procent creëert een papieren archief door belangrijke s uit te printen en zo te bewaren. Eveneens zeven procent verwijdert alle s na drie maanden en vertrouwt volledig op elektronische back-up bestanden.

5 beheersing Visie (wat is het toekomstbeeld van mij of van mijn organisatie?) Kennis (hoe voer ik het uit?) beheersing Beleid (e-etiquette & archivering) Discipline (DOEN!)

6 knelpunten op kantoor 1. Mappenstructuur te complex 2. Overload aan informatie, zoals de hoeveelheid CC 3. De juiste kennis hebben van software 4. Discipline bij het toepassen van bovenstaande 5. Verkeerd gebruik van het medium 6. Er glipt regelmatig iets door mijn vingers 7. Ik kom niet aan mijn echte werk toe door

7 Effecten van Verwachtingen van zenders is veranderd: Radicale versnelling: direct (ad-hoc) reageren! Formaliteit is losgelaten Versturen zonder controle Informelere aanspreekvormen Spelling soms onnauwkeurig Ongestructureerde teksten Discussie via de Overload aan informatie Steeds meer cc-berichten Inhoudsloze s Open einde communicatie

8 Delegeren en reduceren Laat nooit meer dan 10 s in uw Inbox staan Beslis na het openen van een direct wat te doen: Weggooien (je hoeft er niets mee te doen) Kleine actie: meteen afhandelen Bewaren Grotere actie: verplaats naar takenlijst Delegeren Mailbox vol? Maak verzonden items en prullenbak regelmatig leeg

9 Resultaat Clean inbox!

10 Effecten multitasken Duurt vrijwel altijd langer!!! Mindere kwaliteit (meer fouten etc.) Slecht onthouden

11 TopTip 1: Actie 1 na vandaag Waarschuwing bij nieuwe mail uitzetten: Ga naar Bestand (File) Kies bij Opties voor (Options ) Scroll naar beneden en zet vinkjes uit bij geluid afspelen en waarschuwing nieuwe op bureaublad

12 TopTip 2: Slepen van Agenda, Taken en acties in Sleep naar takenlijst (indien < 30 min. werk) Sleep naar agenda (indien > 30 min. werk) Daarna wissen of verplaatsen uit Inbox Mail met bijlage verplaatsen Op mail gaan staan Klik met Rechter muisknop kies Verplaatsen Kies (b.v.) voor agenda Bericht is gewist uit Inbox

13 Outlook-items met rechts slepen Sleep Outlook-items met de rechtermuisknop naar een ander maptype om items: Te verplaatsen of te kopiëren naar een andere type map als bijlage Voorbeeld: sleep een mail met de rechter- muisknop naar de agenda en kies voor hierheen kopiëren als afspraak met bijlage

14 TopTip 3: Onderwerp wijzigen Zonder directe celbewerking Aanpassen onderwerp-regel van een mailbericht kan wanneer deze is geopend. Daarna opslaan. Met directe celbewerking: Kies in Postvak In: Ribbon Beeld (View) gevolgd door: Weergave instellingen (View settings) Knop Overige instellingen (Other settings) Schakel het selectievak Directe celbewerking toegestaan (Allow incell editing) in.

15 Waarom het onderwerp wijzigen? Het onderwerp relevant houden Geef aan wat je met de mail hebt gedaan Geef aan wat je nog met de moet doen Geef aan wie er iets mee moet doen als het een gedeelde mailbox is (kan eventueel ook met categorieën)

16 Slimmer werken met sneltoetsen Sneltoetsen zijn niet alleen sneller dan de meeste muishandelingen, ze zijn ook leuker en gezonder. In ieder geval is het gemakkelijker ergonomisch verantwoord te werken achter een toetsenbord, dan met een muis in de hand. CONCLUSIE... Leg weg die muis en word toetsenbord-rijk in plaats van muis-arm! Kijk op voor alle sneltoetsen.

17 Mappenstructuur Actiemappen 1. EVA: Eerstvolgende actie 2. Wachten op (inclusief gedelegeerde zaken die je wilt volgen) 3. Misschien ooit (eventueel met vlag reminder) 4. Nog Lezen en CC 5. Kort archief TaDaaaa persoonlijk archief Nog X maanden bewaren (ik kan / wil het nog niet weggooien) Voorbeeld actiemappen

18 Archiveren van ? Uitgangspunt: Outlook is een persoonlijk werkarchief archivering in Outlook is dan ook alleen om jouw werk makkelijker te maken. Jouw Outlook Organisatie archief Om schaduw archieven te voorkomen horen belangrijke s dus thuis in het dossier, net als een brief etc

19 Indelen in categorieën Categoriseren van s, taken, contactpersonen, afspraken én notities: Klik onder het tabblad Start op de knop Categoriseren en selecteer een kleur Of klik rechts en voer gelijke handelingen uit Categorieën aanpassen Klik op Categoriseren en vervolgens op Alle categorieën Hernoem bestaande categorieën Maak eigen categorieën (max 25 verschillende kleuren)

20 Automatisch regelen van uw mail Een regel is een actie die in Outlook automatisch wordt uitgevoerd voor binnenkomende of uitgaande berichten op basis van voorwaarden die je zelf hebt opgegeven. Voorbeeld: Verplaats nieuwsbrieven automatisch naar een map nieuwsbrieven Verplaats alle berichten waar jij in CC staat naar een CC-map Maak een automatische Wacht op antwoord map van berichten die je verzend Je vindt Regels in het lint onder het tabblad Start of als tegel onder het tabblad Bestand.

21 Snelle stappen Snelle stappen: veelgebruikte acties met meerdere stappen uitvoeren in 1 klik. Selecteer de gewenste snelle stap in het tabblad Start. Maak een eigen Snelle stap voor veelgebruikte combinatiehandelingen zoals: Mail doorsturen naar team én verplaatsen uit de Inbox Mail verplaatsen naar map team Mail verplaatsen, beantwoorden en doorsturen in 1 klik Standaard telefoonnotitie

22 Outlook: opslaan als MSG opslaan als Ga op mailbericht staan, kies bestand, opslaan als Kies bij opslaan als: voor de optie Outlookbericht indeling (*.MSG) Bericht mét de bijlagen, headers etc. als één bestand in je eigen mappenstructuur Je kunt de mail ook oppakken / slepen vanuit je postvak in en slepen naar de map in verkenner, dan maakt windows er automatisch een MSG bestand van.

23 Veel succes met alle tips en dank voor uw aanwezigheid!